Технология создания, редактирования и использования отчетов а базах данных СУБД MS Access

План 1. Понятие, назначение, типы и режимы создания отчетов 2. Технология создания отчета в режиме Мастер отчета 3. Структура макета отчета и его объекты. Управление объектами макета отчета 4. Технология создания многотабличных отчетов. 5. Технология создания вычисляемых полей, группировка и сортировка данных 6. Технология создания и внедрения подчиненных отчетов 7. Технология создания перекрестного отчета

Типы отчетов В отличие от запросов в отчетах информация может быть сгруппирована по определенным признакам, вычислены промежуточные и общие итоги для больших наборов данных и соответствующим образом оформлены Простой Сложный Создается на основе одной таблицы или запроса и содержит простые операции по обработке и отображению данных. Создается по нескольким таблицам и содержит сложные операции по группировке и обра- ботке информации. Типы: многотабличный отчет подчиненный отчет перекрестный отчет Например, любую таблицу БД можно с помощью простого отчета оформить и вывести на печать Отчет - это объект БД СУБД Access, предназначенный для оформления и отображения обработанных данных в соответствии с требованиями пользователя. Это наиболее эффективное средство представления информации из БД в отпечатанном виде

Источником информации для любых типов отчетов являются таблицы или запросы БД. Особенностью создания отчетов в СУБД Access является то факт, что любой отчет сложной структуры строится на основе базового запроса. Т.е. перед созданием отчета создается запрос, в который включаются все необходимые поля и расчетные выражения в соответствии со структурой документа, который необходимо обработать и распечатать. Созданный запрос называют базовым запросом и он будет являться источником данных для соответствующего отчета. Отчеты могут создаваться в трех режимах: самостоятельно с помощью Конструктора; с помощью Мастера отчетов; режим Автоотчет На практике используется комбинация этих режимов:сначала с помощью Мастера в отчет включают все необходимые поля, группировки, итоговые суммы, а затем в режиме конструктора выполняется его редактирование и форматирование.

2. Технология создания отчета в режиме Мастер отчета Отчет это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Для создания отчета в режиме Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия: 1. Активизировать вкладку отчеты, нажать кнопку Создать и выбрать команду Мастер отчетов

2. Выбрать в поле со списком запрос или таблицу, которая должна быть источником данных для отображения в отчете. Завершить выбор кнопкой ОК.

3. В окне Создание отчета из списка Доступные поля с помощью кнопок-стрелок выбрать поля, которые необходимо включить в отчет. Нажать кнопку Далее. Одна стрелка > включает в список выбранных полей одно поле, две стрелки >> включает все поля. Стрелки < и << исключают поле или все поля из списка выбранных полей.

4. Окно с установкой уровней группировки пока пропускаем, т. е. нажимаем на кнопку далее. 5. При необходимости задаем требуемый порядок сортировки, выбирая имена полей из поля со списком. Обычно сортировка всегда включается для представления данных в отчете в упорядоченном виде. Нажимаем на кнопку Далее.

6. Определяем форму макета отчета и ориентацию страницы для вывода на печать. Нажимаем кнопку Далее. 7. Выбираем стиль оформления отчета и нажимаем на кнопку Далее.

8. Задаем имя отчета и завершаем создание отчета кнопкой Готово. Система выводит созданный отчет.

Для просмотра созданного отчета в режиме Конструктора необходимо нажать на кнопку Вид панели инструментов.

3. Структура макета отчета и его объекты. Управление объектами макета отчета Конструктор отчетов - это окно, в котором создается или редактируется макет отчета. Для того чтобы открыть отчет в режиме конструктора, следует перейти в окно базы данных, выбрать вкладку Отчеты, выбрать отчет и нажать кнопку Конструктор. Если отчет уже открыт, то для перехода в режим конструктора следует нажать кнопку Вид на панели инструментов. Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке. В режиме конструктора на экране отображается макет каждого раздела отчета в одном экземпляре. При печати некоторые разделы могут неоднократно повторяться. Отчет с группировкой данных позволяет вычислить итоговые значения для групп, а также представить информацию в удобном для использования виде.

Макет отчета состоит из пяти разделов: заголовок отчета, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул, примечание отчета. По умолчанию при создании нового отчета в режиме Конструктора открывается 3 раздела без заголовка и примечания отчета. Для из включения в отчет используется команда Заголовок/примечание отчета из пункта меню Вид

Заголовок отчета - используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или введение, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета выберите в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета. Чтобы скрыть заголовок отчета установите для него в свойстве Высота (Height) значение 0. Верхний колонтитул - используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула выберите в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, установите для него в свойстве Высота (Height) значение 0.

Область данных - содержит основной текст отчета. При размещении в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных (например, для создания итогового отчета), установите в свойстве Высота (Height) значение 0. Нижний колонтитул - используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета. Для добавления или удаления нижнего колонтитула выберите в меню Вид команду Колонтитулы. Чтобы скрыть один из колонтитулов, установите для него в свойстве Высота (Height) значение 0. Область примечаний отчета - используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или дата, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета выберите в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета. Чтобы скрыть область примечаний отчета установите для нее в свойстве Высота (Height) значение 0.

