Программно-методический комплекс ОРГ-МАСТЕР ®Графикс Санкт-Петербург 2006 г. (Графический конструктор моделей процессов и структур предприятия )

Задачи ОРГ-МАСТЕР®Графикс 1.Сбор информации и первичное описание процессов 2.Поддержка постоянного совершенствования процессов 3.Представление информации для различных категорий пользователей

1. Сбор информации и первичное описание процессов Для построения процессной модели предприятия необходимо: 1.Собрать общую информацию об организации деятельности предприятия. 2.Описать предприятие в целом, выделить существенные процессы. 3.Собрать информацию по процессам. 4.Описать (моделировать) процессы. ОРГ-МАСТЕР®Графикс позволяет совместить сбор и первичное описание (моделирование) процессов.

Анкета Традиционные методы сбора информации Традиционная схема описания Организационно-Функциональной модели предприятия Традиционные методы детального сбора информации по процессам

Для ускорения и распараллеливания работ по описанию процессов может применяться ОРГ-МАСТЕР®Графикс Первичная информация для описания процессов (состав функций) передается из ОРГ-МАСТЕР® в Графикс. После чего, владельцы процессов могут самостоятельно детально описывать процесс, добавляя при необходимости нужные элементы Далее, специалистами по моделированию осуществляется импорт информации в единую модель ОРГ-МАСТЕР®

Современная схема создания интегрированной модели С ОРГ-МАСТЕР® работают специалисты по моделированию, а в Графиксе - владельцы процессов. Каждый может описать свой процесс. Рассмотрим схему поэтапно

Сбор информации: Создание обобщенной ОФМ В среде ОРГ-МАСТЕР® создается ОФМ на основе референтных моделей и обобщенного знания о предприятии. Формируется организационно-ролевая структура, базовый функционал и система документов, дерево процессов.

Сбор информации: Распараллеливание разработки процессов Из ОРГ-МАСТЕР® дерево процессов и необходимые классификаторы выгружаются в ОРГ-МАСТЕР®Графикс.

Сбор информации: Описание каждого процесса в ОРГ-МАСТЕР®Графикс В среде ОРГ-МАСТЕР®Графикс описывается каждый из необходимых процессов, причем описывается с непосредственным участием сотрудников предприятия, вовлеченных в этот процесс. Это делается возможным, благодаря простому графическому интерфейсу программного продукта, а также поддержки им работы многих пользователей с удаленными базами данных. До описания После описания

С Графиксом работать легко: его нотации интуитивно понятны и доступны каждому! ОРГ-МАСТЕР®Графикс имеет стандартный ограниченный набор типовых элементов необходимых для описания процесса.

С Графиксом работать легко: его нотации интуитивно понятны и доступны каждому! Выбирается тип элемента и вводится его название. Из данных элементов с использованием мыши собирается процесс. Элементы процесса связываются так же с помощью мыши Так же можно выбирать элемент из уже существующих и простым перетаскиванием добавлять его в процесс Таким набором привычных несложных операций описывается весь процесс.

Сбор информации: Импорт описанных процессов После описания все процессы собираются в ОРГ-МАСТЕР®, в котором формируется единая модель предприятия с необходимым уровнем детализации.

Сбор информации: Уточнение модели предприятия В результате этапа сбора информации по процессам и «втягивания» ее в ОРГ-МАСТЕР® формируется единая функционально- процессная модель предприятия

Процедуры выполнения процессов стандартизуются и выпускаются в качестве корпоративных регламентов («Документированных процедур») Структура документированной процедуры (ДП) Титульный лист (с реквизитами) Паспорт процесса Часть 1 Краткая спецификация процесса Часть 2 Полная спецификация (включающая дополнительные сведения о процессе) Диаграммы процесса (в формате IDEF0) Контекстная диаграмма (A0) Диаграммы нижних уровней (A1 и ниже) Таблица описания процесса (по блокам) Матрица ответственности (за реализацию операций процесса) Права и полномочия «владельца процесса» Глоссарий (термины и сокращения) Приложения Рабочие документы, циркулирующие в процессах (копии – образцы) Документы, регламентирующие процесс (копии)

2. Совершенствование процессов ОРГ-МАСТЕР®Графикс позволяет рядовым сотрудникам и владельцам процессов оптимизировать процессы, в которых они сами принимают участие. Непрерывное совершенствование – это операционная философия предполагающая, что повышение эффективности и достижение более высокого качества процессов является делом каждого сотрудника организации.

Способы реализации улучшений Удержание и методичное повышение конкурентоспособности компании требует регулярного исполнения и непрерывного совершенствования ПРОЦЕССОВ. Радикальные ПРОЕКТЫ по совершенствованию (Проекты новых процессов и технологий) Время Уровень изменений Постоянные усилия по совершенствованию процессов (Программы реализации предложений) Регулярное исполнение разработанных ПРОЦЕССОВ

«Непрерывное совершенствование» Unmet partner needs Performance measurements Benchmarking Identify improvement opportunities to reach estimated Design target practices Plan and implement new practices Review implementation and results Внутренние запросы Текущие показатели Сопоставительный анализ Оценка необходимости и возможности улучшения Поиск предложений по совершенствованию процессов Разработка целевого процесса Тестирование нового процесса и разработка документации Планирование и внедрение нового процесса Оценка результатов улучшений Планирование изменений Проверка на ограниченном участке Анализ целесообразности изменений Внедрение в полном объеме A - Act (действуй) добивайся выполнения P – Plan (планируй) C – Check (проверяй) выполнение плана D - Do Carry (проводи) план в жизнь Цикл PDCA Процесс непрерывного совершенствования является цикличным и требует постоянной работы с бизнес- моделью! ОРГ-МАСТЕР®Графикс позволяет легко вносить изменения в модель, не сдерживая необходимых изменений!

