EGEE is a project funded by the European Union under contract IST NA2 Dissemination Татьяна Стриж RDIG-EGEE совещание, Москва 14 сентября

All Activity Meeting, CERN, 18th June NA2 - RDIG Конференция в Дубне, GRID2004 Отчетные материалы(1 сентября 2004) Требования к предстоящим отчетам Следующие конференции

All Activity Meeting, CERN, 18th June Конференция в Дубне, GRID Июня- 2 июля, Дубна, ОИЯИ, ЛИТ 204 участника, 76 докладов Болгария, Белоруссия, Германия, ЦЕРН, Чехия, Словакия, Армения, Украина 14 городов России, 29 институтов и университетов 13 докладов представлено участниками EGEE Все презентации выложены на сайте Готовятся труды конференции- прислано пока 18 докладов. Срок подачи – 20 сентября

All Activity Meeting, CERN, 18th June Отчетные материалы К 1 сентября представлены материалы в отчет в TERENA Развернутые отчеты получены от KIAM, PNPI, JINR Необходимо было ответить на следующие вопросы Media Coverage (please supply any media cuttings) Number of news releases issued and in what languages Events where EGEE has been promoted with material (please include date, name of event, country, number of attendees if known and what material) Events where EGEE has been presented (please include date, name of event, country, name of person(s) presenting and number of attendees if known); Number of contacts made via these events (include names, country and job titles if known); Number of own language websites (please report if you have set-up own language EGEE websites or indeed if you have a place for EGEE on your own websites) AND number of hits on those websites for each month of the project so far Number of individuals registering/asking to receive more information about EGEE (please indicate names, countries and job titles); Number of information sheets issued and in what languages (if you have translations please send me a copy for inclusion in the report)

All Activity Meeting, CERN, 18th June NA2 - RDIG

All Activity Meeting, CERN, 18th June

All Activity Meeting, CERN, 18th June NA2 Work Breakdown Structure Set-up LOC Confirmation of conference venue, draft budget Definition of conference programme and other co- located events PR and publicity material preparation Conference Launch Set-up PC NA4 Publicity Material EGEE External website lists Media Relations Conference Organisation Corporate Style / Branding NA3 NA2

All Activity Meeting, CERN, 18th June Требования к предстоящим отчетам Важно заинтересовать проектом EGEE новые круги его потенциальных пользователей – заинтересовать настолько, чтобы они стали его реальными пользователями. Эта задача будет решаться, в частности, следующими средствами связи и распространения информации: Чтобы EGEE постоянно упоминался в новостях, совершенно необходимо регулярно передавать в средства массовой информации (СМИ) связанные с ним небольшие сообщения. Информация о EGEE, ориентированная на конкретные круги потенциальных пользователей, должна распространяться через важнейшие из тех СМИ, чьей аудиторией являются эти круги. Участники NA2 должны в своих регионах выявить категории потенциальных пользователей. Должны создаваться веб-сайты на разных языках. Окончательно должны быть разработаны фирменная символика (брэнд) и корпоративный стиль. За образцами, которым должны следовать выпуски новостей, информационные материалы, брошюры, презентации Power Point, постеры, обращаться к проекту TERENA. CERN должен определять на несколько месяцев вперёд ключевые послания EGEE, чтобы можно было планировать распространение информации. Необходимо разрабатывать и издавать больше рекламных материалов. Информация о EGEE должна в том или ином виде появляться на местных и международных мероприятиях.

All Activity Meeting, CERN, 18th June Требования к предстоящим отчетам Участники NA2 должны ежемесячно отправлять в TERENA соответствующие данные. Данные за месяцы с 1-го по 4-й участники NA2 должны предоставить TERENA не позднее 10 августа Августовские данные – не позднее 10 сентября и т.д. Оценка успеха NA2 на протяжении проекта позволит должным образом улучшить взаимопонимание его участников и методику работы. Простейшая оценка – анализ прессы. Объём публикаций будет измеряться так же, как у платной рекламы и публиковаться в предстоящих выпусках Отчёта по распространению информации: М6, М12, М18 и М24. Уровень информационной активности в первом приближении можно оценивать простым подсчётом пресс-релизов на разных языках, информационных листов и т.д. Относительно событий, где EGEE рекламируется (распространяются рекламные материалы EGEE) и/или особо представлен (кто-то выступает с официальным представлением EGEE): все, кто работает в EGEE, обязаны уведомлять своих партнёров по NA2 внутри своих федераций обо всех презентациях EGEE, поскольку такие сведения понадобятся для Отчёта по распространению информации и, по меньшей мере, они будут давать представление о том, какие круги потенциальных пользователей были охвачены.

All Activity Meeting, CERN, 18th June Требования к предстоящим отчетам Ведение централизованного учёта контактов, произошедших на мероприятиях, встречах, презентациях и т.д., позволит в рамках NA2 сравнивать: кто проявил интерес и кто пошёл дальше проявления интереса и записался на учебный курс EGEE. Конечно, практически нереально получить список всех участников всех событий, но те, кто занят в NA2, должны спрашивать тех, кто берёт информацию о EGEE, не хотят ли они включиться в список рассылки EGEE. Эти сведения должны передаваться в TERENA, где будет вестись централизованный список рассылки. В зависимости от статистики, может быть, понадобится разделить этот список между участниками NA2, чтобы обеспечить получение информации о EGEE интересующимися отдельными лицами. Например, разумно предположить, что отдельно будет рассылаться контактная информация на русском языке. Самая надёжная основа оценки – обратная связь. Она будет вестись, в частности, посредством анкет (они ещё разрабатываются), которые будут раздаваться на конференциях EGEE и учебных мероприятиях NA3. Предусмотрено обязательное наличие вопросов: где конкретные опрашиваемые люди узнали о EGEE, почему решили включиться, намерены ли и дальше иметь дело с EGEE и т.д. Это позволит службе NA2 выявить наиболее действенные каналы связи. Ведение статистики посещений сайта для всеобщего доступа [R3] (и посещений сайтов на разных языках, когда эти сайты появятся); ведение статистики посещений технических сайтов. Ведение статистики отдельных лиц, подписавшихся через сайт для всеобщего доступа на получение информации о развитии EGEE [R3].

All Activity Meeting, CERN, 18th June TERENA NA2 Resourcing Task RefTask DescriptionMonth Start Month End Total effort (TERENA) pm Task Explanation TNA2.01Maintaining external EGEE Website, mailing list and tools (month 1, 6) 112 TNA2.02Maintaining NA2 Internal Website 1121CERN LEAD TNA2.03Co-ordination of dissemination activities (NA2 partners) 1121 TNA2.04Production of appropriate PR material, press releases etc 1126 TNA2.05Organisational support for two conference events each year 1126 TNA2.06Provide and revise dissemination strategy (month 3, 9, 15) 1121 TNA2.07Provide reports on the dissemination activities (month 6, 12, 24) 1121 TNA2.08Liaison with NA3 (training) and NA4 (application area) 1121 TNA2.09Management 1125 TNA2.10Other dissemination activities 1121 TNA2.11Attendance External Events 1121

All Activity Meeting, CERN, 18th June Overview of NA2 Products

All Activity Meeting, CERN, 18th June Risk Analysis Keeping good Communication between Partners ! Large number of Individuals working in NA2 80 names 21 organisations Danger of Divergence from EGEE Style TERENA needs constant feedback from ALL PARTNERS

All Activity Meeting, CERN, 18th June Den Haag, November 2004 IST nd EGEE CONFERENCE eIRG Opening Plenary Minister DEISASEE-GRID? Closing Plenary CORE WORKING DAYS 15 th 17 th 18 th 19 th 22 nd 26 th

All Activity Meeting, CERN, 18th June Website Address Conventions The current situation is anarchic and non-intuitive Some examples (for demonstration – not criticism !)

All Activity Meeting, CERN, 18th June Proposal Portal is: Use this address as single access point to all EGEE Pointers to all information sources should be available Public Information Source is Current intranet is really a technical repository It should be named as such It should not be part of the CERN domain It should be part of the eu-egee.org/ domain It should have a coherent set of access rights PUBLIC – Freely accessible RESTRICTED – Project Members only PRIVATE – For Activity Partners only Address: