Управление проектами Преподаватель: Яна Павленкова Время курса: окт-ноябрь 2010

Управление – процесс направленный на достижение цели Teaduslikkus ja loovus Eesmärgipärasus Spetsialiseerumine ja universaalsus Järjepidavus Pidevus Keskne juhtimine ja omaalgatus Töötajate individuaalsus Õigused ja vastutus Võistlus Juhtimisse kaasamine

Основные понятия управления Менеджмент – inimeste tegevuse sihikindel suunamine ning ühtseks hästi talitlevaks tervikuks sulatamist selleks, et saavutada organisatsiooni eesmärgid ja rahuldada tema liikmete vajadusi Organisatsioon – inimrühm, mis võimu ja eestvedamise mõjutusel ning tegevusi kooskõlastades püüab saavutada ühist eesmärki.

Понятия менеджмента II Орудие труда менеджера. человек: со всеми своими потребностями, эмоциями. A & O менеджмента это человек Поэтому менеджер – это руководитель людей

Искусство управления Почему всегда, когда мне нужна пара рук, я получаю взамен целого человека?Henry Ford

Функции управления Планирование: otsustamine, mis peab tulevikus juhtuma (täna, järgmisel nädalal, järgmisel kuul, järgmisel aastal, järgmise viie aasta jooksul jne) ja tegevuskavade koostamine. Организация: plaanide edukaks täideviimiseks vajalike ressursside optimaalne kasutamine. Менторство \ мотивация: oskuste rakendamine teiste inimeste efektiivseks kaasamiseks plaanide täitmisele vastavates valdkondades. Контроль: jälgimine arengu võrdlemine planeerituga, tagasiside võib tekitada vajaduse plaane muuta.

15. sajandil viis Filippo Brunelleschi oma ajastu arhitektuuripraktikasse sisse kaks uuendust: 14. sajandil oli töö Firenze katedraali ehitusel katkenud ja Brunelleschile tehti ülesandeks hoone lõpetada ja rajada sellele kuppel. Enne alustamist esitas Brunelleschi kupli joonised (progetto või plaani), kasutades erinevaid vaateid hoonele, et näidata oma kavandatud tulevase konstruktsiooni geomeetrilist lahendust; nende vaadete kaudu pidi kuppel ise rääkima vaatajale midagi linna ajaloolisest ja poliitilisest kontekstist. Firenze pürgis kogu maailmale avatud linna staatuse poole ja seepärast koosnes kuppel kahest kestast, välisest ja seesmisest. Brunelleschi ratsionaliseeris arhitektuuri ja andis sellele uue ajalise perspektiivi – selline lähenemine võimaldas eraldada teineteisest planeerimise ja töö enese, projekti ja selle rakenduse. Brunelleschi показал, что проект это концепция, цель которой организация деятельности.

Проект это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг Управление проектами – это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта.

История слова Впервые использована в XVI веке. Происходит от латинского projicere (= выдаваться вперед) Исторически первыми этот термит использывали архитекторы.

История проектирования …-1945 inseneriteadmiste ja loomingulise talendi sümbioos esimesed mudelid 1968 valmistamise arvesse võtt (Gladman) järjestikune tootearendusskeem 1976 Integreeritud tootearenduse mudel (Olsson) 1980 süstemaatilise ITA mudel (Andreasen) 1995 ITA dünaamiline mudel (Ottosson)

Рамки проекта Время. Projekt toimub kindlas ajaraamis. Ресурсы. Projekti käsutuses on eelnevalt kokkulepitud ressurss, mille väärtus on rahaliselt mõõdetav ning mis moodustab projekti eelarve. Результат. Tulemust kirjeldatakse eesmärkide ja väljundite kaudu.

Признаки проекта Новизна Специфическая цель Жесткие временные рамки Самостоятельная организация Ограниченные ресурсы и независимый бюджет Высокий уроввень неопределенности и рисков

Деятельность как объект управления рассматривается в виде проекта тогда, когда Она имеет комплексный характер и для ее эффективного управления значение имеет анализ внутренней структуры всего комплекса работ; переходы от одной работы к другой определяют основное содержание всей деятельности; достижение целей связано с последовательно- параллельным выполнением всех элементов этой деятельности; ограничения по времени, финансовым, материальным и трудовым ресурсам имеют особое значение в процессе выполнения комплекса работ; продолжительность и стоимость деятельности явно зависит от организации всего комплекса работ.

Но проектом не являются В прошлом произошедшие предприятия, которые повторяются регулярно в неизменном виде; Предприятия с нечетко обозначенной целью; Действия, которые возможно повторить или которые возможно переместить во времени и пространстве; Постоянно происходящий процесс.

Виды проектов Проекты Исполнительные проекты Внедрение Надзор Оценка Строительство Проекты разработок Научные исследования Социальные исследования Конструирования Пилотизирование

Этапы проекта 1. Подготовительная фаза (оценка внешней среды и картографирование участников, обозначение проблемы и цели, оценка реализации) 2. Projekti planeerimise faas (tegevuste, ülesannete ja ressursside määramine; tööde graafiku ja eelarve koostamine) 3. Projekti teostamise faas (muudatuste ja riskide juhtimine; juhtimise ja kommunikatsiooni korraldamine) 4. Projekti üleandmise ja hindamise faas (tulemuste kasutuselevõtt; analüüs)

Жизненный цикл проекта МОТИВ ИДЕЯ НАБРОСОК ХОДОТАЙСТВО ФИНАНСИРОВА НИЕ ВНЕДРЕНИЕ ОТЧЕТНОСТЬ ИНФОМАЦИЯ ОЦЕНКА \ АНАЛИЗ

Жизненный цикл проекта II последовательность фаз проекта,фазпроекта Инициация (англ. Initiating);англ. Планирование (англ. Planning);англ. Выполнение (англ. Executing);англ. Контроль и мониторинг (англ. Controlling and Monitoring);англ. Завершение (англ. Closing).англ.

Идея = tegema panev jõud Продуманная Новая Актуальная Необходимая Jätkusuutlik Перспективная Способствующая сотрудничеству Учитывающая приоритеты фонда Идея должна согласовываться со стратегическими документами и уставом организации

Альтернативы Для разработки альтернатив используются: секундарные источники, эксперты, творческие техники решения проблем, интуиция. Для поиска путей решения пригодятся следующие методики: мозговой штурм, метод 635, метод CNB и Delphi, синергия

Разработка проекта Набросок versus Проектное предложение Цель, детальность, уверенность в финансировании Набросок это описание идеи, действий и результатов Проектное предложение направлено конкретному финансирующему институту согласно их правилам

Разработка проекта II Анализ и картографирование ситуации Анализ проблематики Постановка целей и задач Разработка альтернативных решений Оценка исполнимости задач Планирование проекта или решение об отказе от идеи

Анализ ситуации Картографирование имеющейся ситуации Обозначение целевой группы Политическая напраленность, стратегии развития / приоритеты Опасности и риски Проект будет лишь в том случае удачен, если все целевые группы согласны с описанием ситуации, которую собираются изменить совместными усилиями

Проблемы... ЦЕНТРАЛЬНАЯ ПРОБЛЕМА ПРИЧИНЫ СЛЕДСТВИЯ

Цель = Sihtmärk Деятельность НИКОГДА не является целью Общие и прямые цели S - специфические M - измеримые A - акцептируемые R - реалистичные T - точные

Цель и целевое дерево – это зеркальное отражение анализа проблематики ЦЕЛЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ РЕЗУЛЬТАТЫ

Функции целей Требование Управление Оценка Kоординирование Мотивирование

Анализ рентабельности – Вертикальная логика ОписаниеИндикаторКонтрольРиски Общая цель Задачи Результаты Действия Рессурсы

Анализ рентабильности – горизонтальная логика Индикаторы достижимости Временные Количественные Денежные Качественные По целевым группам В отношении месторасположения Методо контроля: кто? Как? Где? отслеживает достижение индикаторов

