Архив, документооборот, ЭЦП - вопросы электронного взаимодействия Автор – Светлана Кузнецова, ТОВ «Арт-мастер»

Цель доклада 1.Обозначить информационные потоки между архивной службой предприятия, документооборотом предприятия, Госархивом, а также применение ЭЦП в этих взаимодействиях; 2.Определить функции архивной службы как объекта автоматизации в органах государственной власти, на предприятиях, в учреждениях и организациях, независимо от формы собственности (далее – архивная служба предприятия); 3.Представить и дать оценку нормативно-правовому полю Украины, регламентирующему эти деятельности. 2

Взаимодействие субъектов архивной деятельности 3

Две стороны архивной деятельности Автоматизация архивной деятельности должна прежде всего учитывать наличие двух больших взаимосвязанных групп функций: Архивной службы предприятия и Госархива. Это очевидно для всех. Но, при разработке и создании электронных архивов для каждой из сторон разрабатываются, как правило, свои собственные отдельные, не связанные между собой системы. Существуют нормативные акты, регулирующие взаимодействие двух сторон на уровне бумажных документов. Но, в настоящее время нет утвержденных и действующих нормативных документов, регламентирующих перечень и структуру электронных взаимообменов между двумя типами субъектов архивной деятельности: Архивной службой предприятия и Госархивом. 4

Взаимодействие между Архивной службой предприятия и Госархивом 5

Взаимодействие между системой документооборота и архивом Автоматизация архивной деятельности должна также учитывать наличие взаимодействия между системою ведения архива и системою электронного документооборота (СЭД). В настоящее время наблюдается тенденция внедрения СЭД с интеграцией системы ведения архива или СЭД, включающую в себя подсистему Архив. Однако, состояние автоматизации предприятия, когда СЭД функционирует в электронном виде, а Архив в бумажном, является более распостраненным. 6

Взаимодействие Архива и СЭД 7

Электронный, бумажный, интегрированный архивы Различают три вида автоматизированных систем для архивов предприятия: Электронный архив; Автоматизированный бумажный архив; Интегрированный (гибридный) архив. Электронный архив реализует бизнес-процессы архивной деятельности, основной сущностью в которых выступает электронный документ (с ЭЦП). Автоматизированный бумажный архив выполняет функции архива с регистрацией информации о документах на бумажном носителе. Он управляет только метаинформацией по документам, а не самими документами. Интегрированный (иногда называемый гибридным) архив управляет как электронными, так и бумажными документами в части выполнения архивных функций. 8

Три автоматизированных архива 9

Функции системы Архив Ведение номенклатуры дел в подразделении; Ведение сводной номенклатуры дел архива организации; Прием документов на архивное хранение; Штрих-кодирование для идентификации документов; Формирование дел подразделения; Формирование дел организации; Поддержка комбинированного бумажного и электронного хранения архивных дел и документов; Ведение архивных реестров; Авторизация сдачи и приема дел и документов в архив с использованием ЭЦП; Формирование актов, описей; Управление расположением бумажных документов (Учет изменения мест хранения архивных дел); Выполнение внутренних и внешних запросов в Архив; Уничтожение дел; 10

Функции системы Архив Передача дел в вышестоящий Архив; Поиск электронных архивных документов, дел, описей, актов; запросы по реквизитам регистрационных карточек; Индексирование и полнотекстовый поиск документов; Поиск, выдача и контроль возврата архивных дел или отдельных документов; Формирование и печать по установленным формам справок, выписок и копий архивных документов; Управление файлами хранимых документов; Разграничение доступа к Архиву в соответствии с правами пользователя; Импорт/экспорт дел; Управление классификаторами и справочниками; Управление сканирующим оборудованием; Потоковое сканирование; Распознавание; Оцифровка документов; И другие функции. 11

