Библиографическое обслуживание в библиотеке Подготовила заведующая МБО К.П. Фисакова 2010г. МУК Волгодонского района «МЦБ»

Содержание Понятие и виды библиографического обслуживания Справочно-библиографический аппарат (СБА) Рациональная организация СБА Элементы СБА Структура СБА Управление СБА Обеспечение доступности СБА для пользователей Справочно-библиографический фонд Система библиотечных каталогов, картотек и баз данных Картотека статей Фонд неопубликованных библиографических пособий (ФНБП) Виды библиографических запросов Причины неопределенности библиографических запросов Методика уточнения неопределенных запросов Библиографический поиск Методика библиографического поиска Библиографическое информирование Виды библиографического информирования Справочно-библиографическое обслуживание Виды библиографических справок Подвиды библиографических справок Элементы системы СБО Режимы СБО Зависимость СБО от СБА Технологический подход к СБО Выдача и регистрация справки

Понятие и виды библиографического обслуживания Библиографическое обслуживание является обязательной функцией библиотеки как информационного учреждения. Библиографическое обслуживание – это совокупность процессов доведения библиографической информации до потребителей в соответствии с их реальными и потенциальными информационными потребностями и запросами. Основными видами библиографического обслуживания, осуществляемого в библиотеках являются библиографическое информирование и справочно-библиографическое обслуживание В библиографическом обслуживании проявляется ориентация библиографических служб на активное раскрытие информационных ресурсов библиотек и других информационных учреждений, полноценное удовлетворение реальных разовых и долговременных информационных потребностей.

Справочно-библиографический аппарат Справочно-библиографический аппарат (СБА) - это совокупность традиционных и электронных справочных и библиографических изданий, библиотечных каталогов, используемых при обслуживании читателей. СБА состоит из разнородных элементов: законченных или «закрытых» (ретроспективные библиографические издания, законсервированные каталоги и картотеки, базы данных на СD-ROM и т. п.); продолжающихся (текущие библиографические пособия, действующие каталоги и картотеки, пополняемые базы данных); Конкретный состав дифференцируется в зависимости от типа библиотеки и ее функций. СБА в основном создается на материале имеющихся в библиотеке источников информации и отражает фонд библиотеки. Фонды системы или сети библиотек отражают сводные каталоги (это библиографические картотеки, издания или базы данных, отражающие фонды нескольких организаций и указывающие на местонахождение документов с помощью сигл или полных названий этих книгохранилищ).

Рациональность организации СБА. Рациональность организации СБА зависит от наличия таких свойств, как: Системность. Означает, что СБА состоит из взаимосвязанных элементов, обеспечивающих его целостность. Пластичность. Выражает способность СБА изменяться в зависимости от изменения запросов читателей, их содержания, состава запрашиваемых документов и фактов. Элементы СБА иногда изменяют в предвидении будущих вероятных запросов – формируют новые разделы каталогов, картотек или новые тематические картотеки, составляют библиографические списки и др. Надежность. Заключается в способности СБА удовлетворять типичные для данной библиотеки или ее подразделений разовые запросы. Доступность. Отражает удобство использования СБА читателями. СБА становится доступным благодаря продуманному размещению его частей и элементов, соответствующему их оформлению. Экономичность. Отражает вынужденное материально-финансовыми ресурсами библиотеки ограничение состава и полноты СБА. Это свойство оберегает СБА от избыточного содержания.

Элементы СБА. Основными взаимодополняющими элементами СБА являются: Справочно-библиографический фонд (СБФ), включающий официальные, нормативные, справочные и библиографические издания в традиционной и электронной формах; Библиотечные каталоги (включая электронные), библиографические и фактографические картотеки, пополняемые библиографические базы данных; Фонд неопубликованных библиографических пособий (ФНБП).

Структура СБА Отличия элементов СБА показаны в нижеприведенной таблице, раскрывающей его структуру. Элементы СБАМатериальная форма Характер изменений Источники пополнений СБФИздания, СD-ROM Постоянные/ эпизодические Внешние Каталоги и картотеки, ЭК, библиографичес- кие БД Карточки, дискеты, накопители ПостоянныеВнутренние/ внешние ФНБПНеопубликованные библиографические пособия Внутренние (приемущест- венно)

Управление СБА Для поддержания и развития СБА, обеспечения его качества необходимо им управлять. Управленческие решения о составе, организации и технологии ведения СБА отражаются в документации информационного и регламентирующего характера: Положение СБА конкретной библиотеки Паспорта всех каталогов и картотек, баз данных, а так же справочно- библиографического фонда и фонда неопубликованных библиографических пособий (выполненных справок) Технологические инструкции Описи каталогов и картотек библиотеки. Документация регулярно (обычно ежегодно) пересматривается в целях отражения изменений состояния элементов СБА.

