Настройка Инструмента мониторинга задач на базе Microsoft Outlook. - презентация

1 Настройка Инструмента мониторинга задач на базе Microsoft Outlook

2 1. Создание задачника отдела Содержание 2. Установка формы мониторинга 3. Открытие задачника отдела на компьютерах сотрудников отдела 4. Постановка задачи 5. Настройки представлений задачника Перечень задач Завершенные задачи Оцененные задачи 6. Оценка задачи

3 1. Создание задачника отдела

4 2. Зайдите в меню Перейти / Задачи 3. Для того чтобы сотрудники отдела могли работать с одним общим задачником отдела им нужно дать к нему доступ 4. Для этого необходимо кликнуть правой кнопкой мыши на "Задачи" в разделе "Мои задачи" и в появившемся выпадающем меню выбрать пункт "Доступ…" 1. Запустите Microsoft Outlook если он еще не открыт

5 5. На появившейся форме "Свойства папки" необходимо нажать кнопку "Добавить" 6. На появившейся форме "Новые пользователи" следует добавить всех сотрудников отдела в список "Новые пользователи" путем выбора их из общего списка адресов и нажатия кнопки "Добавить->" 7. Когда все сотрудники отдела будут добавлены в раздел Новые пользователи следует нажать кнопку "ОК" 1. Создание задачника отдела " 7. Когда все сотрудники отдела будут добавлены в раздел Новые пользователи следует нажать кнопку "ОК" 1. Создание задачника отдела">

6 8. На появившейся форме "Свойства папки можно увидеть только что добавленных сотрудников отдела 9. В разделе "Разрешения" данной формы необходимо определить уровень доступа сотрудников отдела к общему задачнику. Для этого необходимо поставить галочки возле полей: Создание документов, Чтение документов, Просмотр Папки. Также необходимо в разделе "Правка документов" выбрать "всех", а в разделе "Удаление документов" необходимо выбрать "только своих" 10. После этого следует нажать кнопку "Применить" и кнопку "ОК" 1. Создание задачника отдела

7 2. Установка формы мониторинга

8 1. Чтобы загрузить шаблон формы (Шаблон_задачи.oft), нужно сохранить файл Шаблон_задачи.oft), который был выслан вместе с данной презентацией, у себя на компьютере 2. В Outlook необходимо зайти в меню Файл/Создать/Выбрать форму… 3. На открывшейся форме "Выбор формы" в поле "Папки:" необходимо выбрать "Шаблоны в файловой системе" и нажать кнопку "Обзор…" 4. На открывшейся форме "Выбор папок" необходимо выбрать папку, в которой вы сохранили файл Шаблон_задачи.oft и нажать "ОК"

9 2. Установка формы мониторинга 5. Потом нужно выбрать из списка Шаблон_задачи и нажать кнопку "Открыть". На экране появиться форма задачи с двумя вкладками: Задача и Оценка

10 6. На открывшейся форме задач необходимо выбрать в меню Сервис/Формы/Опубликовать форму как… 2. Установка формы мониторинга

11 7. На открывшейся форме "Публикация формы" из выпадающего списка "Папки:" необходимо выбрать "Библиотека личных форм" 2. Установка формы мониторинга

12 8. В строке "Название" необходимо указать название формы, например "task" и нажать кнопку "Опубликовать" 2. Установка формы мониторинга 9. После этого следует закрыть форму задачи и сохранить сделанные изменения

13 10. Для того чтобы все задачи в задачнике отдела создавались по новой форме, необходимо кликнуть правой кнопкой мыши на задачнике и выбрать в выпадающем меню пункт "Свойства" 2. Установка формы мониторинга 11. На появившейся форме следует выбрать в выпадающем списке пункт "Формы…"

14 2. Установка формы мониторинга 13. Из списка форм необходимо кликнуть на названии формы ("task"), которую мы сохранили ранее и нажать кнопку "Открыть" и потом кнопку "ОК" 12. На открывшейся форме "Выбор формы" из выпадающего списка "Папки:" необходимо выбрать "Библиотека личных форм"

15 3. Открытие задачника отдела на компьютерах сотрудников отдела

16 2. В левой части экрана необходимо кликнуть на строчке "Открыть общие задачи…" 1. На компьютере сотрудника отдела запустите Outlook и зайдите в меню Перейти / Задачи

17 3. Открытие задачника отдела на компьютерах сотрудников отдела 4. В открывшемся окне необходимо выбрать из списка свою фамилию (т.е. начальника отдела к задачнику которого будет добавлен данный сотрудник) и нажать "ОК" 3. На появившейся форме "Открытие общих задач" необходимо нажать кнопку "Имя"

18 3. Открытие задачника отдела на компьютерах сотрудников отдела 5. Если все сделано правильно, в левой части экрана в разделе "Общие задачи" должен появиться задачник

19 4. Постановка задачи

20 1. Для того чтобы создать задачу необходимо, находясь в задачнике отдела, нажать кнопку "Создать". На экране появится форма задачи

21 4. Постановка задачи 2. Форма задачи состоит из двух вкладок: "Задача" и "Оценка"

22 4. Постановка задачи 3. Для постановки задачи используется вкладка "Задача" Указываем задачу по SMART Описываем стандарты качества Указываем срок выполнения задачи Указываем сотрудника, которому поручена данная задача Указываем дату формирования задачи

23 4. Постановка задачи 4. После того, как в поле "Тема:" сформулирована задача, указан срок в строк в строке "Срок:", описаны стандарты качества в нижнем окне, и указан исполнитель данной задачи в поле "Контакты…" необходимо нажать кнопку "Сохранить и закрыть". Задача будет добавлена в задачник

24 5. Настройки представлений задачника. Перечень задач

25 1. Чтобы задачи в задачнике были упорядочены необходимо настроить представление. Для этого нужно кликнуть на кнопке "Определить представления…"

26 5. Настройки представлений задачника. Перечень задач 2. На появившейся форме следует нажать кнопку "Создать…" 3. На форме "Новое представление" необходимо указать название нового представление, например "Перечень задач", выбрать "Тип представления:" - "Таблица" и выбрать пункт "в этой папке, доступно всем. После этого следует нажать кнопку "ОК"

27 5. Настройки представлений задачника. Перечень задач 4. На форме "Настройки представления:" следует нажать кнопку "Поля…". В этом пункте можно выбрать поля, которые будут отображаться в данном представлении в задачнике отдела 5. На форме "Поля" в разделе "Отображаемые поля" необходимо с помощью кнопок "Добавить->", " ", "">

28 5. Настройки представлений задачника. Перечень задач 6. На форме "Настройки представления:" следует нажать кнопку "Группировка…". В этом пункте можно задать условия для группировки задач в задачнике отдела 7. Чтобы задать группировку по сотрудникам отдела необходимо на форме "Группировка" выбрать из выпадающего списка пункт "Контакты" (на форме задачи мы указываем в этом поле сотрудника, которому поручается выполнение данной задачи), поставить галочку "Показывать поле в представлении" и нажать "ОК"

29 5. Настройки представлений задачника. Перечень задач 8. На форме "Настройки представления:" следует нажать кнопку "Сортировка…". В этом пункте можно задать условия для сортировки задач в задачнике отдела 9. Отсортируем задачи по срокам выполнения. Т.е. задачи, срок выполнения которых ближе к текущей дате будут выше в списке. Для этого необходимо на форме "Сортировка" выбрать из выпадающего списка пункт "Срок", выбрать пункт "по возрастанию" и нажать "ОК"

30 5. Настройки представлений задачника. Перечень задач 10. На форме "Настройки представления:" следует нажать кнопку "Отбор…". Здесь мы сможем задать условия, которые позволят видеть нам в данном представлении только текущие незавершенные задачи 11. На форме "Отбор" необходимо перейти на вкладку "Дополнительно", нажать кнопку "Поле" и в списке выбрать "Все поля задачи/Дата завершения" 12. После этого следует в строке "Условие:" выбрать вариант "отсутствует" и нажать "Добавить к списку" и "ОК

31 5. Настройки представлений задачника. Перечень задач 13. После проделанных выше действий созданное представление "Перечень задач" будет иметь следующий вид: Задача Данное представление позволяет видеть полный обзор по задачам отдела Дата формирования Срок выполнения Стандарты качества Ответственный

32 5. Настройки представлений задачника. Завершенные задачи

33 1. Все задачи, у которых будет поставлена дата завершение будет считаться Outlook завершенной и попадать в представление, которое существует по умолчанию "Завершенные задачи". Мы его немного доработаем. Кликните в левой части экрана в разделе "Текущее представление" на пункте "Завершенные задачи" 2. Кликните "Настроить текущее представление…"

34 3. На форме "Настройки представления: следует нажать кнопку "Отбор…". В этом пункте можно задать условия, которые позволят видеть в данном представлении завершенные неоцененные руководителем задачи 5. Настройки представлений задачника. Завершенные задачи 4. На форме "Отбор" необходимо перейти на вкладку "Дополнительно", нажать кнопку "Поле" и в списке выбрать "task/Итоговая оценка" 5. После этого следует в строке "Условие:" выбрать вариант "равно" и в строке "Значение" поставить 0 (ноль) и нажать "Добавить к списку" и "ОК

35 5. Настройки представлений задачника. Оцененные задачи

36 1. Чтобы задачи в задачнике были упорядочены необходимо настроить представление. Для этого нужно кликнуть на кнопке "Определить представления…"

37 2. На появившейся форме следует нажать кнопку "Создать…" 3. На форме "Новое представление" необходимо указать название нового представление, например "Оцененные задачи", выбрать "Тип представления:" - "Таблица" и выбрать пункт "в этой папке, доступно всем. После этого следует нажать кнопку "ОК" 5. Настройки представлений задачника. Оцененные задачи

38 4. На форме "Настройки представления:" следует нажать кнопку "Поля…". В этом пункте можно выбрать поля, которые будут отображаться в данном представлении в задачнике отдела 5. На форме "Поля" в разделе "Отображаемые поля" необходимо с помощью кнопок "Добавить->", " ", "">

39 6. На форме "Настройки представления:" следует нажать кнопку "Отбор…". В этом пункте можно задать условия, которые позволят видеть в данном представлении только завершенные оцененные задачи 7. На форме "Отбор" необходимо перейти на вкладку "Дополнительно", нажать кнопку "Поле" и в списке выбрать "task/Итоговая оценка" 8. После этого следует в строке "Условие:" выбрать вариант "не равно" и в строке "Значение" поставить 0 (ноль) и нажать "Добавить к списку" и "ОК 5. Настройки представлений задачника. Оцененные задачи

40 9. После проделанных выше действий созданное представление "Оцененные задачи" будет иметь следующий вид: Оценка руководителя Итоговая оценка Самооценка 5. Настройки представлений задачника. Оцененные задачи

41 6. Оценка задач

42 6. Оценка задачи 1. Когда сотрудник завершил выполнение задачи и предоставил руководителю результаты своей работы, необходимо оценить выполнение данного задания. Для этого сотрудник в задачнике отдела открывает данную задачу и переходит на вкладку "Оценка" 2. Сотрудник должен поставить "Дату завершения задачи" и самооценку. Также сотрудник может оставить комментарий. После этого нажать "Сохранить и закрыть" Дата завершения Самооценка Комментарий сотрудника

43 6. Оценка задачи 3. После того, как сотрудник предоставил руководителю результаты выполнения задачи и произвел самооценку руководитель может оценить выполнение данного задания. Для этого руководитель в задачнике отдела открывает данную задачу и переходит на вкладку "Оценка" 4. Руководитель должен поставить свои оценки в поле "Соблюдение сроков" и "Соблюдение критериев качества". Итоговая оценка рассчитывается автоматически. Также руководитель может оставить комментарий. После этого нажать "Сохранить и закрыть" Оценка руководителя Итоговая оценка Комментарий руководителя