ВОПРОСЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ. Порядок оформления протоколов профсоюзных органов. - презентация

1 ВОПРОСЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ. Порядок оформления протоколов профсоюзных органов.

2 ПРОТОКОЛ – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия на собрании или заседании профсоюзного органа решений (запись всего процесса, происходящего на заседании, собрании). ПРОТОКОЛ должен максимально отвечать требованиям полноты и достоверности информации, отражать ход обсуждения вопросов, обеспечивать юридическую полноценность, которая определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов.

3

4 Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа. Пример: Протокол (чего?) заседания профсоюзного собрания. Протокол (чего?) заседания профсоюзного комитета (профкома). Вводная часть протокола включает в себя сведения о председателе (или лице, председательствующем на заседании), секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня. Пример: Всего членов Профсоюза, состоящих на учете в первичной профсоюзной организации _____ Количество присутствующих на собрании _____ Ф.И.О. членов рабочего президиума (избирается при необходимости) Председательствующий____________________ Ф.И.О. секретаря собрания (состав секретариата) ___________ ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О состоянии информационной работы в …..(очередность рассмотрения вопросов на собрании предлагается профсоюзным комитетом и утверждается собранием). 2. О выполнении …….. Голосовали: ___ «за»,____ «против», ____«воздержался» (в случае внесения изменений или дополнений в повестку дня внесенные предложения выносят на голосование и заносят в протокол). Каждый вопрос повестки дня начинается с предлога «О», «Об».

5 В протоколе собрания (конференции) указываются: - количество членов Профсоюза, состоящих на учете (избранных делегатов); - -количество присутствующих членов Профсоюза (делегатов конференции); - Председательствующий; - секретариат собрания (конференции). К протоколу собрания (конференции) прилагается список членов Профсоюза (делегатов конференции).

6 В протоколе заседания профсоюзного комитета указываются: - количество избранных членов; - списки присутствующих членов комитета (президиума) (в алфавитном порядке); - приглашенных (если приглашено более 10 человек, список приглашенных прилагается к протоколу); - фамилия, имя, отчество председательствующего.

7 Основная часть текста протокола по каждому вопросу строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ - ГОЛОСОВАЛИ Если вопрос не требовал дополнений и разъяснений или принимался без обсуждения, раздел протокола «Выступили» не оформляется и схема выглядит таким образом: СЛУШАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ - ГОЛОСОВАЛИ

8 В протокол по каждому вопросу в последовательности, установленной в повестке дня, включаются: - тексты доклада (информации); - содоклада; - запись выступлений с указанием фамилии, инициалов, должности выступающего. * Содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается в тексте сноска «текст доклада или выступления прилагается»).

9 - вопросы и ответы на них; * Содержание высказанных по ходу заседания предложений, вопросов и т.п. излагается в протоколе в пределах соответствующих пунктов повестки дня, во взаимоувязке с выступлениями. - заключительное слово докладчика; - принятое поста­новление с указанием результатов голосования («за», «против», «воздержался»). * Текст постановления по каждому вопросу излагается Если в постановлении имеются ссылки на приложения, они должны быть пронумерованы и приложены к протоколу.

10

11 Особенностью стилистики протокола является изложение содержания от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили» и т.д.), а содержания выступлений – от третьего лица единственного числа («предложил», «подчеркнул», «ответил»). Примечание: В соответствии с полномочиями открывает профсоюзное собрание (конференцию) председатель организации Профсоюза (по решению членов Профсоюза (делегатов) для ведения собрания (конференции) могут избираться рабочие органы (президиум, секретариат и др.). Независимо от того, кто участвовал в ведении собрания (конференции), итоговые документы (постановление и протокол) подписывает председатель профсоюзной организации или его заместитель.

12

13 Выписка из протокола повторяет всю вводную часть протокола до повестки дня, из которой берется тот вопрос, по которому оформляется выписка.

14 Учет входящей и исходящей корреспонденции.

