Базы данных В EXCEL

Общие понятия Формы Сортировка данных Отбор данных Автофильтр Расширенный фильтр Подведение промежуточных итогов Подведение промежуточных итогов Сводные таблицы

Общие понятия Таблица в Еxcel, состоящая из строк одинаковой структуры и имеющая строку заголовков может использоваться и обрабатываться как база данных. При этом строки называются записями, а столбцы полями. Поля, однозначно характеризующие строку являются ключевыми.

Работа с формами Формы предназначены для ввода, редактирования и просмотра базы данных в удобном для пользователя виде Выделить список(таблицу) и выбрать: Данные - форма

Сортировка данных Выделить список(таблицу) или диапазон и выбрать: Данные - сортировка Сортировка – изменение последовательности записей (строк) в таблице по возрастанию или убыванию одного из полей, называемому ключом. Т.е. ключ сортировки – поле, по которому упорядочиваются записи в списке данных. Если поле ключа – текстовое, то данные упорядочиваются по алфавиту Если поле ключа – числовое, то данные в этом поле упорядочиваются по значению

Если значения ключевого поля в разных записях одинаковы, можно дополнительно отсортировать записи по другому полю (ключу) внутри каждой группы с одинаковым значением первичного ключа. Может быть не более трех ключей сортировки Если нужно отсортировать только часть записей, то сортировка задается по букве столбца

Отбор данных ОТБОР - Выбор записей, удовлетворяющих заданным условиям. Существуют 2 способа отбора:

Автофильтр Для каждого поля в строке заголовка можно выбрать условие отбора данных Отобранные записи будут удовлетворять условиям, заданным для разных полей, остальные записи будут скрыты

Условия отбора Для каждого поля может быть задано не более двух условий, выполняющихся одновременно (И), или дополняющих друг друга (ИЛИ)

Расширенный фильтр Позволяет задавать любое число условий для каждого поля Отобранные записи могут размещаться как в исходной таблице, так и в другом месте Условия отбора задаются с помощью диапазона условий

Диапазон условий Состоит из 2-х или более строк Первая строка содержит имена полей для которых заданы условия отбора Вторая и последующие строки содержит условия для отбора Условия, находящиеся в одной строке выполняются одновременно для отобранных записей Каждая новая строка условий добавляет группу отобранных записей Например: такой диапазон позволяет найти поставки молока с доходом от 100 до 1000(тыс.руб)

Промежуточные итоги Для подведения промежуточных итогов в базе данных Microsoft Excel необходимо предварительно провести сортировку данных по полю, для которого подводятся промежуточные итоги. Затем выбрать операцию подведения итогов в пункте меню данные

Настройка вычисления промежуточных итогов Выбрать поле при изменении в котором подводятся итоги (по которому сортировали) Затем выбрать операцию для подведения итогов Выбрать поля в которых производятся вычисления

Итоговая таблица Позволяет получается в виде структуры, позволяющей просматривать как итоговые строки, так и записи, формирующие итоги

Построение диаграмм на базе промежуточных итогов Выделить данные, необходимые для построения диаграмм (используйте клавишу CTRL для выделения несвязанного диапазона) Выбрать Вставка-диаграмма

Выбор типа диаграммы и ее параметров

Пример круговой диаграммы

Сводные таблицы Сводная таблица - это таблица, обобщающая и анализирующая данные из одной или нескольких таблиц. Исходные данные для сводной таблицы могут находиться в списке на одном листе рабочей книги, на нескольких листах, во внешней базе данных или в другой сводной таблице. Меняя структуру таблицы, можно получать различные сводные ведомости одних и тех же исходных таблиц.

Части сводной таблицы.

Поле страницы - это поле Вашего исходного списка, по которому следует подводить итоги. Поле строки - это поле исходного списка, помещенное в область строчной ориентации сводной таблицы.. Поле столбца - это поле исходного списка, помещенное в область столбцов сводной таблицы.. Поле данных - это поле исходного списка, значения которого являются источником данных для вычислений в сводной таблице. Область данных - это часть сводной таблицы, содержащая итоговые данные. В ячейках области данных отображаются итоги по полю данных для элементов полей строки и столбца, соответствующих значению поля страницы..

Мастер сводных таблиц. Выделить список(таблицу) или диапазон и выбрать: Данные – сводная таблица

Первый шаг Мастера сводных таблиц Выбор источника данных для создания сводных таблиц

Второй шаг Мастера сводных таблиц Указание диапазона данных

Третий шаг Мастера сводных таблиц Задание макета (структуры полей сводной таблицы) Выбор параметров Выбор размещения на отдельном или существующем листе

Задание макета (структуры полей сводной таблицы) Двойным щелчком мыши можно выбрать операцию для вычисления поля сводной таблицы

Выбор параметров сводной таблицы

Пример получившейся сводной таблицы