Оценка выполнимости Техника – техническая реализация проекта; Окружающая среда – projekti käigus tehtavate tööde ja pärast projekti valmimist rakendatava süsteemimõju keskkonnale, projekti lõpptulemuse vastavus keskkonnakaitsenormatiividele jms; Экономика – экономическая исполнимость проекта, рентабельность

Предположения и риски Предположения – это внешние факторы, которые влияют на действия и результаты проекта позитивно Риски – это негативно влияющие факторы исходящие их внешней среды Риски могут быть осознанными и неосознанными – для успешного протекания проекта лучше, чтобы большая часть рисков была осознана

Обозначение рисков и предположения Подумай и напиши: Что может пойти не так Взаимосвязь явления инноватика неоднозначность изменчивость; Что может быть причиной риска

Оценка рисков РискВлияние А Вероятность Б Метод контроля В Фактор риска А*Б*В Действия по снижению риска

Оценка рисков Уровень риска Фактор риска Оценка важности Madal risk1-10 punktiprobleemid, mis vajavad aeg-ajalt ülevaatamist. Keskmine risk punktiprobleemid, mis vajavad pidevat jälgimist. Kõrge risk< 25 punktiprobleemid, mis vajavad kohest sekkumist.

Реакция Реагирование на риски: Изменить цели проекта Использовать альтернативные технологии Использовать другие методы управления Усилить управление Уменьшить внутренние зависимости Увеличить рессурсы увеличить гибкость Уменьшение влияния рисков: Перенаправление рисков Отодвигание рисков Уменьшение рисков Соглашение с рисками Избегание рисков

Планирование проекта Планирование задач Планирование персонала Планирование сроков Планирование рессурсов Планирование расходов Планирование качества Планирование конроля\мониторинга и отчетности

Пособия и методики

График Ganttа: töö algusaeg, lõpp, kestvus, selle täitmiseks vajaminev ressurss ja tegevuste omavaheline sõltuvus

Пособия и методики планирования PERT Program Evaluation and Review Technique – программа техники оценки и мониторинга, С помощью которой можно анализировать действия, которые необходимы для достижение результатов проекта, время, затрачиваемое на каждое действие и взаимосвязи между действиями проекта

PERT

Abivahendid ja metoodikad projekti teostamiseks CPM Critical Path Method – метод критического пути Создает картину с трех позиций: (1) все дуйствия, которые необходимы для внедрения проекта (2) временные затраты, необходимые для проведения данных действий (3) взаимозависимость действий Вычисление: ожидаемая длительность = (наименьший срок + 4 x реальный срок + самый длинный срок)/6

CPM

WBS – Work Breakdown Structure иерархическая структура последовательной декомпозиции проекта на подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ Является средством для создания системы управления проектом, так как позволяет решать проблемы организации работ, распределения ответственности, оценки стоимости, создания системы отчетности, поддерживать процедуры сбора информации о выполнении работ и отображать результаты для обобщения графиков работ, стоимости, ресурсов и дат завершения. позволяет согласовать план проекта с потребностями заказчика, представленными в виде спецификаций или описаний работ.

WBS

Бюджет проекта Основные критерии составления бюджета: Цель расхода peab olema selgelt seotud projekti eesmärkide ja tulemuste saavutamisega; Время расхода – oleneb rahastaja reeglitest, enamasti toetatakse kulusid, mida tehakse projekti rakendamise ajal; Вид расхода – vastavalt eelarve vormis antud kululiikidele;

Содержание бюджета Бюджет должен содержать: Ресурсы на проведение всех запланированных действий проекта, включая все пособия, спонсорские деньги, самофинансирование и софинансирование; Планируются все акцептируемые и не акцептируемые расходы, которые так же необходимы для выполнения проекта ; Все расходы учитываются, исходя из плана действия проекта – st projekti kulutused ja tulud planeeritakse sellele ajaperioodile, millal tegevused reaalselt ellu viiakse ja kulutused tekivad.

