СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕТООБОРОТА ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРОТОСТАН 20 сентября 2012 года Москва ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН ЯМАЛОВ ИЛЬДАР УРАЛОВИЧ

2 «Логика ECM. Госуправление» (ранее БОСС-Референт 4J (СПО) – система для автоматизации документооборота в органах государственной власти 20 сентября 2012 г.

3 Особенности системы документооборота органов государственной власти Республики Башкортостан 1. Документооборот характерный для органов государственной власти Контроль исполнительской дисциплины Работа с обращениями граждан 2. Поддержка нескольких уровней иерархии ( 34 ОГВ, 7000 пользователей, документов в год+4000 подведомственных учреждений и работающих) 3. Наличие различных групп пользователей, отличающихся различным функционалом работы 4. Инструмент для автоматизации государственных услуг ( услуг, млн. предоставленных услуг ежегодно 5. Заседания коллегиальных органов 6. Автоматизация электронных административных регламентов 20 сентября 2012 г.

4 Преимущества СПО Существенная экономия на отчислениях вендорам на всех этапах жизненного цикла системы Возможность использовании системы во всей системе ОГВ РБ, включая подведомственные учреждения ( рабочих мест, 4000 организаций) Обеспечение высокого уровня сервиса по сопровождению системы Повышение надежности и безопасности функционирования системы Снижение производственных рисков, связанных с зависимостью от конкретного поставщика решения 20 сентября 2012 г.

5 Решение для малых рабочих групп – подключение подведомственных организаций Цели решения Организация документооборота в рамках выделенных рабочих групп с численностью не более 10 пользователей Минимизация затрат на подключение и эксплуатацию всей инфраструктуры решения Получение архитектурного решения для «прозрачного» масштабирования по числу пользователей и рабочих групп Концепция решения Все участники СЭД работают в рамках общего хранилища Взаимодействие на горизонтальном и вертикальном уровнях через обмен входящими и исходящими документами Возможность применения различных сценариев взаимодействия рабочих групп Применение общего сервера СКЗИ и других инфраструктурных компонентов Применение принципа «централизованного» администрирования 20 сентября 2012 г.

6 Архитектура системы Система построена по модульному принципу, который позволяет обеспечить наилучшие параметры по масштабируемости, полноте и достаточности применяемого функционала для решения задач 20 сентября 2012 г.

7 Модули расширения ядра Модули расширения решают конкретные задачи как в рамках автоматизации бизнес- процессов (например: модуль формирования отчетов), так и для реализации «сервисных» функций самой системы (например: модуль управления отложенными заданиями) Модули расширения, используя «внутренний» программный интерфейс ядра, способны компоноваться как единое приложение совместно с ядром, так и, используя «публичный» интерфейс, каждый модуль может быть выделен в отдельное J2EE приложение, которое, в свою очередь, может быть также размещено на отдельным сервере приложений 20 сентября 2012 г.

8 Модули расширения ядра Модули интерфейса реализованы посредством портлетов, вобрав в себя все преимущества портальных технологий, и разработанные в соответствии со спецификацией JSR168 Модуль интерфейса, являясь подключаемым и сменным компонентом пользовательского интерфейса, позволяют сформировать различного уровня сложности приложения Модуль интерфейса, для размещения требует наличие портальной среды (J2EE-Portal) 20 сентября 2012 г.

Интерфейс 9 Интерфейс ориентирован на решение задач разных категорий пользователей

17 июня 2012 г.10 Цели создания СЭД в Республике Создать систему межведомственного документооборота и обеспечить внедрение локальной СЭД в каждой организации ( ОГВ) 1) Сокращение сроков обработки документов внутреннего и внешнего документооборота 2) Обеспечение эффективного контроля исполнения поручений, приказов, распоряжений 3) Введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов 4) Упрощение процедуры и сокращение времени поиска документов по известным реквизитам, независимо от места хранения документа 5) Обеспечение интеграции с региональной системой межведомственного электронного взаимодействия

11 1. Создание необходимой нормативно-правовой базы 2. Создание информационно-коммуникационной инфраструктуры межведомственного электронного документооборота 3. Обеспечение юридически значимого межведомственного электронного документооборота. Задачи создания СЭД в Республике 20 сентября 2012 г.

Формирование нормативно-правовой базы 12 Подключение других организаций через заключение соглашение с координатором системы – Минсвязью РБ

13 Перспектива – проекты НПА (нужна разработка электронных регламентов) 20 сентября 2012 г.

Создание информационно-коммуникационной инфраструктуры межведомственного электронного документооборота Региональный центр обработки данных Мультисервисная сеть передачи данных (40 организаций, 10 gb/сек) Организационная поддержка. Проектный подход. Рабочая группа – 80 человек сентября 2012 г.

15 Функции СЭД «Логика ECM. Госуправление» (БОСС-Референт 4J (СПО) Работа с документами Учет и регистрация Создание шаблонов карточек Формирование маршрутов Создание резолюций и поручений Создание резолюций и поручений Контроль исполнения Формирование отчетов Формирование связок документов Формирование связок документов Штрих-кодирование и потоковое сканирование Штрих-кодирование и потоковое сканирование Работа с документами Протоколирование Уведомления Использование СКЗИ Поиск 20 сентября 2012 г.

16 Архитектура решения 20 сентября 2012 г.

17 Стратегия внедрения Сбор данных и требований Анализ и обработка полученных требований и данных Планирование и подготовка инфраструктурных решений Подготовка шаблона системы с предустановленными универсальными настройками Клонирование системы и оптимизация индивидуальных потребностей Обучение: Определение состава учащихся Подготовка интерактивных курсов Индивидуальный подход 20 сентября 2012 г.

18 Основные этапы внедрения Пилотный проект: Выявление основных потребностей и особенностей Настройка основных параметров системы под заказчика Полномасштабное аналитическое обследование 30 РОИВ: Интервьюирование ключевых представителей процесса обработки электронных документов Обследование ИТ инфраструктуры Составление и согласования технического задания для проекта Определение пакета документации 20 сентября 2012 г.

Результаты обследования документооборота ОИВ РБ 19 Группа 1 организации с децентрализованной регистрацией документов (5 %); Группа 3 организации с централизованной регистрацией документов 80 % Группа 2 организации с частично децентрализованной регистрацией документов 20 сентября 2012 г.

20 Модель процесса регистрации входящего документа

21 Интеграция СЭД и системы госуслуг Централизованный прием заявлений на оказание государственных и муниципальных услуг Республики через портал государственных услуг Укомплектование заявлений на оказание государственных и муниципальных услуг документами, которые должны запрашиваться органами власти, ответственные за оказание государственных и муниципальных услуг, у других участников процесса Обеспечение межведомственного взаимодействия при оказании государственных и муниципальных услуг Республики в рамках маршрутизации заявлений на оказание государственных и муниципальных услуг в органы власти, ответственные за оказание государственных и муниципальных услуг 20 сентября 2012 г.

Пример процесса внутриведомственного документооборота по оказанию услуги 22

23 Внедрение Апробация подготовленного решения Подготовка информационного пространства в рамках единого центра обработки данных Интеграция с существующим поставщиком средств криптографической защиты информации Интеграция с существующей системой СЭД Синхронизация справочной и нормативной документации Обучение пользователей системы Подготовка дистационного интерактивного курса обучения пользователей с тестированием уровня освоения Подготовка индивидуальных курсов для руководителей и делопроизводителей Составление кратких инструкций, видеороликов и памяток 20 сентября 2012 г.

ИТОГО: Общее количество зарегистрированных пользователей в СЭД на сегодняшний день приближается к 2000 Количество зарегистрированных пользователей СЭД в ОГВ РБ Результаты

ИТОГО: На текущий момент средний документопоток, обрабатываемый в СЭД БР 4J, вырос до 1000 документов в день Всего в СЭД ОГВ РБ обработано документов

ИТОГО: Службой технической поддержки зарегистрировано более 1500 запросов, из них отработано 1299 Статистика обращений пользователей в техническую поддержку

27 Полученные результаты Эффективное межведомственное электронное взаимодействие между государственными органами Республики Обеспечение автоматизированного управления документами и процессами их обработки, в том числе учета и контроля на всем жизненном цикле электронного документа Придание официального статуса электронным формам межведомственного взаимодействия государственных органов Республики путем использования электронной подписи Снижение трудоемкости и сокращение сроков исполнения документов в государственных органах Республики Обеспечение безопасного удаленного и мобильного доступа пользователей к документам в соответствии с их компетенцией Реализация регламентов оказания государственных услуг с использованием системы 20 сентября 2012 г.

ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА СВЯЗИ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН ЯМАЛОВ ИЛЬДАР УРАЛОВИЧ