Обеспечение доступности СБА для пользователей Доступность СБА для пользователей обеспечивают: Размещение его служебных элементов в зонах обслуживания; Оформление «немой» справки, ориентирующей пользователей в структуре и содержании фондов, каталогов и картотек; Использование плакатов и других наглядных средств, раскрывающих возможности самостоятельного поиска. Обязательным элементом СБА является ключ к распределенным источникам библиографического поиска. Ключ включает пять элементов: разделы систематических и предметных каталогов, содержащие описания библиографических изданий или специальные каталоги/ картотеки таких пособий; универсальные и отраслевые указатели (списки, обзоры) библиографических пособий; Вспомогательные указатели или каталоги к картотекам; Систематизированные перечни (описи) каталогов и картотек библиотеки; Общий предметно-именной ключ, основные разделы которого соответствуют основным типам библиографического поиска.

Справочно-библиографический фонд Справочно-библиографический фонд(СБФ) – это составная часть СБА, образуемая совокупностью выделенных из общего фонда библиотеки нормативных, справочных и библиографических изданий (в печатной и электронной формах) Критерием отбора изданий для СБФ служит необходимость их использования в оперативном библиографическом поиске при библиографировании и библиографическом обслуживании. В СБФ поступают новые текущие и ретроспективные библиографические издания (универсальные, а так же отраслевые и тематические) соответственно профилю библиотеки или филиала.

Справочно-библиографический фонд В СБФ хранятся так же электронные справочные и библиографические издания на электронном носителе. Единственные экземпляры соответствующих изданий размещаются в СБФ в приоритетном порядке. По мере устаревания или замены иными пособиями издания из СБФ помещают в фонд основного хранения. Не подлежат исключению из СБФ: Указатели библиографических пособий Энциклопедии и другие оригинальные справочные издания Научно-вспомогательные ретроспективные указатели.

Система библиотечных каталогов, картотек и баз данных Система библиотечных каталогов, библиографических картотек и баз данных является наиболее подвижной частью СБА. В данной системе каталоги и картотеки отражают в хранящиеся в фонде библиотеки целостные документы всех видов и раскрывают содержание сериальных изданий и непериодических сборников. Организационно библиотечные каталоги ведут сотрудники отдела обработки, а картотеки и аналитические базы данных – библиографы. В библиотеках традиционно сложился минимальный набор каталогов: Алфавитные каталоги непериодических и сериальных изданий Систематический каталог книг и брошюр Систематическая картотека статей и журналов, газет Краеведческая картотека По возможности в библиотеках и их подразделениях ведут также предметные каталоги и специальные картотеки

Картотека статей Ведущее место среди библиографических картотек занимает универсальная (систематическая или предметная) картотека статей. Как правило, такая картотека, как и систематический каталог, организована по ББК, но не адекватна ему, что объясняется большей новизной, актуальностью и узостью тематики статей по сравнению с книгами. Для систематической картотеки статей (СКС) характерно большое количество постоянных или временных тематических рубрик. В отличие от каталогов, записи в СКС сохраняются за 3-5 последних лет, а записи более ранних сроков публикаций – выборочно, с учетом уникальности тематики отраженных документов.

Фонд неопубликованных библиографических пособий Фонд неопубликованных библиографических пособий(ФНБП) – это часть СБА, содержащая оригиналы или копии выполненных в процессе справочно-библиографического обслуживания письменных справок, а так же оставшиеся в рукописи библиографические пособия и полученные в порядке обмена из других библиотек аналогичные материалы. ФНБП является переходной частью СБА. Его элементы, в отличие от изданий, могут быть произвольно заменены, дополнены, удалены. ФНБП хранят в зависимости от технологии ведения в двух формах: Первая представляет собой папки, в которых собирают по мере выполнения и выдачи пользователям копии заиндексированных (год/ порядковый номер) машинописных библиографических списков. По мере их пополнения создают алфавитно-предметный указатель тематических справок и других неопубликованных пособий. Вторая представляет собой предметную картотеку, где в виде карточек фиксируют выданные пользователям рукописные библиографические списки.

