Управление проектами Тема 7 – контроллинг проекта Проф., д.т.н. А.А. Дульзон Национальный исследовательский Томский политехнический университет Институт инженерного предпринимательства Кафедра международного менеджмента Томск 2010

Содержание курса 1. Введение в управление проектами 2. Подготовка проекта 3. Дизайн проекта/организация проекта 4. Планирование проекта 5. Управление рисками 6. Старт проекта 7. Управление проектом/контроллинг проекта 8. Текущая работа над проектом

7. Управление проектом/контроллинг проекта 7.1. Задачи контроллинга 7.2. Контроль над предметной областью проекта и над временем 7.3. Контроль издержек 7.4. Управление проектом 7.5. Документация проекта 7.6. Фазы контроллинга проекта 7.7. Завершение проекта

7.1. Задачи контроллинга Понятие «контроллинг» происходит от английского «to control», что означает управлять, распоряжаться, контролировать, регулировать, проверять, настраивать, обусловливать, нормировать.

7.1. Задачи контроллинга Контроллинг служит для контроля над проектом. Он не является средством контроля над руководством проекта, а должен ему помогать. Задача контроллинга заключается в том, чтобы зафиксировать отклонения в сроках, издержках и в предметной области проекта путем сравнения планового и фактического состояния дел и привлечь внимание руководства проекта к необходимости принять необходимые встречные меры или откорректировать планы.

Взаимосвязи планирования и контроллинга проекта Руководство проекта Планирование проекта План хода работ Ресурсный план План времени План издержека Ход работ с обратными связями и корректировками Контроллинг Доклад Постановка задач Коммуникация Указания, решения Выполнение проекта

Контур регулирования контроллинга проекта Мероприятия Фактические значения Цели проекта Планирование Выполнение Плановые значения Обратная связь Решния о корректировках Внутренние и внешние помехи Контроллинг проекта Сравнение плана и факта Анализ отклонений

7.2. Контроль над ходом проекта и над временем Власть и деньги, успех, революция, Слава, месть и любви осязаемость – Все мечты обо что-нибудь бьются, и больнее всего – о сбываемость. И. Губерман Как и во всех контрольных системах, при контроле проектов тоже должны соблюдаться определенные правила, чтобы приходить к верным заключениям, которые затем могут служить основой для принятия решений о корректирующих действиях:

7.2. Контроль над предметной областью проекта и над временем Наиболее ценное и реже всего используемое проектными менеджерами слово – «НЕТ». You cannot produce a baby in one month by impregnating nine women. H. Kerzner Чем более нелеп срок выполнения проекта, тем дороже обходится попытка соблюсти его. Ни один большой проект не был выполнен в срок, с соблюдением бюджета и с тем же составом людей, которые его начинали. Должна быть создана надежная система обратной связи, которая позволяет получать правдивую, полную и оперативную информацию о состоянии дел; должно постоянно осуществляться сравнение планового и фактического состояния дел; должен быть проведен анализ отклонений.

Работы Недели Сравнение планового и фактического состояния работ на определенный день = Работа выполнена Сосотояние выполнения Контрольный срок = Работа еще не выполнена

Основные причины нарушения сроков Непроверенные сроки Принцип «лишь бы начать» Не проведена система- тическая оценка объема Проявление рисков Забытые (пропущенные) работы Не привлечено ноу-хау Выпадение мощностей Ошибки менеджмента Объем работ больше запланированного Недостаточно мощностей Заказчик Мощности временно перегружены Отклонения сроков Сроки неверно спланированы Изменение граничных условий Изменение объема работ Системно-обуслов- ленные изменения Не проведено обучение Увольнение Выпадение ресурсов Выпадение ноу-хау Материальные ресурсы Персонал

Основные причины нарушения сроков Очень часто в начале проекта принимаются обязательства, которые потом не могут быть выдержаны. Как слишком завышенные, так и заниженные задания приводят к повышению издержек, а недоверие к реальности планирования приводит к отсутствию дисциплины. Если опыт показывает, что планы нереальны, то им больше не верят и игнорируют.

Соблюдение сроков В начальной фазе проекта неопытные руководители часто легко смиряются с нарушением сроков, рассчитывая нагнать их в последующем. Это бывает, но обычно в результате опоздания и штурмовщина становятся нормой (например, потому, что запланированные ранее ресурсы становятся недоступными) Поэтому уже в начальной стадии проекта ни в коем случае не должно допускаться превышение сроков выполнения работ, находящихся на критическом пути. Как оказывается, что проект запаздывает на год?... Сначала запаздывает на один день.

7.3. Контроль издержек Одна и та же работа с теми же исходными условиями и ограничениями будет оценена по-разному десятью оценщиками или одним оценщиком в десять разных моментов времени. Тремя важнейшими составляющими контроля издержек являются: система обратной связи, позволяющая зафиксировать фактическое состояние дел, сравнение фактического состояния с плановым, и анализ отклонений.

