Система информационного обеспечения деятельности СРО для нужд органов государственной власти, потребителей и членов СРО Автор: Олег Черемных, M.B.A

Содержание и логика доклада Краткая информация об авторе доклада Цель данного доклада Ключевые элементы системы информационного обеспечения СРО и НОСО: Внутреннее информационное обеспечение (управление знаниями в СРО и НОСО) Внешнее информационное обеспечение (обмен информацией с контрагентами) Внутреннее информационное обеспечение СРО и НОСО: Цели системы внутреннего информационного обеспечения в СРО и НОСО Универсальная модель СРО и НОСО – основа системы управления знаниями Структура системы внутреннего информационного обеспечения СРО и НОСО Функционирование системы внутреннего информационного обеспечения в СРО и НОСО Ключевые проблемы и инструменты их решения Внешнее информационное обеспечение СРО и НОСО: Ключевые контрагенты (заинтересованные лица) СРО и НОСО Цели системы внешнего информационного обеспечения Универсальная модель SRM – основа системы внешнего информационного обеспечения Структура системы внутреннего информационного обеспечения Функционирование системы внутреннего информационного обеспечения Ключевые проблемы и инструменты их решения Формирование системы информационного обеспечения СРО и НОСО: Внутреннее информационное обеспечение (управление знаниями) Внешнее информационное обеспечение Интеграция систем внутреннего и внешнего информационного обеспечения

Краткая информация об авторе доклада Разработал и успешно внедрил систему управлению корпоративными знаниями Образование Первое высшее - МИФИ (теоретическая ядерная физика) Второе высшее – Техасский университет (МВА/INSY) Курсы корпоративных аналитиков Инвестиционного банка CA IB (Вена) Опыт работы: Оценка стоимости СРО Привлечение прямых внешних финансовых инвестиций Слияния и поглощения Внедрение стоимостного подхода к управлению Оптимизация бизнес-процессов компании Стратегическое бизнес-планирование Стратегический реинжиниринг компаний и холдингов Стратегическое управление знаниями Достижения и награды : Опубликовал более 50 статей по управлению бизнесом в российских деловых изданиях Был признан журналом «Карьера» одним из лучших бизнес-тренеров России Моя книга «Стратегический корпоративный реинжиниринг: процессно-стоимостной подход к управлению бизнесом» в 2006 году была признана Ассоциацией Книгоиздателей России лучшим изданием, для российских предпринимателей Мои инструменты и технологии получили высокую оценку Дэвида Нортона (соавтора BSC)

Цель данного доклада Цель данного доклада состоит в том, чтобы предоставить участникам круглого стола практическое руководство по построению максимально эффективных систем информационного обеспечения СРО и НОСО (систем управления знаниями)

Внутреннее информационное обеспечение СРО и НОСО

Основополагающая цель системы управления знаниями в СРО и НОСО Максимизация эффективности деятельности СРО и НОСО Важнейшая задача системы управления знаниями в СРО и НОСО Предоставить каждому руководителю, менеджеру и сотруднику все знания, необходимые и достаточные для максимально эффективного выполнения его или её обязанностей в соответствующих зонах ответственности и для оптимальной координации (синергии)своих решений и действий с другими сотрудниками компании в полном соответствии с фундаментальным принципом need-to-know Важнейший вопрос системы управления знаниями в СРО и НОСО Какие именно знания (с точки зрения контента и структуры) необходимы каждому руководителю, менеджеру и сотруднику СРО и НОСО для максимально эффективного выполнения своих обязанностей в соответствующих зонах ответственности? Ключевые принципы построения системы управления знаниями в СРО и НОСО Максимизация эффективности организации требует оптимизации значений КПЭ/KPI Поэтому система управления знаниями должна быть привязана к КПЭ СРО и НОСО Наш мир имеет объектную структуру, поэтому система КПЭ должна быть привязана к системе объектов СРО и НОСО (услуг, подразделений, документов, сотрудников, членов СРО, потребителей и т.д.) Для максимизации эффективности СРО и НОСО и соответствующих информационных систем система объектов СРО и НОСО должна быть оптимальной Оптимальная система объектов должна быть основана на оптимальной универсальной модели СРО и НОСО, основанной, в свою очередь, на оптимальной универсальной модели организации

