Практический семинар по оперативному планированию Красноперекопск, 21 – г. Во имя общего блага. Стратегии устойчивого развития и их внедрение в жизнь путем оперативного планирования, как инструмента эффективного управления. Лучший польский опыт во имя укрепления структур местного самоуправления в Автономной Республике Крым Проект профинансирован в рамках программы польской заграничной помощи Министерства Иностранных Дел Республики Польша в 2011 г.

Рамочная программа семинара - мастерской Вступительная часть семинара-мастерской, Презентация примера проекта, который был реализован в Польше, Вступление в Управление Циклом Проекта (PCM), Работа над проектами, Разработка проектных формуляров. 2

Конкретная тематика мастерской Цикл управления проектом. Чем является проект? Откуда берутся проекты? Вопросы, которые нужно себе задать перед началом проекта. Анализ заинтересованных сторон. Анализ проблем. Анализ целей. Логическая матрица проекта. Определение деятельности в проекте. Показатели проекта. Структура проекта. График и затраты в проекте. Бюджет проекта. Мониторинг и отчетность в проекте, 3

Вступительная часть мастерской – график работы Понедельник Работа в рамках мастерской 10:00 – Перерыв на кофе 11:30 – Работа в рамках мастерской 11:45 – 13:15 Обед 13:15 – 14:00 Работа в рамках мастерской 14:00 – 15:35 Перерыв на кофе 15:30 –15.45 Работа в рамках мастерской 15:45– 17:15 Вторник Работа в рамках мастерской 9:30 – Перерыв на кофе 11:00 – Работа в рамках мастерской 11:15 – 13:00 Обед 13:00 – 13:45 Работа в рамках мастерской 13:45 – 15:15 Перерыв на кофе 15:15 –15.30 Работа в рамках мастерской 15:30– 17:00 4

Вступительная часть мастерской – график работы Среда Работа в рамках мастерской 9:30 – Перерыв на кофе 11:00 – Работа в рамках мастерской 11:15 – 13:00 Обед 13:00 – 13:45 Работа в рамках мастерской 13:45 – 15:15 Перерыв на кофе 15:15 –15.30 Работа в рамках мастерской 15:30– 17:00 5 Четверг Работа в рамках мастерской 9:30 – Перерыв на кофе 11:00 – Работа в рамках мастерской 11:15 – 13:00 Обед 13:00 – 13:45 Работа в рамках мастерской 13:45 – 15:15 Перерыв на кофе 15:15 –15.30 Работа в рамках мастерской 15:30– 17:00

вступительная часть мастерской Представление участников и ведущих 6

7 Принципы работы на семинаре-мастерской Позволь другим завершить высказывание и слушай Говори коротко и по теме Пользуйся как можно больше вкладом других лиц Время от времени выясняй и подтверждай соответствие понимания одних и тех же вопросов с другими Реагируй позитивно Вноси свой вклад в результат работы группы, не будь только зрителем – это не хорошо по отношению к другим членам группы

8 Старайся лучше узнать людей с которыми работаешь Не обращайся к людям, разговаривай с людьми Старайся все недоразумения выяснять сразу Не выступай с позиции авторитета власти Выражай собственные чувства и уважай чувства других Старайся, чтобы все были на одинаковом уровне информации Будь готов к компромиссу, а иногда проверяй все ли разделяют твою позицию Принципы работы на семинаре-мастерской

Что такое проект ? 9

История управления проектами Строительство ПИРАМИД ; Строительство Великой Китайской Стены ; Манхэттенский проект ( создание атомной бомбы ) ; Проект Аполлон.

Проект и управление проектом согласно методике PM Проект это мероприятие, которое бывает только один раз, оно ограничено во времени и дает определенный результат ( например, новая организация, новый элемент общественной инфраструктуры, новый продукт фирмы и т. д.) Управление проектом это эффективный способ руководства и реализации проектов, независимо от их сферы, продолжительности и масштабов задействованных ресурсов и людей

Черты проекта Проводится только раз – является уникальным, Является комплексным – включает в себя все элементы обусловливающие реализацию цели, как правило переходит обычные организационные рамки и касается нескольких частей организации, Должен давать определённый результат, напр. новый продукт, новую форму, новую организацию, Является ограниченным во времени, имеет своё начало и конец, Всегда связан с неопределённостью по вопросам времени и затрат, Состоит из нескольких фаз и этапов. 12

13 Почему проекты…? … поскольку способность к разработке и осуществлению проектов обеспечивает возможности для эффективной работы. Кроме того, только на основании готовых, описанных проектов могут быть разработаны заявки на предоставление или получение средств для проведения деятельности...

14 Способность логической, последовательной и оптимальной организации, координации и использования всех имеющихся ресурсов для того, чтобы - с учетом граничных условий и внешних факторов - достичь цели проекта, реализуя последовательность соответствующих действий и развивать результаты, которые можно измерить, проверить и сравнить. Проектное мышление

15 Если мы управляем по-старинке … Энтузиазм плавание катастрофа спасайся, кто может!

Успех проекта Применение метода управления проектом, учитывающего технико- организационные аспекты Эффективное управление проектной командой, учитывающее аспект поведения людей PM Методика УП Управление командой УП Успех проекта

17 Потребности/ проблемы Цели Ресурсы (финансовый вклад, оборудование, человеческие и экологические ресурсы Продукты (произведенные блага и услуги) Результаты (непосредственные и немедленные эффекты) Влияние (долгосрочные эффекты) Непосредственные и глобальные проект Проект – откуда берутся проекты?