7.3. Контроль издержек Реалистичный контроль издержек возможен только в том случае, если регистрация фактических издержек осуществляется в соответствии с их плановой классификацией. Различают три метода сопоставления плановых и фактических издержек: – абсолютное сравнение, – сравнение, коррелированное с затратами, – сравнение с учетом ожидаемых издержек.

Метод абсолютного сравнения Наиболее простым и быстрым способом сопоставления плановых и фактических издержек является метод абсолютного сравнения зафиксированных по каждой работе на контрольный срок фактических издержек с теми, которые были рассчитаны при планировании. При этом отложенными издержками и издержками будущих периодов пренебрегают.

Метод сравнения плановых и фактических издержек, коррелированный с затратами Сравниваются накопленные до этого дня фактические издержки с суммарными плановыми накопленными значениями на этот же день.

Сравнение плановых и фактических издержек с учетом ожидаемых будущих плановых издержек Вид издержекПлановые издержки ИздержкиПолные издержки (2+3+4) Фактичес- кие Отложен- ные Ожидае- мые Материалы Песонал Средства труда Прочие Всего

Анализ освоенного объема В больших проектах несинхронность оплаты и выполнения работ может сильно искажать оценку истинного состояния проекта (по стоимости и срокам). Одним из методов оценки истинного состояния проекта является метод анализа освоенного объема(Earned Value Analysis). Хотя и он не может учесть всего многообразия причин задержки и опережения платежей по сравнению с выполненным объемом работ, но может служить предупредительным сигналом для проведения более детального анализа.

Анализ освоенного объема В методе анализа освоенного объема для расчетов используются отклонения фактических издержек от плановых значений (вариации издержек) и отклонения времени выполнения работ от планового расписания проекта (вариации времени). Метод привлекателен, поскольку он динамичен и позволяет в пределе, если это необходимо, при хорошей постановке бухгалтерского и управленческого учета на предприятии получать практически ежедневную информацию о состоянии проекта. При этом отражается как выполнение работ, так и финансовое состояние проекта. Метод позволяет наглядно видеть финансовые последствия опозданий в ходе работ и облегчает анализ сжатия работ, поскольку в расчетах учитываются используемые ресурсы.

Анализ освоенного объема Для работ, которые полностью завершены (100%), освоенный объем конкретного рабочего пакета принимается равным плановым издержкам на этот пакет, независимо от величины фактических затрат на него.

Анализ освоенного объема (тыс. руб.) Работа Плановые издержки на конец второго месяца Факти- ческие издержки на конец второго месяца Отклоне- ния фак- тических издержек от плановых (п.3 –п.2) Прогноз затрат на заверше- ние работы Прогноз полных издержек на работу (п.3+ п.5) Плановая стоимость работы Прогноз Превыше ния/ экономии (п.6 – п.7) ABCDEFGHIABCDEFGHI Итого:

К анализу освоенного объема Прогноз задержк и оконча- ния проекта ECTC Прогноз превышения издержек проекта BAC SV (время)BCWP BCWS Время Исходный бюджет проекта Фактическая стоимость проекта Издержки ACWP Данный момент времени Плановое время завершения проекта SV (издержки) CV EAC Прогноз стоимости проекта

К анализу освоенного объема Фактические издержки на выполненные работы - Actual cost of the works performed (ACWP); они включают все расходы, понесенные для того, чтобы довести работу до текущего состояния (счета, накладные расходы и другие расходы, отнесенные на соответствующий центр издержек); Плановые издержки на выполненный объем работ - Budgeted cost of the works performed (BCWP); они представляют собой плановые издержки, которые должны были бы потребоваться для того, чтобы довести проект до текущего состояния. Под выполненным объемом работ понимается процент выполнения каждого рабочего пакета.

К анализу освоенного объема Плановые издержки на плановый объем работ (который должен быть выполнен к данному моменту) - Budgeted cost of the works scheduled (BCWS); они представляют собой издержки, которые должны были бы потребоваться для того, чтобы довести проект до планируемого на контрольный момент состояния; Отклонение издержек - Cost variance (CV); это разность между плановой и фактической стоимостью выполненных работ: CV = BCWP – ACWP

К анализу освоенного объема Отклонение времени, выраженное через издержки (т.е. в деньгах), иначе говоря это отклонение издержек во времени - Schedule variance (SV); оно определяется как разность между плановой стоимостью фактически выполненных работ и плановой стоимостью работ, которые должны были бы быть выполнены к настоящему моменту по плану проекта: SV = BCWP – BCWS Плановое время выполнения выполненных работ - Scheduled time for work performed (STWP);