15 ПРИЕМ ПОСТУПАЮЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Обязательной регистрации подлежат: законодательные и нормативные акты, постановления, служебные письма, иные документы вышестоящих профсоюзных органов; приказы, письма, обращения органов власти или администрации образовательного учреждения; проекты документов, представляемых в профсоюзную организацию на рассмотрение, согласование, заключение; предложения об изменении или частичном уточнении нормативных документов; письма, предложения, заявления и жалобы членов Профсоюза. Регистрации подлежат и наиболее важные внутренние документы профсоюзной организации (справки о работе по выполнению решения собрания (конференции), информации по отдельным направлениям деятельности и т. д.).

16 Не подлежат регистрации: периодические издания (газеты, журналы), экспресс- информация, брошюры; рекламные извещения, плакаты, проспекты, поздравительные письма и телеграммы; сообщения о совещаниях, заседаниях, повестки дня заседаний, пригласительные билеты; сведения о вручении наград, почетных грамот; финансовые, статистические отчеты всех видов, сметы и пояснительные записки к ним, извещения, платежные поручения, банковские счета, накладные, планы и программы обучения; замечания на проекты документов, дополнительные сведения к ранее присланным и не взятым на контроль документам.

17 На каждом Документе проставляется дата поступления (в правом нижнем углу первого листа документа). Оформленные и снятые с контроля документы, письма формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзной организации. В целях обеспечения наиболее полного и своевременного рассмотрения документов необходимо ежегодно на заседании коллегиального выборного профоргана рассматривать информацию по работе с документами, поступившими на рассмотрение в организацию Профсоюза.

18 Существует много различных видов служебных писем, но в практике работы выборных органов организаций Профсоюза наиболее распространенными видами служебных писем являются: информационные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, письма-запросы. В организациях Профсоюза устанавливаются следующие сроки рассмотрения поступивших документов (п Правил по ведению делопроизводства в организациях Профсоюза): не более 10 календарных дней – для писем вышестоящих профсоюзных органов и иных организаций, если иной срок не установлен вышестоящим профсоюзным органом; не более 15 календарных дней – для предложений, заявлений и жалоб членов Профсоюза; не более 30 календарных дней – для документов, требующих изучения и проверки, подготовки справок и обоснований, а также рассмотрения и обсуждения их на собрании или заседании соответствующего выборного профсоюзного органа.

19 Для составления служебных писем, ответов на письма используются бланки профсоюзной организации формата А4, которые должны включать в себя следующие реквизиты: наименование Профсоюза (полное или сокращенное); эмблему Профсоюза (при возможности); наименование профсоюзной организации или выборного органа; почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и сайта в Интернете и др.; дату документа (в написании даты письма не следует использовать кавычки); номер документа (состоит из порядкового номера, а также может дополняться индексом дела по номенклатуре);

20 адресата (в обращении к адресату следует обращаться от 3 лица во множественном числе, например «Сообщаем…», «Напоминаем...»; - заголовок к тексту (начинается с предлогов «О», «Об» и выполняется без кавычек, точка в конце заголовка не ставится»; отметка о наличии приложения (если оно имеется); подпись (наименование должности лица, подписавшего документ) – личная подпись – расшифровка (в расшифровке инициалы пишутся перед фамилией); фамилия и телефон исполнителя (в левом нижнем углу).

21 Адресование документа. Документы адресуют в организации Профсоюза или должностному лицу (как правило, председателю профсоюзной организации). При адресовании документа в профсоюзную организацию без указания её руководителя наименова­ния пишут в именительном падеже. Например: Чувашская республиканская организация Профсоюза. При направлении документа на имя председателя организации Профсоюза её наименование входит в состав должности адресата. Например: Председателю Чувашской республиканской организации Профсоюза З.Н. Степановой. При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например: Председателям территориальных (местных) организаций Профсоюза. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Редакция газеты «Мой Профсоюз», ул года, д.7, стр.1 Москва,

22 Профсоюзные документы пишутся в официально- деловом стиле и должны отвечать следующим требованиям: краткость и емкость изложения; смысловая четкость текста и отдельных формулировок (не должно быть двоякого толкования); последовательность изложения материала, логичность; обоснованность выводов и предлагаемых решений; единообразие по всему документу наименований профсоюзных органов, различных терминов; использование слов, признанных общелитературной нормой.