Лекция 9. УПРАВЛЕНИЕ ИКС.. Процесс управления ИКС – это достижение желаемых результатов, направленных на повышение эффективности с/х производства, посредством. - презентация

1 Лекция 9. УПРАВЛЕНИЕ ИКС.

2 Процесс управления ИКС – это достижение желаемых результатов, направленных на повышение эффективности с/х производства, посредством эффективного использования людских, материальных и финансовых ресурсов. Процесс управления ИКС – это достижение желаемых результатов, направленных на повышение эффективности с/х производства, посредством эффективного использования людских, материальных и финансовых ресурсов.

3 1. Организационная структура ИКС. Существует несколько подходов к формированию подразделений ИКС: По функциональному признаку, По функциональному признаку, По территориальному признаку, По территориальному признаку, В зависимости от программ, В зависимости от программ, В зависимости от оказываемых услуг, В зависимости от оказываемых услуг, В зависимости от клиентуры, В зависимости от клиентуры, Матричный подход, Матричный подход, Смешанный подход. Смешанный подход.

4 Формирование подразделений ИКС: по функциональному признаку, При формировании подразделений по функциональному признаку виды деятельности группируются в зависимости от выполняемой работы (консультационные отделы по растениеводству, животноводству, экономике…). При формировании подразделений по функциональному признаку виды деятельности группируются в зависимости от выполняемой работы (консультационные отделы по растениеводству, животноводству, экономике…). Этот подход часто применяется на местном уровне при группировке работ в зависимости от основных направлений деятельности на местах. Этот подход часто применяется на местном уровне при группировке работ в зависимости от основных направлений деятельности на местах.

5 По территориальному признаку Местные консультанты организуются в межрайонные или зональные группы. Все направления деятельности ИКС на зональном (межрайонном) уровне возглавляются одним руководителем ( в подразделении работают агрономы, зоотехники, экономисты и т.п.). Местные консультанты организуются в межрайонные или зональные группы. Все направления деятельности ИКС на зональном (межрайонном) уровне возглавляются одним руководителем ( в подразделении работают агрономы, зоотехники, экономисты и т.п.). Данный подход при формировании подразделений службы целесообразен, главным образом, из экономических соображений (сокращение транспортных затрат, более рациональное использование времени сотрудников и руководителя…). Данный подход при формировании подразделений службы целесообразен, главным образом, из экономических соображений (сокращение транспортных затрат, более рациональное использование времени сотрудников и руководителя…).

6 В зависимости от программ Формируются небольшие временные группы, взаимодействующие с соответствующими специализированными кафедрами или отделами образовательных или научно-исследовательских заведений в рамках единой программы Формируются небольшие временные группы, взаимодействующие с соответствующими специализированными кафедрами или отделами образовательных или научно-исследовательских заведений в рамках единой программы Программа ИКС – стратегически спланированная, ориентированная на решение конкретной проблемы сельских товаропроизводителей и стимулирование их участия, кампания, рассчитанная на относительно короткий отрезок времени и нацеленная на повышение уровня знаний и обеспечение осознания проблем товаропроизводителями. Программа ИКС – стратегически спланированная, ориентированная на решение конкретной проблемы сельских товаропроизводителей и стимулирование их участия, кампания, рассчитанная на относительно короткий отрезок времени и нацеленная на повышение уровня знаний и обеспечение осознания проблем товаропроизводителями. Достоинство - постоянный обмен информацией между научными подразделениями и ИКС. Достоинство - постоянный обмен информацией между научными подразделениями и ИКС.

7 В зависимости от оказываемых услуг При формировании вспомогательных подразделений в зависимости от оказываемых услуг консультирующим подразделениям создаются структурные звенья обеспечивающие работу основных подразделений и содействующих эффективной работе организации в целом, что позволяет экономить эксплуатационные затраты, контролировать проведение политики организации … При формировании вспомогательных подразделений в зависимости от оказываемых услуг консультирующим подразделениям создаются структурные звенья обеспечивающие работу основных подразделений и содействующих эффективной работе организации в целом, что позволяет экономить эксплуатационные затраты, контролировать проведение политики организации … Это могут быть подразделения, выполняющие такие функции, как бухгалтерский учет и управление финансами службы, управление кадрами службы, делопроизводство и техническое обеспечение деятельности службы… Это могут быть подразделения, выполняющие такие функции, как бухгалтерский учет и управление финансами службы, управление кадрами службы, делопроизводство и техническое обеспечение деятельности службы…

