Microsoft ® Office Excel ® 2007 Crear un gráfico. - презентация

1 Microsoft ® Office Excel ® 2007 Crear un gráfico

2 Información general: Los gráficos son una representación visual de los datos Un gráfico transmite rápidamente los mensajes. Con un gráfico, se pueden transformar los datos de hoja de cálculo para mostrar comparaciones, patrones y tendencias. Por tanto, en lugar de tener que analizar columnas de valores de hoja de cálculo, puede interpretar el significado de los datos de un solo vistazo. Este curso presenta los conceptos básicos de la creación de gráficos en Excel 2007.

3 Crear un gráfico Crear un gráfico básico Después de crear un gráfico, puede agregarle nuevos elementos como títulos o un nuevo diseño fácilmente. En esta lección descubrirá cómo crear un gráfico básico y aprenderá la forma en la que el texto y los números se convierten en el contenido de un gráfico. Así como algunas otras curiosidades.

4 Crear un gráfico Se muestra una hoja de cálculo que indica el número de cajas de té Northwind Traders que vendió cada uno de los tres vendedores en tres meses. Desea crear un gráfico que muestre la comparación del rendimiento entre los vendedores mensualmente durante el primer trimestre del año.

5 Crear un gráfico La imagen muestra los pasos del proceso de creación del gráfico. Seleccione los datos que desee representar, incluidos los títulos de las columnas (Enero, Febrero, Marzo) y las etiquetas de las filas (los nombres de los vendedores). Haga clic en la ficha Insertar y, en el grupo Gráficos, haga clic en el botón Columna.

6 Crear un gráfico La imagen muestra los pasos del proceso de creación del gráfico. Verá muchos tipos de gráficos entre los que elegir. Haga clic en Columna agrupada, el primer gráfico de columnas de la lista Columna en 2D. Eso es. Ha creado un gráfico en 10 segundos aproximadamente.

7 Crear un gráfico Si desea cambiar de tipo de gráfico después de haberlo creado, haga clic en su interior. En la ficha Diseño en Herramientas de gráficos, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico. Después seleccione el tipo de gráfico que desee.

8 Crear un gráfico Aspecto de los datos de la hoja de cálculo en el gráfico Aquí está el aspecto del nuevo gráfico de columnas. Enseguida se ve que Gil (representado por la columna central de cada mes) vendió más té en enero y febrero, pero Bermejo le superó en marzo.

9 Crear un gráfico Aspecto de los datos de la hoja de cálculo en el gráfico Los datos de cada vendedor aparecen en tres columnas independientes, una por cada mes. El alto de cada gráfico es proporcional al valor de la celda que representa. Por tanto, el gráfico muestra inmediatamente la comparación de todos los vendedores, mes a mes.

10 Crear un gráfico Aspecto de los datos de la hoja de cálculo en el gráfico En el gráfico, las filas de datos de cada vendedor tienen un color distinto. La leyenda del gráfico, creada a partir de los títulos de las filas de la hoja de cálculo (los nombres de los vendedores), indica con qué color se representan los datos de cada vendedor. Por ejemplo, los datos de Bermejo son los de color azul más oscuro y ocupan la primera columna de la izquierda para cada mes.

11 Crear un gráfico Aspecto de los datos de la hoja de cálculo en el gráfico Ahora, los títulos de las columnas de la hoja de cálculo (Enero, Febrero y Marzo) están en la parte inferior del gráfico. A la izquierda, Excel ha creado una escala de números que permite interpretar el alto de las columnas más fácilmente.

12 Crear un gráfico Herramientas de gráficos: aparecen y desaparecen Antes de seguir trabajando con el gráfico, debe conocer las Herramientas de gráficos. Después de insertar el gráfico en la hoja de cálculo, aparecen las Herramientas de gráficos en la cinta de opciones con tres fichas: Diseño, Distribución y Formato. En estas fichas encontrará los comandos necesarios para trabajar con gráficos.