Совершенствование процессов: Процедура Информация по процессам из модели ОРГ-МАСТЕР® поступает владельцам процессов на рабочие места ОРГ-МАСТЕР®Графикс. Предложения по изменениям формируются в Графиксе и передаются на утверждение. После чего процесс заносится в единую модель компании в ОРГ-МАСТЕР®, из которой формируются новые регламенты. Компания начинает работать по новому!

3. Представление информации Существует необходимость представлять для различных пользователей различную информацию, причем в различных форматах. ОРГ-МАСТЕР®Графикс позволяет просто реализовать данную потребность, обеспечивая визуализацию различных аспектов модели ОРГ-МАСТЕР®

Внешнее представление: Разные потребители > Разные потребности > Разная информация > Разные аспекты модели! Единая модель Деятельности (база знаний) ФОРМАТ 2 ФОРМАТ 3 ФОРМАТ 5 ФОРМАТ 4 Контролирующие и сертифицирующие организации Специалисты по IT Партнеры и контрагенты Сотрудники Аналитики ФОРМАТ 1 Инф1 Инф2 Инф3 Инф4 Инф5 Высшее руководство ОРГ- МАСТЕР®

Потребители – цель получения – форматы представления ПотребителиЦель полученияФормат представления Высшее руководствоПонимание общей организации деятельности и ролевого участия подразделений Принятие управленческих решений по определению «правил игры» Общая картина («ландшафт») процессов, возможно, в индивидуальном формате Политики, Карты стратегий, Дерево целей и показателей Матрицы ответственности Сотрудники компании (исполнители) Четкое понимание правил игры, ожиданий руководства, последовательности действий, распределения ответственности Регламенты процесса (текст или таблица) Должностные инструкции Карты операций и технологические инструкции Аналитики, Сотрудники – владельцы процессов Оптимизация структур и процессовСтандартные нотации представления процессов (нотации IDEF0, IDEF3, EPC, ЛФС и т.д.), возможно специальные отчеты Процесс во взаимосвязи с другими процессами и объектами управления (цели, показатели, структуры…) Специалисты по ITПостановка задач для ИТ-решений в рамках подготовки к внедрению информационных систем Стандартные нотации представления процессов (IDEF3, DFD и т.д.) Таблицы информационных структур Партнеры, контрагентыСоздание партнерств, совместных предприятий, аутсорсинг Графическое представление процесса в удобном для восприятия виде. Стандарты взаимодействия (регламент процесса, отражающий только точки и характеристики взаимодействия) Контролирующие и сертифицирующие организации. Система внутреннего контроля. Проверка соответствия управления компанией требованиям стандартов (ISO9000, 14000, отраслевые стандарты по безопасности труда, закон Sarbanes-Oxley, внутренние стандарты и т.п.) Текстовые документы (Политики, Положения, Должностные и технологические инструкции) Общепринятые графические форматы Специальные таблицы соответствия требований и фактической организации Электронная Россия СТАНДАРТ ЭЛРОС

Множество взглядов на организацию или «каждому – свое» Для каждого уровня управления компанией (руководителей, начальников подразделений, рядовых сотрудников) из единой модели могут быть сформированы свои регламенты, отражающие интересующие их аспекты и уровень деятельности Матрица предоставления информации из модели – в каждой ячейке типы отчетов, предоставляемые соответствующему потребителю на соответствующем уровне

Представление информации: ОРГ-МАСТЕР®Графикс ОРГ-МАСТЕР®Графикс позволяет визуализировать информацию, упрощая восприятие картины деятельности в разных аспектах. Картинки ОРГ-МАСТЕР®Графикс нагляднее, чем диаграммы IDEF0, понятные только квалифицированному пользователю.

ОРГ-МАСТЕР®Графикс как дополнительное средство графического представления модели Коллекция диаграмм непрерывно пополняется!

ВНИМАНИЕ! ОРГ-МАСТЕР® может использоваться как в паре с ОРГ-МАСТЕР®, так и в качестве самостоятельного средства моделирования

Приглашаем двигаться вперед с ОРГ-Мастер® Графикс! (812)

Приложение В приложении приведены дополнительные сведения по продукту ОРГ -МАСТЕР®Графикс

Приложение Среда ОРГ-МАСТЕР®Графикс имеет сетевую архитектуру и поддерживает совместное редактирование одной модели несколькими пользователями. Реализован на основе сервера баз данных MySQL. Модели разрабатываются c максимальным использованием распространенной технологии drag & drop. Возможно сохранение результатов в виде рисунков для последующей интеграции с MS Office, вставка сохраненных рисунков в Приложения MS Office.

Приложение Обеспечивается предварительный просмотр, необходимое форматирование и масштабирование печатаемых элементов перед выводом результатов работы на печать. Возможно форматирование процессов и процессных блоков. Реализованы алгоритмы компрессии по оси X и по оси Y. Поддерживается разбиение процесса на блоки и формирование дерева процессов с явными межпроцессными связями.

Приложение Системные требования ОРГ-МАСТЕР®Графикс рассчитан на функционирование в среде MS Windows 98( второе издание)-Win ME, MS Windows NT XP. Однако оптимальное функционирование достигается только под управлением MS Windows 2000 или MS Windows XP. Поставка ОРГ-МАСТЕР®Графикс поставляется на отдельном дистрибутивном диске и сопровождается следующей документацией: Руководство администратора Руководство пользователя Руководство по моделированию