Решения компании Новософт на базе Lotus Notes & Domino Сергей Темников Новософт, 2001 год

Решения Система поддержки бизнеса (Business Support System), компания Новософт Система документооборота «Руководство по качеству», компания Инмарко PATS, Papeless Applicant Tracking System, компания FKS Решение по интеграции приложений SAP с приложениями Lotus Notes в системе управления предприятием

Система поддержки бизнеса Цели системы Создание единого информационного пространства, в котором каждый сотрудник будет располагать нужной информацией для эффективной и качественной работы Поддержка эффективных бизнес- процессов в области управления проектами, материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами.

Система поддержки бизнеса Области деятельности компании производство управление ресурсами управление финасами продажи и маркетинг контроль качества

Система поддержки бизнеса Требования к системе Защищенность Надежность и оперативность Масштабируемость Предсказуемость расходов на сопровождение системы

Система поддержки бизнеса Компоненты системы Управление проектами Управление изменениями требований Управление требованиями Финансы Portal Подбор и Управлние персоналом Управление контактами Обработка серверных запросов Оборудование Построение отчетов

Формирование информации о проекте Динамическое управлением штатом проекта Динамическое управление задачами Управленние трудозатратами Интеграция с MS Project Возможность работы через web браузер Гибко настраиваемый механизм workflow Управление проектами (PM) Основные возможности продукта PM

Управление проектами компоненты подсистемы проекты задачи справочники участники проектов участники проектов отчеты о трудозатратах отчеты о трудозатратах workflow engine workflow engine рассылка уведомлений и протоколирование рассылка уведомлений и протоколирование почтовый ящик проекта почтовый ящик проекта дискуссии проекта дискуссии проекта контроль качества проекта контроль качества проекта требования и их изменения требования и их изменения документация и download документация и download Domino Directory каждый проект может иметь MS Project SQL база данных Архив LEI Lotus Enterprise Integrator управление персоналом управление персоналом управление контактами управление контактами финансы интеграция с внешними системами

Учет финансовой деятельности предприятия (Accounting) Основные возможности продукта Бюджетирование Расчеты с персоналом Расчеты с заказчиками Расчеты с прочим контрагентами( суподрядчики, комиссионеры ) Банковские операции Операции по выдаче кредитов сотрудникам

Финансовая подсистема компоненты подсистемы выплаты сотрудникам выплаты сотрудникам перечисления бюджеты отделов и проектов компании поступления счета workflow engine workflow engine рассылка уведомлений и протоколирование рассылка уведомлений и протоколирование Reporter SQL база данных Reporter SQL база данных LEI Lotus Enterprise Integrator управление проектами управление проектами управление персоналом управление персоналом конатакты интеграция с внешними системами запросы на выплату запросы на выплату начисления

Управление производственными ресурсами (EQ) Основные возможности продукта Формирование плана закупки оборудования Формирование плана ввода новых рабочих мест Формирование информации о приобретении производственных мощностей Формирование информации о движении оборудовании и рабочих мест Формирование информации о ликвидации оборудования Начисление амортизации оборудования Формирование информации о договорах аренды оборудования и помещений Формирование информации о заявках на ремонт или замену оборудования

Управление человеческими ресурсами (HR) Основные возможности продукта Создание, редактирование организационной структуры Компании. Формирование информации о сотруднике. Поддерживаемые Бизнесс – процессы 1.Прием сотрудника на работу 2.Поиск кандидатов на работу 3.Увольнение сотрудника 4.Блокировки\разблокировки аккаунтов сотрудника, сетевых, лотусовых, счетов и т.д., электронных пропусков.