Что должен учитывать проект? Что? Что мы хотим сделать? Что должно быть сделано? Кто? Кто должен это сделать? Кто отвечает и будет отвечать за реализацию проекта? Когда? Когда мы хотим начать и когда намерены закончить? Какими будут самые важные этапы реализации проекта? Где? Где этот проект должен быть реализован? В каком месте будет находится постоянный орган координации проекта? Почему? Почему мы хотим заняться этим? Откуда мы знаем, что наш проект будет обязательно нужным и обоснованным? Почему именно мы, здесь и сейчас должны этим заняться? 18

Для кого? Кому должен служить этот проект? Кто в конце концов окажется непосредственным получателем помощи? Кто должен воспользоваться реализацией проекта и в каком масштабе? Располагаем ли мы характеристикой целевой группы? Требуется ли целевой группе и желает ли она получить нашу помощь? Знает ли она, что мы планируем для нее проект? Что она думает по этому вопросу? С каким результатом? Зачем мы хотим начать реализацию этого проекта? К каким результатам он должен привести? Каким образом то, что мы сделаем в рамках проекта, повлияет на ситуацию лиц, которым мы желаем помочь? Улучшится ли и как именно их социальное, экономическое и личное положение? В каком масштабе и в какой степени? 19 Что должен учитывать проект?

Каким образом? Каким образом мы хотим это сделать? Какие мы имеем механизмы влияния? Какими будут самые важные действия, которые нам придется реализовать? В какой последовательности они должны быть реализованы и сколько потребуется времени? За сколько? Во сколько нам обойдется реализация конкретных действий? Сколько средств и когда нам потребуется? Откуда средства? Каким образом мы профинансируем затраты? Располагаем ли мы другими источниками финансирования кроме тех на которые мы надеемся? Намерены ли мы внести в реализацию проекта какой-либо собственный вклад? Можно ли будет в рамках проекта получить какой-либо доход? 20 Что должен учитывать проект?

21 Управление Циклом Проекта – Project Cycle Management (PCM)

Создание идей – тем проекта 22

ПРОГРАММИРОВАНИЕ ОЦЕНИВАНИЕ и АУДИТ ВНЕДРЕНИЕ ФИНАНСИРОВАНИЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ Начальная оценка Цикл жизни проекта

24 Фаза программирования Проекты принятые к финансированию всегда имеют свое отображение в процессе программирования: Анализ проблемных сфер, указание на цели и проблемные сферы, определение стратегии; обзор политик, стратегий, рекомендаций и других документов по планированию. Проект исходит из структуры программирования и представляет собой инструмент для решения проблем и удовлетворения конкретных потребностей на самом базовом уровне,.

25 Фаза определения ЭТАП ОПРЕДЕЛЕНИЯ / ПОДГОТОВКИ ПРОЕКТА: Фаза анализа: Анализ субъектов / заинтересованных сторон Анализ проблем Анализ Анализ направлений и выбор стратегии действий (принимая во внимание собственный потенциал и внешние факторы – анализ риска)

Методика Логической Матрицы (LogFrame) 26

Это инструмент служащий для: Формулировки последовательных и реалистических программ / проектов; Помощи в эффективном управлении программой / реализацией проекта; Формулировки контрольных точек для мониторинга и оценки достижений / результатов программы / проекта; 27 Методика Логической Матрицы (LogFame)

Этапы построения матрицы 1. Анализ заинтересованных сторон (stakeholders) 2. Анализ проблем 3. Анализ целей 4. Анализ стратегий 28

1. Анализ заинтересованных сторон (stakeholders) 2. Анализ проблем 3. Анализ целей 4. Анализ стратегий 29 Этапы построения матрицы

30 Анализ субъектов/заинтересованных Кем являются заинтересованные стороны? Какое либо лицо, группа лиц, учреждения или фирмы, которые могут участвовать в проекте. Они могут участвовать посредственно или непосредственно, а также позитивно или негативно влиять, либо пребывать под влиянием процесса, а также результатов проекта.

31 Анализ целью которого является определение того КТО почувствует результаты проекта, а также того КАКИМ ОБРАЗОМ? И КТО сможет внести вклад в реализацию проекта и КАКИМ будет этот вклад? Анализ заинтересованных сторон представляет собой начальный этап обусловливающий подход при подготовке проекта. Он состоит в определении и мобилизации всех заинтересованных групп, на которые может влиять (позитивно или негативно) проект, в определении и анализе их интересов, проблем, потенциала, и т.д. Анализ субъектов/заинтересованных

32 Зачем мы занимаемся анализом Чтобы обеспечить содержательность проекта с точки зрения тех, кому он должен служить Чтобы понять ожидания Чтобы обеспечить прозрачность Чтобы обеспечить чувство собственности Чтобы определить приоритетность в потребностях и взглядах Чтобы максимально увеличить влияние проекта через понимание его сильных и слабых сторон

33 1.Определение заинтересованных сторон, отличающихся друг от друга: (а) на которых проект может повлиять; (б) которые могут повлиять на проект; (в) которые могут быть полезны, они могут стать партнерами в проекте, даже если проект может быть реализован без их участия; (г) которые могут стать участниками конфликтов в проекте, которые могут принять проект как угрозу своим интересам или статус-кво; (д) которые и так будут вовлечены в проект. Этапы анализа заинтересованных сторон Фаза определения Анализ заинтересованных сторон

34 2.Группировка в соответствии с ролями заинтересованных сторон и видов воздействия на проект: (а) будет ли группа заинтересованных сторон работать для проекта, принимать участие в его финансировании, или будет получать выгоду от его реализации? (б) являются ли они поддерживающими организациями? (в) имеются ли у них контрольные или властные полномочия и т. д..? Этапы анализа заинтересованных сторон Фаза определения Анализ заинтересованных сторон

35 3. Характеристики заинтересованных сторон с социальных и организационных точек зрения : (а) что является социальными и экономическими характеристиками заинтересованных сторон? (б) как организованы заинтересованные стороны, какова структура их организации, как принимаются решения? (в) каким является статус заинтересованных сторон? Этапы анализа заинтересованных сторон Фаза определения Анализ заинтересованных сторон

36 4. Анализ заинтересованных сторон с точки зрения их ожидания, и взаимодействия: (а) определить интересы и ожидания, связанные с проектом (б) проанализировать взаимодействия и отношения между группами 5. Чувствительность характеристик отдельных групп заинтересованных сторон по вопросам общего характера, таких как гендерное равенство, защита окружающей среды и т.д.. - в зависимости от проекта: (а) являются ли они чувствительными к общим вопросам? (б) признают ли они влияние своих действий на общие вопросы? Этапы анализа заинтересованных сторон Фаза определения Анализ заинтересованных сторон

37 6. Оценка потенциала, ресурсов и навыков заинтересованных сторон: (а) каковы их сильные стороны, которые могут укреплять проект? (б) каким является их потенциальный вклад, который может укреплять проект? (в) каковы их ограничения и недостатки, которые должны быть учтены в проекте? 7. Подготовка выводов и рекомендаций по проекту: (а) каким образом группа должны быть принята во внимание? (б) какие меры следует принять в отношении заинтересованных сторон? (в) как поступать с группой? Фаза определения Анализ заинтересованных сторон Этапы анализа заинтересованных сторон

Пример В местной громаде X, которая имеет сельскохозяйственный характер выступает высокий уровень безработицы, являющийся последствием недостаточного количества рабочих мест вне сельского хозяйства. Сельхоз продукция приносит низкий уровень доходов. Громада располагает природными условиями, которые благоприятствуют развитию туризма. Туризм развивается здесь очень слабо. Единственным их основных ограничителей для него наблюдается низкий уровень технической инфраструктуры. По этой же причине и инвесторы не заинтересованы в размещении здесь своих инвестиций. В громаде насчитывается около 150 хозяйств, которые исходя из своего расположения и ресурсов (в том числе жилищных) могли бы заниматься зеленым туризмом. Однако, местное население не в состоянии воспользоваться этим шансом по причине отсутствия капитала и мотивации. Этому сопутствует слабая реклама привлекательных элементов для туризма, а также отсутствие поощрительных шагов для инвесторов со стороны органов местного самоуправления. 38

39 Анализ заинтересованных сторон Пример анализа заинтересованных сторон Заинтере со- ванные стороны Характеристика заинтересованных сторон с точки зрения важных для проекта элементов: Социальная, экономическая, Диспропорции полов, структура, Организация, статус, Обычаи Интересы и ожидания: Интересы, Цели, Ожидания, Характер влияния на проект Потенциально сильные стороны для проекта: Доступные ресурсы и средства, Знания и опыт, Потенциальный вклад в проект Потенциально слабые стороны для проекта: Доступные ресурсы и средства, Знания и опыт, Потенциальны й вклад в проект Действия и выводы для проекта: Необходимые действия, Стратегия по отношению к заинтересованным 1. Семьи селян Минимальный уровень образования селян – 9 классов, Количество хозяйств – около 150, Отсутствие уверенности в надежности не с/х деятельности, Ограниченный доступ к информации, Низкий уровень доходов в селянских хозяйствах, Отсутствие опыта работы зеленых усадеб в ближайшем окружении, Женщины в большинстве занимаются домом, а также работой в хозяйстве, Мужчины занимаются почти исключительно работой в хозяйстве. Желание получать большие доходы, Желание обеспечить быт семье, Позитивное влияние на проект. Владение свободной жилой площадью, Доступность незадействованн ых в с/х трудовых ресурсов, Туристически привлекательное расположение хозяйств. С\х деятельность в большинстве случаев представляет единственный источник доходов селян, Боязнь риска, нежелание изменений. Ограниченные денежные ресурсы. Обучение в форме лекций, семинаров, а также учебных поездок, Обучение для групп из 25 чел., Индивидуальное консультирование, Нужно провести рекламную кампанию среди потенциальных участников, Покрытие затрат на проживание, питание и приезд участников сделает наше предложение более привлекательным, Нужно найти такую форму обучения и сопутствующих мероприятий, чтобы дать возможность обучатся также и женщинам, В рамках реализации проекта нужно предусмотреть средства на финансирование инвестиционных проектов селян.

40 Пример анализа заинтересованных сторон Заинтер есо- ванные стороны Характеристика заинтересованных сторон с точки зрения важных для проекта элементов: Социальная, экономическая, Диспропорции полов, структура, Организация, статус, Обычаи Интересы и ожидания: Интересы, Цели, Ожидания, Характер влияния на проект Потенциально сильные стороны для проекта: Доступные ресурсы и средства, Знания и опыт, Потенциальный вклад в проект Потенциально слабые стороны для проекта: Доступные ресурсы и средства, Знания и опыт, Потенциальный вклад в проект Действия и выводы для проекта: Необходимые действия, Стратегия по отношению к заинтересованны м 1. Туристы Женщины и мужчины, семьи с маленькими детьми, в большинстве зажиточные и средне зажиточные, Люди приезжающие, в основном, из городов Польши и Голландии, В соседних громадах отдыхает в среднем чел. в год. Желание провести свободное время приятным образом, в комфортных условиях и окружении, Ожидание обеспечения интересного и безопасного отдыха с детьми, Позитивное влияние на проект. Доступные финансовые средства, Высокие требования по отношению к инфраструктуре, а также к предложению. Привязанность к интересным местам, которые они посещают на протяжении лет и полюбили. Использование потенциала, укрепление силы влияния проекта с помощью приглашения представителей на встречи. Анализ заинтересованных сторон

41 Упражнение Анализ заинтересованных сторон

Этапы построения матрицы 1. Анализ заинтересованных сторон (stakeholders) 2. Анализ проблем 3. Анализ целей 4. Анализ стратегий 42

Проблема это: Нежелательная ситуация делающая невозможным поддержание или достижение желаемого состояния. Проблемой также является нежелательный результат влияния внутренних или внешних факторов развития. Что у нас болит ? 43 Определение проблем

44 Определение проблем (потребностей) В основе проекта всегда лежит неудовлетворенная потребность или желание позитивного изменения реальности. Проект реализуется для ее удовлетворение. Хорошее определение потребности гарантирует, что вы будете иметь возможность развивать эффективный проект.

