СУБД ACCESS Основные сведения

База данных (БД) – это взаимосвязанная информация (данные) об объектах, которая организованна специальным образом и хранится во внешней памяти компьютера. Программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию, обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска, называется системой управления базой данных (СУБД). Совокупность БД и обслуживающих программ называется информационно- поисковой системой (ИПС): ИПС книжного фонда школьной библиотеки, ИПС кадровой информации предприятия и т.п.

Реляционные (представляет собой двумерный массив (таблицу)) Иерархические (имеет древовидную многоуровневую структуру) Сетевые ( представляют собой граф со свободным характером связей между узлами) Распределенные (клиент – серверная технология)

Ф.И.О. ученика Домашний адрес Телефон Петров П. П.Ул. Садовая Иванов И. И.Ул. Луговая, 11, Сидоров С. С.Ул. Цветочная, 6, Реляционная БД.

Совокупность элементов, расположенных в порядке подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево называют графом или иерархической структурой. Параметры данной модели: Уровень Узел Связь

школа 9 класс 10 класс 11 класс 9 А 9 Б 11А11Б11В 10А10Б 10В 1 уровень 2 уровень 3 уровень Пример иерархической модели: Структура школы. ОБЪЕКТЫ: школа параллель классов классы УРОВНИ: СВЯЗИ:

Совокупность элементов, которые имеют несколько основных составляющих (узел, уровень, связь)и в которых принята свободная связь между элементами разных уровней называется сетевой моделью. Сетевая модель базы данных

Распределенная БД Сервер Клиент

Это слово происходит от английского relation – отношение. В этом подходе таблица выступает, как совокупность атрибутов объектов называется отношением. Каждый столбец в такой таблице называется – полем - это признак объекта, выделенный в отдельный столбик и которому задано имя Каждая строка такой таблицы называется запись - совокупность значений полей, которые относятся к конкретному объекту.

Объект – это нечто существующее и различимое, т.е. объектом можно назвать то нечто, для которого существуют название и способ отличать один подобный объект от другого. В каждой таблице реляционной модели должен быть столбец (или совокупность столбцов), значение которого однозначно идентифицирует каждую ее строку. Этот столбец (или совокупность столбцов) называется первичным ключом. Преимущество таких БД – наглядность и понятность организации данных, быстрота поиска нужной информации.

Реляционная модель может содержать одну или более 2 таблиц, которые связаны между собой некоторым отношением. Связи поддерживаются внешними ключами. Внешний ключ - столбец (или совокупность столбцов), значение которого однозначно характеризует значение первичного ключа другого отношения (таблицы).

1. НАЗНАЧЕНИЕ ACCESS Основное назначение любой СУБД – обеспечить быстрый доступ к необходимой информации. Основное назначение любой СУБД – обеспечить быстрый доступ к необходимой информации.

2. ВОЗМОЖНОСТИ ACCESS Определение данных – можно определить, какая именно информация будет храниться в БД, задать структуру данных, их тип, а так же указать, как эти данные связаны между собой. Определение данных – можно определить, какая именно информация будет храниться в БД, задать структуру данных, их тип, а так же указать, как эти данные связаны между собой. Обработка данных – можно выбрать любые характеристики объектов, фильтровать и сортировать данные, можно объединить данные с другой связанной с ними информацией и вычислять итоговые значения. Обработка данных – можно выбрать любые характеристики объектов, фильтровать и сортировать данные, можно объединить данные с другой связанной с ними информацией и вычислять итоговые значения. Управление данными – можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, изменять их или добавлять новую информацию, можно определить правила коллективного использования данных. Управление данными – можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, изменять их или добавлять новую информацию, можно определить правила коллективного использования данных.

Свойства полей. Типы полей Поля это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, что то же самое, в знаках Очевидным уникальным свойством любого поля является его Имя. Кроме имени у поля есть еще свойство Подпись. Подпись это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства. Основное свойство текстового поля размер Числовое поле служит для ввода числовых данных Поля для ввода дат или времени имеют тип Дата/время. Особый тип поля Денежный. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи Поле для таких объектов называется полем объекта OLE. Если нужно вставить в поле длинный текст, для этого служит поле типа MEMO. В нем можно хранить до символов. Очень интересно поле Счетчик.

3. ТИПЫ ДАННЫХ 1). Текстовый. 1). Текстовый. Значения текстового данного представлено совокупностью алфавитно- цифровых символов. Длина текстовых данных не превышает 255 символов. Значения текстового данного представлено совокупностью алфавитно- цифровых символов. Длина текстовых данных не превышает 255 символов. Текстовый тип данных

2). Счетчик. 2). Счетчик. Используется для автоматической нумерации записей. Используется для автоматической нумерации записей. 3. ТИПЫ ДАННЫХ Тип данных «Счетчик»

3). Числовой. 3). Числовой. Используется для данных (целых и дробных), участвующих в вычислениях. Используется для данных (целых и дробных), участвующих в вычислениях. 3. ТИПЫ ДАННЫХ Числовой тип данных

4). Дата / Время. 4). Дата / Время. Применяется для хранения времени или даты. Есть возможность производить расчеты с данными (вычислять промежуток времени между отдельными датами). Применяется для хранения времени или даты. Есть возможность производить расчеты с данными (вычислять промежуток времени между отдельными датами). 3. ТИПЫ ДАННЫХ Тип данных «Дата»

5). Денежный. 5). Денежный. Почти тоже самое, что и числовой тип, но с фиксированным числом знаков после запятой в виде десятичной дроби и со знаком денежной единицы. Почти тоже самое, что и числовой тип, но с фиксированным числом знаков после запятой в виде десятичной дроби и со знаком денежной единицы. 3. ТИПЫ ДАННЫХ

4. ОБЪЕКТЫ ACCESS Таблица. Таблица. Данные отображаются в виде таблицы, разбитой на столбцы и строки. Заголовками столбцов являются имена полей, а каждая строка представляет одну запись. Данные отображаются в виде таблицы, разбитой на столбцы и строки. Заголовками столбцов являются имена полей, а каждая строка представляет одну запись. Форма. Форма. Электронный вариант бумажного бланка, который используется для ввода, изменения и просмотра информации. Электронный вариант бумажного бланка, который используется для ввода, изменения и просмотра информации. Запрос. Запрос. Отчет. Отчет. Макрос. Макрос. Модуль. Модуль.

Объекты Access 2007 Таблицы основные объекты базы данных. Запросы это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. Формы это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся. Отчеты это формы «наоборот», С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде. Макросы это макрокоманды. Модули это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Режимы работы с Access 2007 В работе с любой базой данных есть два разных режима: проектировочный и эксплуатационный (пользовательский).

Таблицы. Создание таблиц. Таблицы основные объекты базы данных. Способы создания таблиц 1. Самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы. 2. Создание таблицы в режиме Конструктора. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.

Таблицы баз данных не являются самостоятельными документами. Сама база это документ. Ей соответствует файл на диске, и мы можем сделать его копию. Структура таблиц тоже документ. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени. Запросы Для доступа к данным есть гибкое и удобное средство запросы В режиме Запросы выбирают Создание запроса с помощью Мастера. В появившемся окне Таблицы и запросы в Доступных полях выбирают нужную информацию и переносят в Выбранные поля и нажимают Далее

Формы Для упрощения труда разработчик базы может подготовить специальные объекты формы. Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.

Зачем нужны формы? Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм, но существуют по крайней мере четыре причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу. 1. Малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам (самому ценному из того, что есть в базе). Представьте, что будет, если новичок «наведет порядок» в таблице банка 2. Разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в таблицах. 3. Ввод данных в таблицу чрезвычайно утомительное занятие. Уже после нескольких часов работы люди делают ошибки. Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать. 4. Откуда берется информация для баз данных. Как правило, ее берут из бумажных бланков (анкет, заявлений, накладных, счетов, описей, ведомостей, справок и т. п.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Благодаря этому но много раз уменьшается количество ошибок при вводе и значительно снижается утомляемость персонала.

5. РЕЖИМЫ ПРОСМОТРА Оперативный режим (обычный). Оперативный режим (обычный). Предназначен для просмотра, выбора, ввода и изменения информации). Предназначен для просмотра, выбора, ввода и изменения информации). Режим конструктора. Режим конструктора. Предназначен для создания и просмотра структуры БД. Предназначен для создания и просмотра структуры БД. Объекты Режимы