Організація системи електронного документообігу

План 1. Поняття СЕД 2. Стадії автоматизації документообігу. Впровадження ЕД. 3. Види СЕД. 4. Загальні принципи побудови СЕД. 5. Функції СЕД. 6. Основні вимоги до СЕД.

1. Поняття СЕД Система електронного документообігу (Electronic Document Management Systems – EDMS) – організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. Головне призначення СЕД – це організація зберігання електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як по атрибутах, так і за вмістом), автоматичне відслідковування зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролювання всіх їх версій і підверсій. Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства та всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

Властивості СЕД: Відкритість; Високий ступінь інтеграції з прикладним ПЗ; Особливості зберігання документів; Особливості маршрутизації документів; Розмежування доступу; Відстеження версій і під версій документів; Наявність утиліт перегляду документів різних форматів; Анотування документів; Підтримка різних клієнтських програм.

2. Стадії автоматизації документообігу. Впровадження ЕД. Стадії автоматизації документообігу: Паперовий документообіг; Паперовий документообіг з використанням автономних ПК; Змішаний документообіг ; Безпаперовий документообіг.

Стадії автоматизації документообігу При застосуванні паперового документообігу документ проходить всі етапи у паперовій формі: для реєстрації використовуються журнали, картки. Паперовий документообіг з використанням автономних ПК означає, що ПК використовується для підготовки і реєстрації документів. Передавання, узгодження та затвердження документів здійснюється у паперовому виді.

Стадії автоматизації документообігу Змішаний документообіг означає, що компютери, обєднані у локальну мережу, використовуються для підготовки, передавання і зберігання документів, однак, юридичну силу документ має у паперовому виді. Узгодження і затвердження фінансових і юридичних документів здійснюється у паперовому виді. 1. Підготовка документів у електронному виді 2. Реєстрація і друк документів 3. Узгодження документа у паперовому виді 4. Розсилання виконавцям у електронному виді

Стадії автоматизації документообігу Безпаперовий документообіг означає, що всі операції з документами виконуються у електронному виді, юридична сила документа засвідчується електронним цифровим підписом. Інтегрована система електронного документообігу (ІСЕД) - інтегрована система управління організаційного типу, що забезпечує приймання, обробку, передачу та зберігання електронних документів в рамках корпоративної мережі та використовує сервіси телекомунікаційної мережі.

Переваги електронного документообігу можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних; можливість використання заздалегідь заготовлених форм; висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес; економія паперу; висока компактність архівів; висока швидкість пошуку і одержання інформації; можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації; дає змогу знизити кількість служб, зайнятих роботою з документами.

Переваги електронного документообігу

Впровадження електронного документообігу Основними цілями впровадження електронного документообігу в організації є: підвищення ефективності управлінської діяльності; прискорення руху документів у організації; зменшення трудомісткості опрацювання документів.

Впровадження електронного документообігу Основні технології, які забезпечують різні операції опрацювання документів: технології розпізнавання текстів, які трансформують паперові вхідні документи у електронну форму; електронний цифровий підпис; засоби передавання даних; засоби зберігання документів у електронній формі. Електронний документообіг дає змогу створити в організації єдиний інформаційний простір, інтегруючи у інформаційний вузол всі документальні системи.

3. Види систем електронного документообігу. КЛАСИФІКАЦІЯ СЕД СЕД, орієнтовані на бізнес-процеси Корпоративні СЕД Системи керування вмістом Системи управління інформацією Системи управління потоками робіт Системи управління зображеннями Системи управління виведенням

4. Загальні принципи побудови СЕД. В організаційному аспекті: забезпечення контролю цілісності документів, реєстрації документів відповідно до регламенту роботи, виконання процесів обробки документів в залежності від ситуацій та подій, яких стосуються документи; зведення до мінімуму змін в системі, що стосуються звязків з зовнішніми структурними підрозділами та установами в разі зміни організаційної структури ПП ІІАС; забезпечення багатоваріантності звязків із зовнішніми у відношенні до ПП ІІАС структурними підрозділами та установами з метою збереження працездатності системи в разі втрати звязку з будь-яким зовнішнім структурним підрозділом.

Загальні принципи побудови СЕД. В інформаційному аспекті: інтеграція даних, що підтримуються та використовуються структурними підрозділами та установами при їх взаємодії; можливість виконувати основні функції в локальному режимі функціонування системи; відповідність існуючим інформаційним технологіям, які розробляються i функціонують в ОДВ

Загальні принципи побудови СЕД. В технічному аспекті: забезпечення взаємозамінності та резервування технічних засобів системи з метою досягнення потрібної надійності її функціонування; архітектура системи повинна дозволяти розширення програмно-технічних засобів без змін програмного і інформаційного забезпечення, дозволяти доповнення та оновлення функцій і складу системи без порушення її функціонування.

Загальні принципи побудови СЕД. В технологічному аспекті: забезпечення побудови діловодних процесів пілот-проекту ІІАС в рамках сучасної концепції WorkFlow таким чином, що управління та планування здійснюється відносно виробничих процесів (потоків робіт) взаємодії центральних та місцевих органів влади, в рамках яких створюються, оброблюються та надходять документи; забезпечення можливості легкого та швидкого переналагоджування процесів відносно змін технологій обробки чи потреб кінцевих користувачів без суттєвого зниження продуктивності та надійності системи в цілому; при впровадженні ІСЕД режим праці спеціалістів не змінюється.

Загальні принципи побудови СЕД. В нормативно-правовому аспекті: забезпечення дотримання нормативно-правових актів з питань застосування електронного документообігу і електронного цифрового підпису Закони України: від IV Про електронні документи та електронний документообігПро електронні документи та електронний документообіг від IV Про електронний цифровий підписПро електронний цифровий підпис Постанови Кабінету Міністрів України: від 26 травня 2004 р. 680 Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу.Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу.

Загальні принципи побудови СЕД. Постанови Кабінету Міністрів України: від 26 травня 2004 р. 680 Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часуПро затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу від 28 жовтня 2004 р Про затвердження Положення про центральний засвідчувальний органПро затвердження Положення про центральний засвідчувальний орган від 28 жовтня 2004 р Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власностіПро затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності від 28 жовтня 2004 р Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої владиПро затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади від 28 жовтня 2004 р Про затвердження Порядку обовязкової передачі документованої інформаціїПро затвердження Порядку обовязкової передачі документованої інформації

Загальні принципи побудови СЕД. Основні принципи організації електронного документообігу: Одноразова реєстрація документа ; Можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання ; Безперервність руху документа ; Єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів ; Ефективно організована система пошуку документа ; Розвинена система звітності, що дозволяє контролювати рух документа в процесі документообігу.

5. Функції системи електронного документообігу Централізоване управління документами – СЕД дозволяють оперативно змінювати форми документів, що використовуються в організації. Підтримка життєвого циклу документів – СЕД дозволяють жорстко контролювати життєвий цикл документів з урахуванням вимог корпоративного середовища, а також галузевих стандартів і законодавства. Колективна робота над документами – СЕД дозволяють організувати колективну роботу над документом; причому в ній можуть брати участь фахівці, що знаходяться в різних офісах.

Функції системи електронного документообігу Забезпечення конфіденційності – СЕД забезпечують можливість підписувати документи за допомогою електронного підпису і зашифровувати їх. Маршрутизація документів – СЕД забезпечують автоматичну передачу документу потрібній особі. Інтеграція з іншими системами – СЕД, як правило, повинні і можуть бути інтегровані з іншими системами управління підприємством - бухгалтерськими, виробничими, фінансовими, аналітичними і т.д. Управління доступом – СЕД дозволяють розмежувати повноваження співробітників організації і здійснювати контроль за доступом до документів.

Функціональні можливості СЕД ФункціїЗміст Реєстрація документівреєстрація і облік документів; ведення журналів реєстрації та обліку. ведення номенклатури справ Контроль виконанняведення конт­роль­них завдань; перенесення терміну виконання завдань; ведення стану виконання; зняття завдань з контролю згідно із звітами; визначення результату виконання завдань; підтримка завдань централізованого і децентралізованого рівня Маршрутизація об'єктів документообігу (workflow-підсистема) реєстраційних карток; контрольних карток; електронних версій документів; звітів щодо виконання контрольних завдань

Функціональні можливості СЕД ФункціїЗміст Колективна робота ведення електронних версій документів Нормативно- довідкова інформація атрибутивний пошук об'єктів документообігу, повнотекстовий пошук документів Пошукжурнали реєстрації та обліку; контрольні картки; аналіз виконання завдань; аналітичні і статистичні довідки Звітність Адмініструваннярозмежування повноважень; управління технологічними процесами; налагодження системи

зручність і простота в адмініструванні та користуванні; масштабованість система має підтримувати будь-яку кількість користувачів, її здатність нарощувати свою потужність має визначатись тільки потужністю відповідного апаратного за­безпечення; розподіленість система має підтримувати роботу з доку­ментами у територіально-розподілених організаціях, а також вза­ємодію з віддаленими користувачами; модульність система має складатись з окремих модулів, інтегрованих між собою, що дає можливість замовникові ви­ бирати й упроваджувати компоненти згідно зі своїми потре­ бами; 6. Основні вимоги до систем електронного документообігу

відкритість система повинна мати відкриті інтерфейси для можливої доробки та інтеграції з іншими системами; переносимість можливість використання на різних апарат­них платформах у середовищі різного системного програмного забезпечення; безпечність і захищеність - система безпеки має необхідні засоби аутентифікації і шифрування, надійні технології авторизації і захисту інформації від несанкціонованого доступу. Основні вимоги до систем електронного документообігу

1. Що розуміють під СЕД? 2. Перелічити основні вимоги до СЕД? 3. Назвіть функції СЕД? 4. Назвіть стадії автоматизації документообігу? 5. Перелічіть основні принципи організації СЕД? 6. Дати класифікацію СЕД. Контрольні запитання

[1] c ; Критерії оцінювання СЕД. Чинники, які впливають на впровадження СЕД. Домашнє завдання