13 Crear un gráfico Herramientas de gráficos: aparecen y desaparecen Cuando termine de trabajar con el gráfico, haga clic fuera de él. Las Herramientas de gráficos desaparecen. Por lo tanto, no se preocupe si no ve todos los comandos necesarios siempre. Empiece por insertar un gráfico (mediante el grupo Gráficos de la ficha Insertar) o hacer clic en un gráfico existente. Dispondrá de los comandos necesarios. Para recuperarlos, haga clic dentro del gráfico y vuelven a aparecer las fichas.

14 Crear un gráfico Cambiar la vista del gráfico Con los datos puede hacer algo más que crear un gráfico. Puede hacer que el gráfico compare los datos de otra forma haciendo clic en un botón para cambiar de vista. La imagen muestra dos vistas distintas de los mismos datos de la hoja de cálculo.

15 Crear un gráfico Cambiar la vista del gráfico El gráfico de la izquierda es el que creó primero y que compara los vendedores. Excel agrupó los datos según las columnas de la hoja de cálculo y comparó las filas de la hoja de cálculo para mostrar las diferencias entre los distintos vendedores.

16 Crear un gráfico Cambiar la vista del gráfico Sin embargo, otra forma de ver los datos es comparar las ventas de cada vendedor, mes a mes. Para crear esta vista del gráfico, haga clic en la opción Cambiar entre filas y columnas del grupo Datos de la ficha Diseño. En el gráfico de la derecha, los datos están agrupados por filas y se comparan las columnas de la hoja de cálculo. Por tanto, ahora el gráfico indica algo diferente: muestra los resultados obtenidos por vendedor, mes a mes.

17 Crear un gráfico Agregar títulos a los gráficos Se recomienda agregar títulos descriptivos para que los usuarios no tengan que adivinar de qué trata el gráfico. Puede asignar un título al gráfico y también a sus ejes, que miden y describen los datos del gráfico. Este gráfico tiene dos ejes. A la izquierda está el eje vertical, que es la escala de números mediante la cual puede interpretar el alto de las columnas. En la parte inferior, los meses del año están en el eje horizontal.

18 Crear un gráfico Agregar títulos a los gráficos Para agregar títulos al gráfico rápidamente, haga clic en el gráfico para seleccionarlo y, después, vaya al grupo Diseños de gráficode la ficha Diseño. Haga clic en el botón Más para ver todos los diseños. Cada opción muestra los distintos diseños que cambian la disposición de los elementos del gráfico.

19 Crear un gráfico Agregar títulos a los gráficos La imagen muestra el diseño 9, que agrega marcadores de posición para el título de un gráfico y los títulos de los ejes. El título de este gráfico es Té Northwind Traders, el nombre del producto. El título del eje vertical de la izquierda es Cajas vendidas. El título del eje horizontal de la parte inferior es Ventas del primer trimestre. Los títulos se escriben directamente en el gráfico.

20 Crear un gráfico Sugerencias para la práctica 1.Crear un gráfico. 2.Buscar los datos del gráfico de distintas formas. 3.Actualizar los datos del gráfico. 4.Agregar títulos. 5.Cambiar los diseños del gráfico. 6.Cambiar el tipo de gráfico. Práctica en líneaPráctica en línea (requiere Excel 2007)

21 Crear un gráfico Prueba 1, pregunta 1 Ha creado un gráfico. Ahora, necesita comparar los datos de otra forma. Para ello, debe crear un segundo gráfico. (Elija una respuesta.) 1.Verdadero. 2.Falso.

22 Crear un gráfico Prueba 1, pregunta 1: Respuesta Falso. Puede obtener rápidamente otra vista de los datos de la hoja de cálculo mediante el botón Cambiar entre filas y columnas de la ficha Diseño.

23 Crear un gráfico Prueba 1, pregunta 2 Crea un gráfico y, poco después, ya no ve las Herramientas de gráficos. ¿Qué hace para recuperarlas? (Elija una respuesta.) 1.Crear otro gráfico. 2.Hacer clic en la ficha Insertar. 3.Hacer clic dentro del gráfico.

24 Crear un gráfico Prueba 1, pregunta 2: Respuesta Haga clic dentro del gráfico. Las Herramientas de gráficos estarán disponibles con tres fichas: Diseño, Distribución y Formato.

25 Crear un gráfico Prueba 1, pregunta 3 No se puede cambiar el tipo del gráfico después de haber creado uno. (Elija una respuesta.) 1.Verdadero. 2.Falso.

26 Crear un gráfico Prueba 1, pregunta 3: Respuesta Falso. Siempre puede cambiar el tipo del gráfico después de haberlo creado. Haga clic dentro del gráfico. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico y, a continuación, seleccione otro tipo de gráfico.

27 Lección 2 Personalizar el gráfico

28 Crear un gráfico Personalizar el gráfico Después de crear un gráfico, puede personalizarlo para darle un diseño más profesional. Por ejemplo, puede aplicar al gráfico un conjunto distinto completo de colores seleccionando un nuevo estilo de gráfico. También puede aplicar formato a los títulos del gráfico para que pasen de normales a decorativos. Asimismo, existen varias opciones de formato que se pueden aplicar a columnas individuales para que destaquen.

29 Crear un gráfico Cambiar la apariencia del gráfico Al principio, cuando cree el gráfico, éste aparece en color estándar. Mediante el uso de un estilo de gráfico, puede aplicar distintos colores a un gráfico en cuestión de segundos. En primer lugar, haga clic en el gráfico. Después, en la ficha Diseño en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el botón Más para ver todas las opciones. Después haga clic en el estilo que desee.

30 Crear un gráfico Cambiar la apariencia del gráfico Al principio, cuando cree el gráfico, éste aparece en color estándar. Mediante el uso de un estilo de gráfico, puede aplicar distintos colores a un gráfico en cuestión de segundos. Algunos de los estilos sólo cambian el color de las columnas. Otros cambian el color y agregan un borde alrededor de las columnas, mientras que algunos estilos agregan color al área de trazado (el área limitada por los ejes del gráfico) y otros agregan color al área del gráfico (todo el gráfico).

31 Crear un gráfico Cambiar la apariencia del gráfico Si no ve lo que desea en el grupo Estilos de diseño, puede obtener otras opciones de color seleccionando un tema distinto. Haga clic en la ficha Diseño de página y, a continuación, en Colores en el grupo Temas. Al colocar el puntero sobre una combinación de colores, los colores se muestran en una vista previa temporal del gráfico. Haga clic en la que desee aplicar al gráfico.

32 Crear un gráfico Cambiar la apariencia del gráfico Importante Por ejemplo, una tabla o un estilo de celda, como un encabezado, adoptará los colores del tema aplicado al gráfico. A diferencia de los estilos de gráfico, los colores de un tema se aplican al resto de los elementos que pueda agregar a la hoja de cálculo.

33 Crear un gráfico Aplicar formato a los títulos También es fácil hacer que resalten más los títulos del gráfico o de los ejes. En la ficha Formato en el grupo Estilos de WordArt, existen muchas formas de trabajar con los títulos. La imagen muestra que se ha agregado una de las opciones del grupo, un relleno de texto, para cambiar el color.

34 Crear un gráfico Aplicar formato a los títulos Para usar un relleno de texto, primero haga clic en el área de un título con el fin de seleccionarla. Después haga clic en la flecha del cuadro Relleno de texto en el grupo Estilos de WordArt. Coloque el puntero sobre cualquiera de los colores para ver los cambios en el título. Cuando vea el color que desee, selecciónelo. El cuadro Relleno de texto también incluye opciones para aplicar un degradado o una textura a un título.

35 Crear un gráfico Aplicar formato a los títulos Para efectuar cambios en las fuentes, como ampliarlas, reducirlas o cambiar su tipo, haga clic en Inicio y, a continuación, vaya al grupo Fuente. O bien, puede efectuar los mismos cambios de formato mediante la Minibarra de herramientas. La barra de herramientas aparece de forma atenuada después de seleccionar el texto del título. Sitúe el puntero sobre ella y dejará de estar atenuada. Después puede seleccionar una opción de formato.

36 Crear un gráfico Aplicar formato a columnas individuales Aún puede hacer más cosas con el formato de las columnas del gráfico. En la imagen se ha agregado un efecto de sombra a cada una de las columnas (detrás de cada columna hay una sombra con desplazamiento diagonal).