Универсальная модель СРО

Универсальная модель НОСО Практически аналогична универсальной модели СРО

Универсальная модель СРО (2) Очевидно, что все объекты СРО должны быть согласованы друг с другом На этой диаграмме представлены все ключевые объекты СРО

Универсальная модель СРО (3)..но детали доступны только тем, кому они необходимы по работе Каждый сотрудник СРО может видеть общую картину на экране своего ПК…

Универсальная модель СРО (4) … или на диаграмму или список системы объектов … а также, возможно, и на сам объект (например, на текст миссии СРО)… Каждый символ содержит ссылку на карту совокупной эффективности объекта… … или на карту аудита/оценк и объекта

Структура описания объекта СРО

Цели и формат описания объектов СРО Цели описания объектов СРО Оценка текущей эффективности каждого объекта СРО Оценка согласованности/синергии между объектами Максимизация эффективности каждого объекта СРО Максимизация согласованности/синергии между объектами Обеспечение максимально эффективного управления объектом Обеспечение менеджера каждого объекта всеми необходимыми знаниями Инструменты описания объектов СРО Главная интеграционная диаграмма объектов СРО Диаграммы для отдельных категорий объектов Карты и индексы совокупной эффективности объектов СРО Финансовый и операционный планы повышения эффективности и синергии Дополнительные документы, содержащие необходимые знания об объектах СРО Динамическое описание объектов СРО (принцип постоянного улучшения) История КАК ЕСТЬ КАК ДОЛЖНО БЫТЬ Планы повышения эффективности Последовательность описания объектов СРО Формирование полной системы корпоративных объектов СРО Оценка эффективности отдельных объектов и синергии между объектами Формирование планов повышения эффективности объектов и синергии между объектами Реализация планов повышения эффективности и синергии между объектами Обеспечение максимального уровня эффективности объектов и синергии

Моделирование корпоративных процессов в СРО Для моделирования корпоративных бизнес- процессов используется методология IDEF0 – часть стандарта ISO Каждый процесс/подпроцес с тоже является объектом и описывается аналогичным образом… … как и входы, выходы, управляющие воздействия… … а также исполнители и инструменты… На каждый процесс/подпроцесс, вход, выход и т.д. заводится своя карта совокупной эффективности

(с) Олег Черемных, 2010 Пример карты аудита объекта (системы KPI/КПЭ CPO) KPI – Индекс совокупной эффективности:49% ВопросыИндексАВРК НикакойПолный Насколько полным является список KPI? %Link НедостоверныДостоверны Насколько достоверны значения KPI? %Link НикакоеЭффективное Насколько эффективно управление KPI? %Link НикакиеРеалистичные Насколько реалистичны плановые значения? %Link НикакиеОптимальные Насколько оптимальны бенчмарки KPI? %Link НизкиеВысокие Насколько напряжённые плановые значения? %Link НикакоеЭффективное Насколько эффективно использование KPI? %Link Анализ и выводы:Link Рекомендации:Link Комментарии:Link

(с) Олег Черемных, 2010 Пример карты аудита объекта (системы KPI/КПЭ CPO) KPI – Индекс совокупной эффективности:49% ВопросыИндексАВРК НикакойПолный Насколько полным является список KPI? %Link НедостоверныДостоверны Насколько достоверны значения KPI? %Link НикакоеЭффективное Насколько эффективно управление KPI? %Link НикакиеРеалистичные Насколько реалистичны плановые значения? %Link НикакиеОптимальные Насколько оптимальны бенчмарки KPI? %Link НизкиеВысокие Насколько напряжённые плановые значения? %Link НикакоеЭффективное Насколько эффективно использование KPI? %Link Анализ и выводы:Link Рекомендации:Link Комментарии:Link На основе AEI отдельных элементов системы управления KPI рассчитывается AEI всей системы управления KPI AEI соответствующего элемента системы управления KPI рассчитывается как простое или взвешенное среднее Анализ, выводы, рекомендации и комментарии к оценке эффективности соответствующего элемента системы управления KPI Анализ, выводы, рекомендации и комментарии к оценке эффективности всей системы управления KPI