Виды библиографических запросов Библиографический запрос – обращение пользователя в библиотеку в устной, письменной или электронной формах, отражающее потребность в библиографической информации. По характеру необходимой информации запросы подразделяются на тематические, уточняющие, адресные и фактографические. Более глубокая классификация исходит из реальных мотивов формирования библиографических запросов. С этой позиции тематические запросы можно разделить на 2 класса: Сформировавшиеся у пользователей в процессе трудовой. самообразовательной или других видов деятельности; Вызванные необходимостью выполнения учебных и других заданий – своего рода «вынужденные запросы. Для адресных запросов типичны три ситуации их возникновения: Физическая удаленность пользователя от фонда и /или каталогов; Безуспешность самостоятельного поиска издания в каталогах библиотеки, даже в алфавитном: Необходимость установить местонахождение издания до заказа его по МБА.

Виды библиографических запросов Уточняющие запросы большей частью формируются по следующим причинам: Потребность в восполнении или уточнении неполной или искаженной информации Невозможность выполнить адресную справку из-за неполноты или неточности элементов библиографического описания; Необходимость указать полные стандартные библиографические данные о документе при оформлении библиографических списков. Фактографические запросы свидетельствуют о необходимости получения читателями конкретных сведений самого различного характера, например: Адрес учреждения; Стоимость определенных товаров; Правила эксплуатации бытовой техники; Правописание отдельных слов и т.д.

Причины неопределенности библиографических запросов Неопределенность является отличительной чертой запросов, с которыми читатели обращаются к библиографу. Непонимание этого факта, сетование на то, что читатель не может четко изложить существо искомой информации – показатель непрофессионализма библиографа. Причины неопределенности библиографических запросов: Неполнота исходных данных: пропуск или искажение элементов библиографического описания, допущенные самим читателем либо авторами (редакторами, составителями) тех первичных документов или библиографических пособий, из которых были почерпнуты сведения о документе. Необходимость решения новых нетривиальных задач, вхождение в проблематику, с которой читателю прежде не приходилось иметь дело, ион не может сформулировать направления дальнейшего поиска.

Методика уточнения неопределенных запросов Методика уточнения неопределенных запросов предусматривает: Уточнение цели поиска информации. На этот вопрос может ответить любой читатель, и именно цель поиска определяет дальнейшую стратегию совместных действий. Детальное определение тематики, которая в запросе часто либо неправомерно расширяется, либо сужается (установление родовидовых понятий, соответствующих ключевым смысловым единицам запросов. Продуктивно использование для этого различных рубрикаторов, УДК, ББК и т.д.) Определение возможных областей применения данных или аналогичных методов, технологий, материалов, оборудования и т.д. Читателю задается вопрос: «Где еще может использоваться интересующий вас объект...?» Выявление документов, авторов, организаций, занимающихся данной проблемой и уже известных читателю (фиксация этих сведений для их последующего использования как эталонов). Установление требуемой полноты информации и предпочтительной формы ее предоставления (фактические данные, список литературы, тематическая подборка и т.д.)

Библиографический поиск Библиографический поиск – информационный поиск, осуществляемый на основании библиографических данных. Классификационная схема, определяющая место библиографического поиска среди других информационных видов: А. адресный поиск: заданы координаты – найти объект (сведения о нем) Б. Семантический поиск: задана тема – найти информацию о ней. 1 Документаль- ный поиск 1.1. Библиотечный поиск – поиск первичных документов в собрании этих документов. А: 1.1.Поиск книг в книгохранилище по заданному шифру Б Подбор книг при систематической расстановке Библиографический поиск – поиск вторичных документов в собрании этих документов А:1.2. Поиск в алфавитных каталогах и указателях Б: !.2. поиск в систематических или предметных каталогах (картотеках, указателях) 2. Фактографи- ческий поиск 2.1. Документально- фактографический поиск фрагментов текста в документах А:2.1.Поиск в справочной литературе данных о предмете, процессе, событии Б: 2.1. Поиск цитат, высказываний по данной теме Фактологический - синтезирование фактографических описаний Б: 2.2. Уточнение библиографического описания; формирование банков данных.

