Особенности автоматизации работы договорного отдела в учебном заведении Руководитель группы технической поддержки экономических служб Грудцын Николай Алексеевич

2 1. В системе создаются и хранятся не файлы документов, а массивы данных, из которых генерируются любые документы. 2. БД наполняется и обновляется «сама по себе» при формировании документов работниками. 3. «Кибейя» легко настраивается на обмен данными с другими системами, как университетскими, так и внешними. Покажем суть и достоинства такого подхода на примере работы договорного отдела. 2. Принципы работы с любыми документами в системе «Кибейя»

3. Исходная форма для работы с контингентом Договоры (комплект) Дог.(ВПОБ) 10105ВБ14297 от Доп. согл. (Военная кафедра) 1 от к Дог.(ВПОБ) 10105ВБ14297 от (89337) 10601ЖК14128 от Дог.(Техническое обслуживание) 01018ТБ13039 от

4. Вход в раздел личной карточки «Договоры» Список дополнительных соглашений выводится кнопкой «Доп. Согл.» против соответствующего договора. В появившейся форме (см. ниже) можно также создать новое дополнительное соглашение. Выводится вся предыстория договоров. Кнопки перехода к редактированию Кнопка перехода к форме для создания нового договора Кнопки для вывода всех доп. соглашений в виде таблицы (см. ниже) 10105ВБ Военная кафедра 10105ВБ ТБ

5. Формы для редактирования договора (слева), его просмотра и печати (справа) 10105ВБ

6. Работа с «досье» студента Договоры (комплект) Дог.(ВПОБ) 10105ВБ14297 от Доп. согл. (Военная кафедра) 1 от к Дог.(ВПОБ) 10105ВБ14297 от (89337) 10601ЖК14128 от Дог.(Техническое обслуживание) 01018ТБ13039 от

7. Работа в опции «Договоры (комплект)» Пользователь может просмотреть и распечатать друг за другом все выбранные «галочкой» документы. Выводится список всех документов, имеющих отношение к договорам.

8. Автоматическая нумерация договоров 1. Номер устанавливается на весь период обучения или проживания, а возможные изменения оформляются дополнительными соглашениями. Это позволяет избежать путаницы и обеспечивает удобную сортировку. 2. Номер максимально информативен, так как содержит несколько классификаторов. 3. Номер служит идентификатором, например, при проводке он- лайн платежей за обучение и проживание. Смысловое значение Кол-во и вид символов Пример Расшифровка Код ЦФО5 - цифровые Вид деятельности 1 - буквенныеВ Реализация образовательных программ высшего образования Условная детализация 1 - буквенные ММагистратура Год оформления договора 2 - цифровые год Порядковый номер договора 3 - цифровые 123 Присвоенный номер 10108ВМ15123

9 1. Студент вводит номер договора в терминал самообслуживания. 2. Платежная система делает запрос в «Кибейю» и при наличии такого договора производит платеж. 3. После закрытия банковского дня банк выгружает реестры в «Кибейю», которая разносит платежи по соответствующим договорам. В результате мы всегда имеем оперативную информацию о выполнении платежных обязательств. 9. Взаимодействие «Кибейи» со Сбербанком

10 1. Интерфейсы работы с данными программировать несложно, они достаточно универсальны. 2. Для массы однотипных приказов программировать шаблон выгоднее, чем вручную вносить данные в файлы Word. 3. У нас есть инструмент быстрой «шаблонизации» печатных форм. 10. Минимизация затрат на программирование

11. Программирование интерфейсов и шаблонов Заголовок раздела 1 Заголовок раздела 2 Универсальный интерфейс ввода данных Шаблон раздела определяется заголовком В случае шаблонов все сведения автоматически оказываются в БД, в то время как извлечь информацию из файлов Word можно только вручную. Кроме того, в случае шаблонов мы избегаем несоответствий в разных документах.

12 1. В наполнении БД участвует большое число подразделений. При этом нагрузка на каждого работника снижается и часто сводится к проверке и корректировке только изменившихся сведений. 2. Исключается дублирование сведений, и поэтому отсутствуют несоответствия в различных документах. Согласованная работа подразделений с БД регулируется правами доступа в рамках модуля «Контингент». 3. БД всегда актуальна, так как обновляется «сама по себе» в процессе составления необходимых документов. 4. Мы получаем гигантский объем сведений для анализа, включая историю их изменений. Такой объем невозможно извлечь из простого хранилища файлов. 12. Причины результативности автоматизации

13 1. Значительное сокращение рабочего времени, затрачиваемого на заключение договорных документов 2. Автоматическая нумерация документов информативным кодом. 3. Обеспечение и контроль он-лайн-платежей. 4. Инструмент быстрой шаблонизации печатных форм, апробированный на приказах. 5. Наглядные интерфейсы для работы со всем «досье» студента. Как следствие – быстрое обслуживание студентов малыми усилиями, оперативный всесторонний анализ договорной деятельности. 13. Дополнительные возможности для отдела

14 Контакты Благодарю за внимание! Грудцын Николай Алексеевич руководитель группы технической поддержки экономических служб 8 (921)