« » «Создание внутреннего обучения в компании – гарантия стабильного роста дохода без дополнительных затрат»

Часть 1. основные данные

Откуда компания получает деньги?

Вариант 1: Дает учредитель.

Вариант 2: Берет кредиты в банке.

Вариант 3: Зарабатывает, т.е. получает от клиентов в обмен на свой продукт или услугу.

В обычной компании рядового сотрудника, как правило, мало интересует, откуда компания получила деньги. Гораздо больше его интересует размер собственной зарплаты.

Но для учредителя источник дохода играет первостепенную роль. С его точки зрения, наиболее приоритетным источником получения денег является клиент.

Продукт $ Компания Клиенты Есть только один способ увеличения количества денег, получаемых компанией от клиентов. Заключается он в увеличении количества продукта, выпускаемого компанией, и увеличении продаж этого продукта. Другими словами, - увеличении обмена компании с клиентами.

Но одного желания увеличить количество продукта еще недостаточно для реального увеличения дохода. В большинстве компаний этому будет мешать отсутствие четкой координации между подразделениями, нестыковки, ошибки в работе, систематические форс-мажоры и авральные ситуации.

Отсутствие эффективных должностных инструкций, правил и политик, регламентирующих деятельность компании и четкой структуры, в которой каждый сотрудник знает продукт своей работы, а каждое подразделение координирует свои действия с другими подразделениями на основе прописанных правил и стандартов взаимодействия приводит к управлению персоналом по принципу: «Эй, ты! Иди сюда!». При этом все делают одну работу, или никто не делает ничего.

Все это забирает ресурс времени и денег, и замедляет процесс производства.

Закон Чем больше вы «управляетесь», тем сильнее растет необходимость «управляться». В конце концов, если вы будете продолжать только «управляться», вы просто утоните.

Для того, чтобы действительно повысить эффективность работы компании при существующих ресурсах, необходимо создать более эффективную модель управления, позволяющую четко скоординировать деятельность подразделений и отдельных сотрудников, а также выявлять «узкие места», грозящие остановками и сбоями в работе. Данная модель представляет собой организующую схему, отображающую поток создания продукта компании.

Цикл производства При этом компания рассматривается как некий конвейер, каждый сборочный узел которого – подразделение компании, выполняющее свою часть работы и создающее продукт, который затем используется следующим подразделением для создания своего продукта, и так до конца всего цикла, - передачи продукта в руки клиента. Продукт $ Клиент

Для обнаружения «слабых звеньев» и своевременного устранения спадов производства используются графики статистик, отражающие динамику производства продукта каждым подразделением и каждым сотрудником.

ОРГСХЕМА, КАК ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ 1. Четкое распределение ключевых функций. 2. Отражение командных линий, продуктов, потоков частиц между подразделениями. 3. Ориентация персонала в компании, устранение замешательства, вызванного непониманием того, кто за что отвечает. 4. Ориентация на продукт. 5. Обнаружение перегруженных областей. 6. Отражение ротаций персонала. 7. Анализ потребности компании в персонале. 8. Анализ деятельности подразделений и компании в целом. 9. Обнаружение проблемных областей, устранение завалов и чрезвычайных ситуаций.

Для создания четкой системы координации в дополнение к орг.схеме создаются основные орг.политики компании. ОРГПОЛИТИКА ОРГПОЛИТИКА – это правило, способ действий или руководящее указание, благодаря которым можно успешно осуществить ОСНОВНУЮ ЦЕЛЬ ОРГПОЛИТИКА ОРГПОЛИТИКА – это долгосрочная истина, которая не меняется. Она основывается на том, что работало. То, что сегодня работало хорошо, завтра становится оргполитикой.

После внедрения орг.схемы создаются ПОЛНЫЕ должностные инструкции (Персональная Папка сотрудника) для каждого поста, отраженного на оргсхеме. Содержит: 1.Цель поста (назначение), 2.Его относительное положение поста на оргсхеме, 3.Описание поста (функционал), 4.Контрольный лист для изучения подборки технических материалов, содержащих технологию и ноу-хау поста, 5.Схема потоков, отражающая, какие частиц приходят на пост, какие изменения необходимо производить с этими частицами, и куда их потом направлять, 6.Продукт поста, 7.Статистики поста (Ключевые показатели). 8.Орг.политики и Правила, действующие в компании, которые необходимо знать и применять на данной должности.

Краткий перечень основных материалов: «Введение в компанию» - Краткая история компании. - Цель, замысел, продукт компании. - Стратегия компании. - Кодекс сотрудника компании. - Ценности компании (основы корпоративной культуры). - Общие Правила и Политики, действующие в компании. - Регламент работы (общие правила) для сотрудников компании. «Ориентация в компании» - Организующая схема компании. - Ориентация в подразделении. - Коммуникации в подразделении Персональные Папки сотрудников – это еще и специальные уникальные Курсы обучения сотрудников компании. Это собранные, проанализированные и разработанные (при необходимости оптимизированные) материалы для обучения сотрудников компании, что делает их эффективными с первых шагов работы в компании.

Краткий перечень основных материалов (продолжение): «Должностная инструкция сотрудника N» - Назначение должности. - Подчиненность (командные линии). - Основные функции. - Специализация (если есть) - Координация. - Отчетность. - Продукт. - Система ключевых показателей (статистики). «Индивидуальные профессиональные технологии и правила работы на должности N» - Технические правила и инструкции - Технологические правила и инструкции - Особенности работы («ноу-хау») - Государственные Нормы и Законы работы - Программное обеспечение и работа в нем «Система оплаты труда». - Положение о премировании. - Правила проведения оценки персонала. Статусы сотрудников. - Положение о стажировке. - Положение о наставничестве. И так далее и тому подобное

Составляющие: Контрольный лист --- ПРОГРАММА ОБУЧЕНИЯ Модули (порядок) прохождения Курса сотрудником. Какие материалы в каком порядке и в какой период работы в компании изучаются сотрудником Задания и упражнения Тренировки Ролевые Игры Учебные фильмы Специальные профессиональные книги по области деятельности сотрудника и/или компании К уникальным материалам для обучения сотрудников компании разрабатываются специальные Программы обучения. Данная система обучения дает возможность организовать эффективное самостоятельное изучение материалов сотрудником.

Часть 2. внутреннее нетренинговое обучение

Повторимся, что в отсутствие орг.схемы, формализованных эффективных правил, политик и технологий и системы обучения персонала управление компанией осуществляется по принципу: «Эй, ты! Иди сюда!»

Большое количество глупых ошибок, допускаемых сотрудниками, заставляет руководителя ужесточать дисциплину.

В результате персонал начинает увольняться.

Вы набираете новый персонал, который также не способен понять и выполнять свои обязанности.

Затем снова ужесточаете дисциплину, и сотрудники увольняются.

В результате вам приходится держаться за «незаменимых» сотрудников, которые умело пользуются своей «незаменимостью».

Сегодня система государственного образования не удовлетворяет потребностям бизнеса в компетентных молодых менеджерах и специалистах, необходимых компаниям для их динамичного развития.

Результатом этого являются перегруженные руководители, невыполненные обязательства, низкое качество продукции, низкий доход.

Внедрение основных инструментов управления будет «пробуксовывать», если у сотрудников не будет возможности изучать Технологию управления во внутренней академии.

«причиной любого падения статистик (…в том числе и дохода) являются две вещи: - Отсутствует найм или набор персонала; - Отсутствует обучение людей их обязанностям…»

Для того, чтобы справиться с этим необходимо создать внутри компании систему обучения персонала, которая обеспечит:

знание технологий и ноу-хау, используемых в компании

знание программного обеспечения, поддерживающее бизнес-процессы

изучение личностных курсов, формирующих необходимые навыки для работы

обучение будущих руководителей наличие Кадрового резерва.

ПРОБЛЕМЫ С КОТОРЫМИ МЫ СТАЛКИВАЕМСЯ, НАЧИНАЯ ОБУЧАТЬ ПЕРСОНАЛ Неодинаковый начальный уровень технической подготовленности сотрудников, а также разный уровень интеллекта, что обуславливает различную скорость усвоения информацию. Необходимость обучения сотрудников различных должностей. Нехватка специалистов по обучению, обладающих достаточными познаниями в различных областях. Недостатком времени, которое может быть выделено компанией на подготовку сотрудников соответствующей квалификации. Сложность составления расписания для группы, поскольку у сотрудников, входящих в группу, может быть различные графики работы. Проблема сотрудников, пропускающих занятия. Такие сотрудники отстают от группы, и с ними приходится заниматься индивидуально.

Нежеланием самих сотрудников обучаться, и отношением к обучению как к обязательной повинности.

ПОНИМАНИЕ = ПРИМЕНЕНИЕ Причина непонимания Решением этих проблем является использование Технологии обучения WISE

Супервизирование – альтернатива классно-урочной системе обучения Источник информации Специалист по обучению Сотрудник АУДИТОРНАЯ СИСТЕМА ОБУЧЕНИЯ: лекции, семинары и тренинги Передача информации Контроль понимания

Лидерство: 4-е ступени компетентности. Технология обучения. Супервизирование – альтернатива классно-урочной системе обучения Источник информации Специалист по обучению Стажер Классно-урочная система Передача информации Контроль понимания

Супервизирование – альтернатива классно-урочной системе обучения Источник информации Специалист по обучению Стажер Система супервизирования Передача информации Контроль понимания Отслеживание проявлений препятствий в обучении. Помощь в преодолении препятствий.

Супервизирование – альтернатива классно-урочной системе обучения СУПЕРВАЙЗЕР – специально обученный специалист по обучению, который наблюдает за студентами во время обучения.

Супервизирование – альтернатива классно-урочной системе обучения Супервайзер отслеживает проявления препятствий в обучении у студентов, и выполняет с каждым индивидуально точные шаги по их нахождению и устранению, приводя студента к 100% пониманию материала в каждый момент времени. Супервайзер не обязательно должен быть экспертом в данном предмете. Достаточно, чтобы он ориентировался в учебном материале и применял Технологию обучения.

Супервизирование – альтернатива классно-урочной системе обучения перечень теоретических и практических шагов, которые выполняются последовательно и дают в итоге те знания и навыки, которые необходимы для успешного завершения курса. КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ – это перечень теоретических и практических шагов, которые выполняются последовательно и дают в итоге те знания и навыки, которые необходимы для успешного завершения курса. Контрольный лист – это программа или маршрут движения студента по учебным материалам, с которой он работает самостоятельно.

Супервизирование – альтернатива классно-урочной системе обучения В контрольном листе рядом с каждым пунктом есть место, где студент (или проверяющий) проставляет свои инициалы и дату по мере того, как студент изучает, выполняет каждый пункт контрольного листа и сдает изученный материал супервайзеру. Когда напротив каждого пункта проставлены инициалы, контрольный лист считается завершенным.

Чему обучают сотрудников во Внутренней Академии: 1. Введение в компанию 2. Должностные инструкции 3. Технологии и специфика работы компании и подразделений 4. Технология и ноу-хау работы на конкретной должности в компании 5. Оргполитика компании 6. Специальные курсы по Технологии управления.

Цель вводного курса – сориентировать сотрудника в компании, и помочь ему за короткий срок справиться с замешательством. В этот курс могут быть включены следующие разделы «Введение в организацию» (для офисного сотрудника): 1. Начальная информация для нового сотрудника. Включает цель компании, замысел компании, историю компании, стратегию, моральный кодекс членов группы, основные принципы оргполитики (например, «Мы предоставляем то, что обещаем»). Также в этот раздел необходимо включить прояснение понятия «Технология управления», прояснение причины использования данной технологии в компании. 2. Описание общей структуры компании (перечня предприятий, филиалов, магазинов, и т.д.). 3.Ориентация в компании. Включает выяснение адреса, телефона приемной, телефона подразделения, в котором будет работать сотрудник, экскурсию по помещению офиса, экскурсию по подразделению, в которое направляется сотрудник, знакомство с руководителем и сотрудниками подразделения, руководителем и будущими коллегами.

4. Знакомство с графиком работы компании, подразделения и сотрудника. 5. Знакомство с организующей схемой компании (упрощенной). 6. Знакомство с системой коммуникации компании и правилами работы с электронной почтой. 7.Правила получения компьютера (если это предусмотрено), обустройство рабочего места, подключение электронной почты, присвоение пароля 8. Знакомство с компьютерными справочниками компании (если есть) и прочими информационными ресурсами (сайтами, базами данных, и т.п.). 9. Правила получения лимита на мобильный телефон (если есть). 10. Правила заказа канцтоваров. 11. Знакомство с системой заявок. 12. Правила начисления заработной платы.

Материалы вводного курса для новых сотрудников должны быть достаточно компактны, чтобы не получился «слишком длинный разбег в обучении», когда сотрудник на протяжении нескольких месяцев обучается, но ничего не производит. Закон: «Вероятность потерпеть неудачу прямо пропорциональна длине пути приближения. Это – закон. Вероятность потерпеть неудачу прямо пропорциональна длине пути приближения…»

Первоочередная задача программы открытия академии гласит «Назначьте кого-то из ваших сотрудников тренером компании. Проследите за тем, чтобы он прошел надлежащее обучение и мог выполнять свои функции». Очень важно, чтобы кандидат в тренеры был сотрудником, проработавшим в компании достаточно долгое время, и продемонстрировавшим свою продуктивность. Он также должен уметь хорошо общаться с людьми, и должен желать обучать других людей 1.Шаг первый: подбор и обучение специалиста по обучения

Последовательность подготовки тренера для академии может быть такой: проведите опрос, и найдите подходящего сотрудника, желающего обучать других; проведите с ним беседу, и «продайте» идею открытия академии и его обучения; направьте этого человека на обучение по курсам: Курс «Руководство по основам обучения» / «Ключ к эффективному обучению», Курс «Улучшение бизнеса путем общения», Курс «Подъемы и спады», Курс «Достоинство и целостность личности», Курс «Базовый курс тренера».

Перед тем, как направить будущего тренера на обучение, заключите с ним договор, в котором укажите, что компания берет на себя оплату обучения сотрудника, а сотрудник, в свою очередь, обязуется отработать в компании 3 (5) лет, предоставляя обучение персоналу компании. Если законодательная база не позволяет заключить с сотрудником такой договор, заключите с ним этическое соглашение, которое не будет иметь юридической силы, но, тем не менее, повысит ценность обучения в глазах данного сотрудника, повысит уровень его ответственности.

Существует важный принцип, который необходимо соблюдать при обучении и развитии персонала: «ПРОЯСНИТЕ, ЧТО ЯВЛЯЕТСЯ ПРОДУКТОМ НА ДАННОМ ПОСТУ. О ШЛЯПЛИВАЙТЕ ИСХОДЯ ИЗ ЭТОГО», - Л. Рон Хаббард. 2. Шаг второй: создание вводного курса

Построение академии лучше всего начать с создания простого вводного курса для новых штатных сотрудников. Организовав обучение в академии «новичков», со временем вы сможете сделать его более реальным и для «старичков».

Если у вас нет хорошего специалиста, который мог бы разработать вводный курс для нового сотрудника компании, написав его простым языком, - разработайте первый курс сами. потратьте на написание курса разумное количество времени, и даже если результат будет далек от совершенства, запускайте его в работу. Любой курс лучше, чем отсутствие курса. Закон: «… если неправильное действие – это бездействие и если перед нами стоит вполне определённая цель или если существует необходимость предпринять что-то для её достижения, значит, что бы вы ни сделали – это будет более правильным, чем бездействие», - Л. Рон Хаббард.

3. Шаг третий: создание глоссария специальных терминов В каждой компании имеется свой набор специальных терминов и сленговых выражений. Поэтому, приступая к созданию первого курса академии, необходимо параллельно начать составление глоссария специальных терминов.

Закон: «В основе любого искажения смысла или действия лежит непонятое слово», - Л. Рон Хаббард

4. Шаг четвертый: оборудование академии При выполнении 1 и 2-й рабочих задач программы построения академии Рабочей тетради МАНХ, лучше всего использовать проверочный список «Что такое курс?» ИП ОХС от 16 марта 1971 П 1 курса «Шляпа студента». Если в вашей академии будет работать компьютерный класс, необходимо установить в нем достаточное количество компьютеров, при необходимости подключив их к серверу с учебными базами данных (в таком классе можно проводить обучение компьютеризированному товарному учету магазинов, технологии заказа товаров, аналитике продаж, системам ведения проектов, и проч.).

5. Шаг пятый: издание правил, регламентирующих обучение сотрудников - Правила направления на обучение, - Объем обучения, который необходимо завершить новому сотруднику, прежде чем он получит соответствующий статус (категорию), и сможет начать самостоятельную работу в должности, - Регламент обучения в академии работающих сотрудников и стажеров, - Перечень курсов, которые предоставляет академия (включая курсы по Технологии управления), - Содержание курсов, а также перечень компетенций, которые сотрудник получит, пройдя тот либо иной курс, - Указать, что обучение в академии для действующих сотрудников предоставляется бесплатно. Закон: Обучение уже работающих сотрудников должно быть добровольным

6. Шаг шестой: разработка специальных курсов После того, как академия заработает, и начнет обучение новых сотрудников вводному курсу и основным технологиям производства, вы можете провести анализ организации, и выявить основные проблемы, которые можно уладить с помощью обучения. Закон: «ОШЛЯПЛИВАЯ ЧЕЛОВЕКА, ВЫ ДЕЛАЕТЕ ЕГО ЗНАЧИТЕЛЬНО СИЛЬНЕЕ, ПОСКОЛЬКУ ПОМОГАЕТЕ ЕМУ УДЕРЖИВАТЬ СВОЙ ПОСТ».

7. Шаг седьмой: продвижение курсов WISE, предоставление Технологии управления Необходимо не навязывать сотрудникам обучение в академии, а «продавать идею» того, что обучение в академии поможет эффективней справляться с работой, добиваться роста статистик и роста заработных плат.

Закон «ЕСЛИ ЧЕЛОВЕК ВЛАДЕЕТ ТЕХНОЛОГИЕЙ ТОГО, КАК ЧТО - ЛИБО ДЕЛАТЬ, И ЕСЛИ ОН МОЖЕТ ДЕЛАТЬ ЭТО И ИСПОЛЬЗУЕТ ЭТУ ТЕХНОЛОГИЮ, ТОГДА ЭТО НЕ МОЖЕТ ВЛИЯТЬ НА НЕГО НЕБЛАГОБПРИЯТНЫМ ОБРАЗОМ», - Л. Рон Хаббард.

8. Шаг восьмой: обучение руководителей, создание кадрового резерва Если у вас есть продуктивные сотрудники, добившиеся на своих постах высоких статистик, которые жаждут дальнейшего роста, которые хотят стать руководителями, и если в настоящий момент у вас нет для них соответствующих вакансий, вы можете организовать им бесплатное обучение без отрыва от производства по ТИПам, включающим соответствующие курсы WISE.

9. Шаг девятый: создание коррекционного обучения Вы можете ввести в компании систему направления сотрудников в академию на коррекционное обучение. Например, если сотрудник допускает ошибки в работе, искажает технологию, или не соблюдает установленные правила, этому сотруднику выписывается направление на коррекционное обучение.

10. Шаг десятый: поддержание стандартов качества предоставления обучения в академии Для того чтобы обучение давало хорошие результаты, и академия выпускала квалифицированных сотрудников, применяющих полученные знания в своей работе, и получающих продукты своих постов, необходимо поддерживать в академии стандартную Технологию обучения и технологию работы тренера. Для этого необходимо систематически проводить инспекции работы академии.

Кроме того, необходимо периодически проводить тренировки специалистам по обучению (тренерам) по навыкам общения. Закон «Курс (или если уж на то пошло, любая деятельность) не может проводиться наполовину стандартно или «довольно-таки этично». Он должен проводиться полностью по стандартной технологии и полностью этично. Если дело обстоит на так, то уровень этики у вас будет постепенно снижаться, админ исчезнет, а стандартная технология скатится до: «Мы применяем кое-какую технологию по мере возможности».

Спасибо за внимание!