Управление рисками при формировании фонда электронными удаленными ресурсами Гадалина Т.С., директор НТБ СГАУ Дианова Н.Н., зам. директора НТБ СГАУ

«Библиотека - это и место работы, и «храм мыслей», и научно- исследовательский центр, и лаборатория, и музей, и высшая школа, и место высоких радостей, праздник ума и глаз» Н. Рерих русский художник, ученый, общественный и культурный деятель, писатель, философ. Картина канадского художника Роба Гонсалеса

XX Ежегодная Конференция РБА мая 2015 года, Самара Оценка эффективности и качества работы библиотек определяется качеством фонда, доступностью документов в коллекции, удалённым использованием ресурсов, удовлетворённостью пользователей. Современная вузовская библиотека должна максимально обеспечить информационно- библиотечные запросы студентов, преподавателей, научных сотрудников с помощью эффективного использования библиотечных ресурсов и современных информационных технологий.

Для информационного обеспечения научных исследований и учебного процесса научно- технической библиотекой проводится подписка на электронные ресурсы удаленного доступа, организация семинаров и тренингов по обучению работе с ними. В 2014 году ресурсная база университета насчитывала 30 ресурсов с преобладанием англоязычного полнотекстового контента.

Каждый подраздел с перечнем ресурсов внутри Сайт библиотеки Раздел

Количество баз данных с каждым годом неуклонно растет, с увеличением подписных БД выросла посещаемость в 2014 году по сравнению с предыдущим годом, более чем на 9 тысяч посещений.

Наибольшим спросом пользуются коллекции издательства Elsevier, Электронная библиотека диссертаций, Научная электронная библиотека eLibrary.ru, БД Ист Вью, наукометрические БД. Неизменная база в репертуаре - Эльзевир коллекции. Загрузки полных текстов растут, интересно, что особенный рост произошел при подписке на Freedom Collection, а не когда в университете была подписка на отдельные коллекции.

Инициатором подписки на электронные ресурсы является научно-техническая библиотека. Решение о приобретении ресурса формируется на основании анализа содержания ресурса, его востребованности пользователями и финансовых возможностей. Обязательным условием для подписки является согласование с руководителями профильных институтов и кафедр. При формировании подписки источников рисков множество, но первопричина их одна неопределенность. Она приносит массу неудобств и затруднений в работе, если ею не управлять. Первым шагом в прояснении неопределенности является формулировка предположений и допущений относительно возможного источника риска на разных этапах подписки.

Чтобы оптимально укомплектовать фонд библиотеки электронными ресурсами, учитывалось несколько факторов по следующим критериям отбора: использование тестового доступа с привлечением сотрудников всех подразделений университета приобретенный ресурс должен обеспечивать образовательные и научные потребности пользователей при оценке востребованности контента учитывается актуальность и эффективность вложения денежных средств электронные ресурсы должны дополнять имеющийся фонд, а не дублировать, что позволяет при наименьших затратах расширить репертуар изданий

Основное требование при формировании подписки - ориентация на потребителей Шаг первый, выбор нацелен на самые качественные электронные ресурсы, обязывают программы развития в вузе: гг. - Национальный проект «Образование» 2009 г. вошли в 12 вузов, выигравших конкурс по проекту национальных исследовательских университетов 2013 г. – проект 5-100, конкурс на предоставление государственной поддержки (выделились новые научные направления)

Шаг второй, подбор ресурсов по главным направлениям «дорожной карты», шаг третий, публиковаться. Работа с контингентом пользователей Анализ потребностей Наиболее спрашиваемые журналы Наиболее требуемая тематика Анализ рынка (мониторинг)

Нельзя совсем игнорировать управление рисками и отдаваться воле случая. Какие риски несет в себе формирование подписки на электронные ресурсы: Ограничение библиотечного бюджета Многочисленность подписных ресурсов Представление одного и того же содержания на разных платформах с различными сервисными возможностями Элемент непредсказуемости относительно востребованности ресурса пользователями Невозможность замены одного журнала другим, например, мы подписали журналы издательства Эльзевир, а 12 журналов издательства Шпрингер необходимы пользователям кафедры теоретической механики, а кафедре радиотехники журналы IEEE.

В условиях недостаточного финансирования требуется особое планирование подписки. Использование подписных электронных ресурсов началось в НТБ СГАУ в 2005 году. Репертуар с каждым годом рос и менялся как в мире, так и в библиотеке. За 10 лет поменялось не только отношение пользователей, но и главный атрибут этого отношения – статистика. Диаграммы показывают рост поисковых запросов и увеличение загруженности статей более чем в 2 раза.