Как создать дерево проблем? Шаг 1: Определение главных проблем характеризирующих существующую ситуацию. Шаг 2: Выбор единственной главной проблемы. Шаг 3: Определение проблем связанных с главной проблемой.

Шаг 4: Установление причинно - следственной иерархии: Проблемы, которые непосредственно вызывают главную проблему располагаются ниже. Проблемы, которые являются непосредственными результатами главной проблемы располагаются выше. Как создать дерево проблем? Шаг 5: Просмотреть диаграмму и проверить её правильность и полноту

Замечания: 1. Проблемы нужно сформулировать как негативные ситуации. 2. Проблемы должны быть действительными и реальными, а не из будущего и фантастики. 3. Позиция проблемы в иерархии не соотносится с её важностью. 4. Проблема не является результатом отсутствия способа разрешения, а существующей негативной ситуацией. Как создать дерево проблем?

48 Главная/стартовая проблема ПРИЧИНЫ СЛЕДСТВИЯ ДЕРЕВО ПРОБЛЕМ

Недостаточное кол-во рабочих мест вне сельского хозяйства Слабое развитие агротуризма Низкий уровень внешних инвестиций Отсутствие стимулов для инвесторов Слабое развитие инфраструктуры Отсутствие мотивации Отсутствие доступа к капиталу Следствия Причины Высокий уровень безработицы ДЕРЕВО ПРОБЛЕМ - ПРИМЕР Недостаточная реклама общины Основная проблема

50 Упражнение Анализ проблем

Этапы построения матрицы 1. Анализ заинтересованных сторон (stakeholders) 2. Анализ проблем 3. Анализ целей 4. Анализ стратегий 51

Анализ целей Техника используемая для: Описания будущего состояния вещей, которое будет существовать после разрешения проблем; Определения потенциальных способов для разрешения проблем; Трансформации негативных аспектов в позитивные.

53 Кличем к переходу от анализа проблем к анализу целей является преобразование негативных явлений в постулат относительно позитивных действий Проблема (существующая негативная ситуация) Цель (картина желаемой ситуации в будущем) Фаза определения Анализ целей

Цель Цель – это определённое состояние, которое нужно достичь в определённом будущем. Цели проекта служат достижению целей программ/стратегий.

55 Формулировка целей Приступая к описанию действий, исходящих из неудовлетворенных потребностей или желания относительно улучшения реальности, мы должны определить для себя ЦЕЛЬ. Цель проекта должна быть измеримой и реальной. Цель должна содержать ответ на вопрос: что мы хотим изменить (увеличить, уменьшить, улучшить, ликвидировать, сделать и т.д.), что в общем приведет к улучшению ранее описанной проблемы. Нужно помнить, что проблема и цель должны быть взаимосвязанными!

ЦЕЛЬ должна быть: S pecific (конкретной) M easurable (измеримой) A chievable/available (достижимой) R ealistic (реалистической) T imed (определённой во времени)

Анализ целей Шаг 1: Переформулируй все негативные ситуации в анализе проблем в позитивные ситуации, которые являются: желательными, достижимыми.

Анализ целей Шаг 2: Замени причинно – следственные связи в связи средства - цели. Шаг 3: Если необходимо: переформулируй утверждения и выводы; добавь новые цели если они кажутся соответствующими и необходимыми для реализации цели на высшем уровне; удали цели, которые не являются соответствующими или необходимыми.

59 ЦЕЛЬ ПРОЕКТА СРЕДСТВА ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ ДЕРЕВО ЦЕЛЕЙ

Трансформация проблем в цели Недостаточное количество рабочих мест вне сельского хозяйства Создание новых рабочих мест вне сельского хозяйства Низкий уровень внешних инвестиций Отсутствие доступа к капиталу Увеличение уровня внешних инвестиций Улучшение доступа к капиталу ПРОБЛЕМА ЦЕЛЬ

Создание новых рабочих мест вне сельского хозяйства Развитие агротуризма Увеличение уровня внешних инвестиций Создание системы стимулов для инвесторов Улучшение инфраструктуры Увеличение мотивации Улучшение доступа к капиталу Цели (результаты) Средства Уменьшение уровня безработицы ДЕРЕВО ЦЕЛЕЙ - ПРИМЕР Улучшение рекламы общины

62 Упражнение Анализ целей

Этапы построения матрицы 1. Анализ заинтересованных сторон (stakeholders) 2. Анализ проблем 3. Анализ целей 4. Анализ стратегий 63

Анализ стратегий Целью является: Определение возможных альтернативных направлений или методов достижения более широкой цели; Достижение понимания по вопросам приоритетных стратегий, базирующихся на оценке соответствия (relevance), достижимости (feasibility) и устойчивости (sustainability) каждой из них; Концентрация средств на том, что важно, эффективно и достижимо.

