Афанасьев С.И. – исполнительный директор «Гильдии Управляющих Документацией», Российская Федерация Декабрь 2015 года Проблемы интеграции в сфере управления электронными документами в рамках Евразийского экономического союза

«Гильдия Управляющих Документацией» – единственная в России организация, объединяющая специалистов в сфере управления документацией. В составе организации – государственные служащие, представители национальной промышленности, кредитных организаций, руководители профильных кафедр ряда российских ВУЗов, наиболее успешные производители систем управления электронными документами (СУЭД). Сфера компетенции организации - продвижение прогрессивных технологий в деятельности делопроизводственных служб органов власти, бизнеса, высших учебных заведений и пр. «Гильдия Управляющих Документацией» 1.

Законодательная деятельность в России, относящаяся к сфере документационного обеспечения управления, связанная в первую очередь с деятельностью органов государственной власти, развивается весьма продуктивно. Появились новые законы, приняты несколько национальных стандартов. В частности ГОСТ Р - «О взаимодействии систем электронного документооборота». Приняты типовые требований к системам управления электронными документами, применяемым в органах исполнительной власти и т.д. Выделенные два документа стали фундаментом настоящих и будущих работ по формированию единого информационного пространства для органов государственных власти, функционирования МЭДО. О законодательстве России в сфере ДОУ 2.

Проблема межведомственного документооборота не актуальна, например, для Казахстана и Белоруссии, поскольку там применяется единая система управления электронными документами. В странах ЕАЭС установлены различные СУЭД, поэтому российские разработки станут весьма актуальными при формировании единого информационного пространства Евразийского экономического союза. Электронный документооборот в России существует почти 30 лет, однако установленные правила построения СУЭД применяются весьма неохотно. Состояние национального рынка СУЭД напоминает восточный базар, где каждый торговец громко кричит, чтобы привлечь покупателя. Потребители сталкиваются с проблемами в приобретенных СУЭД слишком поздно и вынуждены зачастую менять их. Правила построения СУЭД и их взаимодействие 3.

Системы электронного документооборота, работающие в России сконструированы на разных платформах, имеют несовместимые принципы построения. В связи с этим: затруднено взаимодействие различных систем; непредсказуемо качество установленных, в частности, в органах власти СУЭД; размыты требования к технологиям делопроизводства. Отсутствие четко сформулированных типовых требований к СУЭД мешает созданию единого информационного пространства в сфере управления государством. С бессистемной автоматизацией вертикали власти раньше всех столкнулись российские регионы. Для взаимодействия различных властных структур применяются единое программное обеспечение во всех аппаратах управления по вертикали и горизонтали. Однако в масштабе государства установить единую систему признано пока нецелесообразным. В России функционирует более 100 различных систем электронного документооборота 4.

Пути создания единого информационного пространства в рамках электронного документооборота: - или внедрение единой системы управления электронными документами; - или создание единых требований к системам управления электронными документами и сформулировать принципы их взаимодействия. Страны Европейского Союза, которые так же столкнулись с настоящей проблемой, занимаются задачей унификации типовых требований уже более 10 лет. Однако международный опыт следует использовать, в пределах совместимости с национальной практикой ДОУ. Имеются принципиальные различия в системах документооборота стран ЕЭС и стран ЕАЭС. Межведомственный электронный документооборот – единые требования к СУЭД и их взаимодействию 5.

Системы управления электронными документами в странах, входящих в Евразийский экономический союз различные, принципы их построения отличаются. Поэтому наличие единых требований к СУЭД и их взаимодействию, если сейчас не стоит остро в повестке дня, то спустя определенное время обязательно возникнет. Задачи информационного взаимодействия, гармонизации законодательства в сфере управления документами в рамках экономической интеграции наших стран могли бы решаться уже сейчас. Требуется прямое общение экспертов пяти стран по разработке единых стандартов и требований. Видимо, плодом такого взаимодействия могли бы стать законодательные акты, которые имели юридическую силу во всех странах экономического союза. Роль стандартов в создании информационного пространства 6.

Отсутствие единых стандартов не является единственной проблемой. Предположим, ГОСТы и необходимые требования с СУЭД разработаны и утверждены, будут ли они полноценно работать? К сожалению, в России стандарты носят рекомендательный характер. В связи с этим система добровольной сертификации в сфере управления документацией большой популярностью не пользуется. Это обстоятельство существенно влияет на качество, в частности, программного обеспечения, и сегодня, по существу, отсутствуют действенные рычаги, которые могли бы заставить производителей программных продуктов следовать стандартам и установленным требованиям. Наличие стандартов не решает проблему качества программного обеспечения автоматически 7.

«ДОУСЕРТИФИКАТ» существует более трех лет, однако её услугами пользуются достаточно редко как производители программных продуктов, так и потребители. Для разработчиков СУЭД это дополнительные расходы и без требования заказчиков, их разработки не подвергаются экспертной оценке. Заказчики не требуют сертификации программного обеспечения, поскольку не настаивает на этом государство. Вопросы качества программных продуктов, применяемых в органах государственной власти, не может быть вне поля зрения государства. Если государство не даёт прямых указаний рынку, то, по крайней мере, может создавать необходимые условия для его регулирования посредством лицензирования, квотирования, сертификации. Необходим экспертный орган, который давал бы заключение о готовности той или иной СУЭД функционировать в едином информационном пространстве. Система добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ» 8.

Европейская Комиссия поручила создание требований к системам электронного документооборота и системы сертификации общественной организации, объединяющей национальные архивы и профессионалов в сфере управления документацией - DLM-Forum. В рамках ЕАЭС этим могла бы заниматься также неправительственная организация. Что мы знаем о стандартах в области электронного документооборота и применяемой терминологии, например, в Казахстане, Белоруссии или Армении? Видимо, не так много, как хотелось бы. Желательно объединить усилия профессиональной общественности наших стран по формированию будущих общих стандартов, с тем, чтобы эти наработки применялись в национальной практике и при формировании единого информационного пространства. Экспертный Совет ДОУ в рамках Евразийского экономического союза 9.

При приеме на работу сотрудника канцелярии, как в органах государственной власти, так и в коммерческих структурах, как правило, заключение об уровне его подготовки делается достаточно формально, по результатам устных собеседований. В других сферах деятельности существует практика оценки профессионального уровня соискателей посредством тестирования, существует система аттестации специалистов на определенный уровень квалификации, например, низший, средний и высший. Помимо послужного списка, который не отражает в достаточной степени уровень готовности специалиста работать в аппарате, наличие свидетельства об аттестации позволит работодателю не допустить ошибки при подборе специалиста, а соискателю получить хорошее место работы. Зачем нужна аттестация персонала в сфере ДОУ 10.

Высшая школа России готовит документоведов, готовят специалистов по информационным технологиям, но специалистов, разбирающихся в той и другой сфере деятельности одновременно, в утвержденном Министерством образования списке профессий отсутствует. Как правило, такими специалистами сегодня становятся только в результате практической деятельности. «Гильдия Управляющих Документацией» разработала систему аттестации персонала по управлению как бумажными, так и электронными документами. Интернет-технологии позволяют специалистам пройти тестирование, находясь в любой точке страны. Выработка единых требований к уровню квалификации помогла бы решить проблему мониторирования уровня подготовки специалистов в области управления документацией, гармонизации требований к персоналу наших стран, к состоянию делопроизводства и его автоматизации. Высшая школа не готовит документоведов с глубокими знаниями информационных технологий 11.

Учебный центр «Гильдии Управляющих Документацией» выполнял заказ на обучение специалистов в сфере управления документацией Карачаганак Петролиум Оперейтинг, известной Казахстанской нефтегазовой компании. Проблемы подготовки и переподготовки кадров у нас абсолютно идентичные, поэтому разработанная система аттестации специалистов могла бы способствовать повышению качества подготовки персонала для союзных нужд. Хотелось бы надеяться на то, что поднятые проблемы в сфере управления электронными документами, сертификации ПО и аттестации персонала, управляющего документацией, предлагаемые пути их решения, позволят сделать очередной шаг к гармонизации отношений при формировании единого экономического и информационного пространства в ЕАЭС. Единые требования к специалистам - ключ к формированию единого информационного пространства 12.

infodocum.ru Тел. (495) , (499) Афанасьев Сергей Иванович исполнительный директор «Гильдии Управляющих Документацией»