Оптимизация и регламентация бизнес-процессов

Оптимизация и регламентация бизнес-процессов – совершенствование существующих бизнес- процессов за счет ликвидации их явных недостатков на основе критериев оптимальности с последующей разработкой документов, определяющих порядок и содержание процедур бизнес-процессов. 2 Назначение услуги Оптимизация Регламентация Основной целью оптимизации бизнес-процессов является качественное улучшение деятельности компании и ее отдельных направлений.

3 Основные причины для заказа услуги Снижение эффективности деятельности Снижение эффективности управления компанией Отсутствие прозрачности осуществления бизнес-процессов Отсутствие прозрачности осуществления бизнес-процессов Значительный неконтролируемый рост численности персонала Проблемы операционного характера Подготовка к внедрению системы менеджмента качества Оптимизация и регламентация бизнес-процессов Оптимизация и регламентация бизнес-процессов Эффективная система управления Регламентированное осуществление бизнес-процессов Стабилизация и урегулирование роста численности персонала Снижение издержек, увеличение объемов и качества Снижение издержек, увеличение объемов и качества Поддержка в актуальном состоянии системы менеджмента качества Качественное улучшение деятельности

4 Основные этапы оказываемой услуги 1. Диагностика и описание бизнес-процессов компании Анализ специфики функционирования компании и выявление «проблемных зон» и особенностей существующей системы управления; Анализ качества действующих стандартов/регламентов выполнения процедур и работ; Определение перечня ключевых бизнес-процессов, приоритетных для эффективной работы компании в соответствии с ее стратегическими целями; Построение моделей бизнес-процессов «как есть»; Согласование с Заказчиком моделей «как есть». 2. Оптимизация бизнес-процессов компании Анализ и оценка бизнес-процессов «как есть» по критериям оптимальности; Построение моделей выполнения бизнес-процессов «как должно быть»; Согласование с Заказчиком моделей бизнес-процессов «как должно быть»; Определение ключевых бизнес-процессов, подлежащих регламентации. 3. Регламентация деятельности компании Разработка проектов регламентов в соответствии с моделями бизнес-процессов; Доработка и/или разработка новых документационных форм промежуточных и конечных результатов реализации бизнес-процессов; Согласование проектов регламентов с экспертами Заказчика; Внесение изменений на основании результатов согласования; Внедрение регламентирующих документов посредством проведения обучающих семинаров, тренингов, деловых игр.

5 Инструменты для моделирования бизнес-процессов Кросс-функциональная схема (Visio) Нотация EPC (ARIS) Нотация IDEF0 (BРWin) Другой процесс Документ 1 Документ 2 Документ 3 Должность и роль Имя процедуры Материал Имя процедуры или нет Участник процесса Процедура Документ Событие Кросс-функциональная схема используется для представления алгоритма (сценария) выполнения процесса и позволяют задать причинно-следственные связи и временную последовательность выполнения действий процесса. Кросс-функциональную схему можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0. EPC – нотация графического моделирования, используемая для представления алгоритма выполнения процесса. Диаграмма, описанная в нотации EPC, представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие её. В нотации EPC ветвление стрелок осуществляется с использованием операторов. В отличие от нотации IDEF0 нотация EPC позволяет удобно описать нелинейное выполнение бизнес-процесса. IDEF0 – нотация графического моделирования, используемая для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, потоки информации и материальных объектов, связывающих эти функции. Диаграммы IDEF0 позволяют понять, какие объекты или информация служат входами для процессов, какие результаты следуют из проделанных работ, что является управляющими факторами и какие ресурсы для этого необходимы. Нотация IDEF0 помогает выявить формальные недостатки бизнес-процессов, что существенно облегчает анализ деятельности предприятия. Вход Управление Выход Механизмы, ресурсы Процедура 1 Процедура 2

6 Основные принципы при оптимизации бизнес-процессов Основа оптимизации Оптимизация бизнес-процессов производится на основе реальной модели работы компании («как есть»), что позволяет систематизировать процесс и обеспечивает целостность формируемой модели. Направление оптимизации Оптимизация бизнес-процессов проводится по принципу «от частного к общему», т.е. сначала анализируются и оптимизируются процессы нижнего уровня, а затем, понимаясь снизу вверх, выявляются и устраняются недостатки процессов верхнего уровня. Критерии оптимальности При оптимизации бизнес-процессов осуществляется всесторонняя оценка на соответствие критериям оптимальности: схемы бизнес-процесса; требований к конечному и промежуточным результатам бизнес-процесса; промежуточных шагов бизнес-процесса; управления бизнес-процессом. При оптимизации бизнес-процессов осуществляется всесторонняя оценка на соответствие критериям оптимальности: схемы бизнес-процесса; требований к конечному и промежуточным результатам бизнес-процесса; промежуточных шагов бизнес-процесса; управления бизнес-процессом.