Создание новых рабочих мест вне сельского хозяйства Развитие агротуризма Увеличение уровня внешних инвестиций Создание системы стимулов для инвесторов Улучшение инфраструктуры Увеличение мотивации i Улучшение доступа к капиталу Цели (результаты) Средства Уменьшение уровня безработицы АНАЛИЗ СТРАТЕГИИ - ПРИМЕР Улучшение рекламы общины Широкая/общая ЦЕЛЬ Непосредственная ЦЕЛЬ Результаты

66 Фаза формулировки Операционализация цели (показатели, структура команды, принципы мониторинга и оценки ресурсов) Логическая матрица Технико-экономическое обоснование инвестиции / бизнес-плана План-график проекта Бюджет

67 Фаза формулировки – переход фазы определения к матрице Фаза формулировки – переход от фазы определения к матрице Основные этапы планирования: дерево проблем дерево целей логическая матрица Логическая матрица проекта

Логическая матрица На этапе планирования служит для проверки: - все ли цели являются достижимыми и ко всем ли приписаны действия, - имеют ли запланированные действия рассчитанную стоимость, - реально ли определены показатели, дающие возможность перепланировать проект. 68

69 Логическая матрица проектаНазвание программы и номер Название проектаДата окончания контрактаДата окончания расходов Полный бюджетБюджет заявки Основные целиОбъективно проверенные показатели Источники для проверки Определить основные/стратегические цели Какие показатели укажут на то, что проект привел к реализации данной основной цели Откуда мы будем получать информацию относительно показателей Цель проектаОбъективно проверенные показатели Источники для проверки Задания Определить цель проекта. Цель проекта должна отвечать ключевой проблеме, которая должна быть решена с помощью проекта. Нужно избегать формулирования слишком большого количества целей. Какие показатели укажут на то, что цель проекта была достигнута Откуда мы будем получать информацию относительно показателей Какие внешние факторы должны выступать по отношению к цели проекта, чтобы эта цель привела к реализации цели более высокого уровня. РезультатОбъективно проверенные показатели Источники для проверки Задания Что будет достигнуто с помощью реализации действий, и приведет к тому, что будут достигнуты запланированные цели проекта Какие показатели укажут на то, что данный результат был достигнут Откуда мы будем получать информацию относительно показателей Какие внешние факторы должны выступать по отношению к результатам, чтобы они привели к реализации заданной цели проекта. Какие внешние факторы могут затруднить достижение заданной цели проекта. ДействияРесурсы/средстваЗатратыЗадания Нужно рассчитать действия, которые приведут к заданным результатам, принимая, что мы будем располагать средствами (ресурсами) как в клетке справа. Нужно рассчитать средства (ресурсы) необходимые для проведения действий как в клетке слева. Какие внешние факторы должны выступать по отношению к действиям и средствам, чтобы они привели к реализации заданных результатов. Какие внешние факторы могут затруднить достижение заданных результатов. Начальные условия Сформулировать условия для начала проекта

Логика мероприятия Показатели Источники и способы проверки Условия Общие цели Непосредств енные цели проекта Результа т Действия СредстваЗатраты Начальные условия Логическая матрица

Почему проводится проект ? (Логика мероприятия) Что должен дать проект? (Логика мероприятия плюс показатели) Как проект должен этого достигнуть? (Действия, средства) Какие из внешних факторов являются ключевыми для успеха проекта? (Условия) 71 Логическая матрица

Где искать информацию необходимую для оценки успешности проекта? (проверочные источники), Какие средства необходимы? (средства), Сколько проект будет стоить? (стоимость), Каким начальным условиям нужно отвечать перед началом проекта? (начальные условия) 72 Логическая матрица

Медодика логической матрицы (LogFrame) Первая колонка (Intervention logic – логика мероприятия) – описание основных элементов проекта показывающее основные связи: середина – цель между ними. Каждый из показанных уровней должен логически производится из нижерасположенного иерархического уровня. 73

Вторая колонка (Objectively verifiable indicators – объективно проверенные показатели результатов) – оперативные определения результатов, которые послужат оценке успешности реализации проекта. Эти показатели должны допускать возможность проверки. 74 Медодика логической матрицы (LogFrame)

Основные понятия Продукт (англ. output): обозначает конкретные мероприятия проведённые в рамках данной программы или проекта. Под продуктом нужно понимать все материальные средства и услуги, которые получает бенефициант во время реализации программы или проекта из финансовых средств предназначенных для данной программы или проекта, при использовании людских, материальных и организационных ресурсов. 75

Продукты измеряются в физических или финансовых единицах (напр. длинна построенной дороги, количество МП, которые получили консультационную помощь, количество проведённых обучений). 76 Основные понятия

Результат (англ. result): означает непосредственный и немедленный эффект программы или проекта. Результат дает информацию о изменениях, которые наступили как эффект от внедрения программы или проекта у непосредственных бенефициантов помощи, непосредственно после оказания им помощи. 77 Основные понятия

Показатели результата могут иметь форму физических показателей (уменьшение времени поездки, уменьшение загрязнений поступающих в окружающую среду, число новых рабочих мест, число переквалифицированных лиц) или финансовых показателей (размер инвестированного частного капитала, уменьшение стоимости транспорта, уменьшение стоимости телефонных переговоров и т.д.). 78 Основные понятия

Влияние (англ. impact): изменение существующего состояния, вызванное реализацией проекта, которое оказывает влияние на общественную группу более широкую чем целевая. Это влияние – обычно, в долгосрочной перспективе, 3-5 лет – приводит к улучшению общественно - экономических условий для широкой общественной группы реализуя общие цели проекта. 79 Основные понятия

Примерами показателей могут быть напр. величина интенсивности движения на дороге через год после введения её в эксплуатацию, количество новых рабочих мест созданных за 12 месяцев после окончания программы поддержки МП, на предприятиях воспользовавшихся поддержкой, количество участников обучения безработных, которые нашли работу через какое- то время после окончания программы. 80 Основные понятия

81Продукт Результат Влияние

82Продукт Результат Влияние

Методика логической матрицы (LogFrame) Показатели должны, насколько это возможно касаться следующих параметров: Количественных величин, которые должны быть достигнуты в данный период времени (насколько много?) Качественных оценок, характеризирующих способ реализации целей программы (насколько хорошо?) Целевых групп, на которые проект должен влиять (для кого?) Места, в котором влияние проекта и его результаты будут реализованы (где?) Терминов, к которым конкретные цели/продукты будут достигнуты (когда?) 83

