«Основные характеристики и возможности СУБД Access» Преподаватель: Французова Г.Н,

Группа реляционных СУБД представлена на рынке программ­ных продуктов очень широко. Это, например, такие системы, как Paradox, Clarion, dBASE, FoxBASE, FoxPro, Clipper, Access. Важней­шей характеристикой любой СУБД является используемый в ней тип транслятора (интерпретатор или компилятор).

Программы, на­писанные для системы- интерпретатора, исполняются лишь в при­ сутствии самой системы. В настоящее время скорость работы таких программ не уступает скорости программ, сгенерированных компи­ лятором. Бесспорным преимуществом интерпретаторов для про­граммистов является удобство в разработке и отладке программных продуктов, а также при освоении языка.

Из вышеперечисленных СУБД dBASE, FoxPro, Access являются интерпретаторами, а Clipper компилятором. В пакетах dBASE и FoxPro имеется ком­ пилятор, позволяющий при желании сформировать ЕХЕ-файлы го­товых программ

Недостатком систем-компиляторов являются боль­шие суммарные затраты времени на многократную компиляцию и сборку («линковку») исходных модулей программы при ее отладке, что очень замедляет труд разработчика.

СУБД Access (фирма Microsoft) имеет достаточно высокие ско­ростные характеристики и входит в состав чрезвычайно популярно­го в нашей стране и за рубежом пакета Microsoft Office. Набор ко­манд и функций, предлагаемых разработчикам программных про­дуктов в среде Access, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных.

В Access поддерживаются разнообразные всплывающие и много­уровневые меню, работа с окнами и мышью, реализованы функции низкоуровневого доступа к файлам, управление цветами, настройка принтера, данные могут быть представлены в виде электронных таб­лиц и т. п. Система также обладает средствами быстрой генерации экранов, отчетов и меню, поддерживает язык управления запросами SQL, имеет встроенный язык Visual Basic for Applications (VBA), хо­ рошо работает в сети. СУБД Access позволяет использовать другие компоненты пакета Microsoft Office, такие, как текстовый процессор Word for Windows, электронные таблицы Excel и т. д.

Все перечисленные факторы определили выбор СУБД Access в качестве среды для практического изучения и реализации освещае­мых в книге вопросов проектирования баз данных.

Некоторые из средств Microsoft Access, существенно упрощающих разработку приложений: 1. Процедуры обработки событий и модули форм и отчетов. На встроенном языке VBA можно писать процедуры обработки событий, возникающих в формах и отчетах. Процедуры обработки событий хранятся в модулях, связанных с конкретными формами и отчетами, в результате чего код становится частью макета формы или отчета. Кроме того, существует возможность вызова функции VBA свойством события.

2. Свойства, определяемые в процессе выполнения. С помощью макроса или процедуры обработки событий можно определить практически любое свойство формы или отчета в про­цессе выполнения в ответ на возникновение события в форме или отчете.

3. Модель событий. Модель событий, похожая на используемую в языке Microsoft Visual Basic, позволяет приложениям реагировать на возникновение различных событий, например, нажатие клавиши на клавиатуре, пе­ремещение мыши или истечение определенного интервала времени.

4. Обработка данных с помощью VBA. С помощью языка VBA можно определять и обрабатывать раз­личные объекты, в том числе, таблицы, запросы, поля, индексы, связи, формы, отчеты и элементы управления.

5. Построитель меню и создание подменю. Построитель меню предназначен для помощи при создании специальных меню в приложениях. Кроме того, специальные меню могут содержать подменю.

6. Улучшенные средства отладки. Помимо установки точек прерывания и пошагового выполне­ния программ на языке VBA, можно вывести на экран список всех активных процедур. Для этого следует выбрать Вызовы в меню Вид или нажать кнопку «Вызовы» на панели инструментов.

7. Обработка ошибок. Помимо традиционных способов обработки ошибок, можно ис­пользовать процедуры обработки события «Error» для перехвата ошибок при выполнении программ и макросов.

