Презентация по дисциплине Компьютерное делопроизводство Компьютерное делопроизводство Проверила: Выполнила: Проверила: Выполнила: Жилина Л.М. Башмакова И.С. Жилина Л.М. Башмакова И.С.
Делопроизводство – важнейшая составляющая процесса управления Делопроизводство – важнейшая составляющая процесса управления Роль делопроизводства в управлении Важность упорядочения понятийного аппарата делопроизводства, содержания основных его терминов обусловлена тем, что в огромном информационном потоке документом становится лишь та информация, которая зафиксирована по определенным правилам, придающим ей юридическую силу. Определения основных понятий документационного обеспечения управления содержатся в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Важность упорядочения понятийного аппарата делопроизводства, содержания основных его терминов обусловлена тем, что в огромном информационном потоке документом становится лишь та информация, которая зафиксирована по определенным правилам, придающим ей юридическую силу. Определения основных понятий документационного обеспечения управления содержатся в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Делопроизводство документационное обеспечение управления, самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций. Делопроизводство документационное обеспечение управления, самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Цели, задачи, основные принципы и персонал современного делопроизводства Понятие делопроизводства как функции управления. Значение делопроизводства в осуществлении процесса управления Функция в переводе из латинской означает деятельность. Функция управления - вид деятельности, который основан на разделе и кооперации управленческого труда и характеризуется определенной однородностью, сложностью, стабильностью влияния на объект и субъект управления. Функции, которые выделяются по состоянию управления называют общими. Функции, которые выделяются по сферам деятельности называют конкретными или специальными. К конкретным принадлежат информационное обеспечение управления. Информационное обеспечение управления состоит из организации поиска, сбора, хранения и передачи информации с целью ее использования в процессе решения управленческих задач. В организации информационного обеспечения центральная роль принадлежит документированию Понятие делопроизводства как функции управления. Значение делопроизводства в осуществлении процесса управления Функция в переводе из латинской означает деятельность. Функция управления - вид деятельности, который основан на разделе и кооперации управленческого труда и характеризуется определенной однородностью, сложностью, стабильностью влияния на объект и субъект управления. Функции, которые выделяются по состоянию управления называют общими. Функции, которые выделяются по сферам деятельности называют конкретными или специальными. К конкретным принадлежат информационное обеспечение управления. Информационное обеспечение управления состоит из организации поиска, сбора, хранения и передачи информации с целью ее использования в процессе решения управленческих задач. В организации информационного обеспечения центральная роль принадлежит документированию
Настройка пользовательского интерфейса Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести: Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести: создание документов, то есть фиксация их на каком- либо носителе; создание документов, то есть фиксация их на каком- либо носителе; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением; регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением; систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности. систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности. Развитие техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовывать процесс управления. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, модемов, факсов) и сетевых технологий. Развитие техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовывать процесс управления. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, модемов, факсов) и сетевых технологий. Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе. Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе.
Настройка пользовательского интерфейса Настройка параметров приложения Access Настройка параметров приложения Access Настройка параметров запуска Настройка параметров запуска Запуск приложения с параметрами командной строки Запуск приложения с параметрами командной строки Командный интерфейс приложения Командный интерфейс приложения Использование кнопочной формы Использование кнопочной формы Создание и изменение панелей команд Создание и изменение панелей команд Создание меню Создание меню Создание и изменение панелей инструментов Создание и изменение панелей инструментов Создание и удаление контекстных меню Создание и удаление контекстных меню Связывание строк меню, панелей инструментов и контекстных меню с формами и отчетами Связывание строк меню, панелей инструментов и контекстных меню с формами и отчетами Изменение меню и панелей инструментов с помощью VBA Изменение меню и панелей инструментов с помощью VBA
Подготовка рабочего места секретаря Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения. Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения. Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих. Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих. В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы. В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы. Мебель для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Мебель для посетителей должна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения. Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения.
Законодательная основа документов управления и их классификация Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений. организационно-правовая документация; организационно-правовая документация; плановая документация; плановая документация; распорядительная документация; распорядительная документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация; отчетная документация; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая документация; финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения. договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.
Нормативная база делопроизводства Нормативная база в общем случае – это законы и другие правовые акты, которые регламентируют определенную деятельность. Нормативно-правовая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства. Нормативная база в общем случае – это законы и другие правовые акты, которые регламентируют определенную деятельность. Нормативно-правовая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства. Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативная база делопроизводства устанавливает данные правила. Составляющими нормативной базы делопроизводства являются: Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативная база делопроизводства устанавливает данные правила. Составляющими нормативной базы делопроизводства являются: законодательные и правовые акты РФ; законодательные и правовые акты РФ; ГОСТ; ГОСТ; нормативные документы; нормативные документы; классификаторы; классификаторы; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Классификация документов Классификация (лат. classik разряд, группа) документов это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы. Классификация (лат. classik разряд, группа) документов это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы. Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения: Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения: признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия членами деления; признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия членами деления; одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости); одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости); сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность делений недопустимы (требования соразмерности); сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность делений недопустимы (требования соразмерности); члены деления должны взаимно исключать друг друга S (требования взаимоисключаемости); члены деления должны взаимно исключать друг друга S (требования взаимоисключаемости); члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности). члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).