К анализу освоенного объема Фактическое время выполнения выполненных работ - Actual time for work performed (ATWP); Остающиеся расчетные издержки до завершения проекта – Estimated cost to complete the project (ECTC); Оценка объема работ (в деньгах) до завершения проекта (произведенная в данный момент времени) – Estimate to Complete (ETC) ; Остающееся расчетное время до завершения проекта – Estimated time to complete the project (ETTS); Полная плановая стоимость (бюджет) проекта - Budget at completion (BAC);

К анализу освоенного объема Прогноз фактической стоимости проекта к моменту завершения - Estimate at completion (EAC). Он определяется как сумма всех прямых и косвенных издержек проекта на данный момент времени плюс оценка объема оставшихся до завершения проекта работ: EAC = ACWP + ETC, или EAC = BAC – CV, или EAC = (ACWP/BCWP) x BAC. Превышение стоимости проекта - Variance at completion (VAC) представляет собой разность между полной плановой стоимостью проекта и оценкой полной стоимости проекта, произведенной на данной стадии его выполнения: VAC = BAC – EAC.

Порядок проведения анализа освоенного объема: Выявление и подтверждение факта действительного отклонения от плана. Отклонения могут появляться по самым разным причинам. Могут быть очевидные отклонения, связанные с задержками в системе контроля. К примеру, рабочий пакет может выполняться строго по плану, но с недорасходом средств, однако этот недорасход может быть связан с тем, что не произведена оплата поставщику или субконтрактору. Хорошие системы анализа освоенного объема должны учитывать такие факторы как согласованные, но еще не проплаченные суммы, а также поставленные товары, на которые еще не представлены счета. Количественная оценка отклонения. Хорошая система контроля освоенного объема должна допускать отклонения в заранее установленных пределах разброса, не подавая сигнала тревоги. Допускаемые отклонения обычно больше на начальных этапах проекта и постепенно уменьшаются по мере прогресса работ.

Порядок проведения анализа освоенного объема: Определение источника отклонения. Система контроля освоенного объема должна быть способна извлекать данные из расписания проекта и пакетов базы данных системы определения издержек и формировать сравнения на всех уровнях структурного плана проекта. К примеру, отклонение по рабочему пакету на третьем уровне СПП может фактически быть вызвано отклонением по одному или ряду рабочих пакетов на пятом уровне СПП. Определение влияния отклонения на проект в целом. К примеру, отрицательное отклонение по времени для работы, находящейся на критическом пути, гораздо более опасно, чем для работы, не находящейся на критическом пути.

Порядок проведения анализа освоенного объема: Определение влияния отклонения на другие элементы или рабочие пакеты. Опоздание одного из рабочих пакетов может повлечь за собой задержку начала других работ. Выявление тактических мер, которые уже приняты ответственным за рабочий пакет. Очевидно, что руководитель проекта по возможности не должен вмешиваться в уже идущий процесс корректировки, давая шанс довести его до конца. Определение возможных корректирующих действий и их предполагаемых результатов.

Многоуровневый анализ освоенного объема Одним из достоинств системы анализа освоенного объема (при использовании соответствующего программного обеспечения и четкой постановки системы документации проекта) является возможность получения многоуровневых итогов отклонений для разных уровней проекта. При этом автоматически рассчитываются BCWP, BCWS и ACWP на всех уровнях проекта, что позволяет производить анализ освоенного объема с разверткой по уровням. Итоговые суммы всех отклонений по времени и по издержкам на определенном уровне СПП дают соответствующие отклонения для элемента на следующем более высоком уровне СПП

Многоуровневый анализ освоенного объема Изготовление корпуса CV = - 50 SV = Комплектование диодов CV = +100 SV = Изготовление цилиндра CV = - 50 SV = Изготовление фланцев CV = 0 SV = Подбор по параметрам CV = + 50 SV = Изготовление выпрямителя CV = +50 SV = Сборка CV = + 50 SV = + 50

Интерпретация отклонений Отклонение по издержкам ( CV = BCWP – ACWP) – BCWP > ACWP – издержки по выполненной работе ниже плановых; – BCWP < ACWP: издержки по выполненной работе выше плановых; – BCWP = ACWP: издержки по выполненной работе соответствуют плану. Отклонение по времени (SV = BCWP – BCWS) – BCWP > BCWS: работа выполняется с опережением; – BCWP < BCWS: выполнение работ отстает от плана; – BCWP = BCWS: работа выполняется точно по плану.

Интерпретация отклонений Для анализа отклонения удобно выражать в относительных единицах: – отклонение издержек (Cost Variant Index) CVI = BCWP/ACWP CVI > хорошо; CVI < плохо; CVI = нормально. – отклонение по времени (Schedule Variance Index) SVI = BCWP/BCWS SVI > хорошо; SVI < плохо; SVI = нормально.