8 В зависимости от клиентуры Группирование видов деятельности осуществляется в зависимости от различных категорий клиентов, с которыми взаимодействует ИКС. Группирование видов деятельности осуществляется в зависимости от различных категорий клиентов, с которыми взаимодействует ИКС. Это вызывается специализированными и разнообразными потребностями товаропроизводителей в определенных услугах: Это вызывается специализированными и разнообразными потребностями товаропроизводителей в определенных услугах: подразделения по работе с крестьянскими хозяйствами, подразделения по работе с крестьянскими хозяйствами, подразделения по работе с крупными с/х предприятиями, подразделения по работе с крупными с/х предприятиями, подразделения по работе с предприятиями инфраструктуры подразделения по работе с предприятиями инфраструктуры

9 Матричный подход При формировании подразделений переплетаются административное управление и управление отдельными программами, что и формирует матрицу. При формировании подразделений переплетаются административное управление и управление отдельными программами, что и формирует матрицу. В результате многие сотрудники входят одновременно в 2 и более группы и, соответственно, подчиняются нескольким руководителям (одному постоянному административному руководителю и одному или более руководителям программ или проектов). В результате многие сотрудники входят одновременно в 2 и более группы и, соответственно, подчиняются нескольким руководителям (одному постоянному административному руководителю и одному или более руководителям программ или проектов). При этом объединяются усилия подразделений различных областей знаний для решения сложных многопрофильных проблем за определенный промежуток времени. При этом объединяются усилия подразделений различных областей знаний для решения сложных многопрофильных проблем за определенный промежуток времени.

10 Смешанный подход Вышеперечисленные подходы формирования подразделений ИКС имеют определенные достоинства и недостатки. Вышеперечисленные подходы формирования подразделений ИКС имеют определенные достоинства и недостатки. Учитывая это, на практике распространен смешанный подход к формированию подразделений с использование различных комбинаций вышеперечисленных подходов с целью формирования более дееспособной организационной структуры службы, часто облегчающей выполнение поставленных задач. Учитывая это, на практике распространен смешанный подход к формированию подразделений с использование различных комбинаций вышеперечисленных подходов с целью формирования более дееспособной организационной структуры службы, часто облегчающей выполнение поставленных задач.

11 В то же время применение смешанного подхода иногда приводит к чрезмерному усложнению организационной структуры ИКС, что может негативно сказаться на эффективности ее работы. В то же время применение смешанного подхода иногда приводит к чрезмерному усложнению организационной структуры ИКС, что может негативно сказаться на эффективности ее работы. Поэтому необходимо искать такое сочетание, которое обеспечит сбалансированность структуры и как следствие оптимальное использование ресурсов при принятии управленческих решений. Поэтому необходимо искать такое сочетание, которое обеспечит сбалансированность структуры и как следствие оптимальное использование ресурсов при принятии управленческих решений.

12 2. Норма управляемости в ИКС. При формировании организационной структуры ИКС необходимо учитывать такой важный показатель, как норма управляемости – сколькими подчиненными может непосредственно эффективно управлять один руководитель. При формировании организационной структуры ИКС необходимо учитывать такой важный показатель, как норма управляемости – сколькими подчиненными может непосредственно эффективно управлять один руководитель. Разные авторы дают цифры от 3 до 30, но в целом все согласны, что существует предел управляемости. Разные авторы дают цифры от 3 до 30, но в целом все согласны, что существует предел управляемости.

13 Также существует тесаная взаимосвязь между нормой управляемости и количеством уровней управления: организация с высокой нормой управляемости имеет, как правило, небольшое число уровней управления, в то время как организация с низкой нормой управляемости – много уровней в управленческой иерархии. Также существует тесаная взаимосвязь между нормой управляемости и количеством уровней управления: организация с высокой нормой управляемости имеет, как правило, небольшое число уровней управления, в то время как организация с низкой нормой управляемости – много уровней в управленческой иерархии.