Оформление документов управления Организационно - правовые документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка); Организационно - правовые документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка); Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения); Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения); Документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки); Документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки); Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.); Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.); Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.). Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.). От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов. От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов. В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности. В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности. Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно- распорядительным документам (ОРД). Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно- распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки. В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной. В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается. Оформляющая часть практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается.
Правила составления документов Составление и оформление различных как по назначению, так и по содержанию документов, создаваемых в органах внутренних дел, подчиняются некоторым общим требованиям (правилам), содержащимся в ГСДОУ, ГОСТах, других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти требования касаются содержания различных частей текстов документов, качества и формата бумаги, лент для пишущих машин и пр. Составление и оформление различных как по назначению, так и по содержанию документов, создаваемых в органах внутренних дел, подчиняются некоторым общим требованиям (правилам), содержащимся в ГСДОУ, ГОСТах, других нормативных актах, а также выработанным делопроизводственной практикой. Эти требования касаются содержания различных частей текстов документов, качества и формата бумаги, лент для пишущих машин и пр. В совокупности перечисленных и других требований можно выделить: юридические требования; требования информационной культуры; требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов; требования к бланкам, требования к текстам документов, требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств. В совокупности перечисленных и других требований можно выделить: юридические требования; требования информационной культуры; требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов; требования к бланкам, требования к текстам документов, требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств.
Язык и стиль управленческих документов В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом - повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т. д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо - понятия определенные. Деловой язык - это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык. В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом - повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т. д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо - понятия определенные. Деловой язык - это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык. Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем. Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.
Внутренние и внешние документы управления Управление документами Управление документами Должно быть обеспечено управление документами, которые требуются для системы управления качеством. Записи представляют собой особые документы, и управлять ими нужно согласно требованиям пункта Должно быть обеспечено управление документами, которые требуются для системы управления качеством. Записи представляют собой особые документы, и управлять ими нужно согласно требованиям пункта Должна быть установлена документально оформленная процедура по определению средств управления для: Должна быть установлена документально оформленная процедура по определению средств управления для: а) утверждения документов, подтверждающего адекватность перед их выпуском, а) утверждения документов, подтверждающего адекватность перед их выпуском, б) анализа, обновления по мере необходимости и повторного утверждения, б) анализа, обновления по мере необходимости и повторного утверждения, в) обеспечения идентификации изменений и текущего статуса пересмотра документов, в) обеспечения идентификации изменений и текущего статуса пересмотра документов, г) обеспечения того, чтобы действующие издания соответствующих документов были на местах их использования, г) обеспечения того, чтобы действующие издания соответствующих документов были на местах их использования, д) обеспечения сохранения четкости документов и простоты идентификации, д) обеспечения сохранения четкости документов и простоты идентификации, е) обеспечения идентификации документов внешнего происхождения и управления их распространением, и е) обеспечения идентификации документов внешнего происхождения и управления их распространением, и ж) предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов, и применения соответствующей их идентификации, если они сохраняются для каких-либо целей. ж) предотвращения непреднамеренного использования устаревших документов, и применения соответствующей их идентификации, если они сохраняются для каких-либо целей. Внутренний документ - документ, разработанный и утвержденный внутри организации. Внутренний документ - документ, разработанный и утвержденный внутри организации. Внешний документ - документ, разработанный за пределами организации и применяемый в деятельности. Внешний документ - документ, разработанный за пределами организации и применяемый в деятельности.
Внутренние документы управления наряду с этим важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления. наряду с этим важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления. Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры. Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения как органами управления, так и работниками. Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры. Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения как органами управления, так и работниками.
Внешние документы управления Основными видами внешних нормативных и технических документов системы менеджмента качества являются: Основными видами внешних нормативных и технических документов системы менеджмента качества являются: государственные (ГОСТ Р) и межгосударственные (ГОСТ) стандарты, устанавливающие требования к продукции, материалам и комплектующим изделиям для ее изготовления, условиям производства, методам испытаний и контроля; государственные (ГОСТ Р) и межгосударственные (ГОСТ) стандарты, устанавливающие требования к продукции, материалам и комплектующим изделиям для ее изготовления, условиям производства, методам испытаний и контроля; строительные нормы и правила (СНиП¢ы), строительные правила, строительные нормы (СП, СН), строительные нормы и правила (СНиП¢ы), строительные правила, строительные нормы (СП, СН), ведомственные строительные нормы (ВСН), ведомственные строительные нормы (ВСН), Московские строительные нормы и инструкции (МГСН, МДС), Московские строительные нормы и инструкции (МГСН, МДС), российские и международные стандарты, устанавливающие требования к системе менеджмента качества, российские и международные стандарты, устанавливающие требования к системе менеджмента качества, технические условия (ТУ) на продукцию, материалы, комплектующие изделия, разработанные сторонними организациями, технические условия (ТУ) на продукцию, материалы, комплектующие изделия, разработанные сторонними организациями, проектно-сметная документация на строящиеся объекты; проектно-сметная документация на строящиеся объекты; технологические карты (ТК), разработанные сторонними организациями; технологические карты (ТК), разработанные сторонними организациями; проекты производства работ (ППР), заказанные (закупленные) у сторонних организаций, проекты производства работ (ППР), заказанные (закупленные) у сторонних организаций, законодательные и правовые акты Правительства России и Правительства Москвы. законодательные и правовые акты Правительства России и Правительства Москвы. Перечень внешних документов, используемых «433 ВСУ». в своей производственной деятельности (за исключением проектно-сметной документации и ППР на конкретные объекты) Перечень внешних документов, используемых «433 ВСУ». в своей производственной деятельности (за исключением проектно-сметной документации и ППР на конкретные объекты)
Документы по личному составу Распорядительная деятельность органов управления заключается в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан, издают ряд документов, необходимых гражданам при отсутствии ими права на труд. Как правило, эти вопросы решаются в отделах кадров этих учреждений, организаций и предприятий. Распорядительная деятельность органов управления заключается в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан, издают ряд документов, необходимых гражданам при отсутствии ими права на труд. Как правило, эти вопросы решаются в отделах кадров этих учреждений, организаций и предприятий. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения, перевода сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, создают группу документов по личному составу. К этим документам относятся: документы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, все документы, входящие в состав личного дела. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения, перевода сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, создают группу документов по личному составу. К этим документам относятся: документы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, все документы, входящие в состав личного дела. Приём на работу оформляется приказом по личному составу. Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Трудовой договор заключается с гражданами, которым исполнилось 16 лет. Лишь в исключительных случаях могут приниматься на работу лица, достигшие 15 лет, но обязательно по соглашению с администрацией предприятия, которая выясняет причины оставления школы (училища) и решает, на каком производственном участке могут быть созданы наилучшие условия для труда и профессионального обучения этих лиц. Приём на работу оформляется приказом по личному составу. Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Трудовой договор заключается с гражданами, которым исполнилось 16 лет. Лишь в исключительных случаях могут приниматься на работу лица, достигшие 15 лет, но обязательно по соглашению с администрацией предприятия, которая выясняет причины оставления школы (училища) и решает, на каком производственном участке могут быть созданы наилучшие условия для труда и профессионального обучения этих лиц.
Документация по личному составу виды документации по личному составу и принципы ее оформления: виды документации по личному составу и принципы ее оформления: В документацию по личному составу входят документы с различными функциями: первичные учетные личная карточка формы Т-2, распорядительные приказы, личные трудовая книжка, а также по социальному обеспечению пенсионные. В документацию по личному составу входят документы с различными функциями: первичные учетные личная карточка формы Т-2, распорядительные приказы, личные трудовая книжка, а также по социальному обеспечению пенсионные. При приеме на работу иногда требуются анкетно биографические данные на работника, условия его приема и оплаты труда. В процессе жизни человека эта информация может меняться, поэтому выделяют также документы об изменении этих данных. При приеме на работу иногда требуются анкетно биографические данные на работника, условия его приема и оплаты труда. В процессе жизни человека эта информация может меняться, поэтому выделяют также документы об изменении этих данных. При приеме на работу обязательным является предъявление трудовой книжки и паспорта. В необходимых случаях администрация вправе потребовать документ об образовании или полученной профессии. При приеме на работу обязательным является предъявление трудовой книжки и паспорта. В необходимых случаях администрация вправе потребовать документ об образовании или полученной профессии. Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор или контракт. Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. На некоторых предприятиях заполняется также анкета и составляется автобиография. Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор или контракт. Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. На некоторых предприятиях заполняется также анкета и составляется автобиография. Прием на работу оформляется приказом по личному составу. В дальнейшем заполняется личная карточка формой Т-2 и вноситься соответствующая запись в трудовую книжку работника. Прием на работу оформляется приказом по личному составу. В дальнейшем заполняется личная карточка формой Т-2 и вноситься соответствующая запись в трудовую книжку работника. Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. Увольнение работника производится по причинам, указанным в статьях КЗОТ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины. Оформляется увольнение приказом по личному составу. Увольнение работника производится по причинам, указанным в статьях КЗОТ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины. Оформляется увольнение приказом по личному составу.
Работа с документами в текстовом процессоре Microsoft Word В этой главе рассматриваются понятия, методы и приемы, относящиеся к созданию текстовых документов с помощью персонального компьютера. Условно (из чисто методических соображений) мы выделим две группы создаваемых документов – простые и комплексные. Первые представляют собой форматированный текст, а вторые содержат кроме текста объекты иной природы (чертежи, рисунки, формулы, таблицы, объекты мультимедиа и прочие). Общее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов, – текстовые процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word. Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft Word К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие: В этой главе рассматриваются понятия, методы и приемы, относящиеся к созданию текстовых документов с помощью персонального компьютера. Условно (из чисто методических соображений) мы выделим две группы создаваемых документов – простые и комплексные. Первые представляют собой форматированный текст, а вторые содержат кроме текста объекты иной природы (чертежи, рисунки, формулы, таблицы, объекты мультимедиа и прочие). Общее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов, – текстовые процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word. Приемы работы с текстами в процессоре Microsoft Word К базовым приемам работы с текстами в текстовом процессоре Microsoft Word относятся следующие: - создание документа; - создание документа; - ввод текста; - ввод текста; - редактирование текста; - редактирование текста; - рецензирование текста; - рецензирование текста; - форматирование текста; - форматирование текста; - сохранение документа; - сохранение документа; - печать документа. - печать документа.
Оформление личных документов К таким документам относятся: резюме; резюме; автобиография; автобиография; заявление; заявление; расписка; расписка; доверенность (личная). доверенность (личная). Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но реквизиты: наименование вида документа, дата, подпись должны быть обязательно в любом из этих документов. Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но реквизиты: наименование вида документа, дата, подпись должны быть обязательно в любом из этих документов.
