© 2012 IBM Corporation Лучшие практики по работе с неструктурированной информацией от компании IBM Дмитрий Лактионов: IBM Enterprise Content Management 21 сентября 2012

Каждый день появляется 15 Petabyte новой информации, что в восемь раз больше чем во всех библиотеках США INFORMATION К 2010 году объем информации достиг 988 Exabytes = стопке книг от Земли до Плутона и обратно 85% данных –неструктурированный контент Своевременное решение задач эффективного управления растущими информационными ресурсами будет залогом успешности государства и общества

Проблематика Управление информационными ресурсами –Большие объемы документарных ресурсов, требующие обработки (в т.ч. и оцифровки) и систематизации. –Высокая интенсивность запросов –Большие объемы бумажных поступлений –Минимальная доступность документов на межведомственном уровне –Даже если документы присутствуют в электронном виде они зачастую разбросаны по разным ИС и репозитариям –Отсутствие инструментов по поиску и анализу неструктурированных данных –Не используются такие инструменты как социальные сети, блоги, форумы и т.п. Управление процессами –Лоскутная автоматизация в рамках отдельных подразделений –Запутанность и неоднозначность внутренних регламентов –Зачастую происходит дублирование традиционных и электронных процессов –Минимальные возможности по межорганизационному взаимодействию –Требуется автоматизация взаимодействия с ведомствами/ гражданами/ подрядчиками и т.д. Инфраструктура –Территориальная распределенность –Отсутствие сервисных специалистов на местах –Долгий цикл внесения изменений –Необходимость интеграции с другими ИС

Automation Optimization Работа с аналитической информацией BPM & Advanced Case Management Управление информацией Хранилище контента Практика IBM -Архивы документов -Оперативный архив -Архив по хоз. деят. и т.д. -Архивы документов -Оперативный архив -Архив по хоз. деят. и т.д. -Документооборот -Согласование -Работа с заявками -Тендеры -Госуслуги и т.п. -Документооборот -Согласование -Работа с заявками -Тендеры -Госуслуги и т.п. -Анализ эффективности -Анализ рисков -Анализ документов -Анализ обращений -Анализ эффективности -Анализ рисков -Анализ документов -Анализ обращений

Информационные «Кольца роста» Ядро хранения Внутренние процессы и регламенты Gov2Gov Gov2Citizen, Gov2Business

6 Пример: администрация Нью-Йорка Разрозненные хранилища документов не обеспечивают целостный взгляд на стоящие задачи Типичный упрек гражданина в сторону городских структур «Почему вы не разговариваете друг с другом?« Городские служащие не могут легко получить доступ к информации по гражданину, хранящейся в других учреждениях. 8-10M записей, 1МЛРД+ документов, служащих, десятки информационных систем Результат Проблема Решение Единое мастер-хранилище документов и мастер справочники + их интеграция с существующими ИС позволяют сформировать полную и непротиворечивую информационную картину Четкое регламентирование всех ведомственных процессов Обеспечение оперативного доступа к информации по различным каналам Повышение доступности и достоверности информации Новые возможности самообслуживания для граждан Большая удовлетворенность граждан с городскими службами Снижение затрат за счет исключения избыточной информации, уменьшения кол-ва ИС, повышения эффективности работы служащих

Централизация или Интеграция ?Коробка или «Платформа» ? Что делать с тем что уже внедрено?

Единый сервис по работе с документации Центральный аппарат Региональные структуры Внешние ведомства Финансы Запросы клиентов Юристы Кадры IBM FileNet video eforms invoice graphics contracts data sheet spreadsheets Порталы Учетные системы Финансовые сист. Офисные прилож. Кадровые сист. Электр. почта Сервисы СЭД Создание набора унифицированных сервисов по работе документами из др. ИС Автоматизация регламентов хранения как электронных, так и бумажных оригиналов Формирование набора сервисов для обслуживания традиционных регламентов Сервисы G2G Сервисы G2C

IBM Content Analytics Сквозной поиск и анализ по десяткам различных информационных источников (форумы, социальные сети, блоги, web-сайты, электронные архивы, БД, файловые сервера и т.д.) с учетом прав доступа конечных пользователей Автоматическое Формирование досье на персону/организацию посредством анализа большого кол-ва документов из разных источников Анализ эмоционального отношения к продуктам, персонам, организациям Выявление случаев мошенничества и поиск взаимосвязей, между товарами, людьми, организациями Выявление и профилактика случаев утечки конфиденциальной информации по электронным каналам ( , web и т.п.) Выявление аномальных всплесков по отслеживаемым событиям и дальнейший анализ их причин и др. Горы неструктурированной информации: Что делать? Как искать?

Сквозной поиск по различным источникам Описание происшествия Паспорт организации Список недобросовестных подрядчиков Отчеты системы «Кронос» IBM Content Analytics Ответ Инцидент: года был задержан Брейвик Н.А.... Алкоголики: Брейвик Р.Н, 1964 г.р., ООО Нефтьтрансгаз. Паспорт: ЗАО «Янус», главный бухгалтер Брейвик Т.П. Запрос к системе Брейвик

Аналитика. Пример отображения При нахождении документа система отображает фрагмент текста вокруг найденного текста и предоставляет возможность открыть этот документ. Аналогичный поиск можно выполнить для организации и т.п. На графиках отображено количество происшествий того или иного вида во временном разрезе. Красным выделены «всплески». При выявлении значительной аномалии сотрудник может оперативно выделить документы, к ней относящиеся.

Частотный анализ инцидентов по автотранспорту. С разбивкой по видам инцидентов.

Построение сети взаимосвязей сущностей (а/м) с отслеживаемыми инцидентами.

Предварительный результат анализа публичного форума (никаких настроек пока не проводили)

Залог успеха: ECM платформа - нормализация и консолидация сервисов по работе с неструктурированной информацией + Обеспечение сервисов по оперативному поиску и анализу как внутренних, так и внешних информационных ресурсов

Спасибо за внимание! Дмитрий Лактионов IBM ECM +7 (985)

Другие примеры решений в государственных структурах

Германия, Дортмунд Повышение качества взаимодействия граждан и городской администрации

Пример - Miami Dade Clerk of Courts Описание –3000 судебных дел в день –Один из крупнейших транспортных судов в США –28 географически распределенных отделений

Miami Dade Clerk of Courts Проблемы: –Дело запрашивается минимум 37 раз –Постоянно растущее число не рассмотреных дел –Задержка свыше 3-х недель перед рассмотрением дела –Неэффективная работа персонала – «перекладывание бумаги» –Нет возможности оценить объемы необработанных дел, эффективность персонала, узкие места в процессе работы с документами –Большое количество сверхурочной работы –Ошибочные решения из-за общей перегруженности системы –Вынужденное прекращение дел из-за превышения сроков –Необходимость работы с бумажными оригиналами –Не безопасная работа с почтовыми отправлениями

Miami Dade Clerk of Courts Внедрено: –Автоматизированный ввод документов в профильных департаментах –Политики автоматизированного соблюдения сроков и исполнения процедур –Авторизованный доступ для юристов, судей, персонала и граждан –Интеграция с информационными системами полиции и органов власти

Miami Dade Clerk of Courts Результат: –Налажено межсистемное взаимодействие, минимизирован процесс генерации новых бумажных документов. –60% увеличение взысканых средств –Сокращение операционного персонала с 240 до 180 = $1 миллион экономии в год –Начало рассмотрения дела – 3 дня (против 3-х недель) –Постсудебные процедуры – с 2 дней до моментального и сокращение аровня ошибок с 15% до ~0%. –Сокращение издержек на сверхурочную работу –Освобождение архивных площадей –Сокращение оплаты сверхурочных расходов полиции

Auckland City Council ЗадачаBusiness Benefits Автоматизировать процессы получение лицензий на строительство, контроля за его ходом и анализа результатов. Обеспечение многопользовательского доступа к документам Сократить время обработки и расходы Экономия на пeрсонале 75% 50% сокращение стоимости операций 100% ROI за 18 месяцев Одновременный доступ к проектной информации для заказчиков, подрядчиков и госслужащих Решение ECM-система, которая предоставляет в структурированном виде документацию по объектам и другую информацию, связанные с каждым проектом. Интеграция с ГИС и системами управления городской собственостью

24 E-tender – система электронных торгов Почта Чехии, Министерство Регионального развития Планирование Подготовка Публикация и проведение Контрактование Контроль результатов

Задача Процесс выдачи лицензий новым лекарственным препаратам длился годами В нем задействованы десятки организаций Объемы документации по каждому делу измеряется коробами (иногда грузовиками) Процессы не всегда четко контролировались Решение Все взаимодействие переведено в электронный вид, бумага используется только на финальных ключевых стадиях Процессы формализованы и четко контролируются сроки исполнения по каждой из подзадач Благодаря работе с электронными некоторые задачи были распараллелены Все участники получают доступ через тонкого клиента Процесс ускорен в несколько раз Европейское Медицинское Агенство (Danish Medicines Agency) Автоматизация оформления разрешений и допуска на рынок для новых лекарственных средств 25

26 Результат Задачи State of North Dakota Схожие задачи различных структур Проблема с обменом документами между ведомствами штата приводили к необходимости их копирования снижению эффективности работы Нет места для хранения Решение 13 ведомств могут обмениваться и получать мгновенный доступ к необходимым документам Снижение времени на отработку запросов граждан (выдача субсидий, прав, надзорная деятельность и т.п.) Улучшение качества и кол-ва сервисов для граждан Окупаемость – 6 месяцев IBM Information Integrator Content Edition FileNet Content Manager FileNet Business Process Manager

Примеры проектов IBM ECM в России