Управление персоналом и подбор кадров компоненты подсистемы резюме и анкеты кандидатов резюме и анкеты кандидатов Domino Directory SQL база данных LEI Lotus Enterprise Integrator результаты интервьюирования кандидатов результаты интервьюирования кандидатов процедура приема на работу, увольнения и блокировки аккаунтов процедура приема на работу, увольнения и блокировки аккаунтов подбор кандидатов в проекты подбор кандидатов в проекты иерархическая структура компании (компания, директор, орг. единица, сотрудник, внешняя команда) иерархическая структура компании (компания, директор, орг. единица, сотрудник, внешняя команда) персональные карточки сотрудников и удаленных команд персональные карточки сотрудников и удаленных команд приказы, назначения, перемещения приказы, назначения, перемещения Формирование групп на основе сотрудников отдела, руководителей, заместителей, должностей, ролей, групп

Обработка сервисных запросов Основные возможности продукта Формирование заявок на различные услуги Контроль процесса обработки заявок Оценка качества оказанных услуг Возможность расширения спектра предоставляемых услуг

Управление требованиями и изменениями (RM & СM) Поддержка настраиваемого цикла обработки запросов. Интеграция с PM для планирования изменений и RM для прослеживания изменений. Cтатистика изменений как для участников проекта, так и для Reporter для глобального анализа. Управление качеством посредством мониторинга выполнения требований заказчика

Управление контактами (CRM) Основные возможности продукта Ведение базы потен- циальных кклиентов Маркетинговая деятельность. 1.Назначение ответственного маркетолога для работы с контактом. 2.Коммуникации с заказчиком. 3.Организация почтовых рассылок 4.Хранение истории переписки 5.Аудит деятельности маркетолога Предпроектная деятельность Назначение ответственного менджера для работы с потенциальным клиентом Переписка менеджера по продажам с потенциальным клиентом Согласование условий контракта Хранение переписки Аудит деятельности менеджера по продажам руководителями отдела продаж. Создание проекта

Построение отчетов архитектура безопастность на уровне записи безопастность на уровне записи Reporter SQL база данных Reporter SQL база данных IIS (ASP) LEI ADO DB LEI Lotus Enterprise Integrator управление проектами управление проектами шаблоны отчетов финансы управление персоналом управление персоналом Notes DB LEI Crystal Reports Viewer Crystal Reports Viewer Notes DB LEI CR Runtime Web клиента

Построение отчетов (Repoter) Отчетность перед заказчиком Внутренняя очетность –финансовое состояние компании, отдела, проекта, –качество использования, планирования ресурсов, –данные для анализа и обобщения опыта, выработки метрик и рекомендаций. –различные виды отчетов, включающие графики, рисунки и т.д.

Система для обеспечения поддержки процессов создания, распространения, пересмотра и утверждения документов «Руководство по системе качества компании «Инмарко»

Цель Построение иерахической структуры руководства качеством Ïîëèòèêà Ïðîöåäóðû Òåõíîëîãè÷åñêèå èíñòðóêöèè Òåõíîëîãè÷åñêèå íñòðóêöèè Òåõíîëîãè÷åñêèå иíñòðóêöèè Ñïåöèôèêàöèè Ôîðìû

Основные возможности продукта Иерархичность Руководства по качеству Контроль за качеством и сроками подготовки документов Контроль целостности и непротиворечивости утвержденных документов по системе качества Визуальное моделирование бизнесс процессов Разграничение доступа к документам Бизнес- процесс разработки, проверки, согласования и утверждения документа. Планирование и проведение аудиторских проверок по документам Поддержка бизнес- процессов механизмом Domino Workflow Отчеты в формате RTF

Архитектурно значимые части системы Domino Workflow Architect Windows-приложение для разработки и модификации процессов документооборота системы Domino Workflow Viewer Windows-приложение для просмотра процесса документооборота и отслеживания состояния документа в этом процессе. Структура организации Notes-база данных для создания, модификации и хранения структуры организации и персональной информации об участниках документооборота; настроечной информации, необходимой для работы системы. Design Repsitory Nots-база данных для хранения объектов документооборота и последующего их переиспользования при построении процессов. Process Definition Notes-база данных для хранения созданных процессов. Репозиторий документов систем качества Notes-база данных для взаимодействия с участниками процесса документооборота (создание и модификация документов в соответствии с правилами процесса документооборота). Audit Trail Notes-база данных для протоколирования событий документооборота. Archive Notes-база данных для архивирования и хранения не активных документов, находящихся в конечном состоянии процесса документооборота. Domino Workflow Architect Domino Workflow Architect Domino Workflow Viewer Структура организации Design Repsitory Репозиторий документов систем качества Audit Trail Archive Process Definition read write Write & read read