Создание бланка предприятия с эмблемой Подготовить типовой бланк можно с помощью текстового редактора и сохранить в виде файла-шаблона (образца). Такой файл можно открыть в любое время и, дополнив текстом, сохранить как новый документ. Подготовить типовой бланк можно с помощью текстового редактора и сохранить в виде файла-шаблона (образца). Такой файл можно открыть в любое время и, дополнив текстом, сохранить как новый документ. Задача 1. Создание эмблемы. Задача 1. Создание эмблемы. Создайте эмблему предприятия, сотрудником которого вы на время обучения. Предприятие предоставляет услуги населению в виде обучения, консультаций, помощи в организации производства "Менеджмент, новации, технологии" - МНТ. Создайте эмблему предприятия, сотрудником которого вы на время обучения. Предприятие предоставляет услуги населению в виде обучения, консультаций, помощи в организации производства "Менеджмент, новации, технологии" - МНТ. Для создания эмблемы выберем встроенный инструментарий деловой графики текстового редактора Word. Для создания эмблемы выберем встроенный инструментарий деловой графики текстового редактора Word. Технология работы. Технология работы. Создайте изображение аббревиатуры предприятия "МНТ" с помощью WordArt: Создайте изображение аббревиатуры предприятия "МНТ" с помощью WordArt: Откройте коллекцию WordArt, нажав на панели рисования кнопки Объект WordArt Откройте коллекцию WordArt, нажав на панели рисования кнопки Объект WordArt Выберите из коллекции стиль оформления текста и нажмите ОК Выберите из коллекции стиль оформления текста и нажмите ОК Объект появившемся будет выделен маркерами, с помощью которых можно настроить размер символа. Желтым маркером устанавливается его наклон. Объект появившемся будет выделен маркерами, с помощью которых можно настроить размер символа. Желтым маркером устанавливается его наклон. На панели WordArt, которая появилась, выберите инструмент Свободное вращение и поверните символ На панели WordArt, которая появилась, выберите инструмент Свободное вращение и поверните символ Повторите такие же действия для символов "Н" и "Т" Повторите такие же действия для символов "Н" и "Т" Расположите символы один относительно другого так: Расположите символы один относительно другого так: Выделите все три объекта, нажав на панели рисования на стрелке выделения и, обведя их мышкой Выделите все три объекта, нажав на панели рисования на стрелке выделения и, обведя их мышкой Сгруппируйте объекты: Действия - Группировать. Сгруппируйте объекты: Действия - Группировать. Создайте фон эмблемы, воспользовавшись инструментом рисования автофигур. Создайте фон эмблемы, воспользовавшись инструментом рисования автофигур.
Способы оформления писем Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от N 2- ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности. Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от N 2- ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности. Автор письма (реквизит "Наименование организации") - это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение). Автор письма (реквизит "Наименование организации") - это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение). Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках. Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках. Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и т.д.). Одним из требований к наименованию организации - автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк. Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и т.д.). Одним из требований к наименованию организации - автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк.
Организация документооборота Организация документооборота: Организация документооборота: Документооборот это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации: Документооборот это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие); документы, поступающие из других организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие); документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние). документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние). Документы, поступающие в организацию, проходят: Документы, поступающие в организацию, проходят: первичную обработку; первичную обработку; предварительное рассмотрение; предварительное рассмотрение; регистрацию; регистрацию; рассмотрение руководством; рассмотрение руководством; передачу на исполнение. передачу на исполнение.
Представление о документообороте, номенклатура дел Наиболее знакомое представление видов документов для секретаря – это номенклатура дел. Хорошо, если она есть, если ее нет, надо сформировать. Существующие рекомендации по работе с номенклатурой дел общие, но и они не учитывают всех видов документов, с которыми приходиться работать современному секретарю или канцелярии. В их числе кино, фотодокументы, звуковые записи, растровые и векторные изображения. Особый раздел занимают документы, полученные в виде отчета из информационных систем. Все это разнообразие необходимо рассмотреть с точки зрения документооборота. Наиболее знакомое представление видов документов для секретаря – это номенклатура дел. Хорошо, если она есть, если ее нет, надо сформировать. Существующие рекомендации по работе с номенклатурой дел общие, но и они не учитывают всех видов документов, с которыми приходиться работать современному секретарю или канцелярии. В их числе кино, фотодокументы, звуковые записи, растровые и векторные изображения. Особый раздел занимают документы, полученные в виде отчета из информационных систем. Все это разнообразие необходимо рассмотреть с точки зрения документооборота. Самый простой способ организовать свое рабочее место – это создать в компьютере перечень папок, соответствующий номенклатуре дел, с нумерацией в названии. В этом случае порядок папок не будет меняться при добавлении новых, и операционная система всегда даст возможность сортировать их по возрастанию номеров. Самый простой способ организовать свое рабочее место – это создать в компьютере перечень папок, соответствующий номенклатуре дел, с нумерацией в названии. В этом случае порядок папок не будет меняться при добавлении новых, и операционная система всегда даст возможность сортировать их по возрастанию номеров.