Методика библиографического поиска Выделяют два вида стратегии поиска информации: Последовательная реализация маршрутов поиска, преимущественно используемого в библиографии – установление предварительного перечня источников, их отбор по формальным и содержательным признакам в соответствии с указанными в запросе сведениями, ранжирование их источников, просмотр; Параллельная реализация маршрутов поиска, когда отбор содержащих решение источников идет сразу по нескольким признакам документов. Одна из методических формул поиска: Уточнение смысловое, терминологическое, топографическое: идентифицируется автор (персональный или коллективный); уточняются хронология, отрасль, тема; осуществляется поиск с использованием общих и отраслевых энциклопедий, толковых и орфографических словарей и т.д. Отработка, опробование каждого заданного элемента описания на роль определителя поиска; выбор итогового определителя поиска; постоянная корректировка данных запроса с выдвинутой версией поиска. Выбор и принятие решения на основе анализа уточнения библиографического описания. Проверка и уточнение запроса: адресный поиск.

Библиографическое информирование Библиографическое информирование – это библиографическое обслуживание без запросов и /или в соответствии с долговременными (постоянно действующими) запросами. Длительность действия запроса может быть неограниченной и ограниченной сроком решения определенной производственной задачи, проектирования объекта, подготовки какого-либо мероприятия или другими факторами. Его основная цель – активное доведение новой библиографической информации до потенциальных и реальных потребителей, раскрытие информационных ресурсов библиотеки или центра информации.

Виды библиографического информирования Различают следующие виды библиографического информирования: Массовое - представляет собой регулярное и эпизодическое доведение библиографической информации по социально- и культурно значимым темам до широкого круга потребителей. Главная цель – пропаганда фонда документов и информирование о новых поступлениях. Формы массового библиографического информирования: бюллетени, картотеки, БД новых поступлений. дифференцированное. При данном виде выделяют групповое (коллективное) и индивидуальное библиографическое информирование. Групповое обслуживание представляет собой регулярное или эпизодическое доведение библиографической информации до группы потребителей, объединенных сходством определенных потребностей. Индивидуальное библиографическое информирование осуществляется обычно в форме ежемесячных письменных сообщений. Иногда информация доводится по телефону или другим каналам оперативной связи.

Справочно-библиографическое обслуживание Справочно-библиографическое обслуживание (СБО) – это библиографическое обслуживание в соответствии с разовыми запросами. СБО принадлежит к числу обязательных функций библиотеки и служит удовлетворению прав пользователей на информацию о составе библиотечных фондов и содержащихся в них конкретных документах, консультационную помощь в поиске и выборе источников информации. СБО представляет собой совокупность процессов приема разовых запросов и вызванных ими библиографического поиска и выдачи пользователям библиографической и – опосредованно – фактографической информации. Библиографическая справка – единица измерения содержания справочно- библиографического обслуживания. Включает в себя: разовый библиографический запрос + библиографический поиск + ответ пользователю. В этом значении слово «справка» употребляют в сочетании с существительным «выполнение». В СБО справкой так же именуют ответ пользователю. В этом значении слово «справка» употребляют в сочетании с существительным «выдача »

Виды библиографических справок Библиографические справки систематизируют аналогично классификации разовых запросов и подразделяют на тематические, адресные, уточняющие. Тематические справки являются результатом поиска множества библиографических записей по объединяющему их признаку содержания, происхождения и др. (по теме). Уточняющие справки содержат библиографические сведения, достаточные для идентификации документа. По желанию пользователя ответ на уточняющий запрос может содержать полное библиографическое описание документа. Адресная справка большей частью содержит однозначный ответ на вопрос, имеется ли в фонде библиотеки искомое издание. Особо рассматривается фактографическая справка, представляющая собой описание различных фактов применительно к предмету поиска. В качестве фактографических рассматривают так же найденные по запросам краткие фрагменты текстов (цитаты). Понятие «факт» в СБО является условным и обозначает любую форму запрашиваемой небиблиографической информации.