Третья колонка (Sources of verification / information – источники проверки/информации) – Данные о источниках информации, которые позволят измерить/оценить показатели достижений проекта и провести последующую проверку достигнуты ли запланированные размеры / характеристики этих показателей. Ими могут быть внутренние документы проекта, внешние данные напр. официальная статистика или результаты специальных исследований. 84 Методика логической матрицы (LogFrame)

Четвёртая колонка (Assumptions and Risks – допуски и факторы риска) – Определение ограничений / условий проекта по сравнению с существующими факторами, пребывающими вне сферы контроля управляющих проектом но таких, которые являются существенными для успешной его реализации и получения планируемых результатов, а также достижения планированных целей и постоянности его эффектов. Мы говорим о факторах, присутствие которых является вероятным но не обязательным. 85 Методика логической матрицы (LogFrame)

Важно ли условие? ДА Можно ли изменить ход проекта? ДА Измени часть проекта чтобы избежать влияния условия НЕТ Нет нужды помещать его в LogFrame Какова его вероятность? ВЫСОКАЯ Нет нужды помещать его в LogFrame НЕИЗВЕСТНО Помести в LogFrame и проводи мониторинг (важное условие ) НИЗКАЯ НЕТ Проект не удастся (killer assumption) Методика логической матрицы (LogFrame)

- - - Условия Широкая цель Непосредствен ная цель Результаты Действия 14 если и и и то Приведет к Логическая матрица - исследование логики матрицы

88 Вертикальная логика определяет, насколько наши действия влияют на улучшение сложившейся ситуации, объясняет причинно - следственные связи, а также устанавливает основные допуски и проблемные области. Горизонтальная логика относится к измерению воздействия проекта и ресурсов, используемых для реализации проекта с помощью ключевых показателей и источников, если они могут быть проверены. Логическая матрица

Разработка плана проекта 89

Действия/ методы Действия и методы реализации проекта, являются ничем иным как шагами, которые должны привести к достижению запланированных результатов проекта. В описаниях стандартных аппликационных заявок используется также определение «задания», что хорошо передаёт смысл понятия. Создавая проект, нужным навыком является возможность различать целостные, с точки зрения характера действия, поскольку это создаёт возможность разделения проекта на очередные этапы реализации. Проект становится более прозрачным для адресатов, а также его становится легче координировать руководителю проекта. 90

Методы могут отличать наш проект среди других (это в частности касается представленных к финансированию). Поскольку проблемы и их описания похожи во многих сообществах, цели проекта должны учитывать интересы других участников проекта, результаты указывать на общественную и экономическую эффективность, а действия и методы представляют собой то, что принадлежит исключительно организаторам. Здесь можно включить фантазию и искать идеи со всего багажа нашего профессионального опыта. 91 Действия/ методы

Методы и действия должны соответствовать: Поставленным целям, Средствам и навыкам, имеющимся в распоряжении, Возможностям и ожиданиям адресатов проекта. 92

Ключевые вопросы Хорошо подготовленные действия и методы помогают лучше понять проект, хорошо запланировать бюджет, точно подготовить график деятельности. Результатом будет правильная реализация приносящая результаты соответствующие запланированным. 93

94 Подготовка графика деятельности – организация проекта Цели проекта Показатели продукта Группировка показателей по типам : технические, организационные, рыночные, финансовые, информационные, другие Определение лиц для планирования реализации отдельных групп заданий Подготовка графиков деятельности и бюджетов

95 Фаза формулировки Подготовка графика На графике каждое действие представлено в форме отрезка, длинна которого является пропорциональной времени продолжительности действия. Действия на графике располагаются по оси (Y), а по оси (X) нанесена шкала времени. График составляется на базе информации о взаимоотношениях между действиями которые содержатся в сетевом графике проекта.

96 На график можно наносить различного типа информацию о действиях, в том числе: Информацию о резерве времени для конкретных действий, Определение контрольных точек в проекте, Обозначение критических действий в проекте, Информацию о взаимосвязи между действиями. кроме такой информации можно наносить и другую, напр. о ресурсах предназначенных для реализации действия, лицах, ответственных за их реализацию, датах начала и завершения действий, и др. На графике, служащем для контроля реализации проекта помещается также информация о прогрессе в работе (напр. в % реализации), несоответствиях в сравнении с базовым планом, и др. Фаза формулировки Подготовка графика

Структура проекта 97

Создание структуры упорядочение проекта по проблемным кругам (разделение его на частичные проекты, которые также называют подпроектами) 98 Цель создания структуры создание возможности для простой организации и реализации деятельности в проекте, а также наблюдения за его ходом и внесения в него корректировок с помощью: · создания частичных проектов, · определения совместной зависимости и мест стыковки конкретных частичных проектов.

Критерии создания структуры результаты 99 действия временные фазы планирования и реализации проекта комбинация приведенных выше критериев

Пример структуры проекта Главная цель проекта: Поданный обед 100 Структура проекта по действиям: · Планирование меню · Покупка продуктов · Приготовление блюд · Подача блюд

Пример структуры проекта обед 101 Структура проекта по результатам: Салат Суп Второе блюдо Десерт Структура проекта по временным фазам: Четверг фаза планирования меню Пятница фаза покупки продуктов Суббота фаза приготовления Суббота фаза сервировки

102 Материально-финансовый график Действия График реализации Затраты IIIIIIIVVVIV II VI II IXIX XXIXI X II Пер сон аль ные зат рат ы Мат ери аль ные зат рат ы Затр аты на веде ние доку мент ации … Об щи е зат рат ы Задание 1 PLN Подзадание 1.1 Подзадание 1.2 Подзадание 1.3 Задание 2 PLN Подзадание 2.1 Подзадание 2.2 Подзадание 2.3 Задание 3 PLN Подзадание 3.1

Формуляр Гантта 103

Ситуация по состоянию на сегодня Формуляр Гантта

105 Фаза формулировки Подготовка графика – вехи Последним элементом процесса планирования проекта является планирование точек контроля в проекте, т.н. «вех». «Вехи» - это события, которые определяют завершение отдельной стадии проекта. Это означает, что для достижения вехи в проекте должны быть завершены все шаги, которые составляют этап работы. Благодаря определению «вех» можно быстро узнать, реализуется ли проект в соответствии с планом времени. Контроль за «вехами» также позволяет контролировать качество работы, проделанной на данном этапе.

106 В принципе проект является набором из многих заданий (иногда каждое из них может быть своеобразным подпроектом). Правильно определенное задание это такое, у которого имеется четкое начало и конец, что делает возможным для реализатора определить момент его выполнения. Описание действий

107 В описании действий нужно учесть такие элементы как: o Место реализации заданий, o Лица и организации занимающиеся реализацией темы (этапа), o То, что конкретно будет происходить, o То, какие методики будут использованы, o То, с кем мы будем сотрудничать. Описание действий

108 Другими словами: Люди – сотрудники, волонтеры, органы власти Деньги – как собственные, так и спонсорские Оборудование – здания, помещения и материалы. Партнеры - (фирмы, СМИ, организации, местное самоуправление и др.) Иногда бывает, что мы располагаем всеми ресурсами еще до начала проекта. Но чаще всего большинство материалов нам предстоит купить, занять или нанять. Прежде чем мы приступим к реализации проекта, нам нужно подготовить список необходимых для проекта материалов. Это позволит избежать сюрпризов, с нехваткой чего-либо, а в бюджете на это не окажется предусмотренных средств... Ресурсы

109 Перечень ресурсов лучше всего подготовить, используя таблицу с разделением на задания – мы ведь ориентируемся для которого из заданий это нам понадобится – чем мы уже располагаем, а что предстоит купить / взять в аренду. ПРИМЕР: п/п ЗаданиеИмеетсяНе имеется 1. Подготовка помещений для потребностей клуба Белая краска 20 л, цветная краска 60 л, доски пробковые 3 шт., лак для древесины 60 л Кисти, пленки Ресурсы

110 График График это очередность выполнения заданий с их размещением во времени. Как правило, график представляется в форме таблицы, в которой, в одной колонке выписывают отдельные задания, а во второй, соответственно определяются сроки их реализации и предусматривается время продолжения.

111 Разработка графика деятельности - упражнение Определение списка основных заданий. Разделение действий. Определение очередности действий. Определение начала, продолжения и завершения действий. Определение временных рамок проекта. Определение промежутков времени. Определение потребности и опыта. Разделение обязанностей.

Расходы в проекте 112

113 Разработка бюджета проекта Бюджетирование: Определение бюджетного периода, Определение типов, мест возникновения и носителей затрат, Разработка бюджета затрат проекта, Проверка возможности реализации бюджета с точки зрения доступности денежных средств и финансовых потоков, Утверждение бюджета.

Конкретный бюджет с указанием единичных затрат является основой для оценки правильности расходов в проекте на этапе оценки заявки на получение финансирования Бюджет разделен на задания – затраты разделены на: прямые, не прямые. Принципы формирования бюджета

Бюджет проекта 115 Категория затрат ИТОГО 4.1. Общие затраты ( ) Прямые затраты Задание 1 … (текст) Задание 2 … (текст) … последующие Задания … (текст) Не прямые затраты 4.3. Собственный вклад 4.4. Заявляется к финансированию [4.1. – ( )]

116 Приемлемость расходов – определение расходов как приемлемых и неприемлемых. Условия приемлемости расходов: Их необходимо понести в рамках проекта, Они необходимы для реализации проекта, Они четко документированы и их можно проверить, Они соответствуют действующему законодательству, Были фактически понесены. Разработка бюджета проекта

Прямые затраты Бенефициант показывает в заявке на получения финансирования типы заданий, которые соотносятся с тематической частью проекта, В рамках каждого задания Бенефициант конкретизирует затраты понесенные на персонал, которые связаны с реализацией данного задания.

Управление проектом Набор участников проекта Реклама проекта Проведение обучения Консультации Семинары и мастерские Обучение в рамках получения высшего образования Дополнительные курсы Последипломное обучение Учебные визиты Стажировки Примерный список заданий в рамках прямых затрат

Профессиональная подготовка на рабочем месте Субсидированное трудоустройство Распространение и пропаганда альтернативных и гибких форм трудоустройства Организация информационно-рекламных кампаний Развитие информационных систем Экспертизы Проведение анализов Исследования Подготовка публикаций Оценивание Примерный список заданий в рамках прямых затрат

Непрямые затраты Представляют собой расходы, связанные с техническим обслуживанием проекта, которые невозможно отнести к конкретному заданию, Расходы, которые касаются деятельности в рамках проекта, так и вне его, Бенефициант обязан представить в конкретном бюджете проекта обоснование для указанных в заявке на получение финансирования непрямых затрат, которые он планирует провести в рамках проекта.

Расходы на управление, Расходы на обслуживающий персонал, Расходы на ведение бухгалтерии, Расходы на канцтовары и письменные принадлежности, Услуги почты, телефонии, интернета, курьера, Арендная плата за офисное помещение, Оплата за электроэнергию, теплоснабжение, газ и воду, Амортизация основных фондов, Затраты на страхование имущества, Уборка помещений, Услуги ксерокопирования, Услуги по охране. Каталог непрямых затрат

122 Разработка бюджета проекта Финансовый монтаж – определение возможных источников и структуры финансирования проекта

Источники финансирования 2011ИТОГО СуммаЧасть Грн.[ % ] Финансовый вклад заявителя ,0020, ,00 Грант ,0080, ,00 Общий бюджет проекта ,00100, ,00 123

124 Оценивание Оценивание, это проверка того были ли достигнуты ожидаемые результаты в процессе деятельности, осуществляемой в рамках проекта и приблизились ли мы к достижению нашей цели. Оценка может проводиться на постоянной основе, в отдельных областях проекта и в его конце (окончательная оценка). Результаты оценки должны быть использованы в реализации будущих проектов.

125 Потребности, проблемы Цели Ресурсы (финансовый вклад, оборудование, человеческие и экологические ресурсы Продукты (произведенные блага и услуги) Результаты (непосредственные и немедленные эффекты) Влияние (долгосрочные эффекты) Непосредственные и глобальные проект оценивание точность эффективность результативность Полезность устойчивость Оценивание

126 точность (англ. relevance) - позволяет оценить, в какой степени цели проекта отражают потребности и приоритеты отрасли или региона, эффективность (англ. efficency) - позволяет оценить уровень экономичности проекта, который представляет собой соотношение затрат к полученным продуктам, результативность (англ. effectivenness) - позволяет оценить в которой степени цели проекта были достигнуты, которые были определены на этапе программирования влияния, полезность (англ. utility) - позволяет оценить в которой степени продукты, результаты и влияние проекта соответствуют потребностям целевой группы,, устойчивости (англ. sustainability) - позволяет оценить, на сколько можно ожидать, что позитивные изменения, вызванные воздействием проекта будут продолжаться и после его завершения. Оценивание

127 Показатели результата относятся к прямым и непосредственным эффектам программы для прямых бенефициаров (пользополучателей). Это могут быть физические показатели (сокращение времени в пути, количество лиц, прошедших переподготовку, число дорожно-транспортных происшествий и т.д.) или финансовые (средства для мобилизации частного сектора, снижение транспортных расходов и т.д.). Показатели воздействия относятся к последствиям программы, находящимися за пределами непосредственных эффектов (наступят через определенный период времени и / или относятся к более широкой группе, чем группа прямых бенефициаров) Показатели

128 Некоторые методики оценивания: Анкетирование; Собеседование; Наблюдение; Методику оценивания нужно разрабатывать совместно с проектной документацией. Оценивание

Успех проекта Успех в проекте зависит от: Знаний, опыта и навыков участников Точности предположений (безошибочности участников) Уровня использования этих факторов 129 = реализация принятых целей

Шанс + риск 130 = 1

Мониторинг и отчетность 131 В управлении проектом нужно учитывать возможность того, что не все будет предусмотрено на этапе планирования, поскольку реализация проекта является динамическим процессом. Управляющий проектом, в таком случае имеет к исполнению важное и трудное задание, которое состоит в управлении изменениями, таким образом чтобы обеспечить достижение целей в соответствии с заданиями проекта, представленными в заявке на получение финансирования и прописанными в условиях договора.

132 С этим заданием можно справится благодаря мониторингу. Мониторинг и отчетность

Мониторинг 133

Определение: процесс систематического сбора и анализа информации по количеству и качеству по отношению к реализации проекта в финансовом и материальном аспекте, который ставит перед собой цель обеспечения соответствия реализации проекта с принятыми заданиями и целями, а также управление информацией – сопровождение процесса принятия решений. 134 Мониторинг

Постоянный процесс; систематические действия; система раннего предупреждения о возможных ошибках и нарушениях в процессе внедрения проекта, которая делает возможным их эффективную корректировку; участие всех субъектов, вовлеченных в реализацию проекта. 135 Мониторинг

Инструменты Показатели продукта, результата и влияния; заявки на финансирование (информация, графики, и т.д.); периодические, годовые и финальные отчеты; Информационная система мониторинга и материального и финансового контроля. 136 Мониторинг

Система мониторинга Создавая систему мониторинга нужно уточнять: Что и с какой целью будет проверятся? Кто, когда и какую информацию должен представлять? Типы инструментов мониторинга? Кто и насколько часто будет проводить анализ данных? В какой форме данные будут обрабатываться? Список лиц, которые будут получать данные? 137

Система мониторинга должна быть утверждена в форме документа и информация об этом должна быть доведена лицам занимающимся проектом. Нужно принять условие, что планы являются только прогнозами и не гарантируют соответствия с реальностью. Нужно определить границы погрешностей, которые мы в состоянии (можем) принять. Значительные нарушения графика и бюджета проекта недопустимы (условие). 138 Система мониторинга

Формы: анализ документов, связанных с проектом; контрольное посещение мест реализации; встречи с представителями организаций, вовлеченных во внедрение проекта; отчетность. 139 Мониторинг

Отчетность 140

Система отчетности это текущий и периодический оборот информации, который позволяет проверять и выявлять все нарушения и ошибки при внедрении проекта. 141 Отчетность

Примерные типы отчетности квартальная; квартальная; годовая; годовая; финальная. финальная. 142 Отчетность

Квартальная и годовая отчетность: Что сделано? Что будет сделано? Сколько средств израсходовано? Сколько средств будет израсходовано? Что затрудняет реализацию? 143 Отчетность

Финальная Что сделано? Сколько средств израсходовано? Какими являются результаты проекта? 144 Отчетность

Измерение Успеха Проекта Проект должен быть реализован: За определенное время. В рамках запланированного бюджета. Дополнительные показатели: Реализованы ли цели Проекта? Удовлетворены ли клиенты? Не наступили ли проблемы (выявлен брак) в группе или во взаимоотношениях между сотрудниками? 145

Факторы успеха проекта - планирование Четко определен профиль бенефициантов Проект адресован к реальным проблемам целевой группы Соответствующе представлены различные интересы Хорошее / добросовестное планирование Справедливое распределение средств и пользы Компетентная и мотивированная команда Организационный потенциал проектодателя 146

Факторы успеха проекта - реализация Хороший План Реально запланированное время выполнения проекта, а также реальная оценка затрат по сравнению к ожидаемым результатам Рука на пульсе Постоянный контроль изменений и качества в проекте Общение и сотрудничество Постоянное участие в проекте его спонсоров, клиентов и команды 147

Благодарим за совместную работу!!! 148