ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА КАДРОВЫЙ УЧЕТ С НУЛЯ ИНФОРМАЦИОННЫЙ СЕМИНАР ДЛЯ БУХГАЛТЕРОВ НКО, г. Анапа, марта 2012гг
Документы по кадровому учету на предприятии Любое предприятие, независимо от его формы собственности и организационно-правовой формы, должно иметь определенный перечень документов по кадровому учету. Ни в одном нормативном акте РФ не закреплен обязательный перечень документов по кадровому учету, который должен быть на том или ином предприятии. Однако есть документы, которые не только способствуют организованному кадровому учету на предприятии, но и будут соответствовать требованиям любого проверяющего в случае проведения контрольных мероприятий органами по труду
Правила оформления кадровых документов 1.Определить цель составления документа; 2.Соответственно этому определить вид документа, форму (приказ, распоряжение, справка, положение, инструкция и т.п.); 3.Изучаются НПА, касающиеся решения вопроса; 4.Провести сбор имеющейся информации (справки, докладные записки, заявления и пр.); 5.Составить проект документа (унифицированные формы – просто заполняются); 6.Согласование и редактирование документа; 7.Подписание документа.
Документы кадровой службы делятся на Локальные нормативные акты Информационно- справочные документы
Локально-нормативные акты Любые документы, изданные на предприятии, содержащие нормы трудового права, именуются локальными нормативными актами и, соответственно, после их издания включаются в систему кадрового учета. Нормы ЛНА, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, не подлежат применению. ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. ЛНА либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с истечением срока действия; отменой данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом; вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).
Информационно - справочные документы: Информационно - справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, справка, письма, телеграмма.
Перечень документов, которые необходимо в обязательном порядке составить Трудовые договоры Должностные инструкции Штатное расписание (форма Т-3)* Табель учета рабочего времени (форма Т-13)* Коллективный договор (если об этом заявила хоть одна из сторон) Правила внутреннего трудового распорядка Документ о защите персональных данных работников (положение) График отпусков (форма Т-7)* Личные карточки (форма Т-2)* Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки) Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно - приказов, трудовых договоров. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Трудовые книжки Приказы по личному составу (о приеме и увольнении, о командировании, о предоставлении отпуска, о прекращении трудового договора, о совмещении, о замещении, о применении дисциплинарного взыскания и др.) С отдельными категориями работников, предусмотренными трудовым законодательством, должны быть заключены договоры о материальной ответственности.
Состав личного дела: трудовой договор; заявление о приеме на работу (необязательно); приказ о приеме работника на работу; личная карточка (форма Т2); автобиография (резюме); копия документов об образовании; договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); копия паспорта; копия военного билета (для военнообязанных); копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; копия документов о повышении квалификации; выписки (копии) приказов: о перемещении на другие должности; об отпусках; о поощрении; о привлечении к дисциплинарной ответственности и др.
Коллективный договор Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Работодатель имеет право… (ст. 22 ТК РФ) Работодатель обязан… (ст. 22 ТК РФ) Необходима инициатива представителя работников либо работодателя (ст. 36 ТК РФ) …вести и заключать коллективные договоры
Процедура создания коллективного договора Итоговый вариант КД распечатывается в 3-х экземплярах, подписывается двумя сторонами, направляется для регистрации в 7-дневный срок Ознакомить каждого сотрудника по роспись Разрабатываем проект коллективного договора (сроком не более 3-х лет) Стороны проводят переговоры, достигая согласия с обеих сторон Определяем представителей от каждой стороны Решение оформляем протоколом
Правила внутреннего трудового распорядка (приложение к коллективному договору) ПВТР - локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы.
Иные локально-нормативные акты Основными, наиболее часто применяемыми в кадровом учете, являются следующие локальные нормативные акты: должностная инструкция; штатное расписание; соглашение о неразглашении служебной тайны; положение о порядке обработки персональных данных работников, их правах и обязанностях в этой области.
Должностная инструкция Разрабатывается и утверждается руководителем организации Разрабатывается для каждой должности (в том числе и для руководителя организации)
Штатное расписание Штатное расписание это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации, и ее структурных подразделений работниками. Штатное расписание Штатное расписание является источником для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации
Штатное расписание Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Штатное расписание утверждается приказом Подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером Подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером
Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями 1. Можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности. 2. Как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.приказа по основной деятельности.
Табель учета рабочего времени для получения данных об отработанном работниками организации времени; для учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени; для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени; для расчета заработной платы; для составления статистической отчетности по труду. o При его отсутствии организация не имеет документального доказательства того факта, что работники действительно работали
Положение о порядке обработки персональных данных работников - Утверждается руководителем организации Должны ознакомиться под роспись все сотрудники организации (п.8 ст. 86 ТК РФ) Информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
В документе должна быть зафиксирована вся процедура получения персональных данных от работника, их использования и хранения Конкретный перечень документов (их копий), который предприятие получает от работника при его поступлении и в последствии Порядок хранения указанных данных Обязательным условием является ответственность сторон (дисциплинарная, материальная, гражданско- правовая, административная, уголовная)
Пошаговая процедура приёма на работу Оформить личную карточку работника Заполнить книгу учета движения трудовых книжек Внести запись в трудовую книжку Ознакомить работника с приказом Зарегистрировать приказ о приёме на работу в журнале Издать приказ о приёме на работу Заключить трудовой договор (при необходимости договор полной материальной ответственности) Ознакомить работника с документами Получить от работника заявление о приёме на работу
СРОЧНЫЙ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР: ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Указанные случаи перечислены в ст. 59 ТК РФ. В частности, срочный трудовой договор можно заключить: - на время исполнения обязанностей отсутствующего работника; - на время выполнения временных или сезонных работ; - с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой; - для выполнения работ, непосредственно связанных со стажировкой и с профессиональным обучением работника ….
Срочный трудовой договор может заключаться по соглашению сторон без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения. В частности, это возможно: - …с лицами, поступающими на работу к работодателям - субъектам малого предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей), численность работников которых не превышает 35 человек; - с поступающими на работу пенсионерами по возрасту и с инвалидами, которым запрещено работать на постоянной основе; - с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций, независимо от их организационно- правовых форм и форм собственности; - с лицами, обучающимися по очной форме обучения; - с лицами, поступающими на работу по совместительству…
Максимальный срок действия срочного трудового договора - 5 лет При многократном перезаключении срочного трудового договора на непродолжительный срок для выполнения одной и той же трудовой функции суд может признать такой договор заключенным на неопределенный срок. Аналогичные последствия могут возникнуть и при установлении факта многократного перезаключения договора, в том числе если общий срок его действия превысит пять лет.
Условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу, если: - ни одна из сторон не потребовала расторжения договора; - работник продолжает работу. Если эти условия выполнены, то договор считается заключенным на неопределенный срок
СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ Для направления работника в служебную командировку работодатель должен оформить*: - служебное задание (унифицированная форма N Т- 10а);форма N Т- 10а - приказ руководителя о командировании работника (унифицированная форма N Т-9а);форма N Т-9а - командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10).форма N Т-10 *п. п. 6, 7 Положения об особенностях оформления служебных командировок
Проверки трудовой инспекции Плановая проверка Инспектор ГИТ должен предупредить работодателя не позднее, чем в течение 3 рабочих дней до начала ее проведения - посредством направления копии распоряжения или приказа руководителя, заместителя руководителя органа государственного контроля (надзора) - заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении или иным доступным способом* *ФЗ N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля"
Проверки трудовой инспекции Внеплановая проверка Инспектор ГИТ инспектор ГИТ не вправе предварительно уведомлять работодателя о проведении внеплановой выездной проверки в ряде случаев (например, по обращению или заявлению работника о нарушении работодателем его трудовых прав)*. *ст.360 Трудового кодекса РФ
Заранее узнать и подготовиться! ЕЖЕГОДНЫЕ ПЛАНЫ ПРОВЕРОК 1) наименования и адреса юридических лиц; 2) цель и основание проведения каждой плановой проверки; 3) дата начала и сроки проведения каждой плановой проверки; 4) наименование органа гос. контроля (надзора) или органа муниципального контроля, осуществляющих конкретную плановую проверку. При проведении плановой проверки органами государственного и муниципального контроля (надзора) указываются наименования ВСЕХ участвующих в такой проверке органов.
Где можно ознакомиться с планами проверок? На официальных сайтах государственных органов, которые планируют провести проверку На официальном сайте Генеральной прокуратуры РФ
ч.7 ФЗ-294 «Генеральная прокуратура Российской Федерации формирует ежегодный сводный план проведения плановых проверок и размещает его на официальном сайте Генеральной прокуратуры Российской Федерации в сети "Интернет" в срок до 31 декабря текущего календарного года».