Система формирования фондов изменилась с появлением электронных ресурсов. В отличие от традиционных источников электронные ресурсы доступны пользователям библиотек в определенные периоды согласно договорам и лицензиям. Чтобы избежать рисков, библиотекари следят за изменениями и изучают особенности каждого ресурса, выясняют спрос пользователей, организовывают тестовые доступы, оценивают статистику и попадание ресурса в тематику вуза и в научные направления его развития. В соответствии с этим оптимизируют, что могут делать только профессионалы, подписную ресурсную базу.

Формируя фонд электронными удаленными ресурсами, мы рискуем, что этот контент может быть не востребованным, что какой-то ресурс не будет использоваться совсем, а тот, который нужен, не вошел в подписку. В зависимости от риска возможны различные процедуры реагирования, используем пиар- возможности:

Информация размещается на сайте университета, на сайте библиотеки, рассылаются электронные письма преподавателям и сотрудникам профильного направления. Вывешиваются рекламные листы на досках объявлений библиотеки. Реклама информационных ресурсов для всех категорий пользователей проводится на днях кафедры, заседаниях ученого совета институтов, днях дипломников, при личных беседах с преподавателями. Совместно с Управлением информатизации и телекоммуникаций СГАУ каждые две недели делаются рассылки «Информационного бюллетеня» сотрудникам с наиболее значимой информацией о ресурсах.

К ежегодно приобретаемым БД в 2014 г. добавились новые ресурсы. База данных HEPSEU представляет интерес для студентов ВУЗов, ученых, исследователей, которые хотят принять участие в европейских образовательных программах и грантах. Наукометрические БД Scopus и Web of Science используются для определения показателей индексов цитирования, Хирша, импакт-факторов журналов. Информационно-аналитическая система «SCIENCE INDEX для организаций» представляет собой аналитическую надстройку над РИНЦ и предлагает целый ряд новых сервисов для авторов и научно-исследовательских организаций. Для определения заимствований в диссертациях и студенческих работах приобретена платформа «Анти Плагиат.ВУЗ».

Через Ассоциацию вузов «Самарский региональный научно-образовательный комплекс» г. Самары третий год проводится коллективная подписка на Freedom Collection и Scopus издательства Elsevier, PQ Dissertations &Theses Full. Согласно статистике, это наиболее востребованные удалённые электронные ресурсы в университете, а такое консолидированное приобретение мировых информационных ресурсов привело к снижению затрат в 1,8 раза.

Рачительное отношение дало и положительный результат, мы подписали в 2014 дополнительно ресурсы: IEEE и SciVal. IEEE - полнотекстовая коллекция из 160 рецензируемых периодических изданий, имеющих высший индекс цитирования. Elsevier SciVal - новый комплекс инновационных веб-решений, который обеспечивает представление и оценку результатов исследований по всем отраслям науки, позволяет оптимизировать стратегическое вложение средств, а также эффективно определять дальнейшие направления исследовательской работы. Подписка на SciVal дает доступ к полному обзору результатов научно- исследовательской деятельности любой научно- исследовательской организации.

Благодаря сотрудничеству с НЭИКОН, АРБИКОН, КОНЭК и ГПНТБ использование значимых ресурсов условно бесплатно, за счет грантов и конкурсов. поддержана конкурсная заявка на право получения лицензионного доступа к базам данных международных индексов научного цитирования Web of Science и Scopus и конкурсная заявка на право получения лицензионного доступа к 5 из 10 международных БД научных журналов, поддержана конкурсная заявка на право получения лицензионного доступа к базам данных Шпрингер.

12 мая российские вузы и научные институты лишились «подписки на тысячи уникальных научных журналов, издающихся крупнейшей международной компанией Springer. Падение курса рубля привело к тому, что Российский фонд фундаментальных исследований не смог полностью оплатить прошлогоднюю подписку на базу периодики, которая, по словам ученых, является основным способом получения информации по фундаментальным и прикладным наукам». В таком случае действовать нужно исходя из запланированной ранее процедуры реагирования на это обстоятельство, а именно выбор отдельных журналов из коллекции Springer, подписка на них через НЭИКОН или КОНЭК.

Через НЭИКОН были открыты тестовые доступы к различным мировым ресурсам. IMechE является ведущей британской ассоциацией инженеров, специализирующихся на машиностроении, БД CRCnetBASE - электронная коллекция книг и справочников, бесплатный доступ к архивам научных журналов с платформы arch.neicon.ru. При сотрудничестве с КОНЭК для СГАУ был открыт тестовый доступ к электронным журналам и книгам Springer сроком на 2 месяца и к каталогу электронных книг EBSCO. Система называется EBSCOhost Collection Manager (ECM) и позволяет удобно отбирать книги по интересующей теме и прорывным направлениям СГАУ. Пользователи понимают, что это необходимые ресурсы для учебной и научной деятельности.