Paperless Applicant Tracking system (PATS) Автоматизированная система отбора кадров и приема на работу для школьных округов (США)

Проблемы: Сложная, регламентированная процедура отбора и найма персонала Большой объем документооборота Недоступность информации

Портфель кандидата: История (проверена) Автоматический индекс Безбумажная форма Интеграция с HRMS Функции найма: Выбор кандидата Размещение вакансии Предварительная публикация Удаленная работа менеджера по персоналу SSL Workflow Безбумажный оборот Доступ через web PATS База данных отдела кадров: Безопасность Правила публикаций Динамическая оценка квалификации Правила заполнения анкеты Составление отчетов Информация для руководства Правила документооборота Информация о кандидате: Статус География Бумажная анкета Электронная форма анкеты Вакансия, на которую претендует кандидат

PATS отбор кандидатов и прием на работу документы квалификации позиции вакансии анкета документы квалификации позиции вакансии анкета вакансии workflow engine workflow engine рассылка уведомлений и протоколирование рассылка уведомлений и протоколирование Настройки Регистрация Рекрутмент Архив LEI Lotus Enterprise Integrator управление персоналом управление персоналом База данных DB2: Notes DB Портфель кандидата наниматель LEI Эл. Копии документов Эл. Копии документов сканер Претенденты Наниматель Спец-т отдела кадров Руководство Рекрутеры http = web клиент nrpc = Notes клиент

Преимущества решения: Экономия затрат Автоматизация административных задач Избавление от лишних посредников Разделение уровней доступа пользователей системы Веб-интерфейс и другие преимущества архитектуры Lotus Domino

Система интеграции приложений SAP с приложениями Lotus Notes в интегрированной системе управления предприятием

SAP R/3 (ÿäðî ÈÑÓ)

Основные компоненты бизнес- процессов, реализуемых в проектируемой системе Ведение единой НСИ Формирование плана МТО Ведение Ведение договоров Информационная система логистики

НСИ (Ведение основных и управляющих данных) Ведение заявок на создание, дополнение, изменение справочников материалов, дебиторов/ кредиторов, групп, классов материалов, справочников, образующих организационную структуру, прочие справочники. Предусматривается возможность автоматизированной генерации заявок. Обработка заявок (процедура утверждения заявок) Ввод НСИ на основе утвержденных заявок в SAP с помощью интерфейсных программ Репликация созданных, измененных, дополненных записей данных SAP в справочники / документы Lotus Notes.

Формирование плана МТО Ведение (создание, изменение, дополнение, просмотр) плана расхода материалов в Lotus Notes на любом уровне иерархии (центр ответственности, цех, участок, рабочее место) Свод плана расхода и формирование плана поступлений материалов в Lotus Notes на любом уровне иерархии Ввод плана расхода и поступлений материалов в SAP Ввод откорректированного плана расхода и поступлений материалов из системы R/3 в Lotus Notes Получение необходимой отчетности в Lotus Notes

Ведение договоров Ведение поступлений, счетов-фактур, оплаты вручную, а также автоматизировано с помощью интерфейсных программ со смежными существующими системами Получение необходимой отчетности в Lotus Notes

Инфо-система логистики Ввод информации по запасам и их движению из смежной системы в Lotus Notes Ввод информации по запасам и их движению из Lotus Notes в SAP Ввод информации по закупочной деятельности структурного подразделения в разрезе договоров из Lotus Notes в SAP Получение необходимой отчетности в Lotus Notes