Делопроизводство в районной профсоюзной организации Документоведение - наука о делопроизводстве Павловская Т.М., председатель Барабинской общественной районной организации профсоюза работников народного образования и науки РФ, секретарь Западного профсоюзного округа Павловская Т.М., председатель Барабинской общественной районной организации профсоюза работников народного образования и науки РФ, секретарь Западного профсоюзного округа

Основные участники делопроизводства руководители (организации и ее структурных подразделений); секретари и делопроизводители; исполнители - остальные сотрудники, работающие с документами. Секретари и делопроизводители работают с атрибутами документов, а руководители и исполнители - с их содержанием.

Понятие делопроизводства Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая: документирование и организацию работы с официальными документами

Документирование 4 Это запись информации на различных носителях по установленным правилам 4 Это создание документов, т.е. è составление, è оформление, è согласование и è изготовление

Организация работы с документами 4 организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов) 4 систематизация архивного хранения документов (организация хранения и использования документов в текущей деятельности)

Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации Электронный архив систематизирует архивное хранение электронных документов

Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Термин «документ» появился на Руси в XVIII веке, произошел от латинского слова «documentum» и означал «поучительный пример», «способ доказательства».

Документом может быть: 4 текст 4 рисунок 4 графика 4 фотография 4 аудиозапись 4 видеозапись Ааааааааа вввввввввв сссссссссс ддддддддд

Основные функции документов 4 информационная (документирование, хранение и представление информации); 4 управленческая (решение управленческих вопросов); 4 коммуникативная (документы - средство обмена информацией);

4 правовая (документ может являться письменным доказательством в суде или источником права, например, закон); 4 организационная (например, должностная инструкция); 4 научно-историческая (архивные документы). Основные функции документов

Основа делопроизводства Единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними обеспечивают: Юридическую силу документа; Оперативное и качественное составление, исполнение, хранение и быстрый поиск нужных документов; Применение компьютерной техники и современных информационных технологий.

Классификация документов "Представьте ведомость в трех экземплярах с надлежащими подписями и приложением печатей. Двух часов не прошло, представил и ведомость. По всей форме. Печатей столько, как в небе звезд. И подписи налицо." М.А.Булгаков "Похождения Чичикова"

Классификация документов Это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация проводится с целью систематизации, организации хранения и поиска документов, например, по следующим признакам:

Классификация документов По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фотодокументы; По происхождению: служебные, личные; По сложности: простые, сложные; По срочности: весьма срочные, срочные, несрочные; По гласности: несекретные, с грифом ограничения доступа; По форме изложения: индивидуальные, типовые, трафаретные;

Классификация документов По юридической значимости: подлинники (оригиналы), копии, заверенные копии, дубликаты (повторные экз. подлинника); По срокам хранения: временного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет), постоянного хранения;

Некоторые виды классификаций документов

По способу документирования рукописно-печатные; электронные; графические; кино-, фото-, фотодокументы.

По происхождению Официальные документы Личные документы создаются юридическими или физическими лицами; оформляются и удостоверяются в определенном порядке; удостоверяют личность человека и его права; содержат сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.) создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

Номенклатура дел 4 Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в профсоюзной организации, с указанием сроков хранения, составленный по определенной форме

Организационные документы К организационным документам относятся: Устав; Учредительный договор; Положение об организации; Положение о структурном подразделении; Штатное расписание; Должностная инструкция…

Путевки Заявления на путевки; Фактуры; Журнал учета заявлений на получение путевок ; Книга учета путевок в дома отдыха и санатории; Фактуры на получение путевок

личные дела; личные карточки работников, ф.Т-2; трудовые книжки; 4 книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них; 4 штатное расписание; 4 график отпусков; 4 книга распоряжений по личному составу; Кадровое обеспечение

4 Номенклатура дел районной профсоюзной организации; 4 Дело фонда (историческая справка, акты приема и передачи дел, о выделении к уничтожению документов и дел, проверки наличия о состоянии дел и др.); 4 Описи дел: 4 а) постоянного хранения (утвержденные); 4 б) по личному составу; 4 в) временного хранения; 4 Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства Организация хранения документов

По юридической значимости Документы – оригиналы Копии документов Это документ, созданный в первый раз индивидуальным автором или коллективом авторов Это повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке.

По форме (способу создания) Индивидуальные – создаются в произвольной форме, например, документы личного характера; Типовые – представляют собой текст-образец, на основе которого строятся тексты аналогичного содержания с сохранением основных конструкций и формулировок, например, типовые номенклатуры дел предприятия; Трафаретные – содержат часть текста, отпечатанного заранее, а часть текста в них вписывается при составлении документа. Как правило, такие документы создаются на бланках.

Документы Внутренние Внешние По характеру информационных связей

По направленности документопотока Документы Внутренние ИсходящиеВходящие

По функциональному назначению Организационные Распорядительные Информационно- справочные По личному составу Управляющие документы Например,

По срокам хранения Постоянного (вечного) хранения; Долговременного хранения (более 10 лет); Временного хранения (до 10 лет).

Вопросы ?

Конкурс «Делопроизводство» I место – МБОУ СОШ 93 II место – МКОУ Новочановская СОШ III место – МКОУ СОШ 47 Выделено 14 тысяч рублей