Работая с SCIENCE INDEX для организаций, сотрудники библиотеки помогают преподавателям создавать, редактировать описание публикации в РИНЦ (отдельные части описания редактируются по требованиям РИНЦ, заполняются специфические поля, публикация отправляется на утверждение). Май 2014 года – подключение администраторов (6 человек, 5 из которых сотрудники библиотеки), начало внесения и корректировки информации; формирование и сверка списка сотрудников подразделения (авторов) Установление сроков работы авторов в организации

Операции с публикациями Привязка статей и цитирований Внесение изменений в существующие описания Добавление новых описаний Добавляются те публикации, на которые есть ссылки Создание описания публикации на основе информации из ссылки Создание описания публикации в ручном режиме Изменения в описании публикаций Привязка потерянных ссылок в списках литературы Уточнение аффилиации автора

Научно-техническая библиотека стремится доставлять информацию непосредственно на рабочее место пользователя. Пользователи имеют возможность работать с электронными ресурсами, как из кампуса университета, так и с «домашних» компьютеров после регистрации в библиотеке и получения идентификационных данных. В охват таких ресурсов попали 4 ЭБС, подписанные библиотекой, базы данных Эльзевир, Scopus.

Одним из эффективных способов продвижения электронных ресурсов являются конференции и семинары. В Самарском государственном аэрокосмическом университете сложилась традиция устраивать семинары и тренинги по обучению работе с электронными ресурсами и базами данных, мастер-классы по подготовке публикаций международного уровня. В октябре 2013 г. семинар, в котором участвовало более ста преподавателей, сотрудников, аспирантов и студентов СГАУ, закончился онлайн- тренингом по работе с полнотекстовой платформой ScienceDirect и индексом цитирования Scopus для научных и информационных работников. Ведущие Екатерина Полникова и Галина Якшонок, руководитель партнерских программ по России и Беларуси издательства Elsevier.

Для сотрудников университета были проведены семинары: «Работа с реферативной базой Web of Science и информационными ресурсами Thomson Reuters», ведущий Валентин Богоров, специалист по обучению и поддержке клиентов Thomson Reuters; семинар «Полнотекстовые научные журналы издательства IEEE» проводил представитель EBSCO Соколов Андрей; семинар «Публикация международного уровня. Издательство Springer». Впервые в Самару приезжал Александр Бирюков, старший редактор редакции Компьютерных наук издательства Springer, для проведения семинара – тренинга, содержащего рекомендации по всем вопросам подготовки научной публикации международного уровня. Для авторов это редкая возможность задать вопросы непосредственно редактору, получить ответы и комментарии прямо в аудитории и завязать прямой рабочий контакт с одной из ключевых персон западного научного издательства. В семинаре также приняли участие представители компании Springer Франц Лютенстром, Директор по проектам, Рон Швейцер, Менеджер по лицензированию. В 2014 году прошло 6 семинаров, из запланированных на этот год 8 проведено 5.

Большую роль в продвижении электронных ресурсов играют консультации с преподавателями, которые получают максимум полезной для себя информации и, как правило, становятся постоянными пользователями ЭР. Аспиранты – это наиболее активная категория пользователей, так как имеют устойчивую информационную потребность, конкретный запрос научного и профессионального характера. Аспиранты успешно осваивают методику поиска. Для аспирантов 1-го года обучения были проведены занятия по курсу «Библиометрические ресурсы».

Уже три года внедрен специализированный сервис поиска во всей совокупности ресурсов библиотеки –EBSCO Discovery Service: Цифры показывают, что читатели библиотеки все больше используют электронные ресурсы, с помощью единого поискового окна EDS было осуществлено около 1,5 млн. поисковых запросов. Выдача электронных документов в 2014 г. увеличилась на 22% по сравнению с 2013 г.

Периодическое изучение информационных потребностей, т.е изучение спроса, как удовлетворённого так и неудовлетворённого (анкетирование пользователей университета, в том числе через сайт библиотеки, изучение статистики использования ресурсов, формирование списка отказов); изучение самих ресурсов и их возможностей (семинары, тестирование, контакты с поставщиками); поиск компромисса с издательствами и консорциумами с целью оптимизации отбора подписных электронных ресурсов, минимизации затрат на их подписку и удобства пользователя (предоставление доступа к контенту на дому) - вот набор «инструментов», позволяющий максимально использовать купленное, правильно планировать дальнейшее приобретение и минимизировать риски.

Управление рисками при формировании фонда электронными удаленными ресурсами «…бедные стремятся любыми способами избегать финансовых рисков, а богатые стремятся эти риски контролировать». Роберт Кийосаки

Благодарим за внимание! Научно-техническая библиотека Самарского государственного аэрокосмического университета имени академика С.П. Королева , г. Самара, Московское шоссе, 34, корп. 16