Модель функциональных компонент автоматизированного Архива 12

Форматы данных электронных документов длительного хранения Опыт работы международных электронных архивов, в частности Австрийского госархива, эксплуатирующего с 2001 года систему хранения электронных документов ELAK, для архивного хранения рекомендует следующие форматы: ASCII-документы (TXT); Офисные документы: DOC, XLS, PPT, PDF (PDF/A-1); XML; Почтовые форматы: Outlook, Lotus Notes, GroupWis ; HTML; Электронный факс; Графические изображения: GIF, BMP, TIFF, JPEG, PNG; Аудио, мультимедиа: FLAC, Matroska (*.mkv), MPEG-4. 13

Перечень украинских стандартов, регламентирующих архивную деятельность ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. Чинний від ; ДСТУ Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. Чинний від ; ДСТУ Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. Чинний від ; ДСТУ (ISO 5963:1985) Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів індексування. Загальна методика. Чинний від ; ДСТУ Інформація та документація. Інформаційні мови. Терміни та визначення. Чинний від ; ДСТУ :2006 Страховий фонд документації. Державна система страхового фонду документації. Загальні положення. Чинний від ; ДСТУ Державна уніфікована система документації. Основні положення. Чинний від ; ДСТУ Державна уніфікована система документації. Формуляр зразок. Вимоги до побудови. Чинний від ; ДСТУ Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. Чинний від ; ДК Державний класифікатор управлінської документації; ДСТУ :2005 : (ISO/TR :2001. МОД) Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення. Чинний від ; ДСТУ :2005 (ISO/TR :2001. МОД) Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови. Чинний від ; ISО 15489–2001 Інформація та документація – Управління документацією. 14

Перечень международных стандартов, регламентирующих архивную деятельность ISO OAIS (Open Archival Information System); ISO 30300:2011 «Информация и документация. Системы менеджмента документов. Основные положения и словарь», ISO 30301:2011 «Информация и документация. Системы менеджмента документов. Требования» - в «концентрированном» виде собраны знания экспертов из 27 стран и 5-ти континентов; MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records - Типовые требования к управлению электронными записями); MoReq2010 (стандарт в стадии тестирования); ISO/TR 26122:2008/Cor 1:2009 Информация и документация. Анализ процесса работы для записей; ISO/TR «Информация и документация – Управление метаданными документов; ISO Информация и документация. Принципы и функциональные требования к записям в электронной офисной среде; ISO «Управление электронными документами – Проектирование и эксплуатация информационных систем для обеспечения сохранности электронных документов. Часть 1: Спецификации» (Electronic archiving – Part 1: Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation); ISO / DIS Аудит и сертификация защищенных электронных хранилищ (Trustworthy Repositories Audit & Certification (TRAC)); ISO / DIS Требования к организациям, которые проводят аудит и сертификацию для получения статуса защищенных электронных хранилищ (Requirements for bodies providing audit and certification of candidate trustworthy digital repositories); METS Стандарт кодирования и передачи метаданных (Metadata Encoding and Transmission Standard); PREMIS (хранение метаданных: Реализация стратегии); ISO/TR 15801:2009 Document management - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability (Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности); DoD STD (Department of Defense STANDARD) - стандарт министерства обороны США Стандарт «Electronic records management software applications design criteria standart» («Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами»); ISAAR (CPF) – Международный стандарт по архивации авторизованных записей для корпоративных организаций, частных лиц и семей; ISAD (G) – Общий международный стандарт описания архивов; SEDA - французский стандарт обмена данными между архивами и источниками комплектования; ISO 20652: Космические системы передачи данных и информации. Интерфейс автор-архив. Стандарт на методологию абстрактных конструкций; NEDA – Испанские нормы описания архивов. 15

Стандарты, рекомендуемые Межведомственной службой архивов Франции 16

Перечень нормативных актов Украины по документообороту, архивной деятельности, ЭЦП ПКМУ від р., 1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади»; ПКМУ від р., 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»; ПКМУ від р., 1004 «Про проведення експертизи цінності документів»; Наказ ДКАУ від р. 16 Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій; Наказ Голови архівного управління при КМУ від , 41 «Про затвердження Переліку типових документів» (остання редакція – р.); ПКМУ від р., 1616 «Про затвердження Типового положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації; ПКМУ від р., 1641 «Про затвердження Типового положення про державний архів області, міста Києва і Севастополя»; ПКМУ від р., 1649 «Про затвердження Порядку проведення грошової оцінки документів Національного архівного фонду»; ЗУ «Про страховий фонд документаціх України»; Наказ Державного комітету архівів України від р, 43 «Про затвердження Порядку ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України»; Наказ Державного комітету архівів України від р, 113 «Про затвердження Порядку здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, а також доступу до документів Національного архівного фонду архівними установами, заснованими фізичними та/або юридичними особами приватного права»; Типове положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації (Затверджено наказом Мінюст від /5); 17

