Юридична адреса: 83047, Донецька область, м. Донецьк, вул. Багратіона, 16а, тел.(факс) Донецька загальноосвітня школа І – ІІІ ступенів 120 Донецької міської ради Донецької області

ДОПОВІДЬ д иректора Чешковської Н.П. на серпневій конференції на тему Ведення документації керівника закладу освіти. Циклограма діяльності директора

Запорукою належної організації навчально-виховного процесу в школі є чітке і правильне ведення ділової документації. З 2000 року у своїй роботі щодо ведення ділової документації ми керуємось Інструкцією з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів, затвердженою наказом Міністерства освіти і науки України від р. 240.

Директор загальноосвітньої школи, який відповідно до функціональних обовязків і посадової інструкції несе відповідальність за забезпечення обліку й збереження шкільної документації, повинен визначити структуру і зміст ділових паперів, осіб, відповідальних за їх якісне оформлення. У звязку з цим видається наказ, яким затверджується номенклатура справ у школі.

У своїй управлінській діяльності директор веде робочий зошит оперативної інформації, який є одним із засобів раціонального управління школою та взаємодоповнює інформативне поле номенклатурних справ. Робочий зошит має такі розділи:

Робочий зошит –робочий навчальний план школи; –штатний розпис школи; –педагогічні кадри; –обслуговуючий та господарський персонал; –розподіл навчального навантаження; –рух учнів; –медичне обстеження працівників; –атестація педагогічних працівників;

–фахова курсова перепідготовка; –розклад дзвінків; –список класних керівників; –список членів шкільної атестаційної комісії; –список членів профкому школи; –список пенсіонерів школи; –список учителів, які перебувають у додаткових відпустках через догляд за дітьми; Робочий зошит

–список працівників-інвалідів; –список працівників школи, які постраждали внаслідок аварії на ЧАЕС; – список учнів, які потерпіли від аварії на ЧАЕС; –список дітей – сиріт; Робочий зошит

–список дітей, які перебувають під опікою; –список дітей-інвалідів; –список дітей з багатодітних сімей; –список учнів, схильних до правопорушень; –телефони: міськвиконкому, відділу освіти, навчально-виховних закладів району, підприємств, організацій, установ, домашні.

Отже, поєднання систем шкільного діловодства й ведення робочого зошита оперативної інформації директора школи дає змогу швидко знаходити потрібну інформацію і раціонально використовувати її в управлінській діяльності.

свідоцтво про державну атестацію загальноосвітнього навчального закладу; книга наказів з основної діяльності; книга наказів з кадрових питань; книга протоколів педагогічної ради; книга обліку бланків і видачі свідоцтв про базову загальну освіту; книга обліку і видачі атестатів про повну загальну середню освіту; Основні документи

книга обліку видачі похвальних листів і похвальних грамот; книга обліку й видачі золотих і срібних медалей; книга обліку педагогічних працівників; книга обліку трудових книжок працівників; трудові книжки працівників школи;

особові справи вчителів; особові справи учнів; списки первинного обліку дітей, які підлягають навчанні; алфавітна книга запису учнів; книга реєстрації вхідної документації; книга реєстрації наказів РВО з основної документації; книга вихідної документації; Основні документи

нормативно-правова документація з питань охорони праці та техніки безпеки ведеться відповідно до вимог Кодексу Законів України про працю, нормативно-правових актів міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства освіти і науки України; протоколи загальних зборів трудового колективу; книга протоколів ради школи; книга протоколів піклувальної ради; Основні документи

книга обліку підсумків внутрішкільного контролю; книга протоколів атестаційної комісії. Документи з атестації вчителів; Конституція України, Закони України Про освіту та Про загальну середню освіту;

Основні документи книга обліку звернень та заяв громадян; контрольно - візитаційна книга; книга обліку пропущених і замінених уроків; статистична звітність; правила внутрішнього розпорядку; статут школи;

Основні документи колективний договір; акти прийому – передачі ЗНЗ; акти державного інспектування ЗНЗ; акти, довідки про перевірку роботи школи; акти готовності школи до нового навчального року; штатний розпис ЗНЗ; технічний паспорт школи.