Влияние корректирующих мер на индексы отклонений CVI SVI0 1 Отставание работ Отставание работ и перерасход средств Перерасход средств Нет проблем

Критическое отношение Для своевременной информации руководителей проекта и организации о проблемах с проектом используется, так называемое, критическое отношение - Critical ratio(CR): 0,5 0,75 1 1,25 1,5 CR Зона А2 Зона А1 Зона А Зона В Зона С Зона D t

Критическое отношение Зона А. Никаких действий не требуется. Нижний предел зоны устанавливается в момент старта проекта и может быть в некоторых случаях смещен вверх или вниз в зависимости от общего прогресса проекта. Зона В. Необходим постоянный мониторинг. Имеют место заметные отрицательные отклонения, которые хотя и некритичны, но при дальнейшем движении вниз требуется вмешательство. Зона С. Требуются немедленные действия. Необходимо выполнить детальный анализ ценности затрат и принять корректирующие меры. Зона D. Требуются «пожарные» меры. Зона А1. Никаких действий не требуется. Зона А2. Необходимо выяснение причин и корректирующих акций. В нормальных условиях столь большие положительные отклонения появляться не должны. Их появление свидетельствует о наличии проблем, например, пессимистичной оценке издержек, неудовлетворительном контроле качества работ, плохом руководстве работами, необнаруженных ошибках и других упущениях.

Анализ освоенного объема на практике Рассмотренный метод анализа освоенного объема является признанным инструментом контроллинга проектов, рекомендован международными и многими национальными стандартами и изучается во всех бизнес-школах. В то же время отношение руководителей проектов и руководителей организаций к этому методу весьма противоречиво: – «Наиболее полные энтузиазма менеджеры рассматривают его как лучший путь предупреждения сюрпризов и как наиболее реальный рабочий инструмент. Другие считают информацию полезной для управления проектом, но не стоящей затрат на ее получение. Некоторые говорят, что информация становится доступной слишком поздно и что имеются другие пути ее получения. Наиболее критичные менеджеры рассматривают его как чистую потерю времени» (Керцнер).

7.4. Управление проектом В период выполнения проекта контроллинг, как правило, устанавливает отклонения фактически достигнутых параметров от запланированных. На основе этой информации принимаются соответствующие меры, чтобы достичь целей проекта. Задачи управления проектом могут быть сформулированы в следующем виде: – управление ходом проекта с постоянной ориентацией на его цель, – руководство участниками проекта, – координация совместной работы, – принятие решений соответствующими ответственными работниками проекта, – поддержка потока информации и отчетности.

Управление ходом проекта При отклонении от заданных значений руководитель проекта может принять корректирующие воздействия на четыре параметра: целевые результаты, издержки, время и ресурсы.

Управляющие воздействия Увеличение численности персонала; Введение сверхурочных работ при том же персонале; Передача работ на сторону; Изменение технологии выполнения работ; Изменение концепции; Изменение технических требований, т.е. требований клиента; Повышение квалификации работников; Повышение мотивации работников; Внедрение современной техники.

Стиль руководства Успех проекта решающим образом зависит от стиля руководства. Руководители проекта призваны обеспечить готовность работников поставить на службу проекту все свои знания и умения. Наряду с умением «хотение» определяет успех проекта. Добрым словом и револьвером вы можете добиться гораздо большего, чем одним только добрым словом Аль Капоне

Стиль руководства Руководитель проекта должен создать благоприятные граничные условия, например, подобрать интересные и содержательные пакеты работ, обеспечить творческий климат проекта, отмечать личные заслуги работников и т.д. Зачастую проблема мотивации преувеличивается, в то время как другим факторам, от которых зависит производительность труда, уделяется недостаточно внимание. Производительность труда определяется тремя факторами: – способностью производительно работать, – возможностью производительно работать и – готовностью производительно работать.

Стиль руководства Одним из существенных качеств руководителя проекта является толерантность. Если работник понимает задачу и старается ее выполнить не следует вмешиваться в его работу и постоянно его поучать до тех пор, пока результаты его усилий не выходят за определенные предельные рамки. В крайнем случае, можно мягко ему посоветовать, как выполнить работу лучше и быстрее.

Координация Самая большая ложь – это неверно понятая правда. Уильям Джеймс Профессиональная координация. Отдельные составляющие рабочих пакетов должны содержательно и технически подходить друг к другу. Здесь может идти речь о соответствии узлов, данных, процессов, промежуточных результатов или документации.

Координация Координация решений. Мнения участников проекта необходимо постоянно согласовывать и направлять на общее решение, чтобы частные решения не оказались несовместимыми. Координация качества. Отдельные задачи и рабочие пакеты должны по качеству соответствовать целям проекта. Поэтому частные и промежуточные результаты должна постоянно проверяться на этот счет.

