Електронні таблиці MS Excel Розробила : майстер в/н за професією Діловод Цюпак Ольга Володимирівна

Що таке електронна таблиця? Програма Microsoft Excel – табличний процесор, призначений для створення і обробки електронних таблиць, а також для автоматизації математичних обчислень. Основне призначення Електронних таблиць (ЕТ) - введення даних до комірок й обробка їх за формулами. В Excel обробляють відомості на заробітну плату, табелі робочого часу, інвентаризаційні описи, квартальні звіти, складський облік матеріалів тощо.

Рядок формул Стовбці таблиці Робоче поле програми Активна комірка Рядок стану вигляд масштаб Клавіші додатка і документа Клавіші керування вікнами Смуги прокрутки Меню Активна вкладка Інтерфейс програми Ярлики робочих листів

Для зберігання нового документа Excel створює файл, який називається робочою книгою. Новому документу Excel з мовчазної згоди надається імя Книга 1 (робоча книга). Кожному наступному файлу Excel надає чергове імя Книга 2, Книга 3, які матимуть розширення.хls, для шаблонів документів xlt. Робоча книга складається із елементів, що мають назву робочі листи. Книга може містити до 255 робочих листів. Їх вкладки містяться унизу вікна ЕТ. Робоча книга складається із елементів, що мають назву робочі листи. Книга може містити до 255 робочих листів. Їх вкладки містяться унизу вікна ЕТ. Робоча книга

Кожен робочий лист має назву. Це ніби окрема електронна таблиця. Рядки нумеруются цілими числами. Максимальна кількість рядків, яку може мати таблиця Комірка – мінімальний елемент ЕТ. Программа Excel вводить номера комірок автоматично. Літера стовпця і номер рядка: С8 Одна з комірок на робочому листі завжди є поточною. Номер ячейки формируется

За допомогою меню За допомогою панелі інструментів. За допомогою швидких клавіш. Засоби керування Excel Таблиці (має вигляд чорної рамки навколо поточної комірки). Клавіатури (у вигляді І-подібного штриха, зявляється в поточній комірці для введення символів, або після натискання клавіші F2 або після подвійного клацання ЛКМ. Курсор зникає після натискання клавіші Еnter. Миші - на полі таблиці "товстий плюс", "худий плюс" або "товста стрілка"; в меню команд, на панелі інструментів та в інших місцях – "стрілка ". Типи курсорів:

Комірки Комірка – елемент, що утворився перетином стовпця і рядка. Кожна комірка має своє ім'я (адресу), складене із позначень стовпчика і рядка, на перетині яких вона знаходиться. Приклад комірки Комірка з адресою C3

Активна комірка Цей прямокутник є табличним курсором, а комірка, яку він позначає називається активною або поточною. Кожна комірка має своє ім'я. Ім'я активної комірки виводиться в лівій частині рядка формул в інструменті-списку Імя"

Вміст комірок Комірка може містити три види даних: 1. Текстові дані 2. Числові дані 3. Формулу, а це означає, що ця комірка обраховується. Вміст комірки розглядається як формула, якщо вона починается зі знаку рівності (=). Перед введенням даних відповідну комірку вибирають. Вказівник поточної комірки переміщають мишею або курсорними клавішами. Можна використовувати і НОМЕ, PAGE UP і PAGE DOWN. Натиснення клавіш з буквами, цифрами чи розділовими знаками автоматично починає введення даних в комірку. Інформація, що вводиться одночасно відображається і в рядку формул. Закінчити введення можна натисненням клавіші ENTER.

Вибір комірок У деяких операціях можуть одночасно приймати участь декілька комірок. Для позначення групи комірок використовується термін діапазон. Для цього використовуємо прийом Протягування. Протягування можна робити в будь-якому напрямку. Якщо клацнути на будь-якій комірці, виділення відміняється. Замість протягування миші можна використовувати клавішу SHIFT. Клацнувши на першій комірці діапазону, можна натиснути клавішу SHIFT і, не відпускаючи її, клацнути на останній комірці. Клацання на кнопці в лівому верхньому кутку робочої області дозволяє вибрати весь робочий лист цілком. Якщо при виборі комірок утримувати натисненою клавішу CTRL, то можна добавляти нові діапазони до вже вибраних. Цим прийомом можна створювати навіть незвязані діапазони.

