О стандартах и сертификации в сфере управления электронными документами Афанасьев С.И. – исполнительный директор РОО «Гильдия Управляющих Документацией» Декабрь 2010 года

Почему российские системы управления электронными документами (СУЭД) не имеют сертификатов соответствия международным или национальным стандартам? Следует рассмотреть две основные проблемы: первая, наличие национальных и международных стандартов, определяющих требования к программным продуктам; вторая, наличие мотивации и инструментария экспертной оценки и сертификации товаров, услуг и персонала. Рынок электронного документооборота напоминает улицу с оживленным движением, где каждый автомобиль движется по собственным правилам, поскольку законодательно утвержденных единых правил дорожного движения попросту не существует. Движение без правил

Разработчики и заказчики, безусловно, имеют представление, какие составные части должны присутствовать в системе управления электронными документами, однако, эти требования сформированы не в ГОСТах, а в стихийно сложившихся представлениях заказчиков и разработчиков СУЭД. Сегодня на отечественном рынке присутствуют более 100 программных продуктов, каждый из которых в общих чертах соответствует аналогичным разработкам конкурентов. Отсутствие стандартов приводит к негативным последствиям: весьма проблематично взаимодействие различных систем; непредсказуемо качество установленных СУЭД; размыты требования к технологиям делопроизводства, поскольку системы управления электронными документами – это в первую очередь установленный порядок в документообороте. Зачем нужны стандарты

Потребителю СУЭД крайне сложно, не опираясь на установленные правила, в деталях сопоставить предложения разработчика и свои потребности в обеспечении полноценного документооборота. Пока он вынужден покупать то, что навязывает рынок. Производитель настаивает на том, что его разработка оптимальна и имеет необходимый набор задач. Проверить это весьма сложно, поскольку перечень решаемых задач не оговаривается ни в одном регламенте или инструктивном документе. Окончательное решение при выборе СУЭД принимают или специалисты службы IT, или делопроизводители, причем, ни те, ни другие не в состоянии, в достаточной степени точности, комплексно оценить проблему. Национальный рынок и потребитель СУЭД

Зачастую система управления электронными документами выбирается без учета глубокого изучения рынка, детального тестирования отобранных СУЭД, тщательного сопоставления внутренних корпоративных задач с возможностями предложенных систем. Эксперты утверждают, что для детального изучения одной СУЭД требуются месяцы, поэтому самостоятельно изучить предложения рынка весьма сложно. При создании заказной СУЭД разработчики не редко идут «на поводу» у заказчика и создают продукт согласно требованиям, сформулированным документоведами конкретного предприятия. В этом случае создается не стройная система управления документами, соответствующая установленным нормам, а подвергается автоматизации привычный, сформированный годами доморощенный порядок, а в большинстве случаев беспорядок в делопроизводстве. Порядок или беспорядок в управлении документацией

Не существует узаконенных национальных требований, которые разъясняли бы потребителям функциональные возможности и требования к СЭУД, их комплектности. Единые требования построения систем могли бы исправить существенные дефекты, которые сегодня не мешают, поскольку к ним привыкли как к стоптанным башмакам. У потребителя СУЭД есть только один документ, который мог бы стать помощником при выборе и применении системы управления электронными документами – это справочно-методическое пособие, выпущенное «Гильдией Управляющих Документацией» «Системы электронного документооборота: анализ и выбор», переработанное и вновь изданное в текущем году. Имеющиеся другие аналитические материалы изучают лишь уровень продаж, стоимость, количество внедрений и т.д. Как выбрать СУЭД?

Европейский стандарт, регламентирующий функциональность систем управления электронными документами в органах государственной власти утвержден в 2008 году и создавался шесть лет. Европейская Комиссия выделила существенные средства для проведения работ. Разработаны уже два варианта MoReq, они длительное время обсуждались международным профессиональным сообществом, в том числе и российскими экспертами. В настоящее время работа заканчивается над третьей версией стандарта. Можем ли мы себе позволить аналогичную «роскошь»? Теоретически можем, но по результатам обращения в Госстандарт с предложением о разработке национальных стандартов для СУЭД, было предложено выполнить работы на собственные средства. Какие «собственные» средства следует использовать для создания национальных стандартов, необходимых, в первую очередь, органам государственной власти? Как получить типовые требования к управлению электронными документами?

По инициативе «Гильдии Управляющих Документации» разработан и сегодня получил статус национального стандарта ГОСТ Р «Взаимодействие систем управления электронными документами»; при поддержке профильного подкомитета Госстандарта ПК6 началось обсуждение ГОСТ-Р ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности». Начаты работы по созданию национального стандарта по управлению электронными документами, опираясь на европейский стандарт MoReq, который на сегодня является лучшим в мировой практике документом и вполне годится для создания свода национальных требований к электронному документу и системам по управлению ими. В ГОСТ Р войдут словарь понятий и терминов, а также функциональные требования к системам управления электронными документами. Стандарты для электронного документа – требование времени

Наличие стандартов – условие необходимое для получения качественных программных продуктов, однако, абсолютно не достаточное. Федеральный Закон «О техническом регулировании» сделал применение стандартов добровольным. Хочешь, применяешь, не хочешь, не применяешь. Почему в России не заработала система добровольной сертификации программных продуктов? Производители не спешат сертифицировать свои разработки, поскольку потребитель не спрашивает сертифицированный продукт. Пользователь не требует сертификации СУЭД, поскольку государство не требует качества программных продуктов и их сертификации. Многие попросту не знают о существовании системы добровольной сертификации, позволяющей проверить качество и функциональность систем. Решат ли ГОСТы проблему качества СУЭД?

«ДОУСЕРТИФИКАТ» зарегистрирована три года назад, однако до сих пор остается практически невостребованной. Видимо «Гильдия Управляющих Документацией» вновь «бежит впереди паровоза», как это было со стандартом о взаимодействии систем управления электронными документами. Четыре года он не был нужен, до тех пор пока Президент Российской Федерации не потребовал межведомственного взаимодействия органов власти, стандарт был не интересен государству. Недавно национальному бизнесу было указано на отсутствие стремления к повышению эффективности производства, качеству производимой продукции. Вместе с тем стремление к качеству товаров и услуг должно быть встречным, как у бизнеса, так и у государства. Желание получить сертифицированные товары и услуги являлось бы абсолютно объяснимым при проведении государственных торгов. Система добровольной сертификации «ДОУСЕРТИФИКАТ»

Проблема взаимодействия систем управления электронными документами дискутировалась давно, но стала актуальной, когда Правительством была поставлена задача создания межведомственного документооборота в органах исполнительной власти (МЭДО). Взаимодействие СУЭД вообще и МЭДО в частности потребуют от его участников сертификации программных продуктов на соответствие установленным требованиям, что станет свидетельством готовности конкретного программного решения нормально работать в едином информационном пространстве. Для крупного бизнеса проблема взаимодействия СУЭД актуальна при наличии многочисленных филиалов и дочерних компаний. Без фундамента в виде ГОСТа, где четко сформулированы требования, без сертификации, которая должна подтвердить качество программных продуктов, включенных в единое корпоративное пространство, добиться ожидаемых результатов весьма затруднительно. Прикладное значение «ДОУСЕРТИФИКАТ»

Некоторые заказчики еще на стадии разработки требуют соответствия будущей системы управления электронными документами международным требованиям. Создателями «Электронной Москвы», была поставлена задача добиться соответствия СУЭД европейским требованиям MoReq. Не представляется возможным для «ДОУСЕРТИФИКАТ» выдать сегодня сертификат соответствие MoReq2, поскольку процедура сертификации в Европе не отработана до конца и механизм тестирования не запущен. Разработанной СУЭД был выдан сертификат соответствия первой версии MoReq с учетом российских национальных особенностей делопроизводства. Абсолютно верный ход сделан заказчиком, который заставил новый продукт формироваться согласно требованиям стандарта. Крайне сложно перелицовывать уже готовую систему под новые задачи. «Лед тронулся», господа…

Высшая школа готовит документоведов и специалистов по информационным технологиям. Профессионалов, владеющих знаниями документационного и информационного обеспечения управления не готовит ни один ВУЗ страны. На рынке труда такие специалисты востребованы. Как определить их квалификацию? При приеме на работу нового сотрудника, заключение о его профессионализме делается, как правило, по итогам устных собеседований, реже по результатам формального тестирования. Квалифицированный специалист сам должен быть заинтересован в наличии документа об уровне своей квалификации. Помимо свидетельства об образовании, послужного списка, не отражающего в полной мере профессиональный уровень соискателя, наличие сертификата первой второй или третьей степени, безусловно, помог бы специалисту в трудоустройстве, а работодателю в правильном решении о приеме на работу нового сотрудника. Нужна ли сертификация специалистов?

«Гильдия Управляющих Документацией» в настоящее время формирует систему сертификации персонала. Используя интернет-технологии каждый желающий в состоянии пройти тестирование, находясь в любой точке страны. «Учебный Центр ДОУ» располагает дистанционными технологиями для повышения профессиональной квалификации специалистов, по результатам которых слушатели получают удостоверения государственного образца и право повторного тестирования. Стандартизация и сертификация не решат проблему качества товаров и услуг быстро и повсеместно, но позволяют сделать очередной, значительный шаг к цивилизованному национальному рынку. Сертификация специалистов в сфере документационного и информационного обеспечения управления

Тел. (495) , Афанасьев Сергей Иванович исполнительный директор «Гильдии Управляющих Документацией»