Додаткові документи річний план роботи школи; книга особового прийому громадян; книга нарад при директорі; книга оперативних нарад заступників директорів; правила внутрішнього трудового розпорядку; книга індивідуальних співбесід з вчителями;

Додаткові документи розклад уроків для учнів 1-4 та 5-11 (12) – х класів; графіки роботи гуртків, секцій тощо; циклограма роботи директора (на місць, на рік);

Додаткові документи графіки роботи директора, заступників директора, психолога, бібліотекаря, медсестри (на тиждень); листи контролю за виконанням наказів та розпоряджень.

Річний план роботи школи – це основний документ, який регламентує і координує діяльність учасників навчально-виховного процесу. Управління кожним навчальним закладом здійснюється через прогнозування,планування,організацію, керівництво і контроль. Планування буде лише тоді ефективним, коли всі складові будуть утворювати певну систему, яка передбачає створення певного системного обєкта – річного плану роботи школи.

План роботи керівника (циклограма) є складовою річного плану роботи школи, яка направлена на підвищення ефективності НВП. Вся ділова документація у школі ведеться державною мовою та в електронному варіанті. Постійний контроль з боку керівника школи за обовязковим дотриманням правил та рекомендацій, встановлених нормативними документами, сприяє належній організації НВП процесу в школі.

Циклограма роботи директора на тиждень

Понеділок День організаційно-педагогічних заходів і роботи з педагогічними кадрами з/ п ЗахідТермін виконання Відмітка про виконання Виробничі нарадиЩопонеділка Нарада при директоровіПерший понеділок Педагогічна рада2 рази на семестр Обговорення поточних справ із заступниками директора з навчально-виховної роботи Щопонеділка Участь у колективних формах методичної роботи з учителямиДва рази на місяць Співбесіди з вчителями, вихователями груп подовженого дняПостійно Вирішення фінансових питаньПостійно

Вівторок День контролю за навчальним процесом з/ п ЗахідТермін виконанняВідмітка про виконання Аналіз виконання навчальних планів, програм, стану викладання предметів Згідно річного плану роботи школи Перевірка шкільної документаціїЗгідно річного плану роботи школи Відвідування уроків, факультативівПостійно

Середа День самоосвіти й представлення школи у державних установах з/ п ЗахідТермін виконання Відмітка про виконання Самоосвіта, робота з нормативними й директивними документами Постійно Підготовка матеріалів до різноманітних заходів, наказів по школіПостійно Представлення школи в державних органах та інших установах і організаціях, отримання індивідуальних консультацій Постійно Контроль за виконанням річного плану роботи школиПостійно

Четвер День роботи з учнівським колективом, дитячими організаціями, адміністративною радою з/п ЗахідТермін виконання Відмітка про виконання Робота з учкомом2 рази на місяць Участь у заходах дитячої організаціїПостійно Участь в засіданнях Ради профілактикиПостійно Відвідування позакласних заходівПостійно Бесіди з класними керівникамиПостійно Бесіди з учнямиПостійно Адміністративна нарада з планування виховної роботи на наступний тиждень Постійно

Пятниця Адміністративно-господарський день з/п ЗахідТермін виконання Відмітка про виконання Огляд умов для навчально-виховно, позакласної й позашкільної роботи, суспільно-корисної, продуктивної праці Постійно Огляд стану шкільних будівельПостійно Перевірка виконання санітарно-гігієнічного режиму й правил техніки безпеки Постійно Вирішення фінансових питаньПостійно Нарада із завгоспом, техперсоналомЩопятниці Батьківський деньПостійно Загальношкільні, класні батьківські збори2 рази на семестр Участь у засіданні Ради школи, піклувальної Ради2 рази на семестр

