1

2

1.1 Предмет и задачи делопроизводства В соответствии с ГОСТом Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»: «Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». 3

1.2 Документирование «Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам». Результатом документирования является документ. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. 4

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. Все официальные документы имеют общие и специальные функции. 5

Общие функции: Информационная (документ создают для сохранения информации) Социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью) Коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами); Культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества) 6

Специальные функции: Управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить, плановые, отчетные, организационно-распорядительные и др. документы) Правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе) Функция исторического источника (документ - это источник исторических сведений о развитии общества) после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив 7

Состав документов в организации зависит от: - порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность); - объема и характера взаимосвязей в организации; - характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами. 8

1.3 Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. 9

Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел. 10

С делопроизводством тесно связана другая отрасль деятельности - архивное дело. В соответствии с Федеральным законом РФ от архивное дело - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов. Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. 11

1.4 Системы организации делопроизводства Существует следующие системы организации делопроизводства в организациях: - централизованные; - частично-централизованные; - децентрализованные системы. 12

1.5 ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ Документационное обеспечение управления (ДОУ) организации выполняет специальное структурное подразделение. Возможное название специального структурного подразделения ДОУ: - управление делами; - общий отдел; - канцелярия; -секретариат. В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. 13

Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации). Цели службы ДОУ: 1) организация работы; 2) руководство документационным потоком; 3) координация видов работ с документами; 4) контроль за последовательностью работы с документами. 14

Задачи службы ДОУ: 1) оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов; 2) создание условий для движения документов (регистрация, контроль за движением и исполнением); 3) создание условий для поиска исполненных документов; 4) создание условий для хранения документов; 5) унификация форм документов; 6) сокращение по возможности документооборота; 7) методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации; 8) внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники. 15

Функции службы ДОУ: 1) разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; 2) обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа; 3) доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству; 4) контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки; 5) изготовление и размножение документов; 6) разработка номенклатуры дел, хранение дел; 7) контроль за работой с документами в структурных подразделениях; 8) организация работы архива; 9) повышение квалификации работников службы ДОУ. 16

1.6 Корреспонденция Корреспонденция (от correspondeo – отвечаю, осведомляю) означает взаимную переписку, письменные сношения. Коммерческая корреспонденция – это совокупность знаний, необходимых для надлежащей переписки по торговым делам. 17

Коммерческая корреспонденция имеет свои установленные торговыми обычаями формы и терминологию. Переписка, правила ее оформления входят в систему информационно-справочных документов, которые также рассматриваются в курсе делопроизводства. Существуют и другое определение термина корреспонденция. Под корреспонденцией понимают жанр публицистики, предметом которого выступает конкретная социальная ситуация, ограниченная местом и временем. Корреспонденция – один из наиболее распространенных жанров в общеполитической прессе; темой ее, как правило, являются оперативные производственно-экономические вопросы. 18

19

20

Делопроизводство и корреспонденция Модуль 1 Теоретические основы дисциплины Контрольный опрос, защита лабораторной работы 1 Коллоквиум 1 Модуль 2 Системы документации Контрольный опрос, защита лабораторной работы 2,3 Коллоквиум 2 Модуль 3 Организация работы с документами Контрольный опрос, защита лабораторной работы 4 Коллоквиум 3 Зачет 21

1. Делопроизводство : учебник для вузов /Т.В. Кузнецова, и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ – ДАНА, Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М.:ИНФРА-М, Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия / М.В. Стенюков. – М.: Книга сервис, Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства предприятия (на основе ГОСТ Р ): учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М.: Издательство РДЛ,

5. Т.И. Макрушина Правила оформления документов. Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по курсу «Делопроизводство и корреспонденция». БТИ. – Бийск. : Из-во Алт.гос. тех.ун-та, 2005, 51 с – 100 экз. 6. Т.И. Макрушина Особенности составления деловых писем. Методические рекомендации по выполнению лабораторных работ по курсу «Делопроизводство и корреспонденция». БТИ. – Бийск. : Из-во Алт.гос. тех.ун-та, 2005, 55 с – 100 экз. 7. Т.И. Макрушина Делопроизводство и корреспонденция. Методические рекомендации и задания к выполнению контрольных работ по курсу «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов всех форм обучения. БТИ. – Бийск. : Из-во Алт.гос. тех.ун-та, 2005, 44 с – 100 экз. 23

8. Макрушина, Т.И. Теоретические основы делопроизводства: методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» / Т.И. Макрушина, А.Л. Верещагин; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск : Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, – 54 с. 9. Макрушина, Т.И. Индивидуальные задания: методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» / Т.И. Макрушина, А.Л. Верещагин; Алт. гос. техн. ун-т, БТИ. – Бийск : Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, – 44 с. 24

Для того, чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию. Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. 25

Существуют различные системы документирования. Системы документирования: - административная; - статистическая; - коммерческая и др. 26

Предметом нашего изучения является административная система документирования. 1. Системы документирования по видам документов делится на: организационно-распределительную (ОРД) справочно-информационную по личному составу 2. Классификация по происхождению: официальные; личные. 27

3. Классификация по месту составления: внутренние; Внешние. 4. Классификация по содержанию: простые; сложные. 5. Классификация по форме: индивидуальные; трафаретные; анкетные; типовые. 28

6. Классификация по срокам исполнения: срочные ; несрочные. 7. Классификация по средствам фиксации: письменные ; графические ; фото- и кинодокументы. 8. Классификация по назначению (стадиям создания): подлинники; копии; выписка; дубликаты. 29

9. По степени гласности выделяют документы: обычные секретные для служебного пользования. 10. По юридической силе различают подлинные: действительные и недействительные подложные документы. 30

организационно-распорядительные по финансово-расчетным операциям по бухгалтерскому учету и др. По видам деятельности официальные личные По происхождению внутренние внешние По месту составления простые сложные По содержанию индивидуальные трафаретные типовые По форме срочные несрочные По срокам исполнения письменные графические фото- и кинодокументы По средствам фиксации подлинники копии выписки дубликаты По назначению обычные секретные для служебного пользования По степени гласности подлинные: действительные и недействительные подложные По юридической силе 31

Цель классификации документов: 1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации. 2. Экономия труда за счет использования информационно- справочного аппарата (предметно-тематического каталога). 32

Значение классификации документов: - обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве; - повышение оперативности работы с ними. Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел. Основной признак классификации - содержание документа. 33

На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. 34

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей. В период правления Владимира Святославовича в Киеве - столице Древнерусского государства ( гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности "печатников" - хранителей княжеской печати, "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах. 35

Древнерусское государство имело свою письменность, которая использовалась для документирования частной жизни: письма новгородцев на бересте, правовых отношений, охраны собственности: жалованные, вкладные грамоты. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.) и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. 36

Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). 37

В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались "ларником" и уничтожались в присутствии свидетелей. Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Лучший пергамент привозили из Греции. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения. 38

В период феодальной раздробленности (XI–XV вв.) развитие феодальных отношений фиксируется в частноправовых актах: купчие грамоты на землю и иное имущество; кабалы заемные, закладные, служилые на заем денег, движимого и недвижимого имущества; полные грамоты на продажу в рабство; отпускные грамоты при отпуске на свободу, судебные грамоты, указные грамоты, судные списки, правовые и бессудные грамоты и др.. Этот период характеризуется накоплениям традиций в области составления документов: формуляры документов, подписи, скрепы, печати; черновик и беловик. 39

Период с XVIXVII вв. получил название «приказного делопроизводства» по названию первых государственных учреждений – приказов. Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении находились дьяк и подьячие, подразделявшиеся на «старых», «средней руки» и «младших». Структурными подразделениями приказов были столы. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Для учреждений XVIXVII вв. характерна «столбцовая техника делопроизводства»: челобитная память, приписи, справа, отметки о поступлении, редко использовали боярские и писцовые книги, грамоты и указы Боярской думы, опись царского архива. 40

41

Опись царского Архива 42

Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Основным законодательным актом в делопроизводстве стал «Генеральный регламент», утвержденный 28 февраля 1720 г. Петром. Основной принцип принятия решений – коллегиальный, узаконенный Генеральным регламентом. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Указ Петра I 1700 г. столбцы были замены на тетради. В XVIII в. появляется новые виды документов – протоколы, прошения; из текста выделялись отдельные реквизиты. 43

44

45

Начало нового этапа развития делопроизводства в России связано с созданием министерств. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX начала XX вв. называют министерским. Второй важный принцип – принцип иерархии. Местные учреждения осуществляли работу с документами в соответствии с требованиями «Общего губернского учреждения» 1775 г. 46

Организацию работы с документами в XIX в. следует рассматривать как четкую систему, обеспечивавшую движение, учет, контроль и хранение управленческих документов: от императора министр получал: указы и повеления направлял – доклады и представления; от Государственного совета: высочайше утвержденные мнения – представления; от Сената: сенатские указы – представления, рапорты, доношения; от Комитета министров: выписки из журналов заседаний – записки и представления. 47

Появились бланках с угловым расположением реквизитов. На протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками». Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм. 48

49

50

Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка. В 20-е годы развернулось массовое движение за научную организацию труда (НОТ) и научную организацию управленческого труда (НОУТ). Развитие научной организации управленческого труда связано с деятельностью Народного комиссариата рабоче- крестьянской инспекции (НК РКИ). Были созданы при НК РКИ Государственного бюро организационного строительства (Оргстрой) и Института техники управления (ИТУ). 51

При ИТУ был создан Кабинет стандартизации; были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др., форматов бумаги, а также стандартизировались материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели. Значительное влияние на процессы документирования оказала Конституция 1936 г., закрепившая иерархию управленческих документов. В 40-е годы методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление. В е годы были созданы инструкции по делопроизводству, первые ГОСТы и Общесоюзные классификаторы. 52

53

54

55