Bases de Datos en Excel Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, zonas, etc., y nos permite incluir datos, consultarlos y modificarlos siempre que se necesite. Al trabajar bases de datos en Excel las filas reciben la denominación de registros y las columnas serían los campos de los registros. Para trabajar de manera correcta los datos, es recomendable que la primera fila sirva para poner el encabezado a cada campo de la tabla.

Bases de Datos en Excel La capacidad de Microsoft Excel para el manejo de bases de datos son mucho más limitadas que las de Microsoft Access, ya que Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionar bases de datos. Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos son sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente.

Conceptos básicos de bases de datos Recordando las bases de datos en Excel contienen tablas, las filas son los registros y las columnas son los campos. Las tablas generalmente se interpretan como listas; y por listas se hace referencia a un conjunto de filas que contienen datos (no se tiene en cuenta el encabezado).

Conceptos básicos de bases de datos Y como vemos una lista está compuesta por registros, que tienen la misma estructura. La estructura viene dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla. En resumen, cada registro está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.

Ejemplo de base de datos Los nombres de campos ocupan una sola celda. No debe haber filas en blanco en la lista, ya que Excel entendería esto como el final de la lista. Si se realizaran cálculos, por lo dicho anteriormente debería haber una línea en blanco antes.

Operaciones sobre la base de datos Dos son las operaciones básicas que debemos poder realizar con la base de datos: Organizar(ordenar) los registros con un orden determinado. Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta información fácilmente. Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos. Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de datos. Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el grupo antes de elegir la opción del menú.

Ordenamiento de la base de datos Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos. Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de datos. Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el grupo antes de elegir la opción del menú.

Ordenamiento de la base de datos Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres de los campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los nombres de los campos.

Ejercicio Crea una base de datos de facturas para una tienda de electrodomésticos. Cada registro corresponderá a un electrodoméstico comprado por un cliente un determinado día. Como un cliente puede comprar varios electrodomésticos ese día, a cada factura le pueden corresponder varios registros. Los campos serán los siguientes: Número (de factura): año seguido de un guión y de un entero. Fecha. Cliente: nombre y apellidos del cliente. Artículo. Precio. Unidades. Subtotal, IVA (16%) y Total (campos calculados).

Ejercicio Introduce estos datos en la base de datos: Los dos últimos campos son campos calculados

Ejercicio Una vez creada la base de datos, ordénala de las siguientes formas: Por cliente y para cada cliente por artículo (en ambos casos de menor a mayor). Por artículo, por cliente y por fecha (de más reciente a más antiguo). Por número (de mayor a menor), por cliente y por artículo. Por total, por artículo y por fecha.

Filtrado de la Base de Datos Siempre es más sencillo localizar un dato en un pequeño grupo de registros que en una interminable lista. Los filtros permiten seleccionar los registros de la lista que satisfagan ciertas condiciones. Cuando el filtro esté aplicado sólo se verán en la lista esos registros. (Por supuesto, el resto de registros siguen estando ahí, aunque ocultos.) Los filtros nos permiten centrarnos tan sólo en esos registros que cumplen las condiciones, por ejemplo para buscar un dato. Autofiltro Los filtros se aplican mediante la opción Autofiltro del menú Datos (o el botón correspondiente de la barra de herramientas). Excel lee el contenido de todos los registros y crea una lista para cada campo con los distintos valores encontrados. Al mismo tiempo utiliza el contenido de la celda actual para filtrar por su valor, de forma que sólo se vean los registros con ese valor.

Filtrado de la Base de Datos Los filtros son acumulativos así que si ya hemos aplicado un filtro y luego elegimos otro campo sobre el cual filtrar este filtro se realizará sobre los datos que nos brindo el filtro anterior.

Ejercicio Para la base de datos de la tienda de electrodomésticos crea los filtros para obtener la siguiente información: Facturas en las que se vendió un "Frigorífico Ser H17". La factura (lo que se vendió). Las ventas individuales del "Calefactor portátil MX112 (ventas de sólo una unidad). Las cinco ventas de mayor precio. Las ventas de octubre de artículos de la marca OPS. Las ventas de septiembre de artículos que no sean de OPS. Las ventas de la segunda quincena de septiembre de artículos de la marca OPS. Las ventas en septiembre de microondas o frigoríficos de más de 100 euros.