8. Улучшенный интерфейс защиты. Команды п окна диалога защиты упрощают процедуру защиты и смены владельца объекта.

9. Программная поддержка механизма OLE. С помощью механизма OLE можно обрабатывать объекты из других приложений, вызывая методы и определяя свойства, точно так же, как и объекты Microsoft Access.

10. Создание и установка программ-надстроек. С помощью VBA можно создавать программы- надстройки, на­пример, нестандартные мастера и построители. Мастер средство Microsoft Access, которое сначала задает пользователю вопросы, а затем создает объект (таблицу, запрос, форму, отчет и т. д.) в соот­ветствии с указаниями пользователя. Диспетчер надстроек сущест­венно упрощает процедуру установки программ-надстроек в Microsoft Access.

Мастера Access Access позволяет даже мало подготовленному пользователю соз­дать свою БД и обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и выполнять ряд других работ. Практически для любых работ с БД в Access имеется свой Мастер, который помогает их выполнять.

Мастер по анализу таблиц Мастер по анализу таблиц позволяет повысить эффективность базы данных за счет нормализации данных. Мастер разделяет не­нормализованную таблицу на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторения.

Мастера по созданию форм и отчетов Мастера по созданию форм и отчетов упрощают и ускоряют про­цесс создания многотабличных форм и отчетов. Новая форма или отчет могут наследовать примененный к таблице-источнику записей фильтр. Мастера по разработке форм и отчетов автоматически соз­дают инструкцию SQL, определяющую источник записей для фор­мы или отчета, поэтому отпадает необходимость в создании запроса. Для изменения вида формы, отчета или отдельных элементов может быть использован мастер, вызываемый кнопкой Автоформат.

Мастер подстановок Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из-другой таблицы для выбора и ввода нужного значения. Для создания такого поля со списком достаточно в режи­ме конструктора таблицы выбрать тип данных этого поля Мастер подстановок. Мастер подстановок можно вызвать в режиме таблицы командой меню Вставка|Столбец подстановок. Созданный в поле таблицы список наследуется при включении этого поля в форму.

Мастера по импорту/экспорту Мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте данных Microsoft Access в текстовые файлы.

Мастер защиты Мастер защиты при необходимости эвакуирует данные, для чего создает новую базу данных, копирует в нее все объекты из исходной базы данных, снимает все права, присвоенные членам группы поль­зователей, и шифрует новую базу данных. После завершения работы мастера администратор может присвоить новые права доступа поль­зователям и группам пользователей.

Мастер по разделению базы данных Мастер по разделению базы данных позволяет разделить базу данных на два файла, в первый из которых помешаются таблицы, а во второй запросы, формы, отчеты, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, будут иметь общий источник дан­ных, но смогут устраивать формы, отчеты и другие объекты, ис­пользуемые для обработки данных по своему усмотрению.

Использование технологии Windows в среде Использование технологии Windows в среде Access Microsoft Access, как средство создания реляционных БД, ис­ пользует все достоинства технологии Windows.

Среди достоинств средств Access выделим следующие: СУБД Access полностью совместима с другими компонентами пакета Microsoft Office, такими, как электронные таблицы Excel и текстовый процессор Word; Access обеспечивает возможность динамического обмена дан­ными DDE (Dynamic Data Exchange) с любым приложением Windows, поддерживающим DDE;

Access поддерживает также механизм OLE, обеспечивающий связь и внедрение объектов различных приложений, следую­щего вида: установление связи с объектами другого приложе­ния; внедрение объекта в данное приложение БД. Причем достоинством внедренного объекта является то, что при его активизации открывается программа, которая его создала, по­этому новый пользователь имеет возможность изменить объ­ект по своему усмотрению.

При использовании механизма OLE как связи с объектом для другого приложения объект по-прежнему сохраняется в файле приложения-источника. Поэтому такой объект может обновляться независимо от при­ложения-потребителя, вызвавшего его, а в базе данных это по­зволяет иметь всегда последнюю версию объекта.

Внедряемыми или связываемыми объектами могут быть документы различных приложений Windows рисунки, графики, электронные таблицы или звуковой файл.

Например, в таблице наряду < обычными реквизитами, характеризующими информационный объ­ект, может храниться любая графическая информация о нем схе­мы, чертежи, диаграммы и т. п. Таким образом, в Access расширяет­ся традиционное понятие данных, хранимых в базе:

Access распространил широко используемый в Windows метол drag-and-drop (перетащить и отпустить) на работу с формами и отчетами. Например, для создания подчиненной формы или отчета можно заранее перетащить подготовленную форму или отчет из окна базы данных. Также можно перетащить таблицу или запрос, из которых автоматически создается подчиненная форма или запрос.

Access может использовать данные других СУБД. Непосредст­венно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, Btrieve;

Access может использовать все файлы СУБД, поддерживаю­щих стандарт открытого доступа к данным ODBC (Open Database Connectivity) Oracle, Microsoft SQL Server DB2, Sybase SQL Server. Так ODBC определяет язык и набор прото­колов для обмена между пользовательским приложением и са­мими данными, хранящимися в сервере, то есть используется как средство коммуникации между настольным ПК (клиен­том) и сервером.

Основные компоненты СУБД Access Основными компонентами (объектами) базы данных являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица Таблица фундаментальная структура системы управления ре­ляционными базами данных. В Microsoft Access таблица это объ­ ект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Каждое поле содержит отдельную часть записи, например фамилию, должность или инвентарный номер. Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу, например о сотрудниках или заказах.

Запрос

Запрос вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инст­рукция на отбор записей, подлежащих изменению. Ниже перечнелены типы запросов, которые могут быть созданы с помощью Microsoft Access:

запрос-выборка запрос-выборка задает вопрос о данных, хранящихся в табли­цах, и представляет полученный динамический набор в режи­ме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таб­лицах;

запрос-изменение запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся запрос на добавление записей, запрос на уда­ление записей, запрос на создание таблицы или запрос на об­ новление;

перекрестные запросы перекрестные запросы предназначены для группирования дан­ных и представления их в компактном виде;

запрос с параметрами запрос с параметрами позволяет определить одно или несколь­ко условий отбора во время выполнения запроса;

запросы SQL

Форма это объект Microsoft Access, в котором можно размес­тить элементы управления, предназначенные для ввода, изображе­ния и изменения данных в полях таблиц.

Отчет Отчет это объект Microsoft Access, который позволяет пред­ставлять определенную пользователем информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.

Макрос Макрос одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи. Макрокоман­да основной строительный блок макроса; самостоятельная инст­рукция, которая может быть объединена с другими макрокоманда­ми, чтобы автоматизировать выполнение задачи.

Модуль Модуль набор описаний, инструкций и процедур, сохра­ненных под одним именем. В Microsoft Access имеется три типа модулей: модуль формы, отчета и общий модуль. Модули форм и отчетов содержат локальную программу для форм или отчетов. Если процедуры общего модуля явным образом не объявлены личными для модуля, в котором они появляются, они распозна­ются и могут вызываться процедурами из других модулей этой базы данных. База данных может содержать несколько модулей, в том числе общие модули, модули форм и модули отчетов.

Типы данных СУБД Access Для каждого поля таблиц базы данных необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значе­ний, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, вы­деляющийся для этого поля. Перечень типов данных полей и описа­ние значений, сохраняемых в таких полях, приведены в следующей таблице.

Типы данных базы данных Microsoft Access Текстовый- Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 сим­волов

Поле Memo Длинный текст и числа, например комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать до символов

Числовой Общий тип для числовых данных, допускающих проведение ма­тематических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля (FieldSize) позволяет указать различные типы числовых данных

Дата/время Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность вы­брать один из многочисленных стандартных форматов или со­здать специальный формат

Денежный Денежные значения. Не рекомендуется использовать для прове­дения денежных расчетов значения, принадлежащие к числово­му типу данных, так как последние могут округляться при расче­тах. Значения типа «Денежный» всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой

Счетчик Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Ну­мерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. Это поле является совместимым с полем числового типа, для которого в свойстве Размер поля (FieldSize) указано значе­ние «Длинное целое»

Логический Значения «Да»/«Нет», «Истина»/«Ложь», «Вкл»/«Выкл», т. е. одно из двух возможных значений

Поле объекта OLE Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол OLE. Объекты связываются или внедряются в базу данных Microsoft Access через элемент управления в форме или отчете

Создание новой базы данных Создание новой базы данных Access осуществляется в соответ­ствии с ее структурой, полученной в результате внемашинного про­ектирования, которое заключается в создании информационно- ло­гической модели предметной области.

