Должны узнать: Что такое делопроизводство и документ Функции документов и их классификация Основные задачи делопроизводства Какие прикладные программы используются в делопроизводстве

Из истории. Что означают термины Делопроизводство- –Ведение канцелярских дел –Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами

Документ - Латинское слово documentum (от doceo – «учу» или «извещаю») означает «доказательство», «свидетельство», Деловая бумага, подтверждающая какой- либо факт или право на что-нибудь Письменное свидетельство о чем- нибудь Материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве

ИТАК: Документ- это носитель информации, Делопроизводство – процесс создания, обработки и хранения документа.

История создания документов: Наскальные рисунки Клинописные таблички и папирус Берестяные грамоты и пергамент Бумага –Писали от руки –В конце XIX в – пишущие машинки НЕУДОБСТВА: … –В середине XX в - ПК

В русском языке термин «ДОКУМЕНТ» появился благодаря Петру I, который ввел и правила работы с документами. Они и называются делопроизводством.

Основной объект делопроизводства- документ, который содержит другие объекты: Тексты Рисунки Таблицы …

Основная функция документа: Зафиксировать информацию так, чтобы ее в дальнейшем можно было: –Хранить –Обрабатывать –Передавать –использовать

Классификация документов по типу носителей: Бумажные Магнитные

Классификация документов по содержанию: Первичные Сводные

Первичные: –В которых зафиксированы исходные данные Сводные: –Собираются из нескольких первичных документов

Задачи делопроизводства: Создание документов и их оформление, Хранение документов, Обеспечение санкционированного доступа к документам, Поиск нужных документов.

ППО, используемые для решения задач делопроизводства: Текстовые процессоры, Табличные процессоры, Системы управления базами данных, Коммуникационные программы, Программы оптического распознавания текста с бумажного носителя на магнитный с помощью сканера Электронные словари и переводчики, Интегрированные пакеты.

Оформление документов Должны знать: –Что такое стандарт, –Какие требования предъявляет стандарт к подготовке рабочего поля документа.

Необходимость разработать единые требования к оформлению документов: Для удобства ежедневного обращения с одинаково функционирующими документами

СТАНДАРТ- Образец, который удовлетворяет по своим признакам, свойствам, качествам определенным правилам.

Основные форматы потребительских бумаг Площадь основного формата (А0) равна квадратному метру (0,841*1,189) Каждый следующий формат получается из предыдущего делением пополам большей стороны См таблицу