14 Для конкретного случая наиболее приемлемая норма управляемости и соответствующее ей число уровней управления будет зависеть от: Для конкретного случая наиболее приемлемая норма управляемости и соответствующее ей число уровней управления будет зависеть от: Личных факторов руководителя и подчиненных, Личных факторов руководителя и подчиненных, Факторов, связанных с характером работы, Факторов, связанных с характером работы, Факторов, связанных со «средой» в организации. Факторов, связанных со «средой» в организации.

15 Личные факторы могут влиять на норму управляемости следующим образом: Личные факторы могут влиять на норму управляемости следующим образом: чем выше квалификация и опыт руководителя, тем большим количеством подчиненных он может управлять; чем выше квалификация и опыт руководителя, тем большим количеством подчиненных он может управлять; хорошо подготовленных и имеющих опыт подчиненных нет необходимости постоянно контролировать, поэтому норма управляемости для руководителя таких подчиненных будет выше. хорошо подготовленных и имеющих опыт подчиненных нет необходимости постоянно контролировать, поэтому норма управляемости для руководителя таких подчиненных будет выше.

16 Факторы, связанные с характером работы: чем выше уровень интенсивности и сложности работы руководителя, тем меньше должна быть норма управляемости; чем выше уровень интенсивности и сложности работы руководителя, тем меньше должна быть норма управляемости; если работа подчиненных проста и однообразна, от руководителя требуется меньше усилий, и норма управляемости для руководителя таких подчиненных будет выше. если работа подчиненных проста и однообразна, от руководителя требуется меньше усилий, и норма управляемости для руководителя таких подчиненных будет выше.

17 Факторы, связанные со «средой» в организации: изменчивость и динамичность среды в организации (открытие новых программ, расширение клиентуры, введение новых методов и др.) предполагает склонность подчиненных выносить часто возникающие новые проблемы на рассмотрение руководства, это значит, что чем изменчивее условия, тем ниже будет приемлемая норма управляемости для руководителя; изменчивость и динамичность среды в организации (открытие новых программ, расширение клиентуры, введение новых методов и др.) предполагает склонность подчиненных выносить часто возникающие новые проблемы на рассмотрение руководства, это значит, что чем изменчивее условия, тем ниже будет приемлемая норма управляемости для руководителя;

18 несмотря на развитие транспорта и коммуникации, территориальная рассредоточенность влияет на норму управляемости (для руководителя, чьи сотрудники разбросаны по всему региону она будет существенно ниже, чем для руководителя, все подчиненные которого располагаются в одном здании). несмотря на развитие транспорта и коммуникации, территориальная рассредоточенность влияет на норму управляемости (для руководителя, чьи сотрудники разбросаны по всему региону она будет существенно ниже, чем для руководителя, все подчиненные которого располагаются в одном здании).

19 поддержка, получаемая руководителем от своих подчиненных, может повышать норму управляемости (руководители могут предоставить сотрудникам, которым они доверяют, полномочия действовать без предварительного согласования деталей). поддержка, получаемая руководителем от своих подчиненных, может повышать норму управляемости (руководители могут предоставить сотрудникам, которым они доверяют, полномочия действовать без предварительного согласования деталей).

20 3. Функции управления ИКС. Для правильного построения системы управления ИКС, определения ее структуры …большое значение имеет определение функций управления, их четкая обоснованная классификация. Для правильного построения системы управления ИКС, определения ее структуры …большое значение имеет определение функций управления, их четкая обоснованная классификация. Функции управления вытекают из содержания ее деятельности, определяются своими объектами и составом решаемых задач. Функции управления вытекают из содержания ее деятельности, определяются своими объектами и составом решаемых задач. Каждая из конкретных функций управления обеспечивает целевое воздействие на тот или иной объект. Каждая из конкретных функций управления обеспечивает целевое воздействие на тот или иной объект.

21 Происходит обособление функций, таких, как: Происходит обособление функций, таких, как: управление кадрами, управление кадрами, финансами, финансами, техническим обеспечением… техническим обеспечением…

22 Функции управления – это специфические виды деятельности, обладающие единством цели, характера выполняемых работ и операций, направленные на определенную часть управляемого объекта для достижения поставленной цели. Функции управления – это специфические виды деятельности, обладающие единством цели, характера выполняемых работ и операций, направленные на определенную часть управляемого объекта для достижения поставленной цели.

23 На основе состава и объема работ по функциям определяют рациональное построение системы управления и численность работников по каждой функции, разрабатываются документы организационного регламентирования. На основе состава и объема работ по функциям определяют рациональное построение системы управления и численность работников по каждой функции, разрабатываются документы организационного регламентирования.

24 Существует множество классификаций функций управления, но основополагающее значение имеет такая классификация, которая отражает содержание процесса управления, его стадии: Существует множество классификаций функций управления, но основополагающее значение имеет такая классификация, которая отражает содержание процесса управления, его стадии: планирование, планирование, организация, организация, регулирование (координирование, распорядительство), регулирование (координирование, распорядительство), контроль (учет и анализ). контроль (учет и анализ). Общие (основные) функции управления в единстве обеспечивают цельность процесса управления. Общие (основные) функции управления в единстве обеспечивают цельность процесса управления.

25 4. Мотивация труда в ИКС. Осуществлять руководство и контроль за работой сотрудников ИКС намного труднее, чем во многих других организациях. Осуществлять руководство и контроль за работой сотрудников ИКС намного труднее, чем во многих других организациях. Это обусловлено тем, что консультанты, как правило, работают в значительной удаленности друг от друга, их функции связаны с выполнением многочисленных и различных по содержанию задач…. Это обусловлено тем, что консультанты, как правило, работают в значительной удаленности друг от друга, их функции связаны с выполнением многочисленных и различных по содержанию задач…. Из-за специфики работы службы для достижения ее целей исключительно важна мотивация персонала. Из-за специфики работы службы для достижения ее целей исключительно важна мотивация персонала.

26 Согласно мировой практике в ИКС используют следующие приемы мотивации: Прикрепление к наставнику – менее опытный сотрудник может работать под наставничеством более опытного коллеги, что может оказать мотивационный эффект на обоих партнеров в их взаимодействии, Прикрепление к наставнику – менее опытный сотрудник может работать под наставничеством более опытного коллеги, что может оказать мотивационный эффект на обоих партнеров в их взаимодействии, Ротационные задачи – сотруднику может быть временно поручено выполнение задачи по другому направлению или работа в другом отделе, что позволит расширить его умения и навыки, Ротационные задачи – сотруднику может быть временно поручено выполнение задачи по другому направлению или работа в другом отделе, что позволит расширить его умения и навыки,

27 Перекрестная подготовка – подготовка сотрудников к выполнению обязанностей друг друга позволяет обеспечивать выполнение заданий, когда кто-либо отсутствует на работе, позволяет расширить квалификацию, Перекрестная подготовка – подготовка сотрудников к выполнению обязанностей друг друга позволяет обеспечивать выполнение заданий, когда кто-либо отсутствует на работе, позволяет расширить квалификацию, Проекты развития – сотрудникам может быть поручено задание, нацеленное на достижение задач подразделения, но также способствующее развитию их способностей, Проекты развития – сотрудникам может быть поручено задание, нацеленное на достижение задач подразделения, но также способствующее развитию их способностей,

28 Командный подход – сотрудник может работать как участник команды для расширения своих контактов и развития способности взаимодействовать с другими людьми, Командный подход – сотрудник может работать как участник команды для расширения своих контактов и развития способности взаимодействовать с другими людьми, Специальные задания – сотруднику может быть предоставлена возможность работать по специальному проекту, позволяющему обогатить его личный опыт, Специальные задания – сотруднику может быть предоставлена возможность работать по специальному проекту, позволяющему обогатить его личный опыт,

29 Возможность работать творчески – у сотрудников должна иметься возможность использовать в своей работе творческий, инновационный подход, Возможность работать творчески – у сотрудников должна иметься возможность использовать в своей работе творческий, инновационный подход, «Лакомый кусочек» - иногда ( или с определенной периодичностью), сотруднику может быть поручено выполнение очень привлекательной работы с ощутимым результатом, «Лакомый кусочек» - иногда ( или с определенной периодичностью), сотруднику может быть поручено выполнение очень привлекательной работы с ощутимым результатом,

30 Возможность изучения/познания – возможность дополнительного обучения и повышения квалификации может использоваться как один из подходов в развитии способностей сотрудника, Возможность изучения/познания – возможность дополнительного обучения и повышения квалификации может использоваться как один из подходов в развитии способностей сотрудника, Обеденная стратегия – во время обеда, отдыха в неформальной обстановке руководитель может проявить инте 6 рес к деятельности сотрудника, к его советам по улучшению работы службы; у сотрудника также можно узнать его мнение о том, как идут дела, и какие задания его особенно заинтересовали. Обеденная стратегия – во время обеда, отдыха в неформальной обстановке руководитель может проявить инте 6 рес к деятельности сотрудника, к его советам по улучшению работы службы; у сотрудника также можно узнать его мнение о том, как идут дела, и какие задания его особенно заинтересовали.

31 5. Подбор персонала. Важнейший ресурс в деятельности ИКС – кадры. Важнейший ресурс в деятельности ИКС – кадры. В постоянно меняющихся условиях они должны удовлетворять очень высоким требованиям. В постоянно меняющихся условиях они должны удовлетворять очень высоким требованиям. Поэтому в функции руководства конкретной организации входит обеспечение постоянного повышения квалификации своих сотрудников. Поэтому в функции руководства конкретной организации входит обеспечение постоянного повышения квалификации своих сотрудников.

32 Укомплектование кадрами ИКС – процесс отбора компетентных кандидатов. Укомплектование кадрами ИКС – процесс отбора компетентных кандидатов. У сотрудника ИКС должны иметься возможности для продвижения по службе и признания. У сотрудника ИКС должны иметься возможности для продвижения по службе и признания. Кадровая политика службы не ограничивается только тем, чтобы поставить нужного человека на нужное место. Кадровая политика службы не ограничивается только тем, чтобы поставить нужного человека на нужное место. Организации ИКС ориентируются на развитие своих сотрудников и стимулирование их к более активной работе по достижению целей организации. Организации ИКС ориентируются на развитие своих сотрудников и стимулирование их к более активной работе по достижению целей организации.

33 Основой работы по подбору кадров ИКС является анализ функций. Этот процесс включает в себя сбор и обработку информации о функциях. Проводимый анализ функций в деятельности службы может выявить уже ненужные виды деятельности и соответственно ненужные должности, а освободившись от них можно значительно снизить непроизводительные затраты и значительно повысить эффективность. Основой работы по подбору кадров ИКС является анализ функций. Этот процесс включает в себя сбор и обработку информации о функциях. Проводимый анализ функций в деятельности службы может выявить уже ненужные виды деятельности и соответственно ненужные должности, а освободившись от них можно значительно снизить непроизводительные затраты и значительно повысить эффективность. С другой стороны возникновение новых функций часто требует введения новых соответствующих рабочих мест. С другой стороны возникновение новых функций часто требует введения новых соответствующих рабочих мест.

34 Основные принципы подбора персонала: Соответствие качеств кандидата перечню функций, которые ему предстоит выполнять, Соответствие качеств кандидата перечню функций, которые ему предстоит выполнять, Грамотное сочетание полезных для дела качеств руководителя службы и его подчиненных, Грамотное сочетание полезных для дела качеств руководителя службы и его подчиненных, Сочетание опытных и молодых кадров, Сочетание опытных и молодых кадров, Учет психологических характеристик работников, Учет психологических характеристик работников, Сочетание работников с разными знаниями (экономическими, технологическими, техническими…). Сочетание работников с разными знаниями (экономическими, технологическими, техническими…).

35 На основе проведенного анализа функций и изучения особенностей работы сотрудников службы разрабатываются должностные инструкции, в которых описываются: На основе проведенного анализа функций и изучения особенностей работы сотрудников службы разрабатываются должностные инструкции, в которых описываются: квалификационные требования, необходимые для занятия данной должности: квалификационные требования, необходимые для занятия данной должности: знания, уровень образования, знания, уровень образования, навыки и способности, навыки и способности, физические характеристики, физические характеристики, опыт и специальные требования, опыт и специальные требования, должностные обязанности данного работника, должностные обязанности данного работника, его права и ответственность. его права и ответственность.