Структура реляционной базы данных определяется составом таблиц и их взаимосвязями. Созда­ние реляционной базы данных с помощью СУБД Access на компь­ютере начинается с формирования структуры таблиц. При этом формируется состав полей и задается их описание.

После формиро­вания структуры таблиц создается схема данных, в которой уста­ навливаются связи между таблицами. Access запоминает и исполь­зует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных. Завер­шается создание базы данных процедурой заполнения таблиц конкретной информацией.

После запуска MS Access одновременно с его окном открывает­ся первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы дан­ных или открыть существующую базу данных.

На закладках окна базы данных представлены основные типы объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Рабочее поле окна базы данных предназначено для отображения списка объектов Access выбранного типа

В составе окна базы данных находятся три управляющие кнопки: первая кнопка выполняет три функции: Открыть, если выбра­на таблица, форма или запрос; Просмотреть, если выбран от­чет; Запустить, если выбран макрос; кнопка Конструктор позволяет перейти в режим доработки любого ранее созданного объекта; кнопка Создать позволяет приступить к созданию нового объ­екта любого выбранного типа.

При создании объекта предоставляется возможность выбора ре­жима его разработки. Это может быть мастер или конструктор, или некоторый другой режим, зависящий от выбранного типа объекта.

Создание таблиц в СУБД Access Таблицы создаются пользователем для хранения данных. Каждо­му объекту концептуальной модели предметной области соответст­вует одна таблица, которая состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику (один атрибут) объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Работа по созданию базы данных на ПК начинается с создания таблиц. После нажатия кнопки Создать в окне База данных разра­ ботчику БД будет предоставлена возможность выбора одного из пяти вариантов действий по созданию таблицы. Эти варианты опи­саны в табл Если для создания таблицы выбран режим Конструктор таблиц, то появляется окно Таблица! : таблица, в котором определяется структура таблицы базы данных

Для определения поля в окне Таблица задаются Имя поля, Тип данных, Описание краткий комментарий, а также свойства поля в разделе Свойства поля: общие свойства на закладке Общие и тип элемента управления на закладке Подстановка.

Имя поля Каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя, удовле­творяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением «.! ""». Максимальная длина имени 64 символа

Тип данных Тип данных определяется значениями, которые предполагается вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование восьми типов данных, рассмотренных в разделе. Список возможных типов данных вызывается нажатием кнопки списка при выборе типа данных каж­дого поля.

Способы создания таблиц в СУБД Access Режим таблицы Для ввода данных предоставляется таблица с 30 полями. После ее сохранения Access сам решает, какой тип данных присвоить каждому полю. Недостаток невозможность создания поля примечаний

Конструктор таблиц Предоставляет возможность самостоятельно создавать поля, выбирать типы данных для полей, размеры полей и устанавливать свойства полей

Мастер таблиц Представляет набор таблиц, из которых можно создавать таблицы по своему вкусу. Некоторые таблицы из этого на­бора могут полностью подойти для вашего приложения. Тип данных и другие свойства полей уже определены

Импорт таблиц Создает в вашем приложении копии таблиц других прило­жений-источников данных. Иногда после импорта требу­ется изменить размер поля и некоторые другие свойства. Новой таблице присваивается имя, определяется ключе­вое поле или Access делает это автоматически

Связь с таблицами Устанавливается автоматическая непосредственная связь вашего приложения с данными таблиц других приложе­ний. При этом таблица остается в приложении-источнике и может использоваться несколькими приложениями. При этом экономится емкость памяти, поскольку хранятся данные только одной таблицы, и время, так как информа­ция обновляется только в одной таблице-источнике

Общие свойства поля задаются на закладке Общие для каждого поля и зависят от выбранного типа данных.