Если в отчет включена группировка данных то в макете могут быть отображены еще 2 области: заголовок и примечание группы. Отчет с группировкой данных позволяет вычислить итоговые значения для групп, а также представить информацию в удобном для использования виде. Заголовок группы - используется для вывода данных, таких как название группы или итоговые значения для группы, которые следует напечатать в начале группы записей. Для создания заголовка группы выберите в меню Вид команду Сортировка и группировка, укажите поле или выражение и установите в свойстве Заголовок группы (GroupHeader) значение Да. Область примечаний группы - используется для вывода данных, таких как название группы или итоговые значения для группы, которые следует напечатать в конце группы записей. Для создания области примечаний группы выберите в меню Вид команду Сортировка и группировка, укажите поле или выражение и установите в свойстве Примечание группы (GroupFooter) значение Да.

Линейка - используются для размещения элементов управления и определения размеров разделов форм и отчетов. Для вывода на экран или скрытия линеек следует выбрать в меню Вид команду Линейка. Область выделения отчета - используется для выделения целой формы или отчета (Microsoft Access выводит в области выделения черный квадрат, показывающий, что форма или отчет выделены.) Для отображения окна свойств формы или отчета дважды щелкните область выделения формы или отчета.

Элементы управления Информация, которая должна выводится в отчете содержится в элементах управления. Элементы управления это объекты отчета, которые служат для вывода данных на экран или печать, выполнения макрокоманд или оформления отчета. Элементы управления, находящиеся в разделе, определяют местоположение информации в отчете. Например, элемент управления поле можно использовать для вывода данных на экран в форме или отчете, кнопку для открытия другой формы или отчета, а линию или прямоугольник для разделения и группировки элементов управления с тем, чтобы они лучше воспринимались пользователем. В Microsoft Access существуют следующие типы элементов управления: поле, надпись, группа, переключатель, флажок, выключатель, поле со списком, список, кнопка, рисунок, присоединенная рамка объекта, свободная рамка объекта, набор вкладок, подчиненная форма/отчет, разрыв страницы, линия, прямоугольник и дополнительные элементы ActiveX.

Все элементы управления отображаются на панели элементов в режиме конструктора отчета или формы. Любой элемент управления может быть включен в отчет путем его перетаскивания с панели в необходимую область отчета. Элементы управления могут быть: связанными, свободными или вычисляемыми. Связанный элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управления используются для отображения, ввода или обновления значений из полей базы данных. Для вычисляемого элемента управления в качестве источника данных используется выражение. В выражении могут быть использованы данные из поля базовой таблицы или запроса для формы или отчета, а также данные другого элемента управления формы или отчета. Для свободного элемента управления источника данных не существует. Свободные элементы управления используются для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков.

Панель элементов - содержи инструменты, с помощью которых в режиме конструктора создаются элементы управления в форме или отчете. Для того чтобы вывести или скрыть панель элементов, выберите в меню Вид команду Панель элементов. В отчетах такие элементы управления как группы переключателей, переключатель, флажок, выключатель, поле со списком, список, кнопка, набор вкладок используются редко, поэтому мы их рассмотрим при создании форм. Кнопка «Выбор объектов» Используется для выделения элемента управления, раздела или формы. Для отключения этой кнопки следует нажать ее еще раз.

Кнопка «Мастера» Включает или отключает мастеров по созданию элементов управления. Мастера используются для создания поля со списком, группы параметров, кнопки, диаграммы подчиненного отчета или подчиненной формы. Для создания этих элементов управления с помощью мастеров кнопка Мастера должна быть нажата. Кнопка «Надпись» Элемент управления, предназначенный для вывода описательного текста, например, заголовков, подписей или пояснений в форме или отчете. Microsoft Access автоматически создает надписи для элементов управления. Поле Поля используются в форме или отчете для отображения данных из таблицы, запроса или инструкции SQL. Поле такого типа называют присоединенным, потому что оно связано с данными в поле в источнике данных. Кроме того, существуют свободные поля. Например, можно создать свободное поле для отображения результатов вычислений или для приема данных, вводимых пользователем. Содержимое свободного поля нигде не сохраняется.

Кнопка «Разрыв страницы» Используется для начала нового экрана в форме, новой страницы в печатной форме или новой страницы в отчете. Кнопка «Рисунок» Используется для отображения неизменяемого рисунка в форме или отчете. Поскольку рисунок не является объектом OLE, то после помещения рисунка в форму или отчет не допускается его изменение из Microsoft Access. Кнопка «Свободная рамка объекта» Используется для отображения в форме или отчете свободного объекта OLE, например, электронной таблицы Microsoft Excel. Этот объект остается неизменным при переходе от записи к записи. Кнопка «Присоединенная рамка объекта» Используется для отображения в форме или отчете объектов OLE, таких как набор рисунков. Этот элемент управления предназначен для объектов, сохраненных в поле в базовом источнике записей формы или отчета. При переходе от записи к записи в форме или отчете выводятся разные объекты.

Кнопка «Подчиненная форма/отчет» Используется для вывода в форме или отчете данных из нескольких таблиц. Кнопка «Линия» Используется в форме или отчете, например, для отделения родственных или особо существенных данных. Кнопка «Прямоугольник» Используется для пространственной группировки набора родственных элементов управления в форме или для графического выделения существенных данных в отчете. Кнопка «Дополнительные элементы» В дополнение к встроенным элементам управления, которые выводятся на панели элементов, Microsoft Access поддерживает элементы ActiveX. Элемент ActiveX аналогично встроенному элементу управления является объектом, который добавляется в форму, чтобы обеспечить и расширить взаимодействие пользователя с приложением. Примером элемента ActiveX может служить элемент управления-календарь.