Приймання документів Уся кореспонденція, що надходить до установи поштою, факсом чи доставляється кур'єром, приймається канцелярією або секретарем-референтом.
У канцелярії розкриваються всі конверти за винятком іменних листів; При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах.
У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові, а другий залишається в канцелярії.
Неправильно оформлені (непідписані, незареєстровані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю.
Розгляд документів Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії установи або інша призначена для цього особа.
Метою попереднього розгляду документів є : розподіл їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків;
визначення необхідності їх реєстрації; встановлення строку виконання.
Розгляд документів здійснюється у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час.
Керівництву установи передаються документи урядових та інших вищих органів, документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.
Реєстрація документів Реєструються документи для їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.
Реєстрації підлягають документи: що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою; що створюються і використовуються в установі; що надходять від інших установ і приватних осіб.
Кожний документ реєструється в установі лише раз: вхідні - днем надходження або не пізніше наступного дня; створювані - днем підписання або затвердження.
Для реєстрації вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка.
В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу). У разі взяття документа на контроль, виготовляються три примірники.
Реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки. Такі картотеки зазвичай складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів.
Форми реєстрації документів: Журнальна форма реєстрації: - нормативних документів - урядових документів - наказів з основних питань
- наказів щодо особового складу - відряджень співробітників - актів ревізій фінансово-господарської діяльності
Автоматизована реєстрація документів: Проводиться централізовано в місцях реєстрації документів; Запис здійснюється з реєстраційно- контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації.
На документах, що реєструються канцелярією або секретарем-референтом, на нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп.
Виконав студент групи ФБС 3-09 Білоножко Олександр