Базы данных Центр информационных технологий РИПО

База данных - это набор специальным образом организованных, хранящихся вместе данных, относящихся к определенному роду или кругу деятельности. СУБД – это комплекс программных и языковых средств для создания, редактирования и ведения баз данных различными пользователями

Назначение СУБД Легко и удобно работать с большими объемами информации осуществлять быстрый поиск и сортировку данных представлять данные в различных видах вносить изменения в данные, добавлять, удалять записи, менять структуру базы обмениваться информацией с другими базами выводить на принтер или другие носители информацию из БД оформлять почтовую корреспонденцию, получать готовые формы различной отчетной документации

Примеры баз данных

АльбомГруппаПесня HelpBeatlesYesterday Типы структур данных Табличная Иерархическая Сетевая

Реляционные БД RELATION - отношение В реляционной БД отношения между данными представлены в виде прямоугольных таблиц

Примеры различных СУБД Paradox dBase Clipper Access Clarion Oracle FoxPro

Структура БАЗЫ ДАННЫХ Пример БД «Фирма-посредник» Включает 3 таблицы Покупатели Продавцы Сделки

Понятие ЗАПИСИ БД Каждая строка таблицы БД содержит один блок данных и представляет собой запись. Это 1-ая запись Каждая запись должна иметь свой уникальный номер Каждая карточка - это запись

Понятие ПОЛЯ БД Колонки в таблице БД называются ПОЛЯМИ Любое поле имеет свое уникальное имя В Access имена полей - до 64 симв. Включать буквы русского, латинского алфавита, подчеркивания, пробелы и т.д. Количество полей, имена, типы данных задаются при формировании структуры таблицы

ВОПРОСЫ Сколько записей на экране? Сколько полей в каждой записи? Как называются поля?

ТИПЫ полей в БД Access Кроме имени каждое поле характеризуется своим типом. Тип поля определяет характер данных, которые могут заносится в это поле Приведите примеры текстовых полей

Примеры текстовых полей Текстовый тип: Имя и фамилия Адрес Название фирмы Номер телефона Номер автомобиля и т.д. Борис Хасан Красноярск, Свободный 89 Aston -Tate, Borland (3912) A142M0 77 RUS

ТИПЫ полей в БД Access Поле типа MEMO содержит текст переменной длины, обычно слишком длинный, чтобы хранить в текстовом поле. Размер поля до символов. В этом поле могут храниться буквы, цифры, спецсимволы (%,, &, и т.д.). Числовое поле используется для хранения числовых значений. Удобно хранить в числовых полях данные, над которыми вы собираетесь производить вычисления

Числовой ТИП полей в БД Access Числовые поля могут быть различных форматов. В поле БАЙТ могут хранится целые чиcла от 0 до 255 В поле Целое могут храниться целые числа от до В поле длинное целое могут храниться целые числа от до Для поля индекс надо выбирать формат Длинное целое

Числовой ТИП полей в БД Рекомендуется пользоваться по возможности более коротким форматом данных. Они занимают меньше места в памяти и быстрее обрабатываются

Примеры Денежных полей и полей типа ДАТА/ ВРЕМЯ

Типы полей Поле Счетчик содержит число, которое автоматически увеличивается на 1 при добавлении новой записи в таблицу. Поле Объект OLE содержит объекты, помещенные в ваши поля из других приложений Windows (картинки, звуки, видео). Размер поля до 128 Мб.

Структура БД Данные в Access хранятся в виде таблиц. Как правило, БД состоит из нескольких взаимосвязанных таблиц Каждая строка такой таблицы представляет собой запись и содержит один блок данных. Каждая запись имеет свой уникальный номер. Колонки в таблице называются полями. Поле характеризуется своим именем, типом и значением. С каждым типом поля связан дополнительный набор характеристик : размер поля, формат данных, признак индекса и т.д.

Создание БД в Access Создание БД начинается с описания структур всех таблиц, которые образуют БД

Ключевые поля Ключом называется поле (или группа полей), содержащее данные однозначно идентифицирующие каждую запись в таблице. В нашем случае - это уникальный номер записи. Если Вы определили несколько полей как ключевые, то создается составной ключ. Набор значений в этих полях должны быть уникальны для каждой записи. Объявление первичного ключа препятствует вводу в таблицу повторяющихся блоков данных Одиночное ключевое поле автоматически индексируется. Индекс устанавливает порядок сортировки записей таблицы и вывода на экран и печать данных в определенном порядке. Поиск по неиндексированным полям долог и занимает большие объемы памяти.

Объекты Access Access представляет большой выбор способов хранения данных. Компоненты, которые используются для хранения и представления данных называются объектами. В Access существуют следующие объекты: таблицы формы отчеты запросы макросы модули

Таблицы Таблица – это объект для хранения данных

Формы – это объекты для заполнения таблиц и отображения запросов Иногда бывает удобно вводить и отображать данные, хранящиеся в отдельных записях. Формы позволяют видеть столько данных из таблицы, сколько вы пожелаете. Формат представления выбирается по собственному желанию. При работе с формой вы видите те же данные, что и в таблице. Если вы редактируете данные в таблице, то Access обновляет соответствующую информацию в форме.

ОТЧЕТЫ - это объекты для вывода информации из БД на печать При работе с данными часто приходится выводить информацию в различном виде. Access представляет мощные инструменты для генерации Отчетов. При составлении отчетов можно сортировать и группировать записи, производить вычисления над полями, представлять данные в любом формате

ЗАПРОСЫ – это объекты для получения сведений из БД Запрос в Access - это специально подготовленный вопрос об информации в базе данных. При помощи запросов можно: вести поиск или выбор данных, хранящихся в отдельных записях производить вычисления вставлять, изменять, удалять комбинировать данные из таблицы. Составляя запрос, можно указать интересующие: Таблицы поля записи преобразование данных

Конструктор запросов Язык SQL

МАКРОСЫ и МОДУЛИ Макрос - это последовательность операций, записанных в виде инструкций на специальном языке. С помощью макросов повышается эффективность работы с базами данных и сокращается время обработки данных Модуль - это совокупность процедур обработки информации, записанных на языке Access Basic