SharePoint Conference Украина, Киев 25 апреля 2012 Искусство управления SharePoint как получить максимальную выгоду для бизнеса Станислав Выщепан, MVP, MCT

ВВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕ SHAREPOINT Its all about governance

Что такое governance? «Большой набор документов с пошаговыми инструкциями как работать с порталом» – Множество книг и статей по governance «Процесс предоставления гарантий» – John Miller «Чем более полно определение governance, тем меньше люди его понимают» – Paul Culmsee

Как IT видит SharePoint Бизнес

Как выглядит на самом деле Бизнес

SharePoint Governance Governance Management Operations Бизнес Service

Управление (governance) использует процессы, политики, технологии и человеческие ресурсы для создания сервисов, разрешения неопределенностей и смягчения конфликтов внутри организации Источник: The Burton Group

Просто красивая картинка Человеческие ресурсы Процессы Технологии Политики Сервисы GOVERNANCE

ПЛАНИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ Первые шаги

Шаг 1: Найдите спонсора Он должен быть заинтересован в SharePoint Он должен иметь бюджет Он должен участвовать в процессе Он должен иметь видение бизнеса и технологий

Шаг 2: Определите сервисы Укажите стратегические цели (vision) – «Создать унифицированный подход к хранению проектной документации» Определите измеримые результаты (outcomes) – «Все новые проектные документы создаются по заранее определенным шаблонам» – «50% уменьшение времени на поиск документов по любому проекту» Определите какие решения будут использоваться для достижения целей (solutions) – Проектные сайты, библиотеки – Шаблоны документов, метаданные Укажите способ поставки решения (delivery) – Узел на портале для запроса нового проектного сайта – Отдельные узлы для проектов Добивайтесь понимания всеми участниками процесса

Небольшая ремарка Создавайте сервисы, а не кастомизируйте SharePoint В оригинале: Build services, not stuff

Шаг 3: Используйте модель управления Общий портал Порталы подразделений Группы и команды Проекты и рабочие области Персональные сайты Контроль Гибкость Процессы Политики

Помните второй закон термодинамики «Энтропия изолированной системы не может уменьшаться» Энтропия – мера беспорядочности, хаоса Ваша информационная система – изолирована Поддержание высокого уровня структурированности информации и строгости процессов ведет к большим затратам

Шаг 4: Готовьтесь к изменениям Планы устареют до того как по ним начнут работать Выйдет два мажорных релиза ПО до того как вы внедрите текущую версию Цели и задачи изменятся в самый неожиданный момент Найдутся другие заинтересованные лица Что бы не случилось - избегайте scope creep!

Шаг 5: Упрощайте Сложное – дорого Сложное – не работает Сложное никто не понимает Только простые решения могут оставаться полезными долгое время

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ РЕСУРСЫ Искусство управления

Человеческий фактор Большинство проектов SharePoint проваливаются потому что: – Нет видения как люди будут использовать SharePoint – Руководство не выделяет достаточный бюджет – Пользователям не хватает квалификации – Система сложна в настройке техническим персоналом – Система не соответствует ожиданиям пользователей Человеческий фактор - ключевой

Определяйте роли Кому нужен сервис Определяет требования и отвечает за концептуальную целостность Бизнес-владелец Специалист по технологиям Отвечает за технологическое решение поставленных задач Архитектор Технические специалисты, администраторы Отвечают за поддержание работоспособности сервиса и разрешение проблем Поддержка Просто пользователи Пользователи Отвечает за обучение пользователей и команд поддержки Тренер

Инвестируйте в обучение Обучение дает наибольший ROI Обучение повышает лояльность сотрудников Результаты обучения могут быть повторно использованы: видеозаписи, веб-касты, презентации, пошаговые инструкции, итд «Если мне понадобится распилить дерево, то первый час я потрачу на чтобы наточить пилу» – Кто-то из великих «Некогда пилу точить, пилить надо» – Суровая реальность

ТЕХНОЛОГИИ Искусство управления

Не боритесь с SharePoint Все равно проиграете Помните о бизнес-целях Усиливайте существующие фичи, не пытайтесь заменить своими

Defaults have faults Плоские по умолчанию Не определен жизненный цикл Наследуют права по умолчанию Списки и библиотеки Не настроены квоты Не настроен аудит Не настроена навигация Сайты и коллекции Не настроены метаданные Не настроен поиск Не настроены профили пользователей Службы Все на диске C Не настроен backup Сервер Все на диске C Нет плана обслуживания База данных

Кастом код - проблема Большой failure rate Мало написать код, надо еще написать документацию Код надо поддерживать Стоит рассмотреть готовые решения

ПОЛИТИКИ Искусство управления

Информационная архитектура Какие типы информации? Как информация структурируется (таксономии)? Кто имеет доступ к информации? Какой жизненный цикл информации? Какие политики аудита? Как информация будет попадать в систему? Как пользователи будут получать информацию? Как контролируется качество информации? …

Информационная архитектура Нет универсальных ответов Аргументируйте и документируйте решения Политики без принудительного применения не работают Используйте возможности SharePoint для внедрения политик Составляйте чек-листы

Навигация По какому принципу создавать узлы навигации? Как сделать навигацию между коллекциями сайтов? Как отобразить на физическую структуру? SharePoint HR Finance Expense Reports Vacation & Sick Day Tracking Financial Performance Benefits

Физическая структура SharePoint Когда и для чего создавать объекты? Какие настройки вносить? Какие квоты задавать? Какие шаблоны использовать? … Элементы Списки Узлы Коллекции сайтов Базы данных Веб-приложения Серверы Ферма

Структура и навигация Используйте отдельные коллекции сайтов по возможности Используйте метаданные для навигации Не делайте глубокую навигацию – Все что дальше трех кликов от главной – не существует Не делайте широкую навигацию – Оптимально до 7 узлов на одном уровне Используйте поиск

ПРОЦЕССЫ Искусство управления

Процессы и политики Политики отвечают на вопрос Что? Процессы отвечают на вопрос Как? Что?Как? Кто?Зачем?

Процессы в SharePoint Не допускайте создания стен из процессов – Когда любое, даже самое мелкое, изменение требует огромного числа шагов согласования Создавайте скрипты, а не документы – Документы все равно не читают Создавайте workflow в SharePoint для автоматизации любых процессов управления

Процессы в SharePoint, продолжение По возможности делегируйте запуск процессов администраторам семейств сайтов и узлов – Если у них достаточно прав Создавайте инструменты самообслуживания – Чтобы каждый пользователь мог запустить процесс – Но не делайте автоматизацию управления самоцелью Используйте тестовую среду для проверки процессов и внедрения новых решений

КАК ПОЛУЧИТЬ МАКСИМАЛЬНУЮ ВЫГОДУ Искусство управление

Измерение и оценка Оценивайте затраты на создание и поддержку сервисов (Cost) Измеряйте результаты в деньгах (Gain) – Это не всегда просто, но оно того стоит Считайте выгоду (ROI) = (Gain – Cost) / Cost * 100%

Начинайте с поиска Поиск – самая мощная фича SharePoint И самая бесполезная в конфигурации по умолчанию Не требуется контент в SharePoint – Можете искать по файлам в шарах, сайтам или внешним системам Не требуется сложная структура сайтов – Интерфейс поиска очень простой Не требуется дополнительное обучение – Чуть менее чем все люди пользуются поиском

Затем внедряйте социальные фичи Профили пользователей – готовое хранилище информации, доступное из SharePoint Персональные сайты позволяют хранить документы и обмениться ими Большинство людей пользуются социальными сетями и им не потребуется обучение Поиск усиливает возможности социальных фич

Совместная работа – это сложно Не внедряйте совместную работу для больших групп на ранних этапах Нет решения подходящего всем Требуется много усилий чтобы не превратить SharePoint в свалку Совместная работа это «грязная проблема», она видоизменяется по мере её изучения

Baby steps Идите снизу вверх по пирамиде модели управления Поддерживайте общее понимание целей и способов достижения Постоянно оценивайте успех, используйте метрики Начинайте с простых решений – Внедряйте их как можно раньше – Получайте обратную связь от пользователей

Избегайте ошибок 9 беременных женщин не родят ребенка за 1 месяц «Месяц» – большая неопределенная величина – Используйте более короткие сроки при планировании Не пренебрегайте тестированием и обучением Избегайте big-bang rollout Не забывайте про миграцию существующих систем

Заключение Управление SharePoint - это в первую очередь управление людьми, которые создают новые способы работы для других людей. Технологии, политики и процессы должны в этом помогать.

ВОПРОСЫ? Станислав Выщепан