ИСОратник Как быстро начать работать с программой? Общая функциональная оболочка

Файл-инсталлятор программы setup.exe входит в состав файла-архива isoratnik.zip Для инсталляции программы необходимо запустить файл на ПК, который будет в дальнейшем использоваться как рабочее место пользователя- Admin Admin –Пользователь-Admin – это тот пользователь, который имеет полномочия от высшего Руководства вести и лидировать процесс разработки и внедрения Системы Менеджмента в Вашей организации –Обычно это Представитель Руководства или другой пользователь, уполномоченный Представителем Руководства осуществлять ежедневное руководство и «ведение» базы данных –Пользователь-Admin будет иметь ПОЛНЫЙ ДОСТУП ко ВСЕМ записям в базе данных, поэтому отнеситесь, пожалуйста, ответственно сейчас к выбору этого пользователя Для успешной инсталляции программы на ПК Вы должны иметь полный доступ (права администратора) «ИСОратник» - начало работы Инсталляция программы на ПК пользователя-Админ

По умолчанию программа устанавливается в каталог c:\Program Files\isoratnik, но Вы можете выбрать любой другой каталог для установки программы «ИСОратник» - начало работы Инсталляция программы на ПК пользователя-Админ Результат инсталляции – каталог c:\Program Files\isoratnik\ с системой под-каталогов –Под-каталог..\Documents\ - расположение файлов документов, шаблонов документов (\Templates\ и заполненных записей (..\records) –Под-каталог Help – расположение файлов помощи –Под-каталог Server – расположение файла серверной базы данных

–Запуск программы – «Пуск» - «Все программы» - «ISOratnik» - «Запуск» –Для начала работы с программой достаточно выбрать язык интерфейса и нажать кнопку «ОК» в первом окне «Идентификация» Первый запуск программы – окно «Идентификация»

–Вы начинаете работать с программой в демо-режиме –Все функции программы в демо-режиме и режиме лицензионной версии аналогичны –Отличия демо-режима от лицензионного – ограниченное количество записей, которые можно ввести в базу данных программы в демо-режиме (документов – 15, процессов – 10, аудитов – 6, тренингов – 20, пр. ) Максимальное количество записей, которое можно ввести в базу данных, указано в заголовке формы модуля: –Вы можете работать в демо-режиме сколь угодно долго, количество запусков программы в демо-режиме также не ограничено –После покупки программы Вы сможете продолжать работать с базой данных – все записи, которые Вы введете в нее, работая в демо-режиме, будут сохранены Первый запуск программы

Программа состоит из нескольких структурных модулей («Документы», «Процессы», «Тренинги», пр.). Вы сейчас находитесь в модуле «Документы», в т.н. «Главной Форме» документов Вы работаете в интерфейсе пользователя «Представитель Руководства» –Этот пользователь относится к классу Admin (подробнее про классы пользователей см. здесь)здесь –Пользователь-Admin может войти в интерфейс любого другого пользователя, выбрав его из выпадающего списка – например, выбрав из списка пользователя Трофимову, Представитель Руководства может войти в программу в ее интерфейсе и проверить функциональные возможности этого пользователя

Сейчас мы рекомендуем Вам переименовать файл «исходной» серверной базы данных под другим именем, чтобы Вы могли в любой момент вернуться к нему в случае необходимости: Сохранение файла серверной базы данных под другим именем выполняется выполнением команды в меню «Настройки» - «База данных» - «Запомнить как»: Переименование файла серверной базы данных

Допустим, Вы сохранили файл серверной базы данных под именем «Server- test», в корневом каталоге диска С: После завершения выполнения этой операции программа будет «подключена» именно к этому файлу базы данных «Исходный» файл server.isr сохранится в каталоге c:\Program Files\isoratnik\server\; к нему в любой момент можно будет подключиться в будущем в случае необходимости

Переименование файла серверной базы данных Итак, в корневом каталоге диска c: присутствует файл Server-test.isr – программа теперь «подключена» именно к этому файлу базы данных Вы в любой момент можете посмотреть, с каким файлом серверной базы данных работаете в данный момент – меню «Настройки», в нижней части появляющегося окна файл серверной базы, к которому подключена в данный момент программа, отмечен «галочкой» Вы можете теперь производить любые действия с переименованной серверной базой данных – Вы в любой момент можете подключиться к «исходному» файлу серверной базы данных server.isr (меню «Настройки» - выбор файла c:\\Program Files\ISOratnik\server\server.isr из списка) и, повторив операцию переименования этого файла, опять продолжить работу с его копией

Шаг 1. Удаление пользователей из демо-базы данных «Справочники» - «Пользователи» - «Пользователи» Войдите во вкладку «Пользователи» и удалите записи существующих пользователей - «Удалить» - «Все записи» При удалении каждого очередного пользователя программа будет выдавать сообщение: Вы просто нажимаете кнопку «ОК», тем самым подтверждая удаление пользователя

Шаг 1. Удаление пользователей из демо-базы данных После завершения процесса из формы «Пользователи» будут удалены записи всех пользователей, кроме записи пользователя «Представитель Руководства» (относящегося к классу Admin) В базе данных должен быть хотя бы один пользователь класса Admin, поэтому если Вы, например, захотите удалить запись пользователя «Представитель Руководства» («Удалить» - «Пользователь»), Вам этого сделать не удастся Если Вы все-таки захотите удалить запись пользователя «Представитель Руководства», это сделать можно. Как? См. подробнее слайд «Удаление записи пользователя-Admin» В дальнейшем Вы будете работать с программой в интерфейсе именно пользователя-Admin-а

Шаг 2. Ввод данных о компании Во вкладке «Свойства» введите, пожалуйста, название своей компании, ее почтовый и электронный адрес, телефон, пр. –«Валюта» Вводится символ валюты организации Используется при расчете стоимости оборудования и тренингов (модули «Оборудование», «Тренинги») Прежде чем знакомиться с функциональными возможностями программы, мы рекомендуем Вам с ввести в базу данных информацию о ВАШЕЙ компании. Это делается в форме «Справочники» - «Организация» - вкладка «Свойства»

Шаг 3. Ввод данных о компании «Справочники» - «Организация» «Подразделения» - введите список названий подразделений Вашей компании –Каждое подразделение относится к одному из двух фиксированных классов – «Внутренний» и «Внешний» (эта классификация может быть полезна для, например, компаний со сложной организационной структурой) «Должности» - в этой форме введите список должностей Вашей компании Сейчас Вы можете изменить информацию во вкладках «Подразделения», «Должности», «Центр затрат» Вы можете либо изменить названия подразделений (двойной клик на записи, которую планируется изменить), либо удалить их (кнопка «Удалить») и затем добавить новые записи (кнопка «Добавить») –Вы не сможете удалить только записи подразделения «Управление качеством» и должности «Менеджер», поскольку во вкладке «Пользователи» присутствует запись пользователя «Представитель руководства», отнесенного к подразделению «Управление

Шаг 4. Ввод информации о пользователях программы «Справочники» - «Пользователи» «Подразделения», «Должность» –Обратите внимание, что эти вкладки аналогичны вкладкам в режиме «Справочники» - «Организация», и уже заполнены введенными Вами ранее записями – это сделано для удобства ввода/редактирования данных в эти вкладки –Предполагается, что Вы ввели нужные записи в эти вкладки, работая в режиме «Справочники» - «Организация». Если это не так, Вы можете сделать это сейчас Опять давайте вернемся во вкладку «Справочники» - «Пользователи» - «Пользователи». Теперь Вы можете изменить информацию во всех вкладках режима «Пользователи» - фактически в нем представлен список сотрудников Вашей организации, которые будут работать с программой в дальнейшем

Шаг 4. Ввод информации о пользователях программы «Справочники» - «Пользователи» «Группы» –В данной таблице вводятся названия групп пользователей –Названия групп пользователей обычно определяются по функциональному признаку – например, группа «Внутренние аудиторы», группа «Менеджмент риска», пр., в отличие от названий подразделений, которые определяются организационной структурой компании –Цель определения групп пользователей – ускорение в дальнейшем процесса рассылки «функциональной» информации пользователям, объединенным в группы (например, направление документа – записи «Отчет по аудиту» пользователям – членам группы «Внутренние аудиторы», пр.) –Если Вы попробуете сейчас удалить все записи названий групп из таблицы, чтобы ввести потом новые названия, удалить запись группы «Аудиторы» Вам не удастся. Причина заключается в том, что в таблице «Пользователи» присутствует пользователь «Представитель руководства», отнесенный к группе «Внутренние аудиторы». Поэтому если Вы все-таки хотите удалить все записи групп из этой вкладки, Вам необходимо удалить принадлежность пользователя «Представитель руководства» к группе «Внутренние аудиторы» (см. следующий слайд)

Шаг 4. Ввод информации о пользователях программы «Справочники» - «Пользователи» - «Группы» Чтобы удалить название группы «Аудиторы», необходимо выполнить следующие действия –Перейти во вкладку «Справочники» - «Пользователи» - «Пользователи» Теперь Вы можете вернуться во вкладку «Справочники» - «Пользователи» - «Группы» и удалить запись группы «Аудиторы», просто выделив эту запись и нажав кнопку «Удалить» Теперь Вы можете в форме «Группы» добавить (кнопка «Добавить») названия групп пользователей, которые существуют в Вашей организации

Ввод информации о пользователях программы Пользователь класса Admin Вы сейчас работаете в интерфейсе пользователя «Представитель Руководства», относящемуся к классу Admin Переходим во вкладку «Справочники» - «Пользователи» - «Пользователи» Мы рекомендуем Вам: –Либо изменить имя пользователя-Admin (назвать его Вашим именем, например) путем двойного клика за поле с названием пользователя «Представитель Руководства» (ввод изменений – нажатие клавиши Enter) –Либо ввести нового пользователя, относящегося к классу Admin (например, самого себя) – нажатие кнопки «Добавить», и после этого удалить запись пользователя «Представитель Руководства»

Ввод информации о пользователях программы Класс пользователей При добавлении записи пользователя последовательно определяется его класс, подразделение, должность, вводится имя пользователя, его пароль (под этим паролем пользователь будет в дальнейшем входить в программу, поэтому пароль должен быть уникальный) и электронный адрес Теперь давайте добавим в список («Добавить» - «Пользователь») несколько записей пользователей - конкретных сотрудников Вашей организации)

Ввод информации о пользователях программы Класс пользователей В программе существуют три фиксированных класса пользователей – Admin, User, Out –Пользователь-Admin Имеет ПОЛНЫЙ ДОСТУП ко ВСЕМ записям базы данных Может определять класс других пользователей (в т.ч. назначать других пользователей-Admin) Может авторизовать пользователей класса User на ввод записей в отдельные модули В базе данных всегда должен быть по крайней мере 1 пользователь-Admin Мы рекомендуем относить только одного пользователя к классу Admin Вы сейчас работаете именно в интерфейсе пользователя «Представитель руководства» класса Admin, поэтому Вы можете вносить любые изменения в базу данных –Пользователь-User Пользователь класса User (если он не авторизован Admin-ом на ввод записей в модули программы) имеет доступ «только для чтения» к записям в базе данных Мы рекомендуем относить всех вводимых пользователей (кроме пользователя-Admin) к классу User –Пользователь-Out К классу Out относятся те пользователи, которые раньше работали с программой (т.е., относились к классу User или Admin), затем прекратили работу с программой (например, по причине увольнения из компании). Все записи («история») пользователей класса Out сохраняются в базе данных, но эти пользователи не будут появляться в выпадающих списках выбора пользователей в фнукциональных формах программы

«Пользователи» Другие функции -«Поиск» - поиск записи пользователя. В поле «Поиск» вводится символ (комбинация символов), которая присутствует в названии пользователя (или названии его подразделения или должности), нажать клавишу «Пробел» - формируется список пользователей, «отфильтрованных» по введенным символам -«Сообщение» - если выделить запись пользователя и нажать «Сообщение», можно выслать сообщение выбранному пользователю по внутренней почте либо электронной почтевнутренней почте -«Отчет» - формирование документа-отчета, содержащего полную информацию по выбранному пользователю -Все вышеописанные (и другие) возможности по работе с записями пользователей доступны в меню, «выпадающим» при клике правой клавише мыши на записи пользователя

«Авторизация» пользователей -«По умолчанию» пользователи не могут вводить записи в Главные Формы программы (они могут только изменять значения «Да» и «Нет» в полях «Выполнено?» для тех действий, за выполнений которых они отвечают); все записи в Главную Форму вводит только пользователь-Admin -В режиме «Авторизация» пользователь-Admin предоставляет пользователям право самим вводить записи (документов, процессов, пр.) в Главные Формы программы «по модулям» - -Например, пользователь - менеджер по кадрам сможет вводить записи в модуль «Тренинги», пользователь – главный аудитор может быть уполномочен вводить записи в модуль «Аудиты», пр.

«Пользователи» - авторизация пользователей -Клик на нужном поле в матрице авторизации «Пользователи» - «Модули» позволяет отметить чек-бокс, тем самым «авторизуя» пользователя на ввод записей в соответствующий модуль -«Настройки» - определение «объема» авторизации -«Новый» - изменение/ввод новых записей в Главную Форму -«Установки» - изменение/ввод новых записей в режимах «Установки» -«Все» - изменение/ввод записей во всех режимах модуля

«Пользователи» - авторизация пользователей -В интерфейсе рабочего места «авторизованного» пользователя в левом вертикальном поле присутствуют кнопки «Новый», «Копировать», «Удалить» (аналогично интерфейсу рабочего места Координатора) -«Авторизованный» пользователь может вводить записи в Главную Форму только в тех модулях, на которые он авторизован пользователем-Admin-ом -Каждый «авторизованный» пользователь может изменять/копировать/ удалять ТОЛЬКО «СВОИ» (те, которые ввел он сам) записи -В интерфейсе пользователя код записей, которые ввел данный пользователь, выделяются жирным синим цветом: -На картинке ниже видно, что пользователь «Бочкина И.А.» ввела в базу одну запись документа – 13.IN.И-001, План НАССР»

«Пользователи» «Не выполнено действий» -Информационная таблица, в которой представлена информация о всех невыполненных вовремя действиях, за которые отвечают пользователи программы -Доступна только в интерфейсе пользователя-Admin -«Отчет» - выделить запись пользователя, нажать «Отчет» - формирование документа-отчета с полной информацией по данному пользователю

«Пользователи» «Мониторинг» -Информационная таблица, в которой пользователь-Admin может получить полную информацию о: -пользователях, которые в настоящий момент подключены к базе данных -«Историю» подключения пользователей к базе данных за определенный период времени – функция «Отчет» -Доступна только в интерфейсе пользователя-Admin

Теперь давайте познакомимся с другими функциями верхнего меню программы. Начнем с функций пункта меню «Настройки» Функции верхнего меню - «Настройки». –Открывается форма для определения расположения рабочих файлов программы (базы данных, файлов документов, шаблонов документов, файлов, загружаемых на сервер пользователями, пр.) «Настройки» - «Расположение»

«Настройки». «Расположение» Определение пути к файлу серверной базы данных, к которому «подключена» программа –Возможность либо выбора файла методом Browsing, либо ввод пути к нему с клавиатуры –Файл, к которому программа «подключена» в данный момент, отмечен «галочкой» в меню «Настройки» Работая с программой в демо-режиме, Вы можете создать неограниченное количество файлов - серверных баз данных и переключаться между ними, определяя путь к соответствующему файлу в форме «Расположение» - поле «Файл серверной базы данных»

«Настройки». «Расположение» - «Каталог с файлами документов» В данном поле Вы определяете каталог, в котором находятся файлы документов. В последующем программа будет вызывать для просмотра только те файлы документов, которые расположены в данном каталоге Возможность определения пути к каталогу либо методом Browsing (нажать кнопку ), либо вводам адреса (названия) каталога с клавиатуры «По умолчанию» каталог расположения документов определен как c:\Program Files\isoratnik\Documents –Если Вы не конфигурируете сетевую версию программы, а работаете только на своем ПК как пользователь-Admin, Вы можете оставить этот путь к каталогу неизменным; для того, чтобы другие пользователи программы могли вызывать файлы для просмотра, необходимо определить этот каталог на ПК-сервере (см. презентацию «ИСОратник - исталляция и конфигурирование программы»)

«Настройки». «Расположение» - «Каталог с файлами документов» Мы рекомендуем установить (средствами сетевого администрирования) уровень доступа к данному каталогу «Только для чтения» для всех пользователей (кроме пользователей, авторизованных на ввод записей в модуль «Документы») –Для тех пользователей, которые будут авторизованы на ввод записей в модуль «Документы» и, соответственно, на загрузку файлов в этот каталог, необходимо будет определить уровень доступа «Чтение и запись» –Полезным может быть также «закрытие» этот каталог для просмотра пользователей по сети - например, если название каталога начинается с символа $, такой каталог становится «невидимым» для пользователей при просмотре структуры каталогов средствами «Проводника» - Microsoft Explorer Файлы документов могут находиться в любом из подкаталогов определенного в этом поле каталога – программа все равно будет их находить –Можно, например, определить «C:\» как каталог с файлами документов – в этом случае файлы документов могут находиться в любом месте на диске С:\; при этом надо учитывать, что время поиска файлов программой при их вызове для просмотра может увеличиться

«Настройки». «Расположение» - «Каталог с файлами шаблонов» Определение каталога, в котором должны находиться файлы шаблонов внутренних документов В последующем – при определении названий файлов-шаблонов («Документы» - «Установки» - «Тип» - «Файл-шаблон») Мы рекомендуем на данном этапе записать в этот каталог файлы Ваших реальных шаблонов документов, чтобы затем иметь возможность протестировать процесс создания новых файлов документов пользователя (режим «Документы» - «Установки» - «Тип» - «Новый»); если у Вас пока нет своих файлов-шаблонов, ничего пока не изменяйте Файлы всех шаблонов документов должны быть защищены от изменений (атрибут «Только для чтения») чтобы исключить возможность их несанкционированного изменения пользователями Мы рекомендуем также сохранять шаблоны внутренних документов в формате файлов-шаблонов текстовых редакторов (например, если Вы используете текстовый редактор MS Word, было бы полезным создавать файлы-шаблоны ваших внутренних документов в формате -.dot, пр.)

«Настройки». «Расположение» - «Каталог с файлами заполненных записей» Определение каталога, в котором должны находиться файлы заполненных записей (см. слайд «Работа с заполненными записями») –Возможность выбора каталога методом Browsing, либо ввода адреса (названия) каталога с клавиатуры –«По умолчанию» определен как c:\Program Files\isorantik\Documents\Records –Если Вы не конфигурируете сетевую версию программы, а работаете только на своем ПК как ПК Координатора, Вы можете оставить этот каталог неизменным Для просмотра файлов заполненных записей пользователями программы этот каталог должен быть определен на ПК-сервере Рекомендуется установить к данному каталогу для всех пользователей уровень доступа «Только для чтения» средствами сетевого администрирования либо вообще «закрыть» этот каталог для просмотра пользователей (если, например, название каталога начинается с символа $, такой каталог становится «невидимым» для сетевых пользователей) Файлы всех заполненных записей должны быть защищены от изменений (атрибут «Только для чтения») чтобы исключить возможность их несанкционированного изменения пользователями

«Настройки». «Расположение» - «Каталог с файлами корреспонденции» Определение каталога, в котором должны находиться файлы корреспонденции записей (модуль «Письма») –Возможность выбора каталога методом Browsing, либо ввода адреса (названия) каталога с клавиатуры –«По умолчанию» определен как c:\Program Files\isoratnik\Documents\Records –Если Вы не конфигурируете сетевую версию программы, а работаете только на своем ПК как ПК Координатора, Вы можете оставить этот каталог неизменным Для просмотра файлов корреспонденции пользователями программы этот каталог должен быть определен на ПК-сервере Рекомендуется установить к данному каталогу для всех пользователей уровень доступа «Только для чтения» средствами сетевого администрирования либо вообще «закрыть» этот каталог для просмотра пользователей (если, например, название каталога начинается с символа $, такой каталог становится «невидимым» для сетевых пользователей) Файлы корреспонденции должны быть защищены от изменений (атрибут «Только для чтения») чтобы исключить возможность их несанкционированного изменения пользователями

«Настройки». «Расположение» - «Каталог для загрузки файлов» Определение каталога на сервере, в который будут загружаться файлы –«По умолчанию» определен как c:\Program Files\isoratnik\Documents\Drafts Пользователи, авторизованные на ввод записей в модуль «Документы», должны иметь доступ «Чтение и запись» к данному (под)каталогу, чтобы они могли загружать в него создаваемые файлы

На этом этапе Вы ознакомитесь с некоторыми функциями общего (функционального) меню программы «Настройки» - «Интерфейс» - «Выбор параметров» «Настройки» «Интерфейс» - «Выбор параметров» –Возможность «настройки» (для каждого модуля) набора тех столбцов- параметров записи, которые будут видимы в Главной Форме –Пока Вы можете не изменять определенные «по умолчанию» видимые столбцы, и вернуться к этой настройке при необходимости впоследствии

«Настройки» - «Интерфейс» - «К-во отображаемых записей» «Настройки» «Интерфейс» - «К-во отображаемых записей» –Данная функция позволяет показывать записи в Главной Форме либо «партиями» по 100 записей, либо все сразу (показ «партиями» полезен для ускорения обращения к файлу базы данных, если количество записей документов в ней превышает 1000) –Пока для Вас эта возможность не актуальна, т.к. в демо-режиме Вы все равно не сможете ввести более чем 15 записей документов в базу данных – но если Вы будете работать с программой в лицензионном режиме, при большом количестве записей документов выбор опции «100» существенно ускоряет скорость обращения программы к базе данных и открытия окна Главной Формы документов

«Настройки» «Интерфейс» - «Доступные модули» Если какие-то модули не нужны в работе в данный момент, Вы можете «спрятать» их, убрав соответствующие «галочки» - «неотмеченные» в данном списке модули в интерфейсе программы отсутствуют –В приведенном на картинке ниже случае в интерфейсе программы будут присутствовать только модули «Документы» и «Аудиты»

«Настройки» «База данных» - «Резервное копирование» –В программе предусмотрено автоматическое резервное копирование файла серверной базы данных. Эта функция «по умолчанию» включена –Вы можете выключить эту функцию, выбрав последовательность команд «Настройки» - «База данных» - «Резервное копирование» - «Включено. Выключить?» –Файл резервной копии серверной базы данных «по умолчанию» записывается в подкаталоге c:\\Program Files\isoratnik\Server\Bak на ПК пользователя-Admin –В данном под-каталоге каждый час создается подкаталог Arch1_dd_mm, в который записывается резервная копия файла серверной базы данных (dd – число месяца, mm – месяц) –Новый под-каталог со следующим по порядку порядковым номером создается каждый час, в течение 8 часов – 8 под-каталогов –9-я по порядку резервная копия файла серверной базы данных записывается в самый первый под-каталог, переименовывая его в Arch9_dd_mm, и т.д. – с 8-часовым циклом

«Настройки» «База данных» - «Удалить» –Функция быстрого удаления записей из базы данных –Записи могут быть удалены либо «по модулям» (только записи документов, процессов, тренингов, пр.), либо «полная очистка» («Удалить все записи») Про полной очистке базы тексты внешних стандартов, введенные в базу данных (режим «Установки» - «Стандарт»), сохраняются

«Контрагенты» Встроенный CRM-функциональный режим Доступен при работе с любыми модулями программы Работая в режиме «Контрагенты», Вы сможете: –собирать и обрабатывать информацию о контрагентах –вести реестр контрагентов –осуществлять поиск контрагентов в реестре –делать анализ и выводы на базе собранной информации –планировать и поддерживать отношения с контрагентами –контролировать выполнение запланированных действий (контактов) с контрагентами –экспортировать информацию о контрагентах в другие программы

«Контрагенты» - «Классы» Гибкая система классификации контрагентов организации Нет ограничений на количество вводимых классов и структура «дерева классификации» (количество/«длина» цепочки подклассов Вы можете сейчас удалить/изменить существующие/ввести новые записи в дерево «классификации» контргагентов

«Контрагенты» - «Тип», «Статус» Дополнительные (не обязательные) параметры системы классификации контрагентов организации

«Контрагенты» Общий список контрагентов организации «Свойства» (или двойной клик на записи контрагента» - переход в набор вкладок для более детального описания контрагента «Поиск» - быстрый поиск нужной записи контрагента по комбинации символов в его названии либо классе «Выслать» - формирование сообщения на электронный адрес выделенного контрагента «Отчет» - генерирование документа-отчета по контрагенту либо отчета – регистра контрагентов

«Контрагенты» - добавление нового контрагента «Добавить» - добавление новой записи контрагента Код – численное значение кода определяется «по умолчанию», последовательным добавлением единицы к коду предыдущего введенного контрагента Последовательный выбор класса, под-класса, типа и статуса из соответствующих списков –Можно ввести новое название класса (типа, статуса) с клавиатуры «Адрес», «Телефон», другие поля – ввод соответствующей информации о контрагенте с клавиатуры Подтверждение ввода данных в базу данных – нажатие «ОК»

«Контрагенты» Добавление новой записи контрагента «Добавить» - добавление новой записи контрагента Код – численное значение кода определяется «по умолчанию», последовательным добавлением единицы к коду предыдущего введенного контрагента Последовательный выбор класса, под-класса, типа и статуса из соответствующих списков –Можно ввести новое название класса (типа, статуса) с клавиатуры «Адрес», «Телефон», другие поля – ввод соответствующей информации о контрагенте с клавиатуры Подтверждение ввода данных в базу данных – нажатие «ОК»

«Контрагенты» - «Подразделения», «Должность» «Подразделение», «Должность» - список соответствующих названий подразделений (должностей), существующих в структуре контрагента

«Контрагенты» - «Сотрудники» Список сотрудников контрагента Содержит минимально набор информации, минимально необходимый для организации контакта с сотрудниками «Выслать» - формирование электронного сообщения на адрес сотрудника «Вставить» - быстрое копирование списка названий сотрудников из другого приложения (например, из файла MS Excel или -.csv, генерируемого в «1С») – последовательность Ctrl-C – Ctrl-V («Копировать» - «Вставить»)

«Контрагенты» - «Контакты» Режим, позволяющий организовать планирование и контроль за контактами с сотрудниками контрагента Каждая запись контакта содержит следующую информацию: –Дата контакта –Пользователь, ответственный за контакт –Класс контакта –Сотрудник контрагента, с которым был контакт –Дата запланированного следующего контакта –Отметка о выполнении запланированного контакта –Необходимое пояснение

«Контрагенты» - «Контакты» В случае, если запланированный контакт не выполнен к надлежащей дате (отметка «Нет» в поле «Выполнено?»), в в день запланированного действия, запись невыполненного действия во вкладке «Контакты» окрашивается в красный цвет Кроме того, в красный цвет окрашивается запись контрагента, контакт с которым «просрочен» («ООО «Солнышко» на рисунке ниже) Сообщение о невыполненном действии появляется во вкладке «Контрагенты» в интерфейсе пользователя, ответственного за контакт (Петров П.П. на рисунке выше,), а также Координатора

«Контрагенты» - «Документы» Перечень документов, которые «имеют отношение» к данному контрагенту Полезная функция в случае, например, необходимости «привязки» документов – заполненных записей с отчетами о проведенном аудите контрагента – поставщика, пр.

«Контрагенты» - «Ссылки» Вкладки «информационного» характера Содержат информацию о записях из других модулей программы («Корреспонденция», «Запросы», «Оборудование», в которых имеются ссылки на данного контрагента

«Справочники» «Стандарты» В «модельной» базе данных программы уже введены тексты наиболее «популярных» внешних стандартов, на соответствие которым чаще всего создается Система Менеджмента Вы можете сами добавить неограниченное количество стандартов в базу данных, чтобы определять ссылки на них в записях Ваших документов, процессов, аудитов, пр. Добавление названия стандарта: вкладка «Стандарты» - «Добавить» Добавление разделов нового стандарта: вкладка «Раздел» - «Добавить» –Проще всего вводить тексты разделов стандартов, если у Вас есть они в электронном виде, методом «Копировать» - «Вставить» Перечень стандартов, на соответствие требованиям которых создается Система менеджмента

«Утилиты». «Загрузить файл на сервер» Программа предоставляет пользователям возможность загрузки созданных файлов документов на ПК-сервер Необходимо для перехода к второй (после создания) стадии жизненного цикла документов – их рассмотрению, согласованию и одобрению Загрузку файлов на ПК-сервер могут осуществлять только пользователи, авторизованные на ввод записей в модуль «Документы» Теперь давайте ознакомимся с функциями, собранными в меню «Утилиты»

«Утилиты». «Загрузить файл на сервер» Каталог для загрузки файлов определяется Adminом в форме «Настройки» - «Расположение» - «Каталог для загрузки файлов» «Утилиты» - «Загрузить файл на сервер»: Пользователь сначала выбирает файл, который необходимо загрузить на сервер (форма «Файл-источник») После выбора файла и нажатия «Открыть» файл загружается на ПК-сервер в каталог, определенный в «Настройки» - «Расположение» - «Каталог для загрузки»

«Утилиты» Web-версия» - переход на страницу сайта программы для ознакомления с ВЕБ-версией «ИСОратника» «Интернет» –возможность для пользователей выхода в Интернет непосредственно из «ИСОратника» –создание «библиотеки» сайтов (аналог «Избранного») «Проверка новой версии» –Необходим доступ в Интернет –Возможность проверить наличие новой версии программы на сайте –При наличии новой версии пользователь попадает на страницу сайта программы, на которой он может загрузить файл последнего обновления программы –Все обновления программы предоставляются пользователям бесплатно

«Утилиты» «Внутренняя почта» Внутренняя почта – это инструмент для мгновенного обмена информацией между пользователями программы –не требуется наличия внешнего агента электронной почты –Пользователи должны быть просто подключены к базе данных программы для получения и отправки сообщений «Исходящие» - пользователи отсылают сообщения другим пользователям –Поле «Ответить?» предназначено для контроля того, получен ли ответ на сообщение –если ответ требуется получить к определенной дате, пользователь-отправитель указывает в этом поле «Да» и определяет планируемую дату получения ответа в этом поле – в случае, если пользователь-получатель не даст ответа к этой дате, программа напомнит ему о необходимости ответа Входящие – пользователи просматривают полученные сообщения и отвечают на них Подробнее о функциональности Внутренней почты см. презентацию по модулю Документы

«Утилиты» «Экспорт в Excel» Экспорт всех записей из определенного модуля базы данных в файл формата Excel –В зависимости от того, в каком модуле находится пользователь (Документы, Процессы, Тренинги, Аудиты, пр.), формируется файл с записями документов (процессов, тренингов, аудитов, пр.) «Экспорт в Excel – Установки –Выбор параметров записи, которые будут экспортироваться (горизонтальные стрелки) –Выбор последовательности следования параметров в формируемом файле (вертикальные стрелки)

–Итак, первое (далеко не полное!) знакомство с «общими» для всех модулей и пользователей программы функциями окончено – переходим к модулю «Документы» Презентация, описывающая начало работы с модулем «Документы», входит в состав файла-архива isoratnik.zip, который Вы загрузили с сайта, а также на странице –Для того, чтобы Вам было легче ознакомиться с программой, она поставляется с частично заполненной базой данных, в которой уже есть записи системы менеджмента качества и безопасности пищевой продукции некой модельной организации АВС Лимитед –Сейчас Вы можете либо поработать с программой, используя эту «модельную» базу данных, либо удалить записи из этой «встроенной» базы данных и начать заполнение своей базы данных Вашей организации Мы рекомендуем Вам выбрать второй вариант – удалить существующие записи документов и начать заполнение базы записями Ваших документов «ИСОратник» - начало работы Первый запуск программы – демо-режим