Опыт автоматизации ЮФУ и НИТУ «МИСиС» с использованием программного продукта «1С:Университет ПРОФ» Гречкин Виктор Алексеевич ООО «СГУ-Инфоком»

Объект автоматизации. НИТУ «МИСиС» Начиная с 2014 года НИТУ "МИСиС" входит в число 1000 лучших университетов мира (QS и THE), и в топ- 100 ведущих университетов стран BRICS по версии рейтинга QS. Участник федерального проекта повышения конкурентоспособности ведущих российских университетов среди ведущих мировых научно- образовательных центров (Проект 5-100) 9 институтов 4 филиала > студентов >4 000 сотрудников Ведущий учебно-научный центр страны по подготовке специалистов в области: материаловедения металлургии горного дела IT технологий экономики

Предпосылки внедрения «1С:Университет ПРОФ» - Технологически устаревшая автоматизированная система - Регулярные ошибки работы существующей информационной системы - Отсутствие единого источника хранения и учета данных - Высокая стоимость содержания, доработки и эксплуатации существующей информационной системы - Проблемы при осуществлении интеграции с другими информационными системами и базами данных, отсутствие двусторонней связи между ИС - Частичное отсутствие автоматизации распределения нагрузки преподавателей, отсутствие единого механизма контроля за расчетом нагрузки и связи между контролем успеваемости и учебной программы студента - Необходимость автоматизации ранее не автоматизированных бизнес- процессов

Цели и задачи проекта Создание комплексной автоматизированной информационной системы на базе АИС «1С:Университет ПРОФ» - Внедрение функциональных блоков: автоматизация приемной комиссии, управление студенческим составом, планирование учебного процесса - Создание системы управления студенческим составом, обеспечивающей достижение показателей и характеристик целевой модели - Сокращение финансовых и временных издержек на содержание информационного пространства МИСИС - Перестройка и унификация управления и контроля за бизнес-процессами Университета на базе единой информационной системы - Организация и обеспечение единого источника данных по работе с обучающимися

Причины принятия решения в пользу 1С с использованием в качестве ядра решения «1С:Университет ПРОФ» -Относительно невысокая стоимость внедрения и содержания решения -Насыщенность рынка программистами 1С, требуемых штату МИСиС для обеспечения самостоятельного поддержания решения по окончанию проекта -Современная, динамично развивающаяся платформа 1С:Предприятие 8 -Регулярное развитие и обновление тиражных решений, что сокращает издержки пользователя продукта -Гарантии фирмы «1С» по успешному исполнению проекта

Сложности реализации проекта - Перенос исторических данных из предыдущей АИС - Возникающие методические вопросы в рамках внедрения «1С:Университет» - Необходимость иметь в штате программиста для получения не типизированных отчетов - Изменение существующих бизнес-процессов в Университете - Отсутствие согласованности в содержании набора данных между «1С:Университет» и другими учетными системами

Результаты внедрения после 2 этапа - Успешно проведена приемная кампания года - Перенос исторических данных в «1С:Университет ПРОФ» завершен в полном объеме - Остановка работы АИС, действующей в МИСиС, полный переход на подготовку приказов в «1С:Университет ПРОФ» - Успешная подготовка приказов по стипендиям и расчет выплат в 1С:ЗКБУ на основании приказов, созданных в «1С:Университет ПРОФ», проведение индексации выплат - Передача данных об обучающихся в ГУП МСР для получения обучающимися социальных карт москвича

Дальнейшие планы 2015 год -Завершение внедрения функционального блока Управления студенческим составом -Внедрение функционального блока планирования учебного процесса -Автоматизация подготовительного отделения НИТУ «МИСиС» 2016 год -Проведение приемной кампании 2016 года -Создание личного кабинета абитуриента -Интеграция с другими существующими системами («1С:Документооборот») -Автоматизация филиалов НИТУ «МИСиС»

Объект автоматизации. Южный федеральный университет 1915 Варшавский университет – Ростовский государственный университет (РГУ) 1930 Ростовский государственный педагогический университет (РГПУ) 1952 Таганрогский государственный радиотехнический университет (ТРТУ) 1988 Ростовская государственная академия архитектуры и искусств (РГАиИ) 2006 Южный федеральный университет 2015

Исходное состояние автоматизации бизнес-процессов ЮФУ Средства автоматизации бизнес-процессов АСУ «Деканат», АСУ «Абитуриент» Пакет ММИС «Учебные планы» АС «Расчет нагрузки преподавателей» Сервисы портала вуза «Расписание», «Учебно-методические ресурсы», «Сбор учебных планов» и др. Представление информации об учебном процессе на официальном сайте ЮФУ Используемые инструменты, технологии и платформы: Oracle, PostgreSQL, Microsoft Access, Microsoft Excel, 1C:Предприятие, RAD системы Проблемы: Некоторые технологии критичны по наличию специалистов Обеспечение многопользовательского режима Удаленная работа подразделений Проблема синхронизации данных между подсистемами в существующей архитектуре информационного пространства ЮФУ

Основные этапы Подготовительные работы май июль 2013 года Внедрение подсистемы автоматизации работы приемной комиссии май август 2013 года Внедрение подсистемы управления студенческим составом – сентябрь 2013 года – сентябрь 2014 года Внедрение подсистемы организации и мониторинга трудоустройства выпускников май 2014 года Внедрение подсистемы управления послевузовским образованием и аттестацией научных кадров сентябрь 2013 года сентябрь 2014 года Внедрение подсистемы планирования учебного процесса январь 2014 май 2014 года Внедрение подсистемы управления научно-исследовательской работой и инновационной деятельностью май сентябрь 2015 года Внедрение подсистемы управления дополнительным образованием январь август 2015 года Внедрение подсистемы управления кампусом ноябрь декабрь 2015 года Интеграция учетных систем ЮФУ с «1С: Университет ПРОФ» апрель декабрь 2015 года

Автоматизация приемной кампании С использованием «1С:Университет ПРОФ» проведен прием 2013, 2014 и 2015 года Работа с заявлениями абитуриентов: Схема приема документов в режиме одного окна Дистанционная подача заявлений (интеграция с «Веб-абитуриент») Подано заявлений: > дистанционно: > 4500 Среднее время работы с абитуриентом: мин Обмен данными с ФИС ГИА и приема: Данные свидетельств ЕГЭ проверены в ФИС ГИА и приема Завершена передача данных в ФИС ГИА и приема Отчетность: адаптировано более 10 печатных форм и отчетов данные о заключенных договорах доступны бухгалтерии ЮФУ из информационной системы доступен для отображения отчет ГЗГУ, отчеты по запросу союза ректоров Ростовской области Автоматическое формирование из системы документов абитуриентов, списков рекомендованных и приказов

Автоматизация работы со студенческим составом Импорт данных: О физических лицах: записей студенты: записей преподаватели: > 7000 записей Учебные планы из GosInsp ИМЦА: >1500 Экзаменационные ведомости: Дипломы: C января 2014 г. учет обучающихся ведется только в «1С:Университет ПРОФ» Работа с приказами и отчетами: Добавлены подтипы (виды) приказов Добавлены механизмы проверки приказов Разработаны механизм установки подписей и виз, и механизм утверждения приказов Изменен механизм хранения формулировок приказов Осуществлен переход к единому формату хранения описания настроек приказов Расчет размера стипендий в приказе о выплате стипендий производится автоматически на основании данных об успеваемости студентов В системе создано более приказов Адаптировано более 30 отчетов (справки, реестры справок, ведомости и др.), в том числе разработан сводный универсальный отчет по студентам Настройка, актуализация, обучение: Актуализированы базовые справочники (структура университета, военкоматы, контрагенты) Изменен интерфейс экранных форм Адаптирован механизм интеграции с информационной системой отдела кадров Создано более 220 учетных записей пользователей Проведены обучающие семинары, обучено более 70 пользователей;

Планирование учебного процесса Работа с учебными планами: Разработан механизм автоматизированного контроля основных параметров учебных планов специальностей и направлений подготовки на соответствие требованиям ГОС ВПО и ФГОС ВПО Разработан механизм импорта дисциплин, блока дисциплин, графика учебного процесса из одного учебного плана в другой Обновлены механизмы обмена данными с GosInsp в соответствии с новыми стандартами В июне 2014 года проведен расчет часов и распределены поручения преподавателей на с использованием «1С:Университет ПРОФ» Распределение поручений: Разработан механизм автоматического объединения в поток студентов разных направлений подготовки (специальностей) Разработан механизм обновления распределений поручений с учетом набора студентов на первый курс Разработан механизм закрепления за новыми подразделениями распределенных часов при изменении структуры университета и сохранения закрепленных за этими часами преподавателей С использованием системы распределено 2,1 млн. часов между 2000 преподавателями вуза. Прочее: Разработан ряд новых отчетов, модифицирован отчет «Учебный план» Создано более 500 учетных записей пользователей Проведено обучение более 300 человек по различным темам

Особенности реализации проекта - Изменение организационной структуры вуза - Перенос исторических данных из предыдущей АИС - Возникающие методические вопросы в рамках внедрения «1С:Университет» - Исторически сложившиеся бизнес-процессы (информационные потоки, нормативная база, печатные формы) - Сжатые сроки реализации некоторых блоков - Основной объем работ был связан с корректировкой печатных форм и приказов, изменением механизмов, отличных от реализованных в типовом решении, реализацией механизмов интеграции, а также импортом первичных документов и справочников

Итоги внедрения Завершено внедрение подсистем – приемная комиссия, управление студенческим составом, воинский учет, планирование учебного процесса, С использованием «1С:Университет ПРОФ» принято более заявлений от абитуриентов, создано около приказов, сформировано и заполнено экзаменационных ведомостей, создано и распечатано более дипломов, для более 1300 выпускников создан документ «Аудит эффективности трудоустройства», распределено более часов нагрузки между преподавателями университета. Более 1300 пользователей имеют доступ к информационной базе, в период пиковых нагрузок зафиксирована одновременная работа около 300 пользователей. Внедрение программного продукта «1С: Университет ПРОФ» в Южном федеральном университете позволило оптимизировать процессы взаимодействия между различными структурными подразделениями, способствовало эффективной работе всех сотрудников университета. расписание, аспирантура, финансы.

Спасибо за внимание! ООО «СГУ-ИНФОКОМ» разработчик программного продукта»1С:Университет» ФИРМА «1С» web: тел. (495) ООО «СГУ-Инфоком» web: тел. +7 (8652) skype: sgu-infocom ICQ: