Програмне забезпечення, призначене для створення баз даних, оновлення даних, що зберігаються в них, забезпечення зручного доступу до баз даних з метою перегляду і пошуку даних, називається системою управління базами даних (СУБД) Користувач СУБД Бази даних
За допомогою програми Access можна: додавати нові дані до бази даних, наприклад новий предмет до інвентарного списку; редагувати наявні дані бази даних, наприклад змінювати поточне розташування предмета; видаляти відомості, якщо, наприклад, предмет було продано або списано; впорядковувати та переглядати дані різними способами; спільно користуватися даними з іншими користувачами за допомогою звітів, повідомлень електронної пошти, інтрамережі або Інтернету
Основні функції СУБД Access 1 Проектування базових об'єктів – двовимірні таблиці з полями, що містять дані різних типів; 2 Створення зв'язків між таблицями з підтримкою цілісності даних, каскадного оновлення полів та каскадного видалення записів; 3 Введення, збереження, перегляд, впорядкування, зміна та вибір даних з таблиць із використанням різних засобів контролю даних, індексування таблиць та засобів алгебри логіки; 4 Створення, модифікація та використання похідних об'єктів (запитів, форм, звітів).
Бази даних Access (Microsoft Office) Розширення: *.mdb, один файл Склад: таблиці; форми – діалогові вікна для введення і редагування даних; запити – звернення до бази даних для вибору потрібної інформації або зміни бази; звіти – документи для виведення на друк; макроси – засоби автоматизації роботи; модулі – додаткові процедури на мові Visual Basic.
Початок роботи Пуск – Програми – Microsoft Office – Microsoft Access 2003
Таблиці Таблиця бази даних схожа на електронну таблицю, в якій дані зберігаються в рядках і стовпцях. В результаті зазвичай досить легко імпортувати електронну таблицю до таблиці бази даних. Головна відмінність між збереженням даних в електронній таблиці та базі даних це спосіб упорядкування даних.
Таблиці Кожний рядок у таблиці називається записом. Записи це місце розташування окремих елементів даних. Кожний запис складається з одного або кількох полів. Поля відповідають стовпцям у таблиці. Наприклад, можна створити таблицю «Працівники», де кожний запис (рядок) зберігає відомості про окремого працівника, а кожне поле (стовпець) містить власний тип даних, наприклад імя, прізвище, адресу тощо. Поля мають містити певний тип даних: текст, дату або час, число або інший тип.
Залежно від потреб користувачів можна змінювати структуру таблиць бази даних шляхом: Зміни порядку розташування полів; Видалення (додавання) поля; Зміни імен полів; Зміни властивостей полів; Зміни типів полів; Додавання чи зміни ключового поля. Під час створення чи редагування імен полів потрібно дотримуватися таких правил: Імена полів у межах однієї таблиці не повинні повторюватися; Імена полів не повинні перевищувати 64 символи; Не використовувати як імена полів вбудовані функції; Ім'я поля не повинно починатися з пропуску або управляючого символу; Імена полів та інших об'єктів БД можуть бути комбінацією з букв, цифр та спеціальних символів, за винятком символів.,![]. Бажано не використовувати символ пропуск в іменах полів.
Під час створення чи редагування імен полів потрібно дотримуватися таких правил: Імена полів у межах однієї таблиці не повинні повторюватися; Імена полів не повинні перевищувати 64 символи; Не використовувати як імена полів вбудовані функції; Ім'я поля не повинно починатися з пропуску або управляючого символу; Імена полів та інших об'єктів БД можуть бути комбінацією з букв, цифр та спеціальних символів, за винятком символів.,![]. Бажано не використовувати символ пропуск в іменах полів.
Типи даних, які використовуються для опису полів таблиці
Завдання. Змінити структуру таблиці Читачі бази даних Бібліотека.тdb згідно із завданням та ввести необхідні дані. 1.Відкрийте базу даних Бібліотека.mdb, що зберігається в папці Бази даних 2.Перегляньте таблиці, що складають цю базу в режимі таблиці та у режимі конструктора. 3.Відкрийте таблицю Читачі в режимі конструктора. 4.Додайте поле Фото та виберіть зі списку Тип даних Об'єкт OLE. 5.Змініть властивості поля Контактний телефон: зі списку Тип даних оберіть. Текстовий, задавши таку Маску введення: \(000») «000\ Змініть властивості поля Стать. Для цього перейдіть на вкладнику Підстановка та перегляньте джерело рядків для підстановки. Перейдіть на вкладнику Загальні та у полі Значення за замовчуванням введіть ж. 7.Перейдіть у режим таблиці та зареєструйте себе як читача бібліотеки, заповнивши для цього відповідні поля таблиці. Проаналізуйте зміни, що ви внесли до структури таблиці Читачі. 8.Відкрийте таблицю Книги у режимі перегляду. 9.Додайте запис про надходження двох нових книг: 100 великих чудес України (зверніть увагу, що один примірник цієї книги вже є у бібліотеці) та твору, який ви зараз вивчаєте на уроках української літератури. Видаліть із таблиці записи, що містять дані про книги: Посадові інструкції та Лого-психологія: Навчальний посібник. Перегляньте, чи змінились при цьому значення поля Код книги. 10.Відкрийте таблицю Формуляр у режимі конструктора. 11.Змініть порядок розташування полів, розмістивши поле Код книги після поля Код читача. 12.Змініть властивості поля Дата повернення як показано на малюнку Збережіть внесені зміни. 13.Створіть запис про видачу книги Країни світу. Енциклопедичний довідник. Переконайтесь у необхідності використання умов на значення при введенні даних.