Координация Координация сроков. Чтобы выдерживать сроки выполнения проекта, необходимо в случае появления помех, например, болезнях работников, задержке предшествующей работы, внешних влияниях, вновь скоординировать сроки выполнения очередных работ. Координация ресурсов. Поскольку какой-то части ресурсов всегда не хватает, то требуется регулярное согласование в отношении находящихся в распоряжении проекта человеческих и материальных ресурсов.

Принятие решений На житейских внезапных экзаменах, Где решенья – крутые и спешные, очень часто разумных и праведных посрамляют безумцы и грешные. И. Губерман В ходе выполнения проекта приходится принимать многочисленные и разнообразные решения. Они могут приниматься либо интуитивно на основании опыта, либо на основе тщательной подготовки и с помощью специальных методов.

Принятие решений Решения должны приниматься быстро, чтобы избежать задержек сроков выполнения работ. Решения обычно принимаются руководством проекта, однако иногда к принятию решений должны привлекаться и другие участники проекта ( при значительных отклонениях по срокам или издержкам – заказчик).

Обеспечение качества проекта В прошлом ошибки при создании продукта в большинстве случаев корректировались только после того, как они становились видимыми. При новых разработках всегда в начале проявлялись «детские болезни», которые со временем постепенно исправляли, пока продукт не становился настолько зрелым, что в нем практически не оставалось серьезных недостатков. Ни одна большая система не может быть выполнена без ошибок. Попытки отладки системы неизбежно создают новые ошибки, которые еще труднее обнаружить

Путь снижения эксплуатационных издержек Главное направление снижения эксплуатационных издержек заключается в том, чтобы создавать продукты, которые имеют экстремально высокое время безотказной работы. Это требование вызывает, естественно, дополнительные издержки у производителя, причем они тем выше, чем больше время безотказной работы по сравнению с существующими продуктами.

Традиционный подход к расчету издержек на обеспечение качества: более высокое качество требует и больших издержек, низкое качество приводит к последующим издержкам, оптимум считается достигнутым, когда дальнейшее снижение последующих издержек может быть достигнуто только за счет большого непропорционального увеличения издержек на предупреждение отказов.

Эффект непропорционального снижения последующих издержек Опыт показал, что увеличение затрат на предупреждение дефектов (контроль качества на всех стадиях создания продукта) приводит к непропорциональному снижению последующих издержек и тем самым увеличивает доход предприятия. Этот доказуемый для многих продуктов эффект приводит к стремлению использовать стратегический менеджмент качества, при котором мероприятия по предупреждению дефектов имеют гораздо большее значение, чем просто устранение дефектов.

Эффект непропорционального снижения последующих издержек Более высокое качество продукта не обязательно ведет к более высоким производственным издержкам; если делать вещи сразу верно, это не только улучшает качество, но и снижает дополнительные издержки; Управление качеством следует рассматривать не только с позиций результата работы (продукта), но и с позиций качественной постановки всего процесса производства; Обеспечение качества существенным образом определяется отношением к вопросу качества работников предприятия; Обеспечение качества имеет самостоятельную ценность, которая не может рассматриваться только через призму фактора издержек.

Подходы при использовании менеджмента качества Производственный подход – на первый план ставятся объективные характерные свойства продукта или услуги (согласованные или предполагаемые). Подход ориентированный на пользователя или клиента – на первый план выходят субъективные факторы удовлетворения потребностей и пользы потребителя или его представления о них. Ценностноориентрованный подход – качество определяется соотношением издержек и цены. Это означает, например, что продукт считается более качественным в том случае, когда он лучше других продуктов того же ценового класса, даже если он и не достигает качества продуктов более высокого ценового класса.

Подходы при использовании менеджмента качества Подход ориентированный на технологию – исходят из соблюдения заданных требований. Любое отклонение от спецификации воспринимается как снижение качества. Соответственно отсюда выводится правило для выполнения работ: с первого раза делать верно; доработка является признаком низкого качества. Подход «соответствие договору» – ориентация на выполнение согласованных и утвержденных требований к продукту или услуге. «Прозрачный подход» – гарантия качества рассматривается как нечто самоценное и абсолютное. Здесь качество рассматривается как бескомпромиссное стремление к улучшению.

Подходы при использовании менеджмента качества Качество становится существенным элементом удовлетворенности клиента. Дефицит качества в конкурентном сравнении приводит к тому, что клиенты, по крайней мере, в длительной перспективе начинают искать альтернативы. Это относится к результатам, как внешних проектов, так и результатам внутренних проектов и к их восприятию в организации.