7 Подходы Евроменеджмент в регламентации бизнес-процессов Регламентация осуществляется только на основе модели бизнес-процессов Для каждого уровня процессов формируется своя структура документа Формируется стиль регламентации Структура регламента 1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1.Назначение 1.2.Область применения 1.3.Термины и сокращения 2.УСЛОВИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ 2.1.Предварительные условия 2.2.Требования к конечному результату 2.3.Ограничения 3.ТРЕБОВАНИЯ К ПРОЦЕДУРАМ 3.1.Наименование процедуры Кто и в каком случае выполняет Какие действия совершает Что является результатом выполнения процедуры Требования к процедуре Возможные исключения при выполнении процедуры 3.2… 4.КОНТРОЛЬ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 4.1. Контроль за выполнением требований 4.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение данного Регламента 5.ПРИЛОЖЕНИЯ Модель бизнес-процесса; Шаблоны документов, используемых в процессе. Структура регламента 1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1.Назначение 1.2.Область применения 1.3.Термины и сокращения 2.УСЛОВИЯ И ОГРАНИЧЕНИЯ 2.1.Предварительные условия 2.2.Требования к конечному результату 2.3.Ограничения 3.ТРЕБОВАНИЯ К ПРОЦЕДУРАМ 3.1.Наименование процедуры Кто и в каком случае выполняет Какие действия совершает Что является результатом выполнения процедуры Требования к процедуре Возможные исключения при выполнении процедуры 3.2… 4.КОНТРОЛЬ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 4.1. Контроль за выполнением требований 4.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение данного Регламента 5.ПРИЛОЖЕНИЯ Модель бизнес-процесса; Шаблоны документов, используемых в процессе. Деятельность компании Направление деятельности Бизнес-процесс базового уровня Процедура Действие

8 Примеры реализованных проектов ООО «Орглот» (Гослото) (моделирование бизнес-процессов) ОАО «ГидроОГК» (оптимизация бизнес-процессов и их регламентация) ОАО «Ленэнерго» (разработка комплексной модели бизнес-процессов, регламентация основных процессов (производственный, финансовый сектор), регламентация процессов для автоматизации) ОАО СК «Прогресс-Гарант» (разработка регламентирующих и организационных документов, регламентация бизнес-процессов для последующей автоматизации) Филиалы ОАО «ОГК-6» (Новочеркасская ГРЭС, Киришская ГРЭС) (разработка комплексной модели бизнес-процессов, регламентация основных процессов) Группа компаний «ВМИ»(разработка комплексной модели бизнес-процессов, регламентация всех основных процессов) ОАО «Карелэнерго», ОАО «Липецкэнерго», ОАО «Удмуртэнерго» (оптимизация бизнес-процессов и регламентации взаимодействия подразделений при реформировании компании) ООО «Росхлебопродукт» (регламентация деятельности) ООО «Московская Городская Служба Недвижимости» (оптимизация организационной и функциональной структуры, разработка регламентирующих и организационных документов) ОАО «ОГК-5» (проектирование бизнес-процессов и процессно-ориентированной организационной структуры) ОАО «Инженерный центр ЕЭС» (формирование целостной модели бизнес- процессов верхнего уровня) ООО «РИТ XXI век» (разработка стандартов обслуживания и регламентация бизнес-процессов для тиражирования бизнес-единиц)

9 Наши координаты Подробную информацию об оказываемых услугах можно узнать по многоканальному телефону: (495) (отдел по работе с клиентами) ОФИС: Адрес: г. Москва. Ул. Верхняя д.34 Teл.: (499) , , Е-mail: Интернет-представительство: