©Е.Воронина 2011 Российский государственный социальный университет « «ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТА И ФАНДРЕЙЗИНГА В НИР И ИННОВАЦИОННО-ВНЕДРЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВУЗА» ВОРОНИНА ЕВГЕНИЯ ПЕТРОВНА, заместитель директора Информационно-библиотечного центра РГСУ по научной работе и инновационным технологиям ВОРОНИНА ЕВГЕНИЯ ПЕТРОВНА, заместитель директора Информационно-библиотечного центра РГСУ по научной работе и инновационным технологиям Москва 2011
©Е.Воронина 2011 « » « ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТА» Тема 1. Информационные потребности при планировании инновационного проекта. Информационное обеспечение бизнес-плана инновационного проекта. Информационные ресурсы в области научно-технической информации при проведении информационных исследований на этапе планирования и первых этапах проведения рыночно ориентированных НИОКР. Документационное обеспечение системы управления проектами
©Е.Воронина 2011 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТА Содержание: Информация о внутренней и внешней среде вуза, необходимая для управления инновационной деятельностью. Информационное поле руководителя. Слепые информационные пятна. Информационное обеспечение бизнес-плана инновационного проекта Профессиональные мировые и российские информационные ресурсы по отраслям экономики и областям знаний. Ресурсы и методы поиска информации об аналогах, о запросах ведущих производителей на научные разработки; о государственных тендерах в области НИОКР; сведений об экспертах (по международным и российскому индексам цитировании, международным справочникам, специализированным базам данных и др.). Поиск сведений о новых научно-технических достижениях и о НИОКР.
©Е.Воронина 2011 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТА Внутренняя и внешняя среда вуза
©Е.Воронина 2011 Информационное поле руководителя/ Слепые информационные пятна – 7,10 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТА Информационное поле руководителя/ Слепые информационные пятна – 7,10
©Е.Воронина 2011 Информационное обеспечение стратегического планирования ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТА Информационное обеспечение стратегического планирования
©Е.Воронина 2011 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТА Информация для разработки разделов бизнес-плана инновационного проекта 1.Анализ рынка НИОКР-- Внешн. 2.План НИОКР вуза -- Внутр. 3.Финансовый план и стратегия финансирования -- Внешн. и внутр. 4. План маркетинга НИОКР -- Внешн. и внутр. 4.1 Изучение конкурентов -- Внешн. и внутр. 4.2 Исследование цен на НИОКР-- Внешн. и внутр. 4.3 Исследование продвижения и продаж -- Внешн. и внутр. 5. Оценка и страхование риска-- Внешн. и внутр. 6. Правовое обеспечение деятельности вуза в области НИОКР -- Внешн. и внутр.
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТА Информация для разработки разделов бизнес-плана инновационного проекта Раздел бизнес-плана 1 Внешняя информацияВнутренняя информация Анализ рынка НИОКР Информация о емкости и сегментации рынка; экономических, научно-технических, демографических, экологических факторах; законодательстве. -
Информационное обеспечение бизнес-планирования Информация для разработки разделов бизнес-плана Раздел бизнес- плана 2 Внешняя информацияВнутренняя информация План разработки и внедрения НИОКР Информация о возможных поставщиках технологий, информации, оборудования, материалов, комплектующих изделий, программного обеспечения, НИОКР; о технологиях, лицензиях, необходимых для производства Исследовательск ие и производственны е мощности вуза. Кадры
Информационное обеспечение бизнес-планирования Информация для разработки разделов бизнес-плана Раздел бизнес-плана 3 Внешняя информацияВнутренняя информация Финансовый план и стратегия финансирова ния Статистические данные. Финансовая информация. Прогнозы дальнейшего развития. Ставки кредитов. Цены на электроэнергию, воду, сырье, труд. Налоговое законодательство. Курс валюты Потенциальные спонсоры, инвесторы, грантодатели. Исходный баланс. Прямые и косвенные издержки производства. Показатели продаж. Показатели производственной деятельности. Стоимость основных фондов. Оборотные средства. Текущая финансовая информация.
Информационное обеспечение бизнес-планирования Информация для разработки разделов бизнес-плана Раздел бизнес- плана 4 Внешняя информацияВнутренняя информация План маркетинга: изучение конкурентов Информация о возможных конкурентах, их слабых и сильных сторонах, их доли рынка НИОКР, маркетинговых средствах продвижения результатов НИОКР. -
Информационное обеспечение бизнес-планирования Информация для разработки разделов бизнес-плана Раздел бизнес- плана 5 Внешняя информацияВнутренняя информация План маркетинга: исследование цен Информация о ценах на аналогичные НИОКР, о поведении и реакции потребителей относительно цены товара Затраты на разработку НИОКР, Изготовление опытных образцов, затраты на внедрение, выполнение проекта, оказание услуг
Информационное обеспечение бизнес-планирования Информация для разработки разделов бизнес-плана Раздел бизнес- плана 6 Внешняя информацияВнутренняя информация План маркетинга: исследование продвижения и реализации НИОКР Информация о возможных посредниках -
Информационное обеспечение бизнес-планирования Информация для разработки разделов бизнес-плана Раздел бизнес плана -- 7 Внешняя информацияВнутренняя информация Оценка и страхование риска Состояние банковских структур, их репутация. Информация об оценке надежности всех, с кем вуз предполагает вступить в деловые отношения. Курсы валют. Политическая и экономическая ситуация в стране. Криминогенная обстановка в стране и тенденции ее изменения. Возможные страховые компании, их репутация. -
Информационное обеспечение бизнес-планирования Информация для разработки разделов бизнес-плана Раздел бизнес плана -- 8 Внешняя информацияВнутренняя информация Правовое обеспечение инновационной научно- исследовательс кой и проектной деятельности вуза Правовая система в части: налоговой системы законов, охраняющих окружающую среду; патентной защиты; правил порядка регистрации товарного знака и проведения рекламной кампании; основных прав потребителей и системы их зашиты; Информация о лицензиях, необходимых для проведения НИОКР, производства наукоемкого продукта /услуги. -
©Е.Воронина 2011 Информационное обеспечение бизнес-планирования Внешнеэкономическая деятельность. Внешнеэкономическая деятельность Анализ спроса Анализ предложения Анализ перспектив развития рынка НИОКР Изучение и оценка деятельности на рынке конкурентов Изучение покупателей результатов НИОКР на рынке Изучение коммерческой практики в области НИОКР, правовых, торгово-политических и других условий Выбор делового партнера для вуза, занимающегося внешнеэкономической деятельностью
Информационное обеспечение бизнес-планирования Внешнеэкономическая деятельность. -1 Область исследованияНеобходимая информация Анализ спроса на результаты НИОКР Уровень покупательной способности потенциальных заказчиков. Требования к НИОКР. Статистическая информация о потреблении результатов НИОКР за исследуемый период. Анализ предложенияСтатистические показатели по отрасли НИОКР. Структура организаций-разработчиков НИОКР. Мировой уровень цен на НИОКР. Доли рынка крупных разработчиков (университетов, фирм) и их производственные возможности. Перспективы развития научно-исследовательского сектора у разработчиков (вузов, фирм). Состояние и тенденции развития соответствующего мирового рынка НИОКР
Информационное обеспечение бизнес-планирования Внешнеэкономическая деятельность. - 2 Область исследованияНеобходимая информация Анализ перспектив развития рынка НИОКР Информация о перспективах развития рынка. Оценки дальнейшей структуры спроса на результаты НИОКР Информация о колебаниях рыночных цен на НИОКР. Информация о состоянии основных представителей отрасли. Изучение и оценка деятельности на рынке конкурентов Объемы выполняемых НИОКР. Доля конкурентов в объеме НИОКР. Информация о выполненных разработках. Виды и объем инновационных разработок и услуг. Маркетинговая деятельность конкурентов. Финансовое положение конкурентов. Коммерческие условия сделок. Научно-технический потенциал и достижения конкурентов.
Тема 2. Информационное обеспечение бизнес-планирования Внешнеэкономическая деятельность. - 3 Область исследованияНеобходимая информация Изучение покупателей результатов НИОКР на рынке Возможные покупатели. Доля потребления конкретных разработок. Поставщики и соисполнители покупателя. Научно-исследовательские и производственные мощности покупателя и перспективы их расширения. Размер издержек сбыта НИОКР. Примерный размер квот каждого разработчика в реализации товаров на рынке. Изучение коммерческой практики, правовых, торгово-политических и других условий Типовые, биржевые и аукционные контракты. Особенности условий международных сделок. условия проведения торгов. Тарифы судоходства, фрахтовые, железнодорожные тарифы. Условия перевозок. Законодательство по внешнеэкономической деятельности. Торгово-политические условия.
Тема 2. Информационное обеспечение бизнес-планирования Внешнеэкономическая деятельность. - 4 Область исследованияНеобходимая информация Выбор делового партнера для вуза, занимающего внешнеэкономической деятельностью. Общие сведения о партнере. Статистические показатели. Научно-внедренческая, инновационная и производственно-сбытовая деятельность. Конкурентоспособность на рынке.
©Е.Воронина 2011 Информационное обеспечение бизнес-планирования Кредитование в банке Кредитование в банке Требования к информации на первом этапе. Проверка характера заемщика Проверка финансового состояния заемщика Проверка отрасли заемщика Оценка позиции заемщика в отрасли Документальная проверка
Информационное обеспечение бизнес-планирования Кредитование в банке. Информация на первом этапе. Область исследования Внешняя информацияВнутренняя информация 1. Проверка характера заемщика Куда и за какими суммами обращался заемщик; частота обращения за кредитом; задержка платежей; текущая задолженность в банках; сведения, характеризующие репутацию фирмы определенным образом (участие в официальных мероприятиях, судебных разбирательствах и т.д.) -
Информационное обеспечение бизнес-планирования Кредитование в банке. Информация на первом этапе. Область исследования Внешняя информацияВнутренняя информация 2. Проверка финансовог о состояния заемщика Специальные рейтинги, отражающие финансовое положение фирмы и степень коммерческого риска; перечень банков, клиентом которых является данная фирма; последняя финансовая информация (данные баланса, отчет о прибыли и убытках); участие в капиталах других компаний Бухгалтерск ая отчетность
Тема 2. Информационное обеспечение бизнес-планирования Кредитование в банке. Информация на первом этапе. Область исследования Внешняя информацияВнутренняя информация 3. Проверка отрасли заемщика Рост рынка, размер рынка; характер продукции; технологический уровень; основные поставщики; инвестиции; обзор действующего законодательства; влияние правительства на вход на рынок -
Информационное обеспечение бизнес-планирования Кредитование в банке. Информация на первом этапе. Область исследования Внешняя информацияВнутренняя информация 4. Оценка позиции заемщика в отрасли Доля на рынке; цены конкурентов; сильные и слабые стороны производимой продукции; объем производства; производственные мощности Издержки производства
Информационное обеспечение бизнес-планирования Кредитование в банке. Информация на первом этапе. Область исследования Внешняя информация Внутренняя информация 5. Документа льная проверка учредительные документы; действующие договоры и проекты; баланс, платежные документы, лицензии на виды деятельности; ТЭО, бизнес- план; удостоверение БТИ; ГТД; квитанции на получение акцизных марок
Документационное обеспечение управления проектами Документационное обеспечение системы управления проектами представляет собой совокупность данных, обеспечивающих в полной мере функционирование системы управления. Совокупность данных должна быть необходимой и достаточной для осуществления управления проектами.
Цель документационного обеспечения системы, как одной из обеспечивающих подсистем, организация и подготовка отдельным функциональным задачам всей необходимой для их решения информации при условии минимального времени подготовки и наименьших трудовых затрат как на создание, так и на эксплуатацию системы. Общим требованием к документационному обеспечению системы управления проектами являются необходимость и достаточность. Требование необходимость определяет объем информации, обеспечивающий принятие управляющего решения с учетом заданных ограничений. Документационное обеспечение управления проектами
На этапе разработки корпоративной системы управления портфелем проектов (КСУПП) необходимо определить перечень, структуру и требования к документации, используемой в проекте. Документация должна включать: Финансово-экономическую документацию; Техническую документацию проекта; Плановую документацию проекта; Контрактно-договорную документацию; Учетную и отчетную документацию проекта; Юридическую документацию; Деловые протоколы; Корреспонденцию; Прочие. Документационное обеспечение управления проектами
Для обеспечения высокого качества создания и эксплуатации КСУПП документация должна быть в необходимой мере стандартизована. Для каждого документа необходимо определить следующие параметры: название документа; структура и форма документа; периодичность формирования (регламент) документа; ответственный за формирование документа; степень конфиденциальности документа; список согласующих лиц; список утверждающих лиц; список лиц, получающих копию документа после утверждения. Документационное обеспечение управления проектами
В целях унификации понятий и терминов при выпуске всех видов документации необходимо использовать единую систему корпоративной терминологии по управлению проектом. Разрабатывается Глоссарий терминов управления проектом. Степень конфиденциальности информации и порядок доступа к документам определяется отдельным положением. Документационное обеспечение управления проектами
Каждый документ должен иметь следующие обязательные атрибуты: уникальный идентификатор; номер версии; дата выпуска; источник (автор, коллектив авторов, структурное подразделение компании, компания); идентификаторы компьютерного файла; средства определения полноты документа (количество страниц, приложений, схем и т.п.); степень конфиденциальности. Документационное обеспечение управления проектами
На рисунке представлена иерархическая древовидная структура документов необходимых для управления проектами, реализуемых в организации. Структура документов по проектной деятельности Документационное обеспечение управления проектами
Каждый документ в иерархически выделенной группе должен быть представлен на соответствующем технологическом этапе в привязке к другим документам, необходимым для его разработки. Система управления проектами может поддерживать несколько стадий процесса работы с документами: Документационное обеспечение управления проектами
1. Стадия проекта – включает создание первой и последующих версий документа, совместную работу с ними исполнителей (авторов), процедуры согласования и утверждения проекта (на этой стадии проекту может также присваиваться временный регистрационный номер для облегчения поиска и классификации). На данной стадии доступ к проекту должен иметь только ограниченный круг должностных лиц, непосредственно связанных с его разработкой (авторы-исполнители, согласующие и утверждающие лица). Документационное обеспечение управления проектами
2. Стадия итогового документа – фиксация финальной версии документа, окончательное присвоение ему постоянного регистрационного номера, запрет на дальнейшее изменение основных данных. Дальнейшая работа с документом включает ознакомление с ним, выдачу и исполнение поручений, обсуждение, отслеживание движения и др., но не предполагает изменения его содержания и основных реквизитов. На данной стадии доступ к документу может иметь расширенный круг лиц, который определяется произвольным образом для каждой группы документов. Документационное обеспечение управления проектами
Исходящие и внутренние документы организации проходят обе стадии, в то время как при обработке входящих переходят сразу к стадии итогового документа. В соответствии с описанными стадиями в системе введено разделение понятий «документ» и «проект документа», которые создаются в двух разных хранилищах (картотеках). Два типа картотек поддерживают различные настройки версионности и разграничения прав доступа (в соответствии с приведенными выше подходами к работе с проектами и итоговыми версиями документов. Документационное обеспечение управления проектами
Типовые формы и шаблоны документов, используемых на всех технологических этапах необходимо разработать в качестве приложений к редакции корпоративной системы управления портфелем проектов организации. Документационное обеспечение управления проектами
Программное обеспечение для управления проектами Программное обеспечение для управления проектами включает в себя приложения для планирования задач, составления расписания, контроля цены и управления бюджетом, распределения ресурсов, совместной работы, общения, быстрого управления, документирования и администрирования системы, которое используются совместно для управления крупными проектами.
Задачи программного обеспечения для управления проектами Планирование Одной из наиболее распространенных возможностей является возможность планирования событий и управления задачами. Требования могут различаться в зависимости от того, как используется инструмент. Наиболее распространенными являются: - Планирование различных событий зависящих друг от друга. - Планирование расписания работы сотрудников и управление ресурсами. - Расчет времени, необходимого на решение каждой из задач. - Сортировка задач в зависимости от сроков их завершения. - Управление нескольким проектами одновременно. - Расчёт критического пути. - Управление данными и предоставление информации.
Программное обеспечение для управления проектами предоставляет большое количество требуемой информации, такой как: - Список задач для сотрудников и информацию распределения ресурсов. - Обзор информации о сроках выполнения задач. - Ранние предупреждения о возможных рисках, связанных с проектом. - Информации о рабочей нагрузке. - Информация о ходе проекта, показатели и их прогнозирование. Программное обеспечение для управления проектами
Типы программного обеспечения для управления проектами. Desktop (Десктопные): Программное обеспечение находится на десктопе каждого пользователя. Это предоставляет наиболее гибкий интерфейс. Такие приложения обычно позволяют сохранять информацию в файл, который в дальнейшем может быть выложен в общий доступ для других пользователей или же данные хранятся в центральной базе данных. Как пример, можно привести следующие приложения: - Cerebro - многопользовательское ПО для управление медиа проектами. - GanttProject. - KPlato - приложение для управления проектами под ОС Linux. - Microsoft Project. - OpenProj. - Open Workbench. - TaskJuggler. Программное обеспечение для управления проектами
Web-based (Веб-приложения): Доступ осуществляется с помощью браузера. Следующие приложения являются примерами веб-приложений: - Basecamp - онлайн-инструмент для управления проектами. - Bontq. - Easy Projects.NET - многофунциональная (Enterprise) система управления проектами. - Kommandcore - веб-сервис для командного управления проектами. - LifeTask.ru - система управления проектами. - Мегаплан - система управления проектами. - Project Kaiser - система управления проектами. - TeamLab- платформа для организации совместной работы и общения онлайн-платформа для взаимодействия в строительных проектах. - Никсонэт - система управления проектами. Программное обеспечение для управления проектами
Плюсы и минусы: - Доступ может быть осуществлен с любого компьютера, не требуется установка дополнительных приложений. - Простой контроль доступа. - Многопользовательность. - Только одна программа, которая установлена на центральном сервере. - Скорость работы ниже, чем у обычных приложений. - Проблемы с доступом к серверу или его выход из строя ведут к полной недоступности информации. Программное обеспечение для управления проектами
Информационное обеспечение фандрейзинга Информационное обеспечение фандрейзинговой деятельности - включает в себя подготовку информационной базы данных (сведений о донорах, с которыми будет вестись работа), необходимых информационных и рекламных материалов, а также задание системы учета. Сведения о донорах (информационная база данных) должна содержать необходимую информацию о всех потенциальных донорах и жертвователях, отобранных для работы по основным четырем группам: - государственные организации, - коммерческие организации, - некоммерческие организации и - частные лица.
По каждой из четырех категорий необходимо составить перечни адресатов, а по каждому потенциальному донору необходимо иметь, как минимум, следующие сведения: полное и сокращенное название организации; ее адрес; телефон, факс. ; фамилии, имена, отчества, социальный статус (должности, звания, степени и пр.) первых должностных лиц, а также лиц, принимающих решения по вопросам спонсорства, благотворительности, патронажа; их личные пристрастия в сфере культуры, хобби и т. д.; сфера (виды) деятельности фирмы, ее потребители, клиенты, товары, партнеры; экономическое состояние фирмы; географическая зона деятельности фирмы; какие сферы и виды деятельности являются для этого донора предпочтительными для оказания поддержки; в каких формах и объемах традиционно оказывается поддержка. Информационное обеспечение фандрейзинга
Система учета должна содержать сведения о ходе и итогах (промежуточных и окончательных) фандрейзинговой кампании: перечень (картотека) доноров-вкладчиков основная база данных; постоянная переписка копии всех предложений, писем, ответов (по категориям доноров); данные оперативного анализа копии текущих сведений о встречах, звонках и т. д., после получения средств или отказа эти сведения переходят в основную базу данных; сведения о фандрейзинговых действиях обычно в табличной форме характеризующие ход работы с каждым потенциальным донором (даты и результаты контактов, переписки, содержание обещаний и т. п.); сведения о полученных средствах номера счетов, квитанций, даты перечисления и получения, размер средств, дата отправки благодарственного письма. Каждый из указанных блоков данных учета может представлять содержание отдельной директории (файла) в единой компьютерной базе данных фандрейзинга конкретной кампании или организации в целом. Информационное обеспечение фандрейзинга
Сфера поддержки Число респондентов, оказавших поддержку, % 1. Социальное обеспечение 29 2.Здравоохранение20 3.Религия12 4.Спорт10 5.Экология10 6.Культура и искусство9 7.Образование8 8.Наука7 Таблица. Приоритеты при выборе сфер поддержки сотрудниками компаний в РФ (2002 г.) Источник: Корпоративная филантропия: мифы и реальность. Результаты социологического исследования. / М.: Информационное обеспечение фандрейзинга
Источники сведений о потенциальных донорах : справочники и БД (телефонные справочники, «Кто есть кто» и т. п.); списки грантодателей, государственных и негосударственных фондов, клубов, ассоциаций, союзов (клубы меценатов, Ротари-клубы, промышленные и банковские союзы, ассоциации и т. д.), объединяющих деловой мир. интернет; информация СМИ о деловой жизни; информация, которой располагают конкуренты- фандрейзеры на паритетных началах. Информационное обеспечение фандрейзинга
Система мировых информационных ресурсов, мировой рынок информации и знаний позволяет решить задачи информационного обеспечения проектного менеджмента, в том числе, задачи: - информационного обеспечения бизнес-плана инновационного проекта. - информационных исследований на этапе планирования и первых этапах проведения рыночно ориентированных НИОКР. - информационного обеспечения фандрейзинга.