Фрагмент карты совокупной эффективности - КВФ Индекс совокупной эффективности управления КВФ68%Менеджер КВФСтепан ИвановАналитик Сводные АВРК*Ссылка Сводный финансовый планСсылка Процесс Сводный операционный планСсылка Сводные комментарииСсылка ПоказателиОбразцовоеПлановоеФактическоеИндексАнализФинансовыйОперационныйКомментарии значение эффективностиВыводыплан ("бенчмарк") показателяРекомендации Комментарии Вся совокупность КВФ в целом Полнота перечня КВФ100%80%60%75%Ссылка Регулярность мониторинга КВФЕженедельно Ежемесячно50%Ссылка Регулярность анализа КВФЕженедельно Ежемесячно50%Ссылка Полнота описания КВФСсылка80%50%63%Ссылка Структура описания КВФСсылка80%50%63%Ссылка Логика описания КВФСсылка80%50%63%Ссылка Качество АВРК*Ссылка80%50%63%Ссылка Качество ссылок/источниковСсылка80%50%63%Ссылка Политические факторы100%80%60%75%Ссылка Макроэкономические факторы100%80%60%75%Ссылка Социокультурные факторы100%80%60%75%Ссылка Юридические факторы100%80%60%75%Ссылка Технологические факторы100%80%60%75%Ссылка Экологические факторы100%80%60%75%Ссылка Прочие факторы100%80%60%75%Ссылка * Анализ, выводы, рекомендации и комментарии

Фрагмент карты совокупной эффективности - КВФ Индекс совокупной эффективности управления КВФ68%Менеджер КВФСтепан ИвановАналитик Сводные АВРК*Ссылка Сводный финансовый планСсылка Процесс Сводный операционный планСсылка Сводные комментарииСсылка ПоказателиОбразцовоеПлановоеФактическоеИндексАнализФинансовыйОперационныйКомментарии значение эффективностиВыводыплан ("бенчмарк") показателяРекомендации Комментарии Вся совокупность КВФ в целом Полнота перечня КВФ100%80%60%75%Ссылка Регулярность мониторинга КВФЕженедельно Ежемесячно50%Ссылка Регулярность анализа КВФЕженедельно Ежемесячно50%Ссылка Полнота описания КВФСсылка80%50%63%Ссылка Структура описания КВФСсылка80%50%63%Ссылка Логика описания КВФСсылка80%50%63%Ссылка Качество АВРК*Ссылка80%50%63%Ссылка Качество ссылок/источниковСсылка80%50%63%Ссылка Политические факторы100%80%60%75%Ссылка Макроэкономические факторы100%80%60%75%Ссылка Социокультурные факторы100%80%60%75%Ссылка Юридические факторы100%80%60%75%Ссылка Технологические факторы100%80%60%75%Ссылка Экологические факторы100%80%60%75%Ссылка Прочие факторы100%80%60%75%Ссылка * Анализ, выводы, рекомендации и комментарии У каждого объекта есть один – и только один – менеджер, который отвечает за максимизацию эффективности этого объекта Для каждого КПЭ может быть назначен свой менеджер – в случае необходимости Ссылка на схему и описание бизнес-процесса мониторинга и анализа ключевых внешних факторов Ссылки на соответствующие корпоративные документы Ссылки на финансовый и операционный план повышения эффективности показателей

Фрагмент карты совокупной эффективности - КВФ Индекс совокупной эффективности управления КВФ68%Менеджер КВФСтепан ИвановАналитик Сводные АВРК*Ссылка Сводный финансовый планСсылка Процесс Сводный операционный планСсылка Сводные комментарииСсылка ПоказателиОбразцовоеПлановоеФактическоеИндексАнализФинансовыйОперационныйКомментарии значение эффективностиВыводыплан ("бенчмарк") показателяРекомендации Комментарии Вся совокупность КВФ в целом Полнота перечня КВФ100%80%60%75%Ссылка Регулярность мониторинга КВФЕженедельно Ежемесячно50%Ссылка Регулярность анализа КВФЕженедельно Ежемесячно50%Ссылка Полнота описания КВФСсылка80%50%63%Ссылка Структура описания КВФСсылка80%50%63%Ссылка Логика описания КВФСсылка80%50%63%Ссылка Качество АВРК*Ссылка80%50%63%Ссылка Качество ссылок/источниковСсылка80%50%63%Ссылка Политические факторы100%80%60%75%Ссылка Макроэкономические факторы100%80%60%75%Ссылка Социокультурные факторы100%80%60%75%Ссылка Юридические факторы100%80%60%75%Ссылка Технологические факторы100%80%60%75%Ссылка Экологические факторы100%80%60%75%Ссылка Прочие факторы100%80%60%75%Ссылка * Анализ, выводы, рекомендации и комментарии «Бенчмарк» для соответствующего показателя эффективности Индекс совокупной эффективности объекта в целом Ссылки на финансовый и операционный план повышения эффективности объекта СРО Индекс оптимальности значения показателя

Оценка совокупной эффективности «простого» объекта Выявить все ключевые показатели эффективности объекта («полный набор») Определить важность («вес») каждого ключевого показателя эффективности Для каждого ключевого показателя эффективности: Определить оптимальное значение показателя эффективности (на основе внутреннего или внешнего «бенчмаркинга») Определить фактическое значение показателя Определить степень оптимизации показателя (фактическое/оптимальное*100%) Определить индекс совокупной эффективности (ценности) объекта по формуле: AVI = W 1 I 1 + W 2 I 2 + … + W N I N AVI - индекс совокупной эффективности (ценности) объекта; W i – важность («вес») i-го показателя эффективности; I i – степень оптимизации i-го показателя эффективности AVI измеряется в процентах, как и степени оптимизации отдельных показателей

Оценка совокупной эффективности «составного» объекта Выявить все простые составляющие составного объекта («простые объекты») Определить важность («вес») каждой простой составляющей/объекта Определить индекс совокупной эффективности каждой простой составляющей Выявить все отдельные ключевые показатели эффективности (КПЭ) объекта Определить важность («вес») каждого отдельного КПЭ Определить индекс совокупной эффективности составного объекта по формуле: AVI = W к1 Iк 1 + W к2 I к2 + … + W кN I кN + W п1 I п1 + W п2 I п2 + … + W пN I пN AVI - индекс совокупной эффективности (ценности) «составного» объекта; W кi – важность («вес») i-го отдельного показателя эффективности; I кi – степень оптимизации i-го отдельного показателя эффективности; W пj – важность («вес») j-й простой составляющей составного объекта; I пj – индекс совокупной эффективности j-й простой составляющей составного объекта

Оценка совокупной эффективности организации в целом Выявить все ключевые объекты организации (простые и составные) Определить важность («вес») каждого ключевого объекта организации Определить индекс совокупной эффективности каждого ключевого объекта Выявить все отдельные ключевые показатели эффективности (КПЭ) организации Определить важность («вес») каждого отдельного КПЭ Определить индекс совокупной эффективности организации по формуле: AVI = W к1 Iк 1 + W к2 I к2 + … + W кN I кN + W п1 I п1 + W п2 I п2 + … + W пN I пN AVI - индекс совокупной эффективности (ценности) «составного» объекта; W кi – важность («вес») i-го отдельного показателя эффективности; I кi – степень оптимизации i-го отдельного показателя эффективности; W пj – важность («вес») j-го ключевого объекта организации; I пj – индекс совокупной эффективности j-го ключевого объекта организации

Структура системы управления знаниями в СРО и НОСО Два важнейших элемента системы управления знаниями Единая внутренняя база знаний СРО и НОСО Индивидуальное окно в корпоративную базу знаний (пульт управления СРО) Состав внутренней базы знаний Корпоративные базы данных (финансовый учёт, учёт транзакций с членами СРО и т.д.) Корпоративные документы (тексты, таблицы, изображения, электронные сообщения и т.д.) Средства интеграции документов и баз данных в единую базу знаний СРО и НОСО Средства интеграции документов – формирования единой комплексной базы знаний Главная диаграмма объектов СРО и НОСО Диаграммы отдельных категорий объектов (услуги, проекты, процессы и т.д.) Карты совокупной эффективности объектов СРО и НОСО Карты аудита объектов СРО и НОСО Ссылки на корпоративные документы, стандартные запросы к базам данных (SQL), средства поиска документов во внешней и внутренней среде и т.д. Структура индивидуального окна в базу знаний СРО и НОСО Главная диаграмма объектов СРО и НОСО Окно индивидуального рабочего пространства (см. следующий слайд) Последовательность формирования системы управления знаниями СРО и НОСО Внедрение программного продукта поддержки управления знаниями в СРО и НОСО Комплексный аудит организации Стратегический корпоративный инжиниринг/реинжиниринг организации

Структура личного рабочего пространства Список дел ПриоритетРаботыСрок 1Работа 114:00 2Работа 215:30 1Работа 317:15 3Работа 412:00 2Работа 519:00 Дневной план ВремяСобытиеПриоритет 9:00Встреча 11 10:30Поездка 12 12:00Встреча 21 14:00Поездка 23 17:30Деловой ужин2 Личный план ПриоритетРаботыНед 1Нед 2Нед 3 1Работа 1 2Работа 2 1Работа 3 3Работа 4 2Работа 5 Рабочие документы ПриоритетДокументСрок 1Отчёт 114:00 2Мемо 115:30 1Руководство 117:15 3Отчёт 212:00 2Вопросник 119:00 Новости и статьи ПриоритетНовостьДата/Время 1Новость 12/12/14:00 2Новость 22/12/15:30 1Новость 32/12/17:15 3Статья 13/12/11:15 2Статья 23/12/12:24 Сообщения ПриоритетПредметОт когоДата/Время 1Сообщение 1Joe Doe2/12/14:00 2Сообщение 2ERP System2/12/15:30 1Сообщение 3CRM System2/12/17:15 3Сообщение 4Bob Karr3/12/11:15 2Сообщение 5ERP System3/12/12:24 ГлавноеДолжностныеЛичныеВнутренниеВнешниеПоиск Форма ОкноОбязанностиKПЭисточники внутривнезапроса Олег Черемных, 2010

Ключевые проблемы и инструменты их решения Ключевые проблемы современных информационных технологий Информационный шум – перегрузка избыточной, а то и вовсе вредной информацией Информационные пустоты – отсутствие необходимой информации и знаний Лоскутная автоматизация Корпоративная разноголосица - отсутствие единого формата представления знаний Автономное существование знаний Крайне низкая финансовая эффективность информационных систем Ключевой инструмент решения вышеперечисленных проблем: Универсальная модель организации (СРО и НОСО) Средства интеграции документов – формирования единой комплексной базы знаний Система объектов и их КПЭ в роли информационного фильтра Выявление и заполнение информационных пустот в ходе комплексного аудита СРО и НОСО Интеграция отдельных продуктов и баз данных с помощью универсальной модели СРО Единый формат представления знаний с помощью карт эффективности и аудита Жёсткая привязка знаний и документов к объектам и КПЭ Система управления знаниями как финансовая лопата: Эффективность работы типичной организации – 5-10% от максимума Поэтому в любой организации буквально под ногами валяются деньги – большие деньги Их не подбирают потому, что не видят Система управления знаниями позволяет увидеть валяющиеся под ногами деньги и подобрать их путём составления и реализации соответствующих планоы

Внешнее информационное обеспечение СРО и НОСО

Отправная точка создания внешней информационной системы Отправной точкой и основой для формирования системы внешнего информационного обеспечения СРО и НОСО является ключевая диаграмма управления взаимоотношениями с контрагентами СРО и НОСО (SRM)

Ключевая диаграмма SRM* * Stakeholders Relationships Management – управление взаимоотношениями с «заинтересованными лицами» (контрагентами) организации

Ключевая диаграмма SRM Максимальная эффективность взаимоотношений с контрагентами (SRM) – важнейший фактор успеха бизнеса Компания предоставляет каждой категории контрагентов соответствующий набор продуктов и/или услуг… … которые должны удовлетворять потребности, а также формировать и удовлетворять желания контрагентов бизнеса… … создавая максимальный объём совокупной ценности для контрагента (финансовой, функциональной и эмоциональной)

