1 Эффективность деятельности службы ДОУ. Показатели оценки деятельности (KPI) Иритикова Вера Степановна, заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии управляющих документацией ИНФОДОКУМ-2009 Москва, ноября 2009 г. Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности

2 1. Ключевые показатели эффективности деятельности (KPI) 2. Новые подходы к оценке деятельности в связи с концепцией управления документами. 3. Система KPI. 4. Вопросы, нуждающиеся в регламентации.

3 Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности Показатели эффективности деятельности – KPI (Key Performance Indicators) Главный критерий оценки деятельности службы ДОУ – полнота реализации функций, закрепленных Положением о подразделении. В рамках корпоративного планирования (в организации внедрена система управленческого учета) в оценку вводятся экономические показатели (количественные), учитывающие штатную численность, ФОТ, объем документооборота, нормы выработки и т.п. В процессе развития корпоративной культуры учитываются в качестве показателей культура общения, культура рабочего места, безусловное соблюдение установленных норм и правил поведения и т.п. качественные показатели.

4 Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности Новые подходы к оценке деятельности службы ДОУ возникают в связи с внедрением концепции управления документами. ГОСТ Р ИСО : «Управление документами – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» Система управления документами рассматривается и как организационная система, и как информационная система. Служба ДОУ становится центром компетенций в области управления документами

5 Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности Система безопасности Система трансляции внутрикорпоративной информации Система управления персоналом: Система компетенций Система мотивации Система KPI Система делегирования полномочий Система нормативов Организация управления: Система корпоративного управления Система «административного» управления Система согласования Система контроля Система принятия решений: Система распорядительной деятельности Система коллегиальных органов Система совещаний

6 Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности Система KPI: Производственные показатели; KPI результативности; KPI эффективности; KPI качества; KPI взаимодействия. Данная система является универсальной и гибкой, т.к. позволяет оценивать и деятельность службы ДОУ, и деятельность всех других подразделений организации. Инструмент, которым владеет служба ДОУ (СЭД, КИС), объективно и независимо предоставляет информацию о KPI и дает возможность формировать систему измерителей (конкретных значений показателей) в рамках системы мотивации. Измеряться значения KPI должны с определенной периодичностью (ежедневно, еженедельно, ежемесячно)

7 Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности Примеры: 1. Служба контроля исполнения в составе службы ДОУ 1.1. KPI ответственных исполнителей (связь с системой мотивации и процедурой оценки): Процент исполненных поручений: % - А; 75-90% - В; 55-75% - С (соответствие требованиям); Процент исполненных в срок поручений (от общего количества исполненных): 70-90% - А; 50-70% - В; 35-50% - С (соответствие требованиям) KPI сотрудников Контрольной службы: -Положительная динамика исполнения поручений Руководства - 12% (плановый показатель, т.е. увеличение доли исполненных поручений на 1% ежемесячно); -Своевременность доведения поручений до исполнителя – 24 часа KPI сотрудников - контролеров: -Своевременность доведения поручений до исполнителя – 24 часа или «день в день». -Своевременность выполнения запросов о состоянии исполнительской дисциплины (по исполнителям и подразделению) – 100% 2. Предоставление информации для оценки деятельности 2.1. KPI руководителя подразделения/вида бизнеса Количество/процент документов с «выпускающей» визой данного руководителя, согласованных в установленные сроки Количество/процент документов, инициированных подведомственными подразделениями, подписанных руководством «с первого раза»

8 Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности Вопросы, нуждающиеся в регламентации: - структура и функции службы делопроизводства (ДОУ); подчиненность, численность и должностной состав; -разработка справочников и классификаторов; -унификация документов; -организация документооборота, регламентация взаимодействия структурных подразделений, разработка показателей оценки деятельности (KPI взаимодействия ); -организация системы контроля исполнения документов; -организация системы согласования документов; -организация системы работы с электронными документами, в том числе в рамках системы МВЭД; -организация системы трансляции документов; -организация работы с отдельными комплексами документов в рамках формирования документального фонда.

9 Эффективность службы ДОУ. Показатели оценки деятельности Как внедрять систему показателей оценки? 1. Разрабатывать организационные основы управления документами: -политика управления документами; -зоны ответственности и система принятия решений; -положения о подразделениях; -регламенты и технологические инструкции; -стандарты поведения и стандарты оказания услуг 2. Включать показатели оценки, которые даёт система управления документами, в систему мотивации 3. Осуществлять мониторинг показателей 4. Управлять показателями и измерителями Общий алгоритм формирования системы KPI: зона ответственности – функции – цель – показатели – вес- плановые и фактические значения