Техническая база делопроизводства Техническую базу делопроизводства составляют: Техническую базу делопроизводства составляют: законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации; законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории); законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (учитываются при организации делопроизводства органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории); нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий. нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
Рабочее место секретаря, эргономика и организация труда эргономика (от греч. ergon - работа и nomos - закон) - это наука, комплексно изучающая деятельность человека, орудия и средства его деятельности, окружающую среду в процессе их взаимодействия. эргономика (от греч. ergon - работа и nomos - закон) - это наука, комплексно изучающая деятельность человека, орудия и средства его деятельности, окружающую среду в процессе их взаимодействия. Главная цель эргономики, в основу которой легли многие дисциплины, - обеспечение эффективности, безопасности и комфортности рабочего процесса. То есть создание таких условий работы, которые способствуют снижению утомляемости человека и сохранению его здоровья. Главная цель эргономики, в основу которой легли многие дисциплины, - обеспечение эффективности, безопасности и комфортности рабочего процесса. То есть создание таких условий работы, которые способствуют снижению утомляемости человека и сохранению его здоровья. Эргономика – модное слово. В российских ВУЗах есть целые кафедры, изучающие, как сделать условия работы рабочего или служащего комфортными. Одним из важнейших составляющих эргономики труда секретаря является микроклимат офиса. Эргономика – модное слово. В российских ВУЗах есть целые кафедры, изучающие, как сделать условия работы рабочего или служащего комфортными. Одним из важнейших составляющих эргономики труда секретаря является микроклимат офиса. Организация рабочего места секретаря включает в себя следующие критерии: Организация рабочего места секретаря включает в себя следующие критерии: Эргономичная мебель Эргономичная мебель Вентиляция, правильное освещение и цвета. Вентиляция, правильное освещение и цвета. Организация рабочего пространства. Организация рабочего пространства.
Работа с документами в табличном процессоре Microsoft Excel Назначение и области применения табличного процессора Практически в любой области деятельности человека, особенно при решении планово-экономических задач, бухгалтерском и банковском учете, проектно- сметных работах и т.п., возникает необходимость представлять данные в виде таблиц; при этом часть данных периодически меняется, а часть рассчитывается по формулам. Для проведения таких работ на компьютере и были разработаны электронные таблицы. Практически в любой области деятельности человека, особенно при решении планово-экономических задач, бухгалтерском и банковском учете, проектно- сметных работах и т.п., возникает необходимость представлять данные в виде таблиц; при этом часть данных периодически меняется, а часть рассчитывается по формулам. Для проведения таких работ на компьютере и были разработаны электронные таблицы. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое. Табличные процессоры обеспечивают: Табличные процессоры обеспечивают: Ввод, хранение и корректировку данных; Ввод, хранение и корректировку данных; Автоматическое проведение вычислений по заданным формулам; Автоматическое проведение вычислений по заданным формулам; Наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране; Наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране; Построение различного рода диаграмм и графиков на основе табличных данных, что особенно важно при решении некоторых задач экономического характера; Построение различного рода диаграмм и графиков на основе табличных данных, что особенно важно при решении некоторых задач экономического характера; Оформление и печать электронных таблиц; Оформление и печать электронных таблиц; Создание итоговых и сводных таблиц; Создание итоговых и сводных таблиц; Работу с электронными таблицами как с базами данных: сортировку таблиц, выборку данных по запросам; Работу с электронными таблицами как с базами данных: сортировку таблиц, выборку данных по запросам; Дружественный интерфейс; Дружественный интерфейс;
Использование электронной таблицы как формы для ведения отчетности Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице. Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе. После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры. Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма, которую впоследствии можно будет изменить. Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице. Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе. После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры. Или используйте для создания основной диаграммы панель инструментов Диаграмма, которую впоследствии можно будет изменить.
Создание диаграмм Диаграммы - это графический способ представления числовых данных, находящихся на листе, удобный для анализа и сравнения. Диаграммы - это графический способ представления числовых данных, находящихся на листе, удобный для анализа и сравнения. Описание разных типов диаграмм можно посмотреть в справочной системе Excel (рис. 106). Описание разных типов диаграмм можно посмотреть в справочной системе Excel (рис. 106). 1. Выберите в меню Справка строку Справка по Excel. 1. Выберите в меню Справка строку Справка по Excel. 2. Введите слово Диаграмма в поле ввода. 2. Введите слово Диаграмма в поле ввода. 3. Выберите из предложенного списка Примеры диаграмм различных типов. 3. Выберите из предложенного списка Примеры диаграмм различных типов. 4. Просмотрите описания и примеры для разных типов диаграмм. 4. Просмотрите описания и примеры для разных типов диаграмм.
Статистическая обработка данных В системах административного управления коммерческого предприятия информация передается как путем переноски/перевозки информационных документов курьером (или по почте), так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи. В системах административного управления коммерческого предприятия информация передается как путем переноски/перевозки информационных документов курьером (или по почте), так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи. Ручная и механическая перевозка документов - весьма распространенный способ передачи информации в учреждениях. Этот способ при минимальных капитальных затратах полностью обеспечивает достоверность передачи информации, предварительно зафиксированной на документах и проконтролированной непосредственно в пунктах регистрации Оперативность передачи очень низкая и может удовлетворить лишь очень непритязательного пользователя. Для оперативной передачи информации используют системы автоматизированной передачи информации - системы административно-управленческой связи. Ручная и механическая перевозка документов - весьма распространенный способ передачи информации в учреждениях. Этот способ при минимальных капитальных затратах полностью обеспечивает достоверность передачи информации, предварительно зафиксированной на документах и проконтролированной непосредственно в пунктах регистрации Оперативность передачи очень низкая и может удовлетворить лишь очень непритязательного пользователя. Для оперативной передачи информации используют системы автоматизированной передачи информации - системы административно-управленческой связи.