Наиболее важные свойства полей: размер поля задает максимальный размер данных, сохраняе­мых в поле. Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, так как сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка выполняется быстрее;

формат поля является форматом отображения заданного типа данных и задает правила представления данных при выводе их на экран или печать. Конкретный формат выбирается в рас­крывающемся списке значений свойства Формат поля. Число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать число от О до 15;

подпись поля подпись поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах;

условие на значение условие на значение позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке;

сообщение об ошибке сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Ус­ловие на значение.

Тип элемента управления Тип элемента управления свойство, которое задается на за­кладке Подстановка в окне конструктора таблиц. Это свойство оп­ределяет, будет ли отображаться поле в таблице и в какой форме в виде поля, списка или поля со списком. Таким образом, опреде­ляется вид элемента управления, используемого по умолчанию для отображения поля.

Если для поля выбран тип элемента управления Список или Поле со списком, то на закладке Подстановка появляются дополни­тельные свойства, которые определяют источник данных для строк списка и ряд других характеристик списка.

Если при определении типа поля был выбран Мастер подстано­вок, то значения свойств на закладке Подстановка будут заполнены мастером.

Определение первичного ключа Уникальный (первичный) ключ таблицы может быть простым или составным, включающим несколько полей. Для определения ключа выделяются поля, составляющие ключ, и на панели инстру­ментов нажимается кнопка ключевое поле или выполняется команда Правка|ключевое поле. Если для установки ключевого поля используется Мастер таб­лиц, то необходимо задать тип используемых в ключевом поле дан­ ных, некоторые из которых приведены

Типы данных ключевого поля Счетчик (AutoNum) Порядковый номер, ав­томатически присваи­ваемый каждой новой записи При вводе каждой новой записи Access ав­ томатически присваивает ей порядковый номер. Вводить или редактировать данные в поле Счетчик (AutoNum) нельзя

Числовой(Number) Номер, вводимый поль­зователем при добавле­нии каждой новой записи При вводе записи в одно из ее полей зано­ сится уникальное числовое значение, на­ пример номер документа. В это поле нель­ зя вводить буквы

Текстовой (Text) Сочетание букв и цифр, вводимое пользователем при добавлении каждой новой записи При вводе записи в одно из ее полей зано­ сится уникальное сочетание цифр и букв. Выберите этот тип данных, если поле бу­ дет содержать как буквы, так и цифры

Для ключевого поля автоматически строится индекс. Убедиться в этом можно, просмотрев информацию об индексах таблицы.

Окно Индексы вызывается щелчком на кнопке просмотра и ре­дактирования индексов Индексы или выполнением команды Вид|Индексы. В этом окне индекс первичного ключа имеет имя Primary Key, в столбце Имя поля перечисляются имена полей, со­ставляющие индекс. Индекс ключевого поля всегда уникален и не допускает пустых полей в записях.

Сохранение таблицы После определения структуры таблицы ее надо сохранить. Для этого используется команда Файл|сохранить или кнопка панели ин­струментов Сохранить. В окне Сохранение вводится имя таблицы.

После сохранения таблицы делается доступным режим таблицы, позволяющий перейти ко второму этапу создания таблицы созда­нию записей. Переход осуществляется нажатием кнопки Представление таблицы на панели инструментов таблиц.

В режиме таблицы можно вводить в таблицу новые записи, заполняя ее поля. При заполнении таблиц со связями и вводе записей в подчи­ненную таблицу необходимо отслеживать наличие записей с вводи­мыми значениями ключевых полей в главной таблице.

После ввода значения в ячейку поля и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если значение не является допустимым и его преобразовани невозможно, то появляется предупреждающее сообщение. Для тог чтобы выйти из ячейки, следует ввести правильное значение.