Перечень нормативных актов Украины по документообороту, архивной деятельности, ЭЦП ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг»; ЗУ «Про електронний цифровий підпис»; Наказ Державного комітету архівів України від р, 49 «Про затвердження Порядку зберігання електронних документів в архівних установах»; Наказ МОН від р., 1207 «Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення»; ЗУ «Про Національний архівний фонд та архівні установи»; Конституція України; Цивільний кодекс України; ЗУ «Про інформацію»; ЗУ «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах»; ЗУ «Про державну таємницю»; ЗУ «Про телекомунікації»; ЗУ «Про захист персональних даних» ; ЗУ «Про обов'язковий примірник документів»; РКМУвід 13 грудня 2010 р р «Про схвалення Концепції розвитку електронного урядування в Україні»; ПКМУ від 17 березня 2004 р. 326 «Про затвердження Положення про Національний реєстр електронних інформаційних ресурсів»; ПКМУ від 28 жовтня 2004р «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності»; ПКМУ від 26 травня 2004р. 680 «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу»; Наказ Державного департаменту з питань зв'язку та інформатизації Міністерства транспорту та звязку України від 7 червня 2005р. 70 «Про затвердження Технічних умов на систему електронного документообігу органу виконавчої влади. 18

Неоднозначности в законодательстве Нет единого определения Электронного документа: Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»: «Документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу»; Наказ міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від р (Форматы обмена): «Документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, уключаючи обов'язкові реквізити документа»; Наказ Державного департаменту інтелектуальної власності від р. 24 (Регулирование прав при экспертизе электронных заявлений на право интеллектуальной собственности, с использованием ЭЦП): «Документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, у тому числі обов'язкові реквізити документа» Существует 2 понятия Электронной подписи: Закон України «Про електронний цифровий підпис», Наказ Державного департаменту інтелектуальної власності від р. 24: Электронная подпись: «Дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних»; Электронно-цифровая подпись: «Вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа» Не определено, какая из них делает электронный документ легитимным? Обязательные реквизиты електронного документа не согласованы: В основных нормативных документах, касающихся документооборота (ПКМУ 1453, ПКМУ 1242 и Приказе Министерства образования и науки, молодежи и спорта 1207), разный состав и определения. «Белые пятна» Ни в одном из нормативних актов нет целостного описания регламента электронного взаимодействия СЭД, системы електронного архива предприятия и Государственного электронного архива, применение ЭЦП. Нет четкого описания процедуры уничтожения электронных документов. И многое другое. 19

Предложения по изменению нормативной базы, регламентирующей СЭА, СЄД, ЭЦП Активизировать работы по гармонизации международных стандартов по СЭД и архивным системам. Для единого и однозначного толкования понятий, используемых в нормативных документах, разработать и утвердить единый глоссарий терминов по электронному документообороту, архивным системам, применению электронно- цифровой подписи. Для систематизации связанных бизнес-процессов документооборота, ведения архива, применения электронно-цифровой подписи разработать новые редакции соответствующих нормативных документов. Новые редакции нормативных документов должны учитывать следующее: определенный бизнес-процесс описывается один раз в основном нормативном документе, в других нормативных документах этот бизнес-процесс не описывается, вместо этого приводится ссылка на основной нормативный документ. В случае изменения законодательства по электронному документообороту, архивным системам, применению электронно-цифровой подписи такой подход позволит избежать ошибок при внесении изменений в соответствующие нормативные акты. 20

Питання? Дякую за увагу! Автор – Светлана Кузнецова, ТОВ «Арт-мастер» 21