Операції з комірками Комірки знищують, копіюють чи переміщують. За умовчанням комірки мають стандартну ширину і висоту. Висота рядка визначається розміром шрифту. Змінити висоту рядка або ширину стовпця: навести покажчик миші на нижній роздільник заголовка рядка (кнопки з цифрами 1, 2, 3 тощо). Коли покажчик прийме вигляд двонаправленої стрілки, натиснути ЛКМ – і зявиться підказка зі вказівкою висоти рядка. Перетягнути роздільник рядка для установлення нового розміру і відпустити кнопку миші. Для точного встановлення ширини стовпців необхідно: виділити стовпці меню Формат Стовпець Ширина (зазначити ширину: число символів, які можуть поміститися в стовпці при використанні стандартного шрифту); Команда Автопідбір ширини встановлює ширину стовпця по ширині комірки з щонайдовшим вмістом. Для точного встановлення висоти рядків необхідно: виділити рядок або декілька рядків меню Формат Рядок Висота (зазначити висоту). Вставка одного рядка - виділити комірку у рядку, над якою потрібно вставити новий рядок меню Вставка Рядки. Вставити один стовпець - клацнути по комірці в стовпці, ліворуч від якого має бути новий стовпець команда Вставка Стовпці. Вставка порожніх комірок: Вставка Комірки. Видалити рядок (рядки) або стовпець (стовпці) меню Правка Знищити. При видаленні рядків звільнене місце заповнюється рядками, розташованими нижче, а при видаленні стовпців на їхнє місце зміщуються стовпці з правого боку. Видалення комірки: Правка Знищити у діалозі, що зявився, зазначити за допомогою перемикачів напрямок переміщення сусідніх комірок, які заповнять звільнене місце.

Стовпці Стовпці є вертикальними об'єктами таблиці, що нумеруються латинськими літерами від А до Z, далі від АА до AZ, від ВА до BZ і, на кінець, від ІА до IV. Всього їх 256. Позначення стовпців

Щоб ввести дані в певну комірку таблиці, слід спочатку її зробити активною. Дані в комірку вводяться з клавіатури і відображаються як в полі самої комірки, так і в полі рядка формул. В процесі введення можна виконувати прийоми редагування. Завершити введення можна натисканням клавіші Enter. Для одночасного виконання обєднання та вирівнювання по центру існує кнопка на панелі інструментів Обєднати і помістити в центрі. Введення даних

Виконання операцій редагування обєктів електронної таблиці в табличному процесорі Excel здійснюється в такі самі способи, що і в текстовому редакторі Word за допомогою команд: Копіювати, Вирізати, Вставити з меню Правка (з вкладки Основне), відповідних кнопок Стандартної панелі інструментів, команд контекстного меню обєктів, сполучення клавіш, а також перетягуванням за допомогою миші. Копіювання та вставляння даних Введення даних одночасно в кілька комірок Виділити діапазон комірок ввести дані в одну з комірок натиснути клавішу CTRL+Еnter - всі комірки заповняться

У першу комірку вводимо дані, робимо її поточною. Наводимо вказівник миші на маркер автозаповнення (курсор набуває вигляду чорного тонкого плюса) і, утримуючи ліву кнопку миші, протягуємо вказівник у потрібному напрямку. Автозаповнення

Для збереження ЕТ необхідно клацнути на кнопці «Зберегти» або у меню «Файл» виконати команду «Зберегти». Створений файл з набраним ім'ям і розширенням.ХLS запишеться у власну папку. Збереження таблиці

У цій таблиці числа у комірках останнього стовпчика є добутком відповідних чисел двох попередніх стовпчиків. В звичайному режимі відображення комірки містять формули, а відображають результати. (режим відображення – звичайний) Приклад електронної таблиці

(режим відображення – формули) Наведена електронна таблиця містить математичні формули розрахунку нарахувань, які відображаються, бо включено режим відображення формул. Людині, що раніше не мала справу з ЕТ, на перший погляд формули можуть здатися незрозумілими. Приклад електронної таблиці

Створення і використання простих формул Таблиця може містити формули. Переваги електронних таблиць саме в тому, що вони дозволяють робити автоматичні підрахунки. Програма Excel розглядає вміст комірки як формулу, якщо він починається зі знаку рівності (=). Формула - основний інструмент обробки даних в Ехсеl, а також вираз, що описує обчислення в комірках. Компоненти формул: оператори і операнди Однак вводити формули більш зручно, якщо в рядку формул клацнути на кнопці Змінити формулу. У цьому випадку безпосередньо під рядком формул відкривається Палітра формул, що містить обраховуване значення вказаної формули. Копіювання формул і автоматичне переобчислення у таблиці - це два основні засоби автоматизації обчислень в ЕТ.