Циклограма роботи директора на рік

Серпень з/п Зміст роботиТермін виконання Форма контролю Відмітка про виконання Організаційно-педагогічні заходи Підсумки роботи школи за навчальний рік і задачі перед педагогічним колективом на новий навчальний рік. Затвердження плану роботи школи ІV т.Педрада, протокол Аналіз діяльності адміністрації за навчальний рік і завдання на наступний навчальний рік ІV т.Протокол Про підготовку й проведення пед. радиІV т. Виховний процес Аналіз результатів літньої трудової практикиІV т.Довідка Контроль за підготовкою свята Першого дзвоникаІV т.Протокол

Серпень Соціальний захист Контроль готовності до нового навчального рокуІ т.Акт Контроль за веденням медкнижок учителівІV т.Інформація Підписання актів дозволів на роботу навчальних кабінетів, майстерень, спортивних залів ІV т.Акт Контроль за виконанням санітарно-гігієнічного режиму Робота з кадрами Корегування проекту тарифікаціїІV т.Наказ Підготовка проекту розкладу навчальних занятьІV т.Розклад занять

Серпень Робота з батьками і громадськістю Аналіз інформації про контингент батьків, складання списків потенційних спонсорів ІV т.Аналіз Робота бібліотеки Аналіз забезпеченості учнів підручникамиІV т.Аналіз Охорона праці Проведення інструктажу з ОП, ТБІV т.Інструктаж і Фінансово-господарська діяльність Контроль за готовністю матеріально-технічної бази до нового навчального року Підписання акту прийняття школи до нового навчального рокуІІ т.Акт Аналіз спонсорської, шефської допомогиІV т.Інформація Контроль за станом території до нового навчального рокуАкт

Вересень з/ п Зміст роботиТермін виконання Форма контролю Відмітка про виконання Організаційно-педагогічні заходи Попереджувальний контроль за оформленням шкільної документації І т.Наказ Попереджувальний контроль за дотриманням єдиного мовного режиму І т.Наказ Погодження календарно-тематичних планів, планів виховної роботи, роботи гуртків, факультативів, спецкурсів І т. Перевірка комплектації предметних гуртків, секційІІ т.Наказ Контроль за виконанням Річного плану роботи школиІ т.Протокол Проведення нарад при директоріІ т.Протокол Контроль за організацією та проведенням уроків з предметів Захист Вітчизни, фізичної культури, ОБЖ Наказ Контроль за складанням графіку внутришкільного контролюІ т.

Вересень Виховний процес Працевлаштування учнів 11 класівДовідка Соціальний захист Контроль обліку дітей шкільного вікуНаказ Поповнення шкільного медичного кабінету медикаментами (за рахунок спонсорських коштів) ІІ т.Акт Контроль за роботою харчоблокуІV т.Акт Контроль за виконанням санітарно-гігієнічного режимуАкт

Вересень Робота з кадрами Індивідуальні співбесіди з широкого кола питань з молодими спеціалістами та новоприбулими вчителями І т.Протокол Розподіл функціональних обовязків серед заступників директора І т.Наказ Коригування перспективного плану атестації педагогічних працівників на навчальний рік ІІ т.План Створення атестаційної комісіїІІІ т.Наказ Список педпрацівників, які підлягають атестації у наступному н.р. ІІІ т. Співбесіди з вчителями, що атестуютьсяПротокол Затвердження розкладу кадрів техперсоналу та спеціалістівІ т.Наказ

Вересень Робота з батьками і громадськістю Контроль за підготовкою засідання ради школи, піклувальної ради ІІ т.Протокол Контроль за підготовкою засідання загально шкільних батьківських зборів ІІ т.Протокол Організація надання платних послуг населенню мікрорайонуІ т.Наказ Складання плану взаємодії та співпраці с організаціями і відомствам І т.План Робота щодо звернень громадянПротокол Акт Робота бібліотеки Контроль за організацією шкільної бібілотекиНаказ Охорона праці Ознайомлення з правилами внутришкільного трудового розпорядку, функціональними обовязками, посадовими інструкціями І т.Протокол інструкції Контроль за організацією роботи з питань ОП, ТБ, безпеки життєдіяльності І т.Наказ