37 Crear un gráfico Aplicar formato a columnas individuales En esta imagen se muestra cómo agregar un efecto de sombra a las columnas. 1.Haga clic en una de las columnas de Bermejo. De esta forma se seleccionan sus tres columnas (lo que se denomina serie). 2.En la ficha Formato en el grupo Estilos de forma, haga clic en la flecha de Efectos de formas.

38 Crear un gráfico Aplicar formato a columnas individuales En esta imagen se muestra cómo agregar un efecto de sombra a las columnas. 3.Sitúe el puntero sobre Sombra y, a continuación, sobre los distintos estilos de sombra de la lista. 4.A medida que coloque el puntero sobre cada estilo, obtendrá una vista previa de las sombras. Cuando vea una que le guste, selecciónela.

39 Crear un gráfico Aplicar formato a columnas individuales El grupo Estilos de forma proporciona muchas otras opciones increíbles de formato entre las que elegir. Por ejemplo, Efectos de formas proporciona algo más que simples sombras. Puede aplicar efectos de biselado y bordes suaves a las columnas, e incluso hacer que resplandezcan. También puede hacer clic en Relleno de forma para agregar un degradado o una textura a las columnas, O bien, haga clic en Contorno de forma con el fin de agregar un contorno a las columnas.

40 Crear un gráfico Agregar el gráfico a una presentación de PowerPoint Cuando el gráfico tenga el aspecto que desee y esté listo para su presentación, puede agregarlo fácilmente a una presentación de Microsoft Office PowerPoint ®. Así es como funciona. 1.Copie el gráfico en Excel. 2.Abra PowerPoint En la diapositiva en la que desee que se abra el gráfico, péguelo.

41 Crear un gráfico Agregar el gráfico a una presentación de PowerPoint Cuando el gráfico tenga el aspecto que desee y esté listo para su presentación, puede agregarlo fácilmente a una presentación de Microsoft Office PowerPoint ®. Así es como funciona. 4.En la esquina inferior derecha del gráfico, aparece el botón Opciones de pegado. Haga clic en él. Ahora ya está preparado para presentar el gráfico.

42 Crear un gráfico Sugerencias para la práctica 1.Cambiar el aspecto del gráfico. 2.Probar una combinación de colores mediante un tema. 3.Aplicar formato al título del gráfico. 4.Aplicar formato a una columna. 5.Aplicar formato a otras áreas del gráfico. 6.Agregar el gráfico a una presentación de PowerPoint. 7.Ejercicios adicionales: dibuje un gráfico circular y guárdelo como plantilla. Práctica en líneaPráctica en línea (requiere Excel 2007)

43 Crear un gráfico Prueba 2, pregunta 1 Si no ve todas las opciones de color que desea para el gráfico en el grupo Estilos de diseño de la ficha Diseño, existe otra manera de obtener más colores. (Elija una respuesta.) 1.Verdadero. 2.Falso.

44 Crear un gráfico Prueba 2, pregunta 1: Respuesta Verdadero. Puede elegir otros colores si selecciona un tema. Haga clic en la ficha Diseño de página y, a continuación, en la opción Colores del grupo Temas. Recuerde que los colores de los temas se aplicarán a otros elementos de la hoja de cálculo, como los estilos de una tabla o celda.

45 Crear un gráfico Prueba 2, pregunta 2 ¿Qué se hace en primer lugar para agregar un gráfico de Excel a una presentación de PowerPoint 2007? (Elija una respuesta.) 1.Hacer clic en la ficha Datos. 2.Hacer clic en la ficha Insertar. 3.Copiar el gráfico.

46 Crear un gráfico Prueba 2, pregunta 2: Respuesta Copiar el gráfico. Después, se abre PowerPoint 2007, se pega y ya está.

47 Crear un gráfico Tarjeta de referencia rápida Para obtener un resumen de las tareas incluidas en este curso, vea la Tarjeta de referencia rápida. Tarjeta de referencia rápida

48 USO DE ESTA PLANTILLA Vea el panel de notas o la página de notas completa (ficha Vista) para obtener ayuda sobre esta plantilla.