Оптимизация документооборота на предприятиях железнодорожного транспорта

Актуальность Наличие практики двойного документооборота на предприятиях

Цели проекта. Дерево целей. Генеральная цель: обеспечить динамичное развитие предприятия Экономические подцели Организационные подцели Социально- психологические подцели

Экономические подцели Добиться экономии рабочего времени Добиться экономии рабочего времени Повысить производительность труда Повысить производительность труда Снизить издержки на расходные материалы Снизить издержки на расходные материалы Обеспечить экономический рост Обеспечить экономический рост

Организационные подцели Повысить эффективность работы с документами Повысить эффективность работы с документами Ускорить процессы принятия решений Ускорить процессы принятия решений Повысить уровень контроля Повысить уровень контроля Повысить прозрачность документооборота Повысить прозрачность документооборота

Социально-психологические подцели Снизить физическую и психологическую нагрузку на человека Снизить физическую и психологическую нагрузку на человека Сократить трудозатраты Сократить трудозатраты Повысить уровень компьютерной грамотности сотрудников Повысить уровень компьютерной грамотности сотрудников Сократить ошибки вследствие человеческого фактора Сократить ошибки вследствие человеческого фактора

Задачи Изучить состояние документооборота на предприятии на сегодняшний день и выявить проблемы Изучить состояние документооборота на предприятии на сегодняшний день и выявить проблемы Сравнить возможные способы исключения двойного документооборота Сравнить возможные способы исключения двойного документооборота Разработать меры по внедрению наиболее оптимальной системы документооборота Разработать меры по внедрению наиболее оптимальной системы документооборота

Текущее состояние документооборота Сложность корректировки документов в электронном виде и на бумажном носителе Сложность корректировки документов в электронном виде и на бумажном носителе Неудобство обработки данных на бумажных носителях Неудобство обработки данных на бумажных носителях Большая вероятность ошибок при внесении и переносе данных Большая вероятность ошибок при внесении и переносе данных Двойная работа Двойная работа Большие затраты на расходные материалы Большие затраты на расходные материалы

Возврат к бумажному документообороту Положительные стороны Будет исключен двойной документооборот Будет исключен двойной документооборот Система может функционировать при отсутствии электроэнергии Система может функционировать при отсутствии электроэнергии Отрицательные стороны Низкая скорость документооборота Низкая скорость документооборота Сложность хранения объемных архивов и поиска в них информации Сложность хранения объемных архивов и поиска в них информации Низкая производительность труда Низкая производительность труда Большая физическая и психологическая нагрузка на человека Большая физическая и психологическая нагрузка на человека Большая вероятность утери документов в процессе оборота Большая вероятность утери документов в процессе оборота Сложность восстановления поврежденных или утерянных документов Сложность восстановления поврежденных или утерянных документов Низкое качество хранения Низкое качество хранения

Переход к полному электронному документообороту Положительные стороны Высокая скорость документооборота Высокая скорость документооборота Простота корректировки и обработки документов Простота корректировки и обработки документов Высокая сохранность документов Высокая сохранность документов Эффективная коллективная работа над документами Эффективная коллективная работа над документами Высокий уровень прозрачности оборота и контроля Высокий уровень прозрачности оборота и контроля Не требуется большого объема под архивы Не требуется большого объема под архивы Автоматизация рабочего места Автоматизация рабочего места Будет исключен двойной документооборот Будет исключен двойной документооборот Отрицательные стороны Необходимость обучения персонала Необходимость обучения персонала Затраты на внедрение Затраты на внедрение

Меры по внедрению Разработка нормативно-правовой базы Разработка нормативно-правовой базы Подготовка материально-технической базы Подготовка материально-технической базы Разработка недостающих и усовершенствование существующих АРМов Разработка недостающих и усовершенствование существующих АРМов Внедрение системы электронно-цифровых подписей Внедрение системы электронно-цифровых подписей Обучение персонала Обучение персонала

Команда проекта Голенков Антон Павлович Голенков Антон Павлович Кубрак Евгений Семенович Кубрак Евгений Семенович Ляшенко Александр Викторович Ляшенко Александр Викторович Нехорошков Евгений Владимирович Нехорошков Евгений Владимирович Рогозин Руслан Васильевич Рогозин Руслан Васильевич Ходырев Максим Константинович Ходырев Максим Константинович