Подтипы библиографических справок В соответствии со спецификой содержания СБО на местах выделяются подтипы справок. Для тематических справок подтипами являются справки биобиблиографические, картографические и др. Для уточняющих - справки по установлению места публикации правовых актов, патентные, нотографические справки, справки по заглавиям художественных произведений. Для фактографических –терминологические справки, по подбору цитат и др. Традиционное деление справок на устные и письменные отражают форму ответа. Применение новой информационной технологии добавляют к ним электронные справки. По признаку времени выделяют оперативные и неоперативные справки, которые отличаются и по степени сложности: Простые справки – выполняются по одному источнику немедленно или в приемлемый срок ожидания пользователя (10-20 минут) Сложные справки в связи с оригинальностью и сложностью запросов выполняются дольше. В зависимости от количества используемых источников, в некоторых библиотеках установлены категории сложности справок (1-2 источника – первая категория, 3-4- вторая и т.д.)

Элементы системы СБО Если рассматривать СБО не как процесс выполнения отдельной справки, а в комплексе, то в СБО возникают новые элементы: Контингент пользователей СБО: измеряется применительно к одной библиотеке, либо к библиотечным сетям и системам. Его различают по роду деятельности пользователей и другим признакам, причем состав контингента обладает относительным постоянством. Поток справок: измеряется их количеством за определенный период. Наиболее объективный срок – календарный год, в течение которого проявляются сезонные особенности информационных потребностей. Массив справок – формируется за любой срок, и характеризуется объемом, составом, качеством и другими критериями оценки. Физически этот массив представляет собой фонд копий выполненных письменных справок (возможно хранение их на других носителях.

Режимы СБО СБО осуществляется в двух режимах: Оперативном Продленном Оперативное СБО имеет место тотчас после поступления запроса, обычно при непосредственном контакте с пользователем ( а так же по телефону) Продленное СБО осуществляется в течение некоторого времени при поступлении оригинального сложного запроса, когда по объективным причинам невозможно быстро найти релевантный ответ и пользователь согласен ждать его, когда требуется время на консультации, обращение в другие библиотеки и к специалистам. Ответ выдают по каналам связи (электронная почта, телефон, почта), либо непосредственно пользователю. Сроки продленного СБО обычно регламентируют; продление их так же согласуют с пользователем.

Зависимость СБО от СБА СБО базируется на СБА, от состояния которого зависит оперативность, полнота и точность ответов. СБО зависит также от уровня библиографической грамотности читателей, их умения вести самостоятельный поиск, руководствуясь консультациями библиографов. Количество повторяющихся и близких по тематике запросов, степень их обеспеченности источниками влияют на подготовку библиографических пособий, подсказывают их тематику, содержание и структуру. В предвидении поступления запросов библиографы готовят библиографические списки. Наконец СБО связано с библиотечным обслуживанием, особенно межбиблиотечным абонементом, так как до 20% запросов по МБА нуждаются в предварительном уточняющем поиске.

Технологический подход к СБО Технологический подход к СБО является основой автоматизации процессов справочно-библиографического поиска. Технологические процессы СБО можно представить в виде повторяющегося с каждым новом запросом цикла «Путь справки». В каждом из этапов цикла выделяют обязательные и факультативные операции (факультативные операции выделены красным цветом): 1. Прием и анализ запроса: 1.1. Формулировка и предварительное уточнение запроса 1.а. Определение цели запроса 1.б. Определение известной пользователю информации 1.2. Определение предмета поиска 1.3. Определение поисковых признаков (ПОЗ) 2. Подбор и анализ источников 2.1. Подбор источников 2.б. Определение последовательности просмотра источников 2.2. Анализ источников 3. Поиск в источниках 3.1. Просмотр источников, выявление информации 3.2. Оценка и отбор информации 4. Оформление, выдача и регистрация справки 4.1. Оформление и выдача справки 4.2. Регистрация справки

Оформление, выдача и регистрация справки Оформление и выдача справки: Письменную справку оформляет библиограф, а устную. Как правило, сам пользователь. В письменной справке, помимо соблюдения общих методических правил организации библиографических списков, фиксируются следующие реквизиты: даты поступления запроса и готовности ответа, перечень просмотренных источников, сведения об исполнителе и ответственном лице. Отказ. Письменный или устный, должен сопровождаться объяснением его причин и рекомендациями по продолжению поиска. Регистрация справки осуществляется по принятой в библиотеке форме, обычно в тетради (журнале) учета СБО. Отказы записывают в графе «Примечания» Если у библиографа появляется предположение, что письменная справка может быть использована повторно, библиотека оставляет у себя ее копию, включая ее в фонд неопубликованных изданий (ФНБП).