Всеобщий менеджмент качества Обеспечение качества проекта рекомендуется выполнять в рамках всеобщего менеджмента качества (англ.: Total Quality Management) в соответствии с международными стандартами ISO. «Всеобщий» предполагает, что в процесс оптимизации должны быть включены все звенья по созданию продукта, услуги.

Всеобщий менеджмент качества «Качество» понимается в самом широком смысле, не только в отношении продукта или услуги, но и всех действий предприятия, которые должны быть ориентированы на удовлетворение требований потребителя. Относительно подразделений, которые этому критерию не удовлетворяют, должен быть поставлен вопрос об их существовании. «Менеджмент» подчеркивает ответственность руководства предприятия за создание граничных условий, при которых могут гарантироваться требования по качеству. Здесь имеется в виду, что не следует удовлетворяться единожды установленными стандартами качества, а необходимо стремиться к постоянному совершенствованию. Достигнутое следует закрепить и, основываясь на нем, совершенствовать дальше. Качество при этом становится не только целью, но и путем.

Надежность и располагаемость Обеспечение качества связано с двумя стохастическими параметрами объекта: надежностью и располагаемостью. – Надежность определяется как вероятность того, что объект в течение определенного времени работает без отказов. – Располагаемость определяется как вероятность того, что объект, когда он должен быть задействован, находится в работоспособном состоянии. Последнее может иметь место, если он в это время не отказал и не находится в ремонте или обслуживании. – Для определения надежности и располагаемости имеются относительно простые математические методы.

Работа по обеспечению качества продукта/услуги Для того чтобы могло быть выполнено требование получения возможно более надежного продукта или услуги, работа по обеспечению качества продукта/услуги должна быть начата как можно раньше в ходе их разработки и изготовления и должна распространяться на все составляющие продукта. Эта работа начинается в фазе подготовки проекта, продолжается в фазе его реализации и потом при использовании результатов. Однако содержание этой работы в разных фазах существенно отличается.

Работа по обеспечению качества продукта/услуги В фазе подготовки проекта обеспечение качества начинается с установления требований к продукту. Здесь наряду с требованиями клиента должны учитываться законодательно установленные нормы и правила, а также профессиональные нормы и правила. В фазе выполнения проекта постоянно должны перепроверяться принятые решения, в частности конструкторские работы. По завершении этой фазы могут быть сформулированы предписания для контроля исходных материалов и комплектующих изделий, а также требования к изготовлению. Формулируются требования к заводской приемке продукта, и разрабатывается программа мер, необходимых для регистрации и устранения нарушений во время его применения.

Работа по обеспечению качества продукта/услуги Параллельно устанавливаются объем и сроки профилактических проверок и ухода, разрабатываются необходимые технические описания и инструкции по эксплуатации и, при необходимости, обучается персонал. Обеспечение качества в процессе применения продукта преследует цель поддержания запланированного качества, а также сбор информации о возникающих нарушениях с тем, чтобы она могла быть обработана и использована для улучшения продукта и могла служить основой будущих разработок.

Эффект работы по обеспечению качества продукта/услуги для производителя продукции Применение методов управления качеством приносит пользу не только потребителям продукции за счет меньших издержек на ремонт и обслуживание и более высокой производительности, но вполне может быть выгоден и производителю продукции: – за счет более высокого качества продукции улучшается его конкурентоспособность; – оборот фирмы возрастает за счет повышения ее имиджа; – снижается процент брака; – существенно уменьшаются издержки на устранение ошибок и недостатков; – за счет уменьшения брака и уменьшения объема доработок может быть увеличен объем выпуска продукции; – уменьшение аварийности положительно влияет на размер страховых взносов, которое предприятие вынуждено платить при страховании ответственности за продукцию.

Раздражение от задержки окончания проекта и повышенных затрат со временем проходит, а раздражение от продукта, который используется ежедневно и постоянно создает проблемы, остается.

Информация и отчетность Можно быть уверенным только в одном: что ни в чем нельзя быть уверенным. Если это утверждение истинно, оно тем самым и ложно. /Древний парадокс/. Из нескольких возможных интерпретаций коммуникации наименее подходящая является верной. Проектные команды ненавидят периодическую отчетность, поскольку она наглядно демонстрирует слабый прогресс работ. То, что не зафиксировано на бумаге, не было сказано /Керцнер/.

