Документы и документооборот

Докуме́нт (от лат. documentum «образец, свидетельство, доказательство») материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.лат.объект информацию В узком смысле докуме́нт облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура документы.носитель информации

Важный вид документов различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока: Информационная функция каждый документ обладает определенной информационной "ёмкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации; Функции, обеспечивающие процесс управления; Функции, носящие культурно-исторический характер. Общие функции документа: Информационная определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации; Коммуникативная документы являются средством обмена информацией; Коммуникативная Социальная состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства. Социальная Специальные функции документа: Управленческая в ней документ выступает как средство управления деятельностью; Управленческая Организационная документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений; Организационная Правовая документ может являться письменным доказательством и быть источником права; Правовая Общекультурная способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе; Общекультурная Историческая документ является историческим источником. Историческая

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы: прием и первичная обработка поступающих в организацию документов; прием и первичная обработка поступающих в организацию документов предварительное рассмотрение и распределение документов; предварительное рассмотрение и распределение документов регистрация документов; регистрация документов контроль исполнения; контроль исполнения информационно-справочная работа; информационно-справочная работа исполнение документов, их составление, согласование, оформление; отправка или направление в дело.

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией.

В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота: еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота. Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности делопроизводственной службы для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.