Алексей Зарубин, менеджер по работе с ключевыми заказчиками компании TerraLink, дистрибьютора Hummingbird в России и странах СНГ Workflow и делопроизводство. - презентация

1 Алексей Зарубин, менеджер по работе с ключевыми заказчиками компании TerraLink, дистрибьютора Hummingbird в России и странах СНГ Workflow и делопроизводство – возможности Hummingbird и дополнительных решений

2 Выгоды внедрения Повышается эффективность, так как автоматизация бизнес-процесса устраняет многие ненужные действия. Улучшается контроль за процессом, т.е. менеджмент выигрывает от стандартизации методов работы и аудита. Растет качество услуг, так как постоянство процессов способствует большей предсказуемости на всех уровнях покупательского спроса. Гибкость системы позволяет изменять ее настройки и весь дизайн в зависимости от текущей необходимости бизнеса. В целом бизнес-процесс упрощается и ускоряется, поскольку находится постоянно в фокусе автоматизированной системы.

3 Выгоды внедрения Сокращаются бизнес-циклы. Автоматизируется масса ручных операций. Почти удваивается производительность служащих (это, кстати, информация Giga Information Group). Тот же состав работающих выполняет в два-три раза больший объем работ. На 25–30% возрастает эффективность работы сотрудников. Удается повысить уровень удовлетворенности клиентов на многие проценты. (Степень их удовлетворенности довольно легко измерить, нужно лишь подсчитать, сколько клиентов вернулось к вам за покупкой.) Современные системы класса CRM (управления отношениями с клиентами) строятся на базе технологии workflow. В рамках этих решений клиент становится участником бизнес-процессов предприятия, важной их составляющей. И главное, что дает внедрение систем workflow (судя опять же по отчетам аналитических агентств), это серьезное улучшение конкурентного положения компаний.

4 Назначение Автоматизация процессов распределения поручений сотрудникам и контроля их исполнения Организация совместной разработки документов, как новых, так и на основе шаблонов, принятых в компании, с учетом версий и ведением журнала истории по работе с документом. Автоматизация процессов направления документов или «Папок» документов по заранее созданным (шаблонам) или новым маршрутам прохождения, маршрутам согласования и утверждения документов.

5 Назначение Организация процессов взаимодействия во время прохождения документов в том числе между географически удаленными участниками: Делегирования полномочий с последующим контролем, утверждение, отклонение, отправка на доработку, обсуждение, изменение маршрута Организация учета и контроля прохождения документов по маршрутам. Автоматизация «Канцелярии» - Ведение журналов входящей и исходящей корреспонденции.

6 Архитектура DM Workflow

7 Особенности архитектуры DM Workflow Многошаговая модель маршрутизации, включающая как последовательные, так и параллельные этапы в одном и том же маршруте; Поддержка обоих сред DM Web Extension и DM Explorer Extension с целью предоставления функций всем клиентам DM Workflow;

8 Особенности архитектуры DM Workflow Маршруты могут затрагивать несколько библиотек; Маршрутизация отдельных документов или целых папок (проектов); Поддержка произвольного перенаправления хода делового процесса, уже находящегося на стадии выполнения;

9 Особенности архитектуры DM Workflow Шаблоны маршрутов, которые сохраняются для последующего использования; Шаблоны заданий с настройками специфических функций также могут быть сохранены для повторного использования;

10 Особенности архитектуры DM Workflow Гибкое указание сроков окончания работ для всего маршрута в целом или же для отдельных задач возможно как в относительных единицах (2 недели от начала прохождения маршрута), так и непосредственно в датах (например, 15 сентября); Делегирование прав, которое позволяет пользователям переназначать исполнителя для конкретной работы и избегать простоев из-за чьего- либо отсутствия;

11 Особенности архитектуры DM Workflow Контроль и управление маршрутами в графическом интерфейсе с древовидной иерархией, похожем на Проводник Windows; Мониторинг маршрутов со стороны администраторов; Автоматическое уведомление о тех или иных событиях в деловых процессах через протокол MAPI; Программный интерфейс, допускающий настройку и расширение функционала.

12 Автоматизация очень сложных, комплексных бизнес процессов Быстро разложить процесс на составляющие; Назначить задания и роли в соответствии с правилами бизнеса; Построить подпроцессы внутри основных процессов; Если Вы можете использовать MS PowerPoint, Visio, или Project, Вы готовы к началу построения процессов при помощи BizFLow. Графический дизайнер и Технология Point-and-click позволяют:

13 Легкость использования Вы «программируете» процесс по ходу его создания, даже если вы не знаете ничего о программировании.

14 Графический дизайнер бизнес-процессов

15 Управление и контроль ваших процессов. Отчеты в графической и табличной форме в режиме реального времени позволяют вам: Понять статус процесса Увидеть узкие места Оценить параметры Экспортировать данные в Excel Получить отчеты PDA.

16 Легкость использования Интеграция существующих IT систем в Ваш процесс. Открывающиеся по одному клику редакторы содержания быстро обозначают ИТ ресурсы, необходимые на конкретном этапе работы. Коробочные адаптеры позволяют мощно усилить самые передовые приложения, EDMS, web- сервера и операционные системы.

17 Легкость использования Расширение ваших процессов на все ваше предприятие и вовне - независимое от платформы, построенное с использованием web-стандартов, и поддерживающее web- сервисы - начав с решения для одного отдела, вы можете распространить его на другие департаменты, подразделения, поставщиков и заказчиков.

18 Легкость использования Выполнение реальной работы. Все участники процесса получают удовольствие, видя отводимую им роль через web-интерфейс, созданный из модульных блоков информации, называемых BizCoves. BisFlow облегчает решение задач, по необходимости распределяет работу между сотрудникам, контролирует статус выполнения конкретного задания - даже позволяет получать предупреждения по электронной почте и PDA. Сотрудники, менеджеры, заказчики и партнеры также ощутят на себе преимущества от работы для вас и вместе с вами.

19 Сегодня Hummingbird Day! Спасибо за внимание Вопросы? Алексей Зарубин +7 (095)