На всей земле был один язык и одно наречие. Двинувшись с востока, они нашли в земле Сеннаар равнину и поселились там. И сказали друг другу: наделаем кирпичей и обожжем огнем. И стали у них кирпичи вместо камней, а земляная смола вместо извести. И сказали они: построим себе город и башню, высотою до небес, и сделаем себе имя прежде, нежели рассеемся по лицу всей земли. И сошел Господь посмотреть город и башню, которые строили сыны человеческие. И сказал Господь: вот, один народ, и один у всех язык; и вот что они начали делать, и не отстанут они от того, что задумали делать; сойдем же и смешаем там язык их, так чтобы один не понимал речи другого. И рассеял их Господь оттуда по всей земле; и они перестали строить город [и башню]. КНИГА БЫТИЯ 11:1-8

Система информации проекта Система информации связывает все элементы проекта, начиная с предстартовой фазы и кончая моментом его завершения заключительным отчетом. Важна устная коммуникация, т.к. доклады формальной отчетности всегда поступают с определенной задержкой во времени, могут приукрашиваться и не содержат «мягкой информации».. Кризисы проекта практически никогда не отражаются в официальной отчетности.

Система информации проекта В системе информации нуждается не только руководство проекта, но и все остальные участники проекта, т.е. команда проекта, функциональные подразделения предприятия, имеющие отношение к проекту, штаб проекта, руководство предприятия, заказчик и т.д. Все они являются не только приемниками информации, но и ее поставщиками. В целом создается постоянная сеть многослойных информационных отношений.

Система информации проекта Руководству проекта система информации служит для следующих основных целей: для получения информации извне, например, желаний и заданий заказчика, мнения руководства предприятия и функциональных подразделений и т.д.; для коммуникации с командой проекта, например, для передачи задач и содержания работ, получения сообщений об их результатах, обмена мнениями с командой проекта и т.п.; для сообщений внешним участникам проекта, например, о ходе работ.

Система информации проекта Система информации служит также мотивации работников, поскольку позволяет им быть в курсе дел о ходе проекта и о работе своих коллег. Система информации ускоряет нахождение решений, поскольку возникающие проблемы становятся известными всем заинтересованным участникам проекта. Побочным эффектом функционирования системы информации является почти автоматическое повышение квалификации участников проекта в смежных областях. Сбор, подготовка и передача информации должны систематически планироваться и организовываться.

Система информации проекта Передача информации может осуществляться: вербально: для этого служат регулярные или спонтанно происходящие разговоры с отдельными работниками, совещания или планерки, а также доклады во внутреннем или внешнем кругу; – Линтц и Реа подчеркивают важность прямых человеческих контактов: «Первым признаком проблем будет не нарушение сроков и плохая работа. Это будет видно по глазам членов команды, выражению лиц, голосу и невербальным сигналам». письменно: сюда относятся сообщения, прямые и встречные, протоколы, отчеты о состоянии дел, промежуточные и заключительные отчеты и доклады, публикации.

Система проектной отчетности Система проектной отчетности является важнейшим инструментом менеджмента. Исходной позицией для формирования отчетов являются вопросы: кто, кому, что, когда, как и зачем докладывает? Кто является приемником информации? Каковы его информационные потребности? Какие события так важны, что они должны быть доложены руководству проекта? При этом форма отчета должна быть выбрана так, чтобы с одной стороны она приводила всех заинтересованных лиц на один уровень информированности, а с другой стороны она должна быть адаптирована к получателям, так чтобы быть им по возможности легко понятной.

Project team communications Senior management Functional manager (A1)Functional manager (C1) Production unit Production unit Production unit Production unit Team (A2) Team (A3) Team (A2) Team (C3) Team (C2) Team (C3) Team (C2) Function C Function A Operational island Functional boundary Authority boundary Increasing authority Increasing number of people Level 1 Level 2 Level 3

Система проектной отчетности Система проектной отчетности концентрируется главным образом на фиксации текущего состояния дел и отражения степени выполнения плановых заданий. Тем самым она становится важнейшим инструментом управления проектом и преследует цель по возможности раньше указать на намечающиеся отклонения и инициировать соответствующие решения. Различают три основных вида проектной отчетности: доклад о состоянии дел, специальный доклад и заключительный отчет.

Система проектной отчетности Под докладом о состоянии дел понимается документальная проектная информация, которая составляется через регулярные, например, месячные промежутки времени и доводится до строго определенного круга получателей. Тем самым выполняются две функции: – работники проекта вынуждены уяснить себе реальное состояние работ по проекту. – за счет рассылки доклада большее число участников проекта получает актуальную и нужную для принятия решений информацию, которая обеспечивает успешное управление и сопровождение проекта.

Система проектной отчетности Если в процессе работ возникают ситуации, когда возможно требуются дополнительные меры и решения и, соответственно, нужна более детальная информация, не содержащаяся в текущих докладах о состоянии дел, то составляются специальные доклады. В них наряду с кратким описанием возникшей проблемы следует указать, с какими ее последствиями придется считаться. Дополнительно, насколько это возможно, должны быть указаны уже предусмотренные меры и предлагаемые альтернативы

Система проектной отчетности Заключительный отчет проекта составляется после окончания всех основных работ проекта. В нем следует обязательно сопоставить плановые задания и их фактическое исполнение и дать анализ отклонений с указанием их причин. Последнее очень важно, чтобы получить и сохранить необходимую информацию об успехах и промахах, с тем, чтобы этот опыт мог быть использован при выполнении последующих проектов.