Средства административно-управленческой связи Одной из важнейших функций информационных технологий являются технологии распространения и передачи информации (данных). Распространение от передачи информации (перенос ее от источника к приемнику) отличается в основном тем, что в первом случае осуществляется ее безадресная, а во втором случае – адресная передача. При этом распространение информации означает использование программно-технических средств передачи данных и необходимых для этого информационных технологий. Средства передачи данных относятся к средствам связи. Одной из важнейших функций информационных технологий являются технологии распространения и передачи информации (данных). Распространение от передачи информации (перенос ее от источника к приемнику) отличается в основном тем, что в первом случае осуществляется ее безадресная, а во втором случае – адресная передача. При этом распространение информации означает использование программно-технических средств передачи данных и необходимых для этого информационных технологий. Средства передачи данных относятся к средствам связи. Телефонная связь – самый распространенный вид оперативно-управленческой связи. Официально она появилась 14 февраля 1876 г., когда А. Белл (Александр Грейам, 1847–1922, США) зарегистрировал изобретение первого телефонного аппарата. Первая телефонная станция появилась в 1878 г. также в США (Нью- Хейвен). Телефонная связь – самый распространенный вид оперативно-управленческой связи. Официально она появилась 14 февраля 1876 г., когда А. Белл (Александр Грейам, 1847–1922, США) зарегистрировал изобретение первого телефонного аппарата. Первая телефонная станция появилась в 1878 г. также в США (Нью- Хейвен). Принцип телефонной связи. Телефонный микрофон, в который говорит абонент, преобразует колебания звука в аналоговый электрический сигнал. Сигнал передается по линиям связи на телефонный аппарат абонента, принимающего голосовую информацию, с помощью индуктивных катушек и мембраны, расположенных в телефонной трубке. Этот сигнал преобразуется в колебания звука (тональный сигнал) с полосой передаваемых частот по отечественным телефонным каналам, равной 300 Гц–3,4 к Гц. Телефонная связь представляет собой разветвленную структуру, объединяющую аппараты абонентов с ближайшими автоматическими телефонными станциями (АТС), соединяемыми между собой в единую телефонную сеть. Любой аппарат абонента соединяется абонентской линией с ближайшей АТС, удаленной от него на расстояние до 10 км («последняя миля»). На телефонной станции на время телефонных переговоров производится подключение телефонных каналов абонентских и соединительных линий (между АТС) и их разъединение по окончании переговоров. Широкое применение в организациях находят офисные телефонные системы (УАТС, ОАТС, ЭУАТС и др.). Принцип телефонной связи. Телефонный микрофон, в который говорит абонент, преобразует колебания звука в аналоговый электрический сигнал. Сигнал передается по линиям связи на телефонный аппарат абонента, принимающего голосовую информацию, с помощью индуктивных катушек и мембраны, расположенных в телефонной трубке. Этот сигнал преобразуется в колебания звука (тональный сигнал) с полосой передаваемых частот по отечественным телефонным каналам, равной 300 Гц–3,4 к Гц. Телефонная связь представляет собой разветвленную структуру, объединяющую аппараты абонентов с ближайшими автоматическими телефонными станциями (АТС), соединяемыми между собой в единую телефонную сеть. Любой аппарат абонента соединяется абонентской линией с ближайшей АТС, удаленной от него на расстояние до 10 км («последняя миля»). На телефонной станции на время телефонных переговоров производится подключение телефонных каналов абонентских и соединительных линий (между АТС) и их разъединение по окончании переговоров. Широкое применение в организациях находят офисные телефонные системы (УАТС, ОАТС, ЭУАТС и др.).
Классификация средств связи. Телефонная связь Классификация средств тиражирования. Принтеры. Классификация средств тиражирования. Принтеры. По степени организованности (упорядоченности) информацию можно разделить на документированную и недокументированную. По степени организованности (упорядоченности) информацию можно разделить на документированную и недокументированную. В трех федеральных законах дается понятие документированной информации. В одном случае (в узком смысле слова) документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (ст. 2 Закона об информации). В другом (широком смысле слова) – под документом понимается материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. 77 ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. 78 Ф3 «О библиотечном деле»). В трех федеральных законах дается понятие документированной информации. В одном случае (в узком смысле слова) документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, определить такую информацию, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (ст. 2 Закона об информации). В другом (широком смысле слова) – под документом понимается материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. 77 ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. 78 Ф3 «О библиотечном деле»).
Средства связи для документированной и недокументированной информации Для передачи данных между компьютерами через телефонную сеть или другие средства связи используются модемы. Слово «модем» является сокращенным совмещением слов «модулятор» и «демодулятор». Это устройство при передаче данных преобразует цифровой сигнал (серию сигналов высокого и низкого уровней напряжения постоянного тока, соот ветствующих единицам и нулям цифрового кода) в аналоговый сигнал переменного тока звуковой частоты (рис. 9.6), который можно передать по телефонной линии. При приеме модем демодулирует аналоговый сигнал, снова преобразуя его в цифровую форму. Для передачи данных между компьютерами через телефонную сеть или другие средства связи используются модемы. Слово «модем» является сокращенным совмещением слов «модулятор» и «демодулятор». Это устройство при передаче данных преобразует цифровой сигнал (серию сигналов высокого и низкого уровней напряжения постоянного тока, соот ветствующих единицам и нулям цифрового кода) в аналоговый сигнал переменного тока звуковой частоты (рис. 9.6), который можно передать по телефонной линии. При приеме модем демодулирует аналоговый сигнал, снова преобразуя его в цифровую форму.
Средства тиражирования документов Средства копирования, размножения и дополнительной подготовки документов Средства копирования, размножения и дополнительной подготовки документов Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства (рис. 7.6). Для получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии). Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства (рис. 7.6). Для получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии). Принципиальное отличие средств копирования от средств малой полиграфии заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала. Принципиальное отличие средств копирования от средств малой полиграфии заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.
Компьютерные сети Компьютерной сетью, или сетью ЭВМ, называется комплекс территориально рассредоточенных ЭВМ, связанных между собой каналами передачи данных.Объединенные в сеть компьютеры обладают существенным суммарным вычислительным потенциалом и обеспечивают повышение надежности работы всей системы в целом за счет дублирования ресурсов. Компьютерной сетью, или сетью ЭВМ, называется комплекс территориально рассредоточенных ЭВМ, связанных между собой каналами передачи данных.Объединенные в сеть компьютеры обладают существенным суммарным вычислительным потенциалом и обеспечивают повышение надежности работы всей системы в целом за счет дублирования ресурсов. Целесообразность создания компьютерной сети обуславливается следующим: Целесообразность создания компьютерной сети обуславливается следующим: возможностью использования территориально распределенного программного обеспечения, информационных баз данных и баз знаний, находящихся у различных пользователей; возможностью использования территориально распределенного программного обеспечения, информационных баз данных и баз знаний, находящихся у различных пользователей; возможностью организации распределенной обработки данных путем привлечения ресурсов многих вычислительных машин; возможностью организации распределенной обработки данных путем привлечения ресурсов многих вычислительных машин; оперативному перераспределению нагрузки между компьютерами, включенными в сеть и ликвидации пиковой нагрузки за счет перераспределения ее с учетом часовых поясов; оперативному перераспределению нагрузки между компьютерами, включенными в сеть и ликвидации пиковой нагрузки за счет перераспределения ее с учетом часовых поясов; специализацией отдельных машин на работе с уникальными программами, которые нужны ряду пользователей сети; специализацией отдельных машин на работе с уникальными программами, которые нужны ряду пользователей сети; коллективизации ресурсов, в особенности дорогостоящего периферийного оборудования, которым экономически нецелесообразно укомплектовывать каждую ЭВМ. коллективизации ресурсов, в особенности дорогостоящего периферийного оборудования, которым экономически нецелесообразно укомплектовывать каждую ЭВМ.
Виды компьютерных сетей локальные сети (Local Area Network – LAN) обладают замкнутой инфраструктурой до выхода на поставщиков услуг интернета. Термин локальная сеть может описывать и маленькую офисную сеть, и сеть большого завода, занимающего несколько гектаров. Применительно к организациям, предприятиям, фирмам используется термин корпоративная сеть – локальная сеть отдельной организации (юридического лица) независимо от занимаемой ею территории. локальные сети (Local Area Network – LAN) обладают замкнутой инфраструктурой до выхода на поставщиков услуг интернета. Термин локальная сеть может описывать и маленькую офисную сеть, и сеть большого завода, занимающего несколько гектаров. Применительно к организациям, предприятиям, фирмам используется термин корпоративная сеть – локальная сеть отдельной организации (юридического лица) независимо от занимаемой ею территории. Корпоративные сети являются сетями закрытого типа, доступ к ним разрешен только ограниченному кругу пользователей (например, сотрудникам компании). Глобальные сети ориентированы на обслуживание любых пользователей. Корпоративные сети являются сетями закрытого типа, доступ к ним разрешен только ограниченному кругу пользователей (например, сотрудникам компании). Глобальные сети ориентированы на обслуживание любых пользователей. Глобальная сеть (Wide Area Network – WAN) охватывает большие географические регионы и состоит из множества локальных сетей. С глобальной сетью, которая состоит из нескольких тысяч сетей и компьютеров, знакомы все – это Интернет. Глобальная сеть (Wide Area Network – WAN) охватывает большие географические регионы и состоит из множества локальных сетей. С глобальной сетью, которая состоит из нескольких тысяч сетей и компьютеров, знакомы все – это Интернет.
