Об эффективности электронного документооборота и государственном регулировании сферы ДОУ Афанасьев С.И. – исполнительный директор РОО «Гильдия Управляющих Документацией» Апрель 2008 года

В настоящее время рынок предлагает более 70 программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию документационного обеспечения управления (ДОУ). Не поддается учету количество таких систем, созданных силами ИТ служб самих предприятий и организаций. Существуют ли правила построения или требования к системам электронного документооборота, применяемым, в органах государственной власти, существует ли национальный стандарт, регламентирующий правила построения ДОУ, как в государственных аппаратах, так и в корпоративных структурах? Рынок программных продуктов по автоматизации ДОУ

Не существует национальных требований к системам электронного документооборота, применяемых даже в государственных учреждениях, отсутствуют единые правила построения делопроизводства в аппаратах государственного управления. Создавать самостоятельно, например, правила построения систем автоматизации ДОУ весьма хлопотно и дорого, практика Евросоюза, создававшего такой стандарт много лет назад, показала, что это сложный, продолжительный и весьма дорогостоящий процесс. Какие стандарты применять?

«Гильдия Управляющих Документацией» вошла с предложением в Минсвязи рассмотреть возможность применения в России Единой европейской спецификации, недавно принятой Еврокомиссией, правил построения систем автоматизации ДОУ - MoReq-2. Специалисты «Гильдии Управляющих Документацией» трудились в команде ведущих компаний и ассоциаций, над этой версией стандарта. Стандарт принят Еврокомиссией вместе с инструментом экспертной оценки качества программных продуктов. Единые требования к технологиям и системам автоматизации ДОУ

Правительством Российской Федерации одобрена концепция формирования электронного правительства до 2010 года, в нее включено принятие национального стандарта на базе ИСО и MoReq-2 и др. Международные стандарты добротно сделаны, глубоко проработаны, их разумное применение в национальной практике – реальный и органичный путь интеграции в международное интеллектуальное и экономическое пространство. Система стандартов в области ДОУ

В связи различиями и абсолютной несовместимостью систем автоматизации ДОУ задача создания единого информационного пространства в рамках государственных органов власти всех уровней остается нерешенной. Есть два пути решения проблемы: первый, предусматривает создание единой системы электронного документооборота и внедрение ее в органах государственной власти всех уровней; второй путь, создание национального стандарта для систем электронного документооборота, обеспечивающего их взаимодействие. О едином информационном пространстве в органах государственного управления

В масштабах страны второй путь, безусловно, предпочтительней, поскольку создать общий и в тоже время совершенный программный продукт, отражающий особенность каждого отдельного аппарата управления практически невозможно и весьма дорого. Сложно себе представить, каких материальных и интеллектуальных затрат потребует создание, переустановка и наладка новой системы во всех аппаратах органов государственной власти снизу доверху. Применение стандарта позволит решить проблему кардинально и с минимальными затратами. Возможные пути решения задачи взаимодействия систем автоматизации ДОУ

Более четырех лет потребовалось чиновникам, чтобы разглядеть государственную ценность разработки ведущих компаний страны, членов «Гильдии Управляющих Документацией», создавших регламенты формирования электронного сообщения для обеспечения взаимодействия различных систем электронного документооборота. Разработаны в рамках ФЦП «Электронная Россия» «Требования к системам автоматизации делопроизводства с целью обеспечения их взаимодействия». Остается надежда на продолжение работ и создание в нынешнем году действующего макета взаимодействия различных систем автоматизации ДОУ. Стандарт взаимодействия систем автоматизации ДОУ и «Электронная Россия»

Согласно закону о техническом регулировании обязательными для исполнения являются только «Технические регламенты», связанные государственной безопасностью. Все национальные стандарты не являются обязательными для исполнения, т.е. законодательно утверждена добровольность в применении ГОСТ. Для нашей страны, в недавнем прошлом с жестко регламентированной экономикой и делопроизводством, это прямое разрешение не применять стандарты. Чем с удовольствием пользуются недобросовестные производители товаров и услуг. Система стандартов и государство

Создана система добровольной сертификации «Документационное Обеспечение Управления» (ДОУСЕРТИФИКАТ), работает ВГУП «СТАНДАРТИНФОРМ», формируется новый комитет при Госстандарте по проблемам электронного документооборота. Инструментарий оценки качества существует, но как заставить его работать? Ни пользователи, ни разработчики автоматизированных систем делопроизводства не спешат тестировать применяемые разработки. Инструментарий стандартизации и сертификации систем автоматизации ДОУ

Ведущие разработчики систем автоматизации ДОУ должны быть заинтересованы в сертификации своих разработок с тем, чтобы сертификаты соответствия стали своего рода знаком качества их продуктов. Требуется твердая позиция пользователей программных продуктов – применять только сертифицированные программный продукт, настаивать, чтобы выбранная или установленная автоматизированная система прошла сертификацию. Требуется решительная позиция государства: не допускать не сертифицированный продукт для применения в органах государственного управления. Как включить механизм сертификации систем автоматизации ДОУ?

Стандарты и требование выполнять их в органах государственного управления решено заменить регламентами. Получить качественные регламенты, не опирающиеся на нормативно-правовую базу весьма затруднительно. Европейская комиссия несколько лет разрабатывала требования для систем электронного документооборота, которых в России пока не существует. И это небольшая толика проблем, возложенных на регламенты. Видимо должен существовать необходимый набор стандартов, правовых актов, на которые в свою очередь, могли бы опираться те или иные регламенты.. Стандарты и регламенты по работе с документами в органах власти

Закон нужен, чтобы собрать разрозненные документы, стандарты и определить нерешенные задачи. Государственные органы любого уровня являются элементами единого механизма управления и не могут иметь различные правила и стандарты работы с документами. Формированию единого порядка в ДОУ мог бы способствовать Закон «О делопроизводстве в органах государственной власти». Нужен ли Закон о ДОУ?

На протяжении четырех лет, с начала административной реформы, отсутствует федеральный орган исполнительной власти, обеспечивающий регулирование делопроизводственной сферы деятельности органов власти. Двадцать лет существует электронный документооборот, однако до сих пор отсутствует закон, по которому он должен функционировать и развиваться, автоматизированная система документационного обеспечения управления существует де-факто, а де-юре такого понятия нет. Роль государства в регулировании ДОУ в органах власти всех уровней

На очередной конференции принято решение направить письмо в Администрацию Президента Российской Федерации относительно имеющихся проблем в делопроизводственной сфере и восстановления государственного регулирования. «Гильдией Управляющих Документацией» было направлено такое письмо, но ответа не последовало. Выражаем надежду на то, что новая Административная реформа, которая грядет в связи предстоящими изменениями в системе исполнительной власти, внесет позитивные конструктивные изменения. Обращения в высшие органы государственной власти

Тел , Контакты