Засідання Школи резерву керівних кадрів ЗНЗ Тема засідання: Оформлення службових документів. Трудові книжки

Заповнення титульного аркуша Неправильне написання прізвищ, імен, по батькові, числа, року й місяця народження Виправлення не допускаються, бланк вважається зіпсованим (анульованим), списується по акту форми П-11 (затверджена наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 р. 277) і заповнюється новий бланк Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) "на слух". Прізвище, ім'я, по батькові повністю без скорочень і дату народження записують на підставі даних паспорту. Згідно з пунктом 1.4 Інструкції, особи, що вперше приступають до роботи і не мають трудової книжки, зобов'язані пред'являти паспорт (свідоцтво про народження).

Заповнення титульного аркуша Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписують нерозбірливо В кінці титульного аркуша трудової книжки відповідальні працівники кадрових служб повинні ставити не свій особистий підпис, а писати розбірливо своє прізвище, без скорочень і об'єднання з ініціалами У працівника не проставлено печатку на титульному аркуші трудової книжки. Це виявлено після закінчення декількох років роботи на інших підприємствах. Титульний аркуш засвідчується печаткою організації, у якій уперше заповнюється трудова книжка, або печаткою кадрової служби цієї організації (п Інструкції). Для виправлення помилки працівник повинен звернутися на підприємство, яке не проставило печатку. Якщо воно ліквідоване, то зміни може внести правонаступник, а у випадку його відсутності - вища організація, якій було підпорядковане це підприємство, а якщо немає вищої організації - міські (обласні) архівні установи (п. 2.8 Інструкції).

Заповнення титульного аркуша Печатка на титульному аркуші трудової книжки закриває підпис власника трудової книжки й особи, що заповнила цей документ. Печатка ставиться на місці, установленому на бланку трудової книжки (М.П.), і не повинна закривати особистих підписів. Після заповнення першої сторінки (титульного аркуша) трудової книжки й вкладишів до неї не проставляється підпис власника трудової книжки. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених записів (п Інструкції).

Заповнення титульного аркуша Запис про зміну прізвища, зроблений на внутрішній стороні обкладинки, не завірений печаткою. Зміни персональних даних підтверджуються паспортом, свідченням про шлюб, про розірвання шлюбу з посиланням на номер і дату цих документів. Зміни вносяться на внутрішній стороні обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або працівника кадрової служби й печаткою підприємства або відділу кадрів (п Інструкції). При зміні прізвища на титульному аркуші трудової книжки колишній запис замазаний коректором або закреслений так, що не читається. При зміні прізвища, імені, по батькові, дати народження колишній запис закреслюється однієї рисою (при цьому повиннен легко читатися). Зверху, знизу, або на тому ж рядку записують нові дані. В іншому випадку бланк трудової книжки визнається зіпсованим і підлягає знищенню по акту форми П-11, а працівникові має бути виданий дублікат.

Заповнення титульного аркуша Працівнику оформили зміну прізвища на титульному аркуші трудової книжки, але не внесли ці зміни у вкладиш трудової книжки. Якщо в трудовій книжці є вкладиш, то зміни на титульному аркуші трудової книжки дублюються й на титульному аркуші вкладиша. У трудову книжку запис внесений ручкою із зеленими або червоним чорнилом. Записи в трудову книжку вносяться акуратно кульковою або пір'яною ручкою чорним, синім або фіолетовим чорнилом (п. 2.4 Інструкції).

Заповнення дубліката трудової книжки При оформленні нової трудової книжки замість втраченої або ушкодженої не ставляться написи "Дублікат" або "Виданий дублікат". Згідно з пунктами 5.1 і 5.5 Інструкції у випадку втрати трудової книжки оформлюється нова із вказівкою в правому верхньому куті першої (титульної) сторінки "Дублікат". У випадку ушкодження трудової книжки (обгоріла, порвана, забруднена) на першій сторінці непридатної трудової книжки робиться напис "Виданий дублікат". При заповненні дубліката трудової книжки в розділ "Відомості про роботу" (графа 3) не вноситься запис про загальний стаж працівника в минулому. Якщо працівник до працевлаштування на дане підприємство мав робочий стаж, то при заповненні дубліката трудової книжки перед першим записом у розділі "Відомості про роботу" у графі 3 у першу чергу вноситься запис про загальний стаж його роботи.

Вкладиш до трудової книжки У трудовій книжці не проставляється штамп із написом "Виданий вкладиш". Вкладиш не вшивається в трудову книжку. Якщо в трудовій книжці працівника заповнені всі сторінки одного з розділів, видається вкладиш до трудової книжки. Про кожен виданий вкладиш на першій (титульній) сторінці трудової книжки вгорі ставиться штамп розміром 10 х 25 "Виданий вкладиш", вказується серія й номер вкладиша.

Найменування організації При прийманні на роботу в розділі "Відомості про роботу" не записується, у вигляді заголовка, повне найменування організації відповідно до її статуту Найменування організації може бути проставлене спеціальним штампом або від руки. При прийманні на роботу в 3-й графі трудової книжки спочатку у вигляді заголовка пишеться повне найменування організації відповідно до установчих документів. У графі 3 трудової книжки в заголовку найменування організації допускаються помилки Якщо при заповненні трудової книжки допущена й помічена помилка в заголовку найменування організації, то рядком нижче від помилкового запису вноситься правильний.

Найменування організації У графі 3 трудової книжки виявлена помилка в заголовку найменування організації в період роботи працівника на інших підприємствах. Надсилається письмовий запит в організацію, що допустила помилку. Отриманий документ із попереднього місця роботи, у якому зазначена правильна назва, зберігають у трудовій книжці. У трудові книжки не вносяться відомості про зміну найменування організації. Згідно з пунктом 2.15 Інструкції записи про перейменування організації без вказівки порядкового номера й дати вносяться в розділ трудових книжок "Відомості про роботу". У графі 4 приводиться підстава - наказ про перейменування. Записи про зміну найменування організації, внесені в трудову книжку, засвідчують печаткою. Печатка в розділі "Відомості про роботу" ставиться тільки при оформленні звільнення з організації після підпису керівника або особи, відповідальної за ведення трудових книжок (п. 2.4 Інструкції).

Відомості про роботу Неточні або неправильні записи, внесені в розділ "Відомості про роботу", закреслюються й виправляються позначкою "Виправленому вірити". Закреслювання неправильних записів не допускається. Необхідні виправлення вносяться згідно з пунктом 2.10 Інструкції. При внесенні відомостей про приймання на роботу переписана майже вся інформація з наказу Інструкція передбачає внесення відомостей про назву відділу й посади без вказівки окремих особливостей і характеру роботи. Накази про приймання на роботу не містять відомостей про структурний підрозділ, у який прийнятий працівник (цех, ділянка, відділ), а також про розряд. Зміст наказу (розпорядження) повинен відповідати умовам укладеного трудового договору. При його оформленні вказується структурний підрозділ, посада, розряд, а також інші умови приймання на роботу. Відповідно, необхідні відомості вказуються й у трудовій книжці.

Відомості про роботу Найменування посади або професії, записане в трудову книжку, не відповідає Класифікатору професій. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, вносяться в трудову книжку відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі професій (п Інструкції). У випадку виявлення невідповідності виправлення здійснюється в порядку, передбаченому пунктом 2.10 Інструкції. Найменування посади або професії в трудовій книжці не відповідає посаді, зазначеній в наказі про приймання на роботу. Усі записи в трудовій книжці повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження) (п. 2.4 Інструкції). Неправильний запис виправляється в порядку, передбаченому пунктом 2.10 Інструкції.

Відомості про роботу У розділ "Відомості про роботу" вносяться записи: - про тимчасове переведення на іншу посаду (наприклад, під час декретної відпустки або хвороби іншого працівника); - про суміщення працівником іншої професії (посади) або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. Записи про тимчасове переведення працівників на іншу роботу, суміщення ними професій (посад) або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника в трудову книжку не вносяться. Запис про приймання на роботу засвідчується підписом відповідальної особи й печаткою підприємства. Печаткою засвідчуються тільки записи про звільнення після підпису особи, відповідальної за ведення трудових книжок (п. 2.4 Інструкції).

Відомості про роботу Назва підприємства включається в текст запису про приймання на роботу. Назва підприємства пишеться в графі 3 у вигляді заголовка (п Інструкції). При записі в трудову книжку причини звільнення не робиться посилання на відповідну статтю КЗПП. Записи в трудові книжки про причини звільнення повинні вноситися в точній відповідності з формулюваннями чинного трудового законодавства та з посиланням на відповідну статтю й пункт закону (п Інструкції). Невірний запис у трудовій книжці виявлений після оформлення звільнення, коли поставлений підпис і печатка. Спочатку в трудовій книжці у вигляді заголовка пишеться найменування підприємства. Ставиться порядковий номер запису по хронології (наступний після запису про звільнення), дата і вноситься виправлення в порядку, передбаченому пунктом 2.10 Інструкції. Виправлення засвідчується підписом працівника кадрової служби й печаткою.

Відомості про роботу Запис про звільнення завірений печаткою іншої фірми. Цей запис визнається недійсним, потім робиться правильний запис у порядку, передбаченому пунктом 2.10 Інструкції, і ставиться потрібна печатка. Записи в розділі "Відомості про роботу" не нумеруються або нумерація переривається. Порядкові номери з 1 по 9 пишуться як 01, 02, 03 і т.д. Закреслювання неточних або неправильних записів не допускається. Відомості про роботу обов'язково нумеруються. У графі 1 ставлять порядковий номер запису (1, 2 і т.д.), у графі 2 вказують дату приймання на роботу (переведення, звільнення) відповідно до наказу, наприклад: (п Інструкції).

Відомості про роботу У графі 2 трудової книжки дати приймання на роботу проставлені римськими цифрами або шістьма арабськими цифрами, рік написано двома цифрами. Записи в графі 2 трудової книжки виконуються арабськими цифрами, число й місяць - двозначними цифрами, рік - чотиризначною цифрою (п. 2.4 Інструкції). У графі 2 помилково проставлені дати приймання на роботу переведення, звільнення) закреслюються. Закреслювати, підчищати записи з помилковим зазначенням дати приймання на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення не допускається. Дати записів у трудових книжках не відповідають датам, зазначеним у наказах про приймання, переведення на іншу постійну роботу або звільнення. Записи в трудових книжках повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження) (п. 2.4 Інструкції).

Відомості про роботу У графі 4 слово "Наказ" пишеться скорочено "Н.". У трудовій книжці краще не допускати будь-яких скорочень. Назва документа, на підставі якого внесений запис, пишеться повністю У графі 4 робиться запис із порушенням самої форми запису, наприклад: "Наказ 34 від ". У графі 4 трудової книжки зазначена необхідна послідовність внесення запису (документ, його дата й номер), тому слід писати: "Наказ від ". У розділі "Відомості про роботу" кадровики роблять позначки на сторінках трудових книжок про стаж роботи працівників на різних підприємствах. Подібний "досвід" не відповідає Інструкції. Ніякі додаткові відомості не можуть бути внесені в офіційний бланк трудової книжки, у т.ч. для службового користування.

Відомості про роботу Між записами в трудовій книжці пропущені рядки. З метою попередження можливих порушень (наприклад, неправомірного дописування періодів роботи, переведення на іншу посаду й т.п.) пропуск рядків між записами в трудовій книжці не допускається. Навчальні заклади оформляють трудові книжки студентам, які їх не мають, і вносять у них записи про час навчання на денному відділенні. Випускникам навчальних закладів, які не мають трудових книжок, цей документ виписується за місцем роботи. Окремим рядком у нього вноситься запис про час навчання у вищому навчальному закладі з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів (п Інструкції).

Відомості про роботу У трудові книжки осіб, що відбувають покарання у вигляді виправних робіт без позбавлення волі, не вноситься запис про те, що даний період не зараховується в загальний і безперервний стаж роботи. Згідно з пунктом 2.21 Інструкції час відбування виправних робіт без позбавлення волі не зараховується в загальний і безперервний трудовий стаж, про що в трудовій книжці робиться відповідний запис У трудові книжки працівників не своєчасно вносяться записи про приймання на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення. Записи в трудові книжки про приймання на роботу, переведенні на іншу постійну роботу вносяться не пізніше тижневого строку після видання наказу, а у випадку звільнення - у день звільнення (п. 2.4 Інструкції).