Аппаратное и программное обеспечение компьютерных сетей Взаимодействие объектов сети осуществляется по каналам связи, для которых используют разные физические среды. Среда определяет средства соединения компьютеров (по телефонным проводам, по электрическим кабелям, с помощью радиоволн, по оптоволоконным кабелям и т.д.). Все это каналы связи. Их основные характеристики: Взаимодействие объектов сети осуществляется по каналам связи, для которых используют разные физические среды. Среда определяет средства соединения компьютеров (по телефонным проводам, по электрическим кабелям, с помощью радиоволн, по оптоволоконным кабелям и т.д.). Все это каналы связи. Их основные характеристики: скорость передачи данных (пропускная способность), измеряется числом бит в секунду; скорость передачи данных (пропускная способность), измеряется числом бит в секунду; надежность (способность передавать информацию без искажений и потерь); надежность (способность передавать информацию без искажений и потерь); стоимость; стоимость; резервы развития. резервы развития. Для передачи информации по каналам связи необходимо преобразовать компьютерные сигналы в сигналы физических сред. Для этого используются сетевые адаптеры. Сетевой адаптер (сетевая карта) – техническое устройство, выполняющее функцию сопряжения компьютеров с каналами связи. Для передачи информации по каналам связи необходимо преобразовать компьютерные сигналы в сигналы физических сред. Для этого используются сетевые адаптеры. Сетевой адаптер (сетевая карта) – техническое устройство, выполняющее функцию сопряжения компьютеров с каналами связи. Для связи компьютеров по телефонным линиям используется модем. Модем – устройство, производящее модуляцию (преобразование цифровых сигналов в аналоговые сигналы) и демодуляцию (преобразование аналоговых сигналов в цифровые). Модем используют вместо сетевых адаптеров в сетях, где каналами связи служат телефонные линии. Модемы бывают внешними и внутренними. Основная характеристика модема – скорость передачи данных (до бод). Для связи компьютеров по телефонным линиям используется модем. Модем – устройство, производящее модуляцию (преобразование цифровых сигналов в аналоговые сигналы) и демодуляцию (преобразование аналоговых сигналов в цифровые). Модем используют вместо сетевых адаптеров в сетях, где каналами связи служат телефонные линии. Модемы бывают внешними и внутренними. Основная характеристика модема – скорость передачи данных (до бод). Для того чтобы информацию, переданную одним компьютером, понял другой, необходимы единые правила передачи данных, называемые протоколами. Передача данных одним сплошным потоком может привести к их потере или искажению. Поэтому данные разделяются на блоки (пакеты) строго определенной длины, каждый такой пакет сопровождается служебным уведомлением (начало и конец пакета, номер). Для того чтобы информацию, переданную одним компьютером, понял другой, необходимы единые правила передачи данных, называемые протоколами. Передача данных одним сплошным потоком может привести к их потере или искажению. Поэтому данные разделяются на блоки (пакеты) строго определенной длины, каждый такой пакет сопровождается служебным уведомлением (начало и конец пакета, номер).
Электронный офис Microsoft Outlock Приложение Microsoft Outlook - мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными. Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий. Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе, проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали. Outlook позволяет создавать личные списки адресов, сохранять их, управлять массовой рассылкой для отправки сообщений или документов адресатам. Электронные сообщения могут создаваться в любой программе Office, включая Word, Excel, Access и PowerPoint. Эти сообщения удобнее отправлять в формате HTML, что делает их чтение возможным независимо от того, установлена ли на компьютере адресата соответствующая программа Office. Кроме того, для отправки файла, созданного в, любой программе Office как сообщения Outlook, не требуется выходить из этой программы. Outlook позволяет поддерживать базы данных таких информационных элементов, как заметки, адреса и телефоны корреспондентов, дневниковые записи и т.д. Приложение Microsoft Outlook относится к программам информационных менеджеров (ПИМ) и включает функции таких программ Microsoft, как Schedule Mail, Project, Microsoft Exchange и Explorer (Проводник Windows). Outlook состоит из следующих взаимосвязанных компонентов, в которых используется единообразная форма представления информации: Outlook сегодня - сводки событий; электронной адресной и телефонной книги (Контакты);Календаря; планировщика заданий (Задачи); журнала событий компьютера (Дневник); электронной почты; записной книжки (Заметки). Приложение Microsoft Outlook - мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными. Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий. Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе, проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали. Outlook позволяет создавать личные списки адресов, сохранять их, управлять массовой рассылкой для отправки сообщений или документов адресатам. Электронные сообщения могут создаваться в любой программе Office, включая Word, Excel, Access и PowerPoint. Эти сообщения удобнее отправлять в формате HTML, что делает их чтение возможным независимо от того, установлена ли на компьютере адресата соответствующая программа Office. Кроме того, для отправки файла, созданного в, любой программе Office как сообщения Outlook, не требуется выходить из этой программы. Outlook позволяет поддерживать базы данных таких информационных элементов, как заметки, адреса и телефоны корреспондентов, дневниковые записи и т.д. Приложение Microsoft Outlook относится к программам информационных менеджеров (ПИМ) и включает функции таких программ Microsoft, как Schedule Mail, Project, Microsoft Exchange и Explorer (Проводник Windows). Outlook состоит из следующих взаимосвязанных компонентов, в которых используется единообразная форма представления информации: Outlook сегодня - сводки событий; электронной адресной и телефонной книги (Контакты);Календаря; планировщика заданий (Задачи); журнала событий компьютера (Дневник); электронной почты; записной книжки (Заметки).
Планирование рабочего времени Планирование рабочего времени Эффективное планирование времени особенно важно, когда перед вами стоит много задач, а справиться с ними необходимо за определенный период времени. Причем одинаково важно как планирование времени руководителя, так и сотрудников и подчиненных. Научиться планированию рабочего времени может любой человек, нужно только исключить некоторые факторы: технические ошибки вы просто не знакомы с методами и приемами планирования рабочего времени. Начните с малого составляйте список важных дел на бумаге; внешние факторы вы можете соблюдать все правила планирования времени, но не все зависит только от вас; психологические установки эффективное планирование времени не поможет, если то, чем вы занимаетесь, кажется вам бессмысленным и скучным. Эффективное планирование времени особенно важно, когда перед вами стоит много задач, а справиться с ними необходимо за определенный период времени. Причем одинаково важно как планирование времени руководителя, так и сотрудников и подчиненных. Научиться планированию рабочего времени может любой человек, нужно только исключить некоторые факторы: технические ошибки вы просто не знакомы с методами и приемами планирования рабочего времени. Начните с малого составляйте список важных дел на бумаге; внешние факторы вы можете соблюдать все правила планирования времени, но не все зависит только от вас; психологические установки эффективное планирование времени не поможет, если то, чем вы занимаетесь, кажется вам бессмысленным и скучным.