Функція Excel це спеціальне позначення дії для виконання певного обчислення. Найбільш поширеною в табличних розрахунках є функція суми. Для швидкого задавання у формулі цієї функції призначена піктограма Автосума. При цьому необхідно виділяти діапазон обчислення. Для складних обчислень Ехсеl пропонує більше 200 різноманітних функцій: математичних, фінансових, статистичних і логічних і має засіб Майстер функцій для введення функцій (меню Вставка Функція) або піктограмою на панелі інструментів.

Абсолютні та відносні адреси комірок У кожної комірки є своя адреса. Вона визначається номерами стовпця і рядка, тобто, іменем комірки. По замовчуванню програма Excel розглядає адреси комірок як відносні. Однак іноді виникають ситуації, коли при заповненні комірок формулою необхідно зберегти абсолютну адресу комірки, якщо, наприклад, вона містить значення, яке використовується при наступних обрахунках в інших рядках і стовпцях. Для того, щоб задати посилання на комірку як абсолютну, потрібно задати перед позначенням номера стовпця чи номера рядка символ «$». Наприклад: А1, $А1, А$1, $А$1 Відносна адреса коміркиАбсолютна адреса комірки

Сортування і фільтрація даних Електронні таблиці Excel часто використовують для введення найпростіших баз даних - Списки. Таблиця, що використовується як база даних, складається з декількох стовпців, що є полями бази даних. Кожний рядок - окремий запис. Якщо дані мають такий вигляд, программа Excel дозволяє проводити сортування і фільтрацію. Сортування - це упорядкування даних по зростанню чи спаданню. Простіше зробити таке сортування, вибравши одну з комірок і клацнувши на кнопці Сортування по зростанню чи Сортування по спаданню. Параметри сортування задають командою ДаніСортування. При фільтрації бази відображаються лише записи, що мають потрібні властивості. Найпростіший засіб фільтрації автофільтр. Він запускається командою Дані>Фільтр > Автофільтр. Команда ДаніФільтр Відобразити все дозволяє відобразити всі записи. Щоб відмінити використання автофільтра, потрібно повторно дати команду ДаніФільтр Автофільтр.

Створення діаграм Для більш наочного перегляду табличних даних часто використовують графіки і діаграми. Засоби програми Excel дозволяють створити діаграму, основану на даних з електронної таблиці, і розмістити її в тій же самій робочій книзі. Для створення діаграм використовують помічника – Майстер діаграм 1 крок. Вибір типу діаграми 2 крок. Вибір даних для побудови діаграми 4 крок. Розміщення діаграми 3 крок. Встановлення параметрів діаграми

Створення діаграм

В Ехсеl є спосіб для автоматичної побудови діаграм. Можна створити діаграму в дві операції. Для цього слід виділити потрібний діапазон даних і натиснути клавішу F11. Ехсеl на основі виділеного діапазону створить стандартний тип діаграми і розмістить діаграму на окремому аркуші. Швидкий спосіб створення діаграм

Друк готового документа Друк готового документа на принтері – заключний етап роботи з електронними таблицями. Клацнути на кнопці Друк на панелі інструментів здійснює автоматичний друк робочого листа з параметрами настройки принтера, заданими по замовчуванню. Якщо ці параметри потрібно змінити, можна використати команду ФайлДрук, яка відкриває діалогове вікно Друк.

Головне призначенняе електронних таблиць полягає в збереженні і обробці числової інформації. Є ще й інший тип таблиць, що виконують аналогічні функції це таблиці баз даних. Головна відмінність електронних таблиць від таблиць баз даних полягає у тому, що в них зручніше реалізовані автоматичні обрахунки значень в комірках. Існує декілька популярных програм для роботи з електронними таблицями. Найбільшу популярність має програма Microsoft Excel, що працює під керуванням операційних систем Windows.