Жовтень з/ п Зміст роботиТермін виконання Форма контролю Відмітка про виконанн я Організаційно-педагогічні заходи Контроль за виконанням Річного плану роботи школиПротокол Контроль за організацією роботи Школи майбутнього першокласника Проведення нарад при директоріІ т.Протокол Виховний процес Укладання договорів з ВНЗДовідка Соціальний захист Контроль за проведенням громадського оглядуПротокол Контроль за роботою харчоблокуАкт Контроль за виконанням санітарно-гігієнічного режимуАкт

Жовтень Робота з кадрами Проведення засідань шкільної атестаційної комісіїІІ т.Протокол Затвердження списку педагогічних працівників, що атестуються, та плану атестації на навчальний рік ІІ т.Протокол Прийняття заяв педагогічних працівників про згоду на включення їх до атестації, відмову від атестації або включення до позачергової атестації ІІ т.Заяви списки Робота з батьками і громадськістю Робота щодо звернень громадянПротокол Робота бібліотеки Контроль за роботою бібліотекиНаказ Охорона праці Контроль за проведенням огляду з ОПМатеріали

Жовтень Фінансово-господарська діяльність Співбесіди з завідуючими кабінетами про зміцнення матеріальної бази кабінетів, їх поповнення ТЗН, іншими засобами навчання План Контроль проведення інвентаризаціїАкт Утвердження перспективних планів соціально-економічному розвитку кабінетів та школи План Контроль за економією енергоносіївПлан Підготовка школи до осінньо-зимового періодуНаказ Контроль за благоустроєм шкільного підвіряАкт

Листопад з/ п Зміст роботиТермін виконання Форма контролю Відмітка про виконання Організаційно-педагогічні заходи Контроль за виконанням Річного плану роботи школиПротокол Контроль за підготовкою і проведенням пед. радиПротокол Проведення нарад при директоріІ т.Протокол Виховний процес Контроль за роботою гуртків, факультативів на СОДовідка Соціальний захист Контроль за проведенням медогляду учнівІнформаці я Контроль за роботою харчоблокуАкт Контроль за виконанням санітарно-гігієнічного режимуАкт

Листопад Робота з кадрами Протокольна атестація педпрацівниківІІІ т.Наказ Формування кадрового резерву на керівний склад закладуІІІ т.Плани Робота з батьками і громадськістю Робота щодо звернень громадянПротокол Акт Контроль за підписанням договорів зі спонсорами, шефами, орендаторами І т.Нарада Підготовка до засідань загально шкільних батьківських зборів, Ради школи, піклувальної ради Протокол Фінансово-господарська діяльність Контроль за економією енергоносіївЗвіт Планування придбання меблів та обладнанняПлан

Грудень з/ п Зміст роботиТермін виконання Форма контролю Відмітк а про виконан ня Організаційно-педагогічні заходи Контроль за виконанням Річного плану роботи школи та прийнятих рішень Протокол Проведення нарад при директоріІ т.Протокол Контроль за веденням шкільної документаціїІV т.Наказ Соціальний захист Контроль за роботою харчоблокуАкт Контроль за виконанням санітарно-гігієнічного режимуАкт Контроль за набором майбутніх першокласниківІнформація Робота з кадрами Контроль за ходом атестаціїІнформація

Грудень Робота з батьками і громадськістю Робота щодо звернень громадянПротокол Акт Контроль за підготовкою засідання ради школиІV т.Рада Контроль за підготовкою засідання піклувальної радиІV т.Піклувальна рада Контроль за проведенням загальношкільних батьківських зборів ІV т.Нарада Робота бібліотеки Контроль за замовленням підручниківІV т.Заявка Контроль за підпискою методичної літературиІІІ т.Інформація Охорона праці Контроль за виконанням правил внутришкільного трудового розпорядку Матеріали Фінансово-господарська діяльність Контроль за економією енергоносіївПлан

Січень з/ п Зміст роботиТермін виконання Форма контролю Відмітк а про виконан ня Організаційно-педагогічні заходи Контроль за виконанням Річного плану роботи школи та прийнятих рішень за І семестр Протокол Проведення нарад при директоріІ т.Протокол Контроль за якістю проведення занять з предметів Захист Вітчизни, фізичної культури, трудового навчання, ОБЖ Наказ Контроль за підготовкою і проведенням пед. радиПроткол Соціальний захист Контроль за роботою харчоблокуАкт Контроль за виконанням санітарно-гігієнічного режимуАкт

Січень Робота з кадрами Контроль за ходом атестаціїІнформація Співбесіди з учителями з розвитку навчальних кабінетівПротокол Контроль за проведенням співбесід про графік літніх відпусток та відпусток без збереження заробітної плати ІІ – ІІІ т.Графік Робота з батьками і громадськістю Робота щодо звернень громадянПротокол Акт Співбесіди з батьками майбутніх першокласниківІнформація Підготовка до засідань загально шкільних батьківських зборів, Ради школи, піклувальної ради Протокол

Січень Охорона праці Контроль за виконанням правил внутрішнього розпорядку та правил для учнів Протокол Фінансово-господарська діяльність Аналіз використання енергоносіїв за 2009 рікАналіз Зміцнення матеріально-технічної та навчально-методичної бази школи Інформація

Лютий з/ п Зміст роботиТермін виконання Форма контролю Відмітк а про виконан ня Організаційно-педагогічні заходи Контроль за виконанням Річного плану роботи школи та прийнятих рішень Протокол Проведення нарад при директоріІ т.Протокол Виховний процес Контроль за позакласною роботою з фізкультуриНаказ Соціальний захист Контроль за роботою харчоблокуІІІ т.Акт Контроль за виконанням санітарно-гігієнічного режимуІ т.Акт Робота з кадрами Контроль за ходом атестаціїІфнормація

Лютий Робота з батьками і громадськістю Робота щодо звернень громадянПротокол Акт Контроль за підготовкою до Дня відкритих дверейІІ т.Інформація Охорона праці Контроль за чергуванням вчителівІІІ т.Довідка Робота бібліотеки Контроль за роботою бібліотекиНаказ Фінансово-господарська діяльність Контроль за економією енергоносіївПлан Контроль за перспективним плануванням поточного ремонтуПлан Контроль за підготовкою школи до ЗНОІV т.Інформація

Березень з/ п Зміст роботиТермін виконання Форма контролю Відмітк а про виконан ня Організаційно-педагогічні заходи Контроль за виконанням Річного плану роботи школи та прийнятих рішень Протокол Проведення нарад при директоріІ т.Протокол Про роботу над проектом річного плану на новий навчальний рік І т.Протокол Контроль за підготовкою і проведенням пед. радиПротокол Виховний процес Контроль за відвідуванням учнями навчальних занятьІІ т.Наказ Соціальний захист Контроль за роботою харчоблокуІV т.Акт Контроль за виконанням санітарно-гігієнічного режимуАкт

Березень Робота з кадрами Контроль за попередньою тарифікацією педагогічних кадрів на новий навчальний рік ІV т.Тарифікаці я Контроль за ходом атестаціїІнформація Проект графіку літніх відпусток, відпусток без збереження заробітної плати ІV т.Графік Робота з батьками і громадськістю Робота щодо звернень громадянПротокол Акт Робота з батьками щодо формування 10 класівІV т.Протокол Бесіди з батьками майбутніх першокласниківІІІ т.Протокол

Березень Охорона праці Огляд противопожежних засобів та засобів протипожежної безпеки ІІІ т.Протокол Контроль за виконанням правил внутрішнього трудового розпорядку ІV т.Наказ Фінансово-господарська діяльність Контроль за економією енергоносіївПлан Визначення обсягу ремонтних робітПлан Контроль за списанням матеріальних цінностейІV т.Акт Контроль за початком робіт з благоустрою шкільної територіїАкт Контроль за здійсненням підготовки до ремонту шкільних приміщень Акт

Квітень з/ п Зміст роботиТермін виконання Форма контролю Відмітк а про виконан ня Організаційно-педагогічні заходи Контроль за виконанням Річного плану роботи школи та прийнятих рішень Протокол Проведення нарад при директоріІ т.Протокол Робота з підготовки проекту річного плану на новий навчальний рік Проект Виховний процес Контроль за проведенням виховних заходівПротокол Соціальний захист Контроль за виконанням санітарно-гігієнічного режимуІІІ т.Акт Контроль за організацією літнього оздоровлення дітейІV т.Наказ Контроль за підготовкою та проведенням військово-польових зборів І т.Наказ

Квітень Робота з кадрами Подання атестаційних матеріалів на встановлення вищої категорії, присвоєння педагогічних звань та нагород І т.Подання Підсумки атестації педагогічних працівниківІV т.Наказ Робота з батьками і громадськістю Робота щодо звернень громадянПротокол Акт Підготовка до засідань загально шкільних батьківських зборів, Ради школи, піклувальної ради ІV т.Протокол Звернення до шефів щодо оздоровлення дітейІІІ т.Листи Робота бібліотеки Контроль за організацією підписки на методичну літературуІV т.Інформація Аналіз забезпеченості підручникамиАналіз

Квітень Охорона праці Підготувати і провести День ЦОІІ т.Наказ Фінансово-господарська діяльність Контроль за економією енергоносіївПлан Контроль за складанням плану підготовки матеріально- технічної бази до нового навчального року І т.План Контроль за роботою щодо благоустрою шкільної територіїАкт

Травень з/ п Зміст роботиТермін виконання Форма контролю Відмітк а про виконан ня Організаційно-педагогічні заходи Контроль за виконанням Річного плану роботи школи та прийнятих рішень Протокол Контроль за підготовкою до ДПАІ- ІІІ т.Наказ Контроль за проведенням ЗНОІ т.Наказ Соціальний захист Контроль за роботою харчоблокуІІ т.Акт Контроль за підготовкою роботи пришкільних таборівІV т.Наказ Збереження контингенту учнів.ІV т.Інформація Аналіз набору в 1, 10 класиІ-ІІ т.Інформація

Травень Робота з кадрами Корегування попередньої тарифікації педагогічних кадрів на новий навчальний рік І т.Наказ Робота з батьками і громадськістю Робота щодо звернень громадянПротокол Акт Звернення до шефів щодо допомоги в підготовці школи до нового навчального року І т.Листи Робота бібліотеки Підсумки огляду Живи, книго!ІV т.Наказ Охорона праці Аналіз роботи з ОП, ТБ, безпеки життєдіяльностіІV т.Наказ Фінансово-господарська діяльність Контроль за економією енергоносіївПлан Корегування плану підготовки школи до нового навчального року І т.План Контроль за початком ремонтних робітІV т.Інформація

Червень, липень з/ п Зміст роботиТермін виконання Форма контролю Відмітк а про виконан ня Організаційно-педагогічні заходи Контроль за виконанням Річного плану роботи школи та прийнятих рішень Протокол Проведення нарад при директоріІ т.Протокол Контроль за оформленням та видачею документів про освітуІІІ т.Протокол Контроль за проведенням ДПАІ-ІІІ т.Наказ Виховний процес Контроль за проведенням випускного балу та Святкової педради ІІІ т.Наказ Соціальний захист Контроль за виконанням санітарно-гігієнічного режимуІ-ІІІ т.Наказ Контроль за роботою пришкільних таборівНаказ, інформація

Червень, липень Робота з батьками і громадськістю Робота щодо звернень громадянПротокол Акт Звіт керівника перед педагогічним колективом і громадськістюІІІ т.Звіт Фінансово-господарська діяльність Контроль за економією енергоносіївПлан Контроль за ремонтом шкільних приміщень та кабінетівІнформація Контроль за станом території в період роботи пришкільних таборів Інформація