36 Эти регламентирующие документы используются при: Эти регламентирующие документы используются при: проведении подбора персонала службы, проведении подбора персонала службы, при разработке программ обучения и повышения квалификации работников службы … при разработке программ обучения и повышения квалификации работников службы … Основными целями подбора персонала ИКС является найм требуемого числа компетентных сотрудников при наименьших затратах. Основными целями подбора персонала ИКС является найм требуемого числа компетентных сотрудников при наименьших затратах.

37 Источники кандидатов для заполнения вакансий: Источники кандидатов для заполнения вакансий: сотрудники, работающие в организации, сотрудники, работающие в организации, хорошие знакомые сотрудников службы, хорошие знакомые сотрудников службы, размещение объявлений в СМИ, размещение объявлений в СМИ, обращение в агентство по найму, обращение в агентство по найму, прямой поиск кандидатов при посещении организаций, семинаров, конференций… прямой поиск кандидатов при посещении организаций, семинаров, конференций…

38 При проведении подбора персонала ИКС часто пользуются специально разработанными формами заявлений, которые служат материалом для предварительного рассмотрения, классификации и последующего учета кандидатов. При проведении подбора персонала ИКС часто пользуются специально разработанными формами заявлений, которые служат материалом для предварительного рассмотрения, классификации и последующего учета кандидатов. По каждой из категорий сотрудников ИКС разрабатываются тесты на основе их должностных функций и относительной значимости конкретных видов заданий в выполнении их работы. По каждой из категорий сотрудников ИКС разрабатываются тесты на основе их должностных функций и относительной значимости конкретных видов заданий в выполнении их работы.

39 Собеседование при подборе персонала. Заключительным этапом процесса подбора персонала службы обычно является собеседование. Заключительным этапом процесса подбора персонала службы обычно является собеседование. Его цель – выявить насколько хорошо будет справляться с работой прошедший предварительный отбор кандидат. Его цель – выявить насколько хорошо будет справляться с работой прошедший предварительный отбор кандидат. При этом используется стандартный набор вопросов, которые задаются всем кандидатам. При этом используется стандартный набор вопросов, которые задаются всем кандидатам.

40 Основная цель такого опроса – сбор общей информации, которая впоследствии может быть проанализирована унифицированным образом. Основная цель такого опроса – сбор общей информации, которая впоследствии может быть проанализирована унифицированным образом. Если проводящий собеседование задает кандидатам разные вопросы, то впоследствии у него не будет единой основы для последующего сравнения результатов. Если проводящий собеседование задает кандидатам разные вопросы, то впоследствии у него не будет единой основы для последующего сравнения результатов. Собеседования предназначены для интеграции всей предварительно собранной информации (анкета-заявление, экспресс-интервью, тестирование, информация от третьих лиц…). Собеседования предназначены для интеграции всей предварительно собранной информации (анкета-заявление, экспресс-интервью, тестирование, информация от третьих лиц…).

41 Проводящие собеседование должны сравнивать кандидатов по отношению к квалификационным требованиям, а не к другим кандидатам. Проводящие собеседование должны сравнивать кандидатов по отношению к квалификационным требованиям, а не к другим кандидатам. По итогам собеседования делается окончательная оценка кандидатов, выбирается лучший и назначается на вакантную должность. По итогам собеседования делается окончательная оценка кандидатов, выбирается лучший и назначается на вакантную должность.

42 6. Оценка персонала ИКС. Существует много методов оценки результатов деятельности сотрудников службы. Существует много методов оценки результатов деятельности сотрудников службы. В большинстве консультационных служб есть свои собственные системы оценки кадров. В большинстве консультационных служб есть свои собственные системы оценки кадров. Они варьируются от простых комментариев руководителя до различных видов официальных систем оценки. Они варьируются от простых комментариев руководителя до различных видов официальных систем оценки.

43 Хорошо разработанная система оценки персонала может повысить эффективность его работы, служить инструментом развития и обеспечивать основу для решений по кадровой политике службы. Хорошо разработанная система оценки персонала может повысить эффективность его работы, служить инструментом развития и обеспечивать основу для решений по кадровой политике службы.