Письмо -обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, электронной почтой и т. д. Деловому человеку в процессе его деятельности приходится поддерживать связь с деловыми партнерами, клиентами и подчиненными. В век научно-технического прогресса для этого существует множество возможностей: телефон, электронная почта, факс, телеграф и другие. Но, несмотря на широкое распространение средств голосовой связи, деловая переписка не утратила своей актуальности. С помощью писем ведутся предварительные переговоры перед заключением сделки, выясняются отношения между предприятиями и организациями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Преимущества писем не сводятся только к тому, что в них можно более четко зафиксировать необходимую информацию. Важен и психологический фактор: хорошо оформленное письмо на фирменном бланке производит более яркое впечатление, чем устное сообщение, и подчеркивает уважение автора к адресату.
По текстообразующим признакам деловую переписку можно разделить : Регламентированная (стандартная) Нерегламентированная (нестандартная) Рассматривает и решает вопросы типичных ситуаций. Отличает высокий уровень стандартизации. Становится больше, потому что увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке.
Подготовка письма включает следующие стадии: Изучение существа вопроса Сбор необходимых сведений, в т. ч. из предыдущей переписки Подготовка проекта письма Согласование проекта (при необходимости) Подписание руководителем
Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: государственный герб РФ; наименование организации; справочные данные об организации; дата; регистрационный номер; ссылка на регистрационный номер и дату; адресат; текст; подпись; отметку о наличии приложений; фамилия и телефон исполнителя; печать в гарантийных письмах
Общие правила ведения деловой переписки Современные формы деловой переписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет тому назад. Родина их - Англия. Именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. За рубежом формальным сторонам деловой и личной корреспонденции уделяется больше внимания, чем в России. И поэтому, чтобы не испортить по неведению хороших взаимоотношений с партнерами за рубежом, этикет переписки должен строго соблюдаться.
Организации, занимающиеся бизнесом, как правило, используют для деловой переписки фирменные бланки, напечатанные типографским способом. Личные деловые письма печатаются на обычной бумаге. Бумага для письма должна быть чистой, аккуратно обрезанной. Служебные письма пишутся только по одному вопросу, при этом информация должна быть исчерпывающей, а письмо по возможности кратким. Объем служебного письма не должен превышать полутора страниц машинописного текста. В тех случаях, когда необходимо изложить более пространные сведения, справки, заключения и т. п., фактически деловым письмом будет письмо, сопровождающее эти документы (они будут приложением к письму). Объем приложений к письму и их количество не ограничены. Следует отвечать на полученные письма незамедлительно, в течение 10 дней. Если невозможно дать подробный ответ в такой срок, необходимо по крайней мере сообщить о получении письма и объяснить, почему произошла задержка с ответом. Письма благодарности за подарки, оказанные услуги и за все, что имеет отношение к вашему бизнесу, могут быть напечатаны на бланке фирмы. Следует писать на обычной бумаге лишь тогда, когда не выступают от имени фирмы или от себя как члена этой фирмы. Если это не первое письмо к партнеру, его следует начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо. Это не столько дань уважения, сколько уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе. Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающегося печатается на машинке под его рукописной подписью.
Конверт должен соответствовать бланку по качеству и плотности бумаги. Канцелярские принадлежности должны отличаться хорошим качеством и благородным вкусом. Никогда нельзя пользоваться нестандартными конвертами и бумагой, используемой для ежедневной деловой переписки. Все деловые письма следует печатать на машинке по крайней мере в двух экземплярах. Копия должна храниться в папке для корреспонденции. В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата отправления письма. Следующая форма, зародившаяся в США, сейчас часто используется в международной практике: февраль 6, Могут также использоваться и сокращения: 8 окт. 1995, дек. 15, Широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Никогда не допечатывайте деловое письмо на обратной стороне листа. Постарайтесь, чтобы предложения и абзацы в письме были как можно короче. Каждую новую мысль или идею необходимо начинать с красной строки и выражать эту мысль как можно проще и лаконичнее. Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение. И непременно: "Искренне Ваш", "С уважением" и т. п.
Факсограмма (телефакс, факс) В последнее время все больше в деловых контактах используется факс как средство связи, позволяющее существенно сэкономить время. получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Исторически включалась в состав телеграфной связи и является разновидностью электросвязи. Скорость передачи меньше минуты.
Электронное сообщение Электронное сообщение документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ПК, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик», через который осуществляется обмен сообщениями. Электронное сообщение состоит из: 1. адреса (или нескольких адресов получателей) 2. заголовка, содержащего служебную информацию 3. текста.
Спасибо за внимание!