Інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності Наказ Міністерства освіти і науки України від 28 серпня 2013 р оку 1239

Загальні положення : Відповідальна особа (п.1.5). Відповідальна особа (п.1.5). Державна мова (п.2.3). Державна мова (п.2.3). Окремі вказівки на 1-й сторінці документів (п.2.4.1). Окремі вказівки на 1-й сторінці документів (п.2.4.1). Всі книги у ЗНЗ обовязково: поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються керівником і скріплюються печаткою (п ). Всі книги у ЗНЗ обовязково: поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються, підписуються керівником і скріплюються печаткою (п ). журнали вхідної та вихідної документації (п.2.6). журнали вхідної та вихідної документації (п.2.6). виправлення у поточній діловій документації застерігаються і скріплюються підписом та печаткою закладу (п ). виправлення у поточній діловій документації застерігаються і скріплюються підписом відповідальної особи та печаткою закладу (п ).

Керівники ЗНЗ зобовязані: раціоналізації, механізації та автоматизації ділових процесів, вживати заходів до оснащення діловодства за допомогою персональних компютерів (ПК); всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації ділових процесів, вживати заходів до оснащення діловодства за допомогою персональних компютерів (ПК); за обовязковим дотриманням Інструкцій з ведення діловодства у ЗНЗ усіх типів і форм власності. здійснювати контроль за обовязковим дотриманням Інструкцій з ведення діловодства у ЗНЗ усіх типів і форм власності.

Вимоги до документів (п ) (реквізити, їх порядок розміщення) найменування ЗНЗ; найменування ЗНЗ; ідентифікаційний код ЗНЗ; ідентифікаційний код ЗНЗ; поштова адреса, номер телефону, ; поштова адреса, номер телефону, ; дата підписання документа, номер; дата підписання документа, номер; назва виду документа, заголовок тексту; назва виду документа, заголовок тексту; підпис, затвердження, печатка. підпис, затвердження, печатка. На документи, які створюються за допомогою ПК, поширюються всі основні вимоги щодо оформлення всіх документів: застосування бланка, підписання, датування тощо. (п.2.4.1).

Книга наказів з основної діяльності Накази нумеруються в межах календарного року. Накази нумеруються в межах календарного року. Усі накази складуються в папку- сегрегатор (реєстратор). Усі накази складуються в папку- сегрегатор (реєстратор). Усі накази реєструються в окремій книзі. Усі накази реєструються в окремій книзі. Після … усі накази треба : Після … усі накази треба : а) прошити (бажано в 4-х місцях); б) кожний аркуш пронумерувати,прошити; в) на останній сторінці скріпити печаткою, підписати, зазначити кількість сторінок. підписати, зазначити кількість сторінок.

Вимоги до оформлення наказів Папір формату А4 (2.4.2). Папір формату А4 (2.4.2). Рекомендовані поля: ліве – 30 мм, верхнє – 20 мм, Рекомендовані поля: ліве – 30 мм, верхнє – 20 мм, праве – 10 мм, нижнє – 20 мм. Інтервал між рядками 1,5. Слово друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок,після чого ставиться двокрапка (п.3.1.5). Слово НАКАЗУЮ: друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок,після чого ставиться двокрапка (п.3.1.5). Заборонено: Заборонено: переносити на другу сторінку наказу тільки підпис (має бути не менше 2-х рядків тексту); а) переносити на другу сторінку наказу тільки підпис (має бути не менше 2-х рядків тексту); відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу; б) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу; починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується; в) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується; переносити слово на межі сторінок. г) переносити слово на межі сторінок.

Вимоги до змісту наказів Назва – відповідає на питання Про що? Констатуюча частина. Повинна містити посилання на документи органів вищого рівня із зазначенням їх найменування, дат, номерів, заголовків (п.3.1.5) Розпорядча частина. а) Повинна містити дію, виражену дієсловом в неозначеній формі –підготувати, організувати,розробити, провести, розглянути,затвердити тощо. б) Термін виконання повинен бути реальним, відповідати обєму робіт, який необхідно виконати; в) Бажано уникати виразів, посилити, підвищити,удосконалити, активізувати, вжити заходи Підпис. Його р озшифровка друкується на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем (п ) З наказом ознайомлені Виконавець.

Печатка на документах: На документах,згідно (п ). підпис відповідальної особи завіряється печаткою. ). Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ (п ).

Форма книги реєстрації наказів Дата Назва наказу Виконавець Про стан викладання географії Іванова О.С Про результати перевірки учнівських зошитів з англійської мови Петров І.Р.

Затвердження документів I. I. Спосіб. Виданням розпорядчого документа (наказу, розпорядження тощо). II. II. Спосіб. Грифом ЗАТВЕРДЖУЮ. Елементи грифа затвердження : слово ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖУЮ); найменування посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ; дата затвердження.

Наприклад: Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО ЗАТВЕРДЖЕНО н ачальник відділу н ачальник відділу освіти і науки освіти і науки Таращанської РДА Таращанської РДА Т.В.Якубовська (підпис) Т.В.Якубовська

Терміни зберігання документації: Книги обліку і видачі свідоцтв, атестатів- до ліквідації закладу. Книги наказів з кадрових питань– 75 років. Алфавітна книга запису учнів – до ліквідації закладу. Книга протоколів педагогічних рад – 5 років. Книги обліку і видачі Похвальних грамот, Похвальних листів – 75 років. Матеріали ДПА (письмові роботи, протоколи) – 1рік. Контрольні роботи учнів – 1 рік. Журнали ГПД, класні – 5 років. Книга записів внутрішкільного контролю – 5 років. Журнали обліку вхідної, вихідної документації – 3роки. Особові справи учнів (після закінчення ЗНЗ) – 3 роки.

Після закінчення терміну зберігання документів (п.6.6) І варіант Документи передаються архівним установам. Документи передаються архівним установам. ІІ варіант Списуються комісією, яку призначає керівник ЗНЗ. Списуються комісією, яку призначає керівник ЗНЗ. На списану документацію комісія складає відповідний акт. На списану документацію комісія складає відповідний акт. Списана документація знищується. Списана документація знищується.

Акт - документ, складений особами, що підтверджує установлені факти і дії (п.3.4.1). Оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4. Оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4. Має такі реквізити: Має такі реквізити: назву документу; назву документу; гриф затвердження; гриф затвердження; дата і місце складання; дата і місце складання; заголовок до тексту; заголовок до тексту; підписи осіб (не менше 3-х), які склали акт. підписи осіб (не менше 3-х), які склали акт. У кінці тексту акта записуються дані про кількість екземплярів акта та їх місце знаходження. У кінці тексту акта записуються дані про кількість екземплярів акта та їх місце знаходження. Вимоги до актів (п.3.4.2):

Прикінцеві положення інструкції І. Річний план роботи (РПР) школи: наказ (Про формування плану роботи ЗНЗ); затвердження проекту плану на педагогічній раді; узгодження з іншими планами (внутрішкільного контролю, методичних обєднань, виховної роботи та ін.); організації виконання річного плану служить тижневе планування роботи адміністрації школи; відмітки про виконання плану. ІІ. Розклад уроків, занять: початок занять не раніше 08:00; затвердження керівником ЗНЗ, погодження СЕС, ПК; наказ про організацію роботи факультативів і т.д.; у 9-11 класах необхідно практикувати здвоєні уроки; факультативи, гуртки проводяться після основних уроків з обовязковою перервою.