Eelarve koostamine Projekti omafinantseering: toetuse saaja rahaline või rahaliselt mõõdetav panus projekti; teise projektis osaleva juriidilise isiku panus rahaline või rahaliselt mõõdetav panus projekti. Struktuuritoetus on rahaline abi, mida antakse: Struktuurifondide vahenditest; Eesti riigi poolt nende vahendite kaasrahastamiseks eraldatavatest vahenditest.

Eelarve koostamine Projekti eelarve planeerimisel tuleb ette näha ka kõik projekti mõistes mitteabikõlbulikud kulud, mida toetuse saaja/partner peab katma projektiväliselt omadest vahenditest Kulude planeerimisel tuleb jälgida projekti enda eelarvet kululiikide lõikes Linna eelarve mõistes tuleb näha ette KÕIKI sihtfinantseeringust ja nii abikõlblikke kui mitteabikõlblikke kulusid omafinantseeringust

Eelarve koostamine Abikõlblik kuluMitte- abikõlblikud kulud StruktuuritoetusOmafinantseering Struktuurifondide ja Ühtekuuluvusfondi toetus Eesti riigi poolne kaas- finantseerimine Toetuse saaja osalus projektis Partneri osalus projektis Linna poolne sildfinantseerimineLinna eelarve (omavahendid)

Eelarve koostamine KirjeldusAbikõlblik kuluMitte- abikõlblikud kulud Struktuuri- toetus OmafinantseeringKokku Toetuse saaja osalus Partneri osalus Tegevus Tegevus Tegevus Tegevus Tegevus Kokku

Projekti ajakava planeerimine jaanuarveebruarmärtsaprillmaijuunijuuli Tegevus 1 Ülesanne 1 Ülesanne 2 Ülesanne 3 Tegevus 2 Ülesanne 1 Ülesanne 2 Ülesanne 3 Kokku KULU

Rahavoogude planeerimine Toetuse väljamakseid tehakse proportsionaalselt kasutatud omafinantseeringuga; Üldjuhul makstakse toetus välja alles pärast toetuse saaja poolt kulutuste tegemist.

Rahavoogude planeerimine Projekti etappideks jaotamine taotleja finantskoormuse vähendamiseks Näiteks: Projekti maksumus on krooni, millest 50% on omafinantseering ja 50% toetus. Toetus kantakse toetuse saajale üle pärast finantsaruande aktsepteerimist. Seega on vajalik omafinantseeringut ja linna poolset sildfinantseeringut (toetuse katmiseks)

Projektide kululiigid Personalikulud Materjalikulud Kapitalikulud Võõrkulud

Kulude plaanimise meetodid Ümberarvutamine Võrdlemine Hinnang Pakkumiste kogumine Erinevad kombinatsioonid

Kontrolli ja aruandluse plaanimine Sisene kontroll Väline kontroll Ajakavast kinnipidamine Eelarvest kinnipidamine Grupiliikmete rakendamine Vahendite kasutamine Eesmärgi saavutamine

Projektijuhtimise meetodi eelised Paindlikkus ja dünaamilisus Lihtne organisatsioon ja täpne vastutus Olemasoleva loomingulise potentsiaali parem rakendamine Õpisüsteemide loomine Kõikide huvide kaitstus Kiired ja selged otsused Aja kokkuhoid ja seostatud Parem tööõhkkond Aja kokkuhoid ja seostatus Parem infovahetus Uued edukuse kriteeriumid

Projekt – organisatsioon organisatsioonis Inimesed – kujundavad organisatsioonisisese sotsiaalse süsteemi Struktuur – näitab seda, kuidas inimesed organisatsioonis grupeeruvad Tehnoloogia – loob füüsilised ja majanduslikud eeldused organisatsiooni seisvate ülesannete täitmiseks Strateegia – on pikaajaliste eesmärkide ja nende saavutamise põhiteede omavahel seostatud ja üheks tervikuks sulatud kogum

Projekti osalejad Igas projektis on kaasatud järgmised võtmeosalejad Projektijuht Sihtgrupp ehk tarbija Projekti teostaja Rahastaja