Нагородження та заохочення У графі 3 розділів "Відомості про нагородження" і "Відомості про заохочення" запису в трудову книжку вносяться без зазначення найменування організації, яка заохочує працівника. У графі 3 зазначених розділів спочатку проставляється у вигляді заголовка повне найменування організації, потім рядком нижче вносяться записи про нагородження/заохочення. У графі 3 розділів "Відомості про нагородження" і "Відомості про заохочення" допущена помилка. Зміни неправильного запису в зазначених розділах здійснюються в загальному порядку згідно з пунктом 2.10 Інструкції

Нагородження та заохочення Відомості, внесені в розділи трудової книжки "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення", не засвідчуються печаткою підприємства. Записи про нагородження й заохочення, внесені в трудову книжку за час роботи на підприємстві, повинні бути завірені підписом керівника підприємства або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, і печаткою підприємства або відділу кадрів (п. 2.4 Інструкції). У розділ "Відомості про заохочення" вносяться записи про всі премії, одержувані працівником. У трудовій книжці не відображаються записи про премії, передбачені системою заробітної плати або ті, що носять регулярний характер (п Інструкції).

Нагородження та заохочення Відомості, внесені в розділи трудової книжки "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення", не засвідчуються печаткою підприємства. Записи про нагородження й заохочення, внесені в трудову книжку за час роботи на підприємстві, повинні бути завірені підписом керівника підприємства або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, і печаткою підприємства або відділу кадрів (п. 2.4 Інструкції). У розділ "Відомості про заохочення" вносяться записи про всі премії, одержувані працівником. У трудовій книжці не відображаються записи про премії, передбачені системою заробітної плати або ті, що носять регулярний характер (п Інструкції).

Нагородження та заохочення Напис "Відомості про нагородження" закреслюється. Замість нього проставляється напис "Відомості про роботу" і записи про роботу робляться на сторінках, призначених для внесення відомостей про нагородження й заохочення. Внесення записів про роботу на сторінках, не відведених для цих цілей, Інструкцією не передбачене. У випадку відсутності вільного місця для внесення відомостей про роботу виписується вкладиш до трудової книжки (п. 3.1 Інструкції).

Інше Після запису про звільнення не внесена інформація про підвищення кваліфікації за останні два роки перед звільненням. Після запису про звільнення в трудові книжки працівників працездатного віку вноситься запис про підвищення кваліфікації, якщо працівник проходив таке підвищення в останні два роки перед звільненням (п. 4.1 Інструкції) У трудові книжки працівників, що мають право на пенсію на пільгових умовах за Списком 1 або 2, не вносяться записи про результати атестації робочих місць. Згідно з пунктом 2.14 Інструкції якщо працівник має право на пенсію на пільгових умовах, у трудовій книжці робиться запис на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць. Запис повинен відповідати Спискам виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення

Інше Співробітники кадрових служб не знайомлять працівників із записами, внесеними в трудові книжки на підставі наказів (розпоряджень), під розпис в особистій картці форми П-2. Згідно з пунктом 2.5 Інструкції з кожним записом, внесеним в трудову книжку, працівник повинен бути ознайомлений під розпис в особистій картці (розділ IV "Призначення й переведення" типової форми П-2, затвердженої наказом Держкомстату й Міноборони України від 25 грудня 2009 р. 495/656). На невеликих підприємствах не ведуться книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Особи, відповідальні за ведення трудових книжок, ведуть книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма П-10, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 р. 277). У ній реєструються всі трудові книжки працівників, прийняті при працевлаштуванні й видані при звільненні.

Інше Трудові книжки працівників зберігаються в столах у фізичних осіб-роботодавців. Згідно з пунктом 2.20 Інструкції трудові книжки працівників, що працюють у фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності й фізичних осіб, що використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, куховарки, няньки, водії), зберігаються безпосередньо в працівників. Фізичні особи- роботодавці заповнюють першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки працівникові, що приступає до роботи вперше. Фізична особа-роботодавець не має права заповнювати першу сторінку трудової книжки, тому що документ повинен бути оформлений і підписаний особою, відповідальною за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка підприємства (або кадрової служби), на якому уперше заповнюється трудова книжка (п Інструкції).

Інше Чисті бланки трудових книжок і вкладиші до них зберігаються в сейфі в працівників кадрових служб. Згідно з пунктом 7.2 Інструкції бланки трудових книжок і вкладиші до них зберігаються в бухгалтерії як документи строгої звітності й видаються за заявкою в підзвіт особі, відповідальному за ведення трудових книжок.