Ключевая диаграмма SRM Аналогично, каждоезаинтересованное лицо предоставляет компании соответствующий набор продуктов и/или услуг… … при этом необходимо оптимальное соответствие (гармония) между входящей и «исходящей» совокупной ценностью … которые должны удовлетворять потребности компании, создавая для неё максимальный объём совокупной ценности …

Ключевая диаграмма SRM На каждоезаинтересованное лицо заводится своя карта совокупной эффективности… … которая содержит значения всех ключевых показателей эффективности SRM… … а также все прочие знания, необходимые для максимальной эффективности отношений с контрагентом

Внешнее информационное обеспечение СРО и НОСО Основополагающая цель системы внешнего информационного обеспечения Создание максимальной информационной ценности для СРО/НОСО и её контрагентов Важнейшие вопросы системы внешнего информационного обеспечения Какую именно информацию (с точки зрения контента и структуры) необходимо получать СРО/НОСО от её контрагентов? Какую именно информацию (с точки зрения контента и структуры) необходимо получать контрагентам СРО/НОСО от этой организации? Предмет деятельности СРО и система внешнего информационного обеспечения Разработка и установление стандартов и правил соответствующей предпринимательской или профессиональной деятельности, а также контроль за соблюдением требований указанных стандартов и правил Важнейшие задачи системы внешнего информационного обеспечения Максимальное удовлетворение потребностей потребителей продуктов членов СРО Максимизация эффективности членов саморегулируемой организации Установление оптимальных стандартов и механизмов их соблюдения Максимизация эффективности СРО и НОСО Структурная основа системы внешнего информационного обеспечения Законодательство РФ в области саморегулирования Система стандартов и правил и механизмов их соблюдения Универсальная модель коммерческой структуры Универсальная модель саморегулируемой организации Универсальная модель взаимоотношений организации с контрагентами (SRM)

Внешнее информационное обеспечение СРО и НОСО (2) Классификация информации в системе внешнего информационного обеспечения Закрытая (двусторонняя) Открытая (публичная) Инструменты системы внешнего информационного обеспечения Информационный портал СРО/НОСО Специализированные форумы по различным аспектам деятельности СРО Блоги сотрудников и членов СРО, внешних консультантов, журналистов и т.д. Социальные сети для всех интересующихся вопросами саморегулирования Классификация контрагентов саморегулируемой организации Члены СРО Потребители услуг членов СРО Государственные структуры, взаимодействующие со СРО, их членами и потребителями СМИ, преподаватели, исследователи, консультанты и просто все интересующиеся вопросами саморегулирования Формирование системы внешнего информационного обеспечения Формирование оптимально полной системы стандартов и механизмов их соблюдения Согласование универсальной модели СРО и НОСО Согласование универсальной модели коммерческой структуры Согласование универсальной модели взаимоотношений с контрагентами (SRM) Построение информационного портала, форумов, блогов и социальных сетей вокруг вышеописанной основы системы внешнего информационного обеспечения СРО и НОСО Постоянное развитие и оптимизация системы внешнего информационного обеспечения

Универсальная модель коммерческой организации

Ключевые проблемы и инструменты их решения Ключевые проблемы современных информационных технологий Информационный шум – перегрузка избыточной, а то и вовсе вредной информацией Информационные пустоты – отсутствие необходимой информации и знаний Лоскутная автоматизация Корпоративная разноголосица - отсутствие единого формата представления знаний Автономное существование знаний Крайне низкая финансовая эффективность информационных систем Ключевые инструменты решения вышеперечисленных проблем: Система стандартов и универсальные модели как основа информационного обмена Средства интеграции документов – формирования единой комплексной базы знаний Система стандартов и универсальные модели в роли информационного фильтра Выявление и заполнение информационных пустот в ходе комплексного аудита системы Интеграция отдельных продуктов и баз данных с помощью универсальной модели СРО Единый формат представления знаний с помощью карт эффективности и аудита Жёсткая привязка элементов системы к стандартам и объектам универсальных моделей Система информационного обеспечения как финансовая лопата: Эффективность работы типичной организации – 5-10% от максимума Поэтому в любой организации буквально под ногами валяются деньги – большие деньги Их не подбирают потому, что не видят Система управления знаниями позволяет увидеть валяющиеся под ногами деньги и подобрать их путём составления и реализации соответствующих планы