Система проектной отчетности При организации проектной отчетности должны быть определены направления потоков отчетности, содержание отчетов и частота отчетности. Во время обсуждений и совещаний целесообразно одновременно вести записи. После этого их необходимо по возможности в кратчайший срок оформить и разослать всем участникам обсуждений и совещаний, а возможно и отсутствовавшим, а также другим заинтересованным лицам. Современные средства коммуникации, например, электронная почта, облегчают эту задачу.

Оценка степени готовности работ 90% время 100% 1/3Срок окончания проекта 90% -ный синдром Психологически обусловленная ошибочная оценка степени готовности работ

7.5. Документация проекта На систему документации проекта приходится порядка 15% от суммарной стоимости проекта. Нередко, особенно при внутренних проектах, письменная документация практически не составляется, а та, которая составляется, не сохраняется. Это может создавать серьезные проблемы уже по ходу проекта, а тем более в будущем. Проектная документация может доставлять команде проекта и руководству предприятия больше забот, чем изготовление новой установки. Зачастую объем этой работы, ее сложность и затраты времени на нее сильно недооцениваются, особенно научными работниками.

Дерево документации Оператив- ный план План развития План контроля План проекта План мене- джмента Финансовый план План испытаний Документация проекта Техн. тре- бования Специфи- кации ПроцедурыСдаточные документы Материалы договора Предписа- ния ПланыОтчетыСправоч- ники

Ведение документации Чтобы обеспечить в любое время актуальный и полный обзор проекта, необходимо архивировать следующие документы: – все документы, касающиеся задания на проект, – все плановые материалы, – руководящую информацию (внутренние поручения, правила, протоколы совещаний и т.п.), – информацию об отдельных результатах работ (промежуточные отчеты, докладные записки, заказы и т.д.). Четкое ведение документации проекта обеспечивает, чтобы верные документы, в нужный момент времени попадали к верному получателю. Важно, чтобы все документы, их статус и распределение систематически и регулярно проверялись и актуализировались. Это обеспечивает проведение работ на основе адекватных документальных материалов.

Определенный объем проектной документации необходим! Наличие полной без пропусков документации особенно важно при выбытии или смене руководителей Ведение документации

7.6. Фазы контроллинга проекта Упреждающий контроллинг – проверяется проектное задание с точки зрения его полноты и непротиворечивости, а также с позиций его влияния на другие области деятельности предприятия. Сюда же включаются и экономические оценки с позиций эффективности и результативности. В фазе выполнения проекта центр тяжести контроллинга перемещается на целеориентированную обработку информации для управления проектом. Это предполагает создание надежной информационной системы с обратной связью.

7.6. Фазы контроллинга проекта Контроллинг после завершения проекта, прежде всего, призван установить степень достижения согласованных задач проекта. Далее должно быть проанализировано соблюдение сроков и лимита издержек. При внешних проектах требуется проверить, какие дополнительные расчеты с заказчиком необходимы/возможны. Наконец, существенная задача контроллинга после завершения проекта состоит в обработке опыта выполнения проекта для получения необходимой информации для будущих проектов. Контроллинг после завершения проекта становится одновременно упреждающим контроллингом для последующих проектов.

Возможные причины отклонений в ходе выполнения проекта По работам забыли ошибочная оценка затрат труда не проверили сроки не учли риски По ресурсам Не учтена перегрузка Не согласована доступность По работникам Не учтено ноу-хау Не запланировано обучение и освоение Не учтены отпуска и прочие предвидимые потери времени Руководство работниками ошибка в выборе плохой инструктаж плохой надзор Ошибки работников Плохой входной контроль покупных изделий Неправильное хранение или транспортировка Запоздалая диспозиция Изменение задания заказчиком по требованиям органов власти и надзора Влияние погоды Забастовки и т.п. Увольнения, болезни Отказы машин Изменение приоритетов руководством предприятия Отклонения Причины Ошибки планированияОшибки исполненияИзменение граничных условий

7.7. Завершение проекта Даже когда цели проекта уже достигнуты, проект еще не завершен. Для этого должен быть проведен еще заключительный контроль, подготовлена и собрана вся документация и ликвидированы организационные структуры проекта. Сдача проекта одновременно означает переход собственности на результаты работ к заказчику. С приемкой работ связан также переход рисков и начало гарантии. В качестве последнего шага рекомендуется проведение заключительного совещания, на котором проект оценивается всеми его участниками. Заключительный банкет не должен быть забыт!

7.7. Завершение проекта