§18. Администрирование В этом параграфе вы узнаете: по каким правилам строится управление внутри организации; какие документы регламентируют деятельность организации; как строится делопроизводство; почему необходимо делегировать полномочия Основные понятия: администрирование;процедуры;делопроизводство;документ; делегирование полномочий; норма управляемости

1. Администрирование это регулярный менеджмент. Администрирование появляется тогда, когда управление усложняется, коммуникации растут, менеджер тонет в потоке информации, не успевает принимать решения.

Классик административной школы управления, немец­кий социолог Макс Вебер ( ) разработал систему взаимосвязей между подразделениями, уровнями иерархии в организации, работниками. Такая система получила название бюрократической организации.

Администрирование (регулярный менеджмент) это функция менеджмента по формализации отношений внутри организации и по ее управлению посредством установления правил, законов, процедур.

2. Описание процедур Описание процедур начинается с выяснения, кто и что делает в организации. Процедурами называются упорядоченные и зафиксированные в документах коммуникации внутри организации.

Все начинается с инвентаризации всех основных функций, связанных с деятельностью фирмы. Определяется, какие организационные звенья, подразделения, службы необходи­мы, чтобы эти функции выполнялись. За подразделениями закрепляются должности работников. В итоге все функции должны быть за кем-то записаны. Таким образом, задается определенный ряд записей классификатор необходимых функций.

На следующем этапе выписываются все функции, имеющиеся в организации, до того уровня детализации, который необходим. Получается еще один документ классифика­тор существующих функций. Наконец, документы объединяются. Менеджер, по сути, закрепляет записи одного классификатора за записями другого (ставит в ячейках единицы или графически определяет связи между записями классификаторов). Выполнив диагностику предприятия, он получает матричную проекцию организационной структуры и функций организации.

Итогом всей работы становится принятое общим собранием положение об организационно-функциональной структуре предприятия. Его дополняют следующие документы, регламентирующие деятельность организации:

штатное расписание перечень должностей, их функ­ций с соответствующей оплатой труда; правила внутреннего распорядка; положение об оплате труда; положения и приказы, регламентирующие деятельность отдельных подразделений, служб, отделов; учетная политика в организации; должностные инструкции, в которых определены функции должностей, обязанности, права работников, квалификационные требования к ним; трудовые договоры соглашения между работниками и работодателем об условиях труда и его оплате и т. д.

3. Делопроизводство Делопроизводство это самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности по документальному обеспечению управления.

Документ это зафиксированная на материальном носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Все многообразие документов можно классифицировать по различным основаниям. В зависимости от источника поступления различают документы: входящие (поступившие в организацию правительственные, ведомственные, обращения граждан); исходящие (отправляемые из организации ответы на входящие или инициативные документы); внутренние (создаваемые в данной организации и используемые для внутреннего обращения приказы, распоряжения и т. п.).

По характеру изложения содержания документы могут быть типовыми, трафаретными и индивидуальными.

Есть утверждение, что официальные документы не пишутся, а составляются. Чтобы правильно составить документ, надо руководствоваться государственными стандартами на управленческую документацию, пособиями по служебной корреспонденции.

4. Делегирование полномочий Один из основных принципов управления гласит: руководитель не должен заниматься частными вопросами, с которыми с большим успехом справился бы кто-либо из подчиненных.

Делегирование полномочий означает передачу задач и прав лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Применение делегирования полномочий позволяет повысить эффективность управления. Но кажущаяся его простота обманчива. Вопросы: «Какую часть полномочий передать? Какая структура управления при данной производственной ситуации является оптимальной? Сколько сотрудников должно непосредственно подчиняться руководителю?» не имеют однозначного ответа.

Теоретики управления значительное внимание уделили определению того, какой должна быть идеальная норма управляемости. Норма управляемости количество работников, непосредственно подчиненных одному руководителю.

Норма управляемости руководителя зависит от нескольких факторов: от типа производства (серийное, мелкосерийное, индивидуальное), его сложности и ответственности; от места руководителя в иерархической структуре, меры его ответственности и, естественно, величины эмоциональной нагрузки; от профессионализма руководителя; от уровня подготовки подчиненных; от оснащенности труда руководителя техническими средствами и эффективности коммуникационных связей.

5. Организация работы групп Одна из форм формализации совместной работы коллектива по достижению целей организация групповой работы сотрудников. Группа это ограниченная по численности совокупность лиц, находящихся в регулярном взаимодействии для совместного решения задач.

Создание и руководство группой является важной частью административной работы менеджера. Существуют обязательные этапы становления группы. Первый этап формирование. Второй этап конфликтность Третий этап нормирование Четвертый этап деятельность

Сложные проблемы, встающие перед руководством, требуют использования групповых методов принятия решений. Среди них выделим следующие. Метод мозговой атаки. Метод Делъфы (дельфийский метод) Метод номинальной групповой техники.

Вопросы и задания В чем смысл администрирования? Дайте определение делопроизводства и документирования. Как эти понятия соотносятся друг с другом? Почему делопроизводство является необходимым условием существования организации? Какие виды классификации документов вам известны? Попробуйте составить